任職資格管理體系最大的作用是能夠全面、精確的定義職位對人的要求，為人崗匹配提供基礎。同時，還為員工的職業發展通道、管理者繼任計劃、員工培訓與開發等工作奠定了基礎。
絕大多數人力資源管理問題都與任職資格有關，而任職資格的問題主要表現為人崗匹配度不足甚至是完全不匹配。
通過項目經驗與長期研究發現，有超過50%的受調查企業認為任職資格就是學歷、工作經驗、職稱等要素;但實際上，完整意義的任職資格要素應該包括五個方面，這五個要素彼此之間應遵循MECE原則(相互獨立，完全窮盡)，具體如下：
A、知識：
即，為滿足崗位的要求所應當掌握的知識;這種知識與學歷無關，但須能夠滿足達到該崗位最起碼的工作輸出所應掌握的知識。
例如，要成為一個合格的中醫，不僅需要系統的學習中醫理論以及各種診療方法，還應該對中國傳統文化有一定的了解，尤其是對《周易》;而要成為一名合格的廚師，不僅需要掌握精湛的烹飪知識、技巧與手藝，還應該掌握基本的營養學、美學知識(飲食講究色香味俱全，而色排在第一位，因此對審美、造型、視覺藝術有一定的要求);要成為一名合格的汽車設計師，不僅要掌握工程學、美學的知識，還要掌握基本的空氣動力學、社會學、仿生學知識，以及良好的審美素養。
在任職資格五要素中，知識這一項是最基礎但也是最容易出現遺漏的要素——許多企業將知識這一要素簡化了，以至于在招聘面試時認為不錯的求職者，在入職之后發現其工作并不能讓人足夠滿意。
要確保對知識這一要素的精確定義，可以通過BEI訪談，以標桿員工作為參照，將其掌握的知識進行系統的分類與分級。這樣做可以最大限度的將優秀員工在其崗位上所具備的知識進行顯性與系統的描述，便于識別和管理。
B、專業技能：
即，為滿足崗位的要求所應當掌握的專業技能;而這種專業技能特指那些未經書面認證但又影響到崗位工作輸出的、顯性化的技能。
例如，要成為一名合格的市場調查人員，不僅應該掌握相應的市場調查知識，還應該掌握一些相關的統計調查方法，例如SPSS統計分析軟件或EXCEL的數據透視表等高級應用技能;要成為一名合格的培訓講師，不僅要有深厚的專業功底，還要掌握良好的授課技巧與溝通及互動技能。
在任職資格五要素中，對專業技能的界定稍有不慎就會與知識混淆，而且在界定專業技能的程度等級時，許多企業往往習慣于用“熟練”、“豐富”、“良好”這些過于籠統的描述，而正確的做法是將這些專業技能進行分級或量化，以此更加精確的評價員工對專業技能的掌握程度。
C、崗位經驗：
即，為滿足崗位的要求所應當具備的相同或相似崗位的從業經驗;崗位經驗不同于工作經驗，前者是指為滿足當前的崗位要求所具備的與之相同或相似崗位的從業經驗，后者是指畢業后進入社會開始工作的年限。
盡管崗位經驗與專業技能、勝任力項等要素并非強相關關系，但崗位經驗越豐富往往意味著越熟悉該崗位的工作特點與要求以及工作技巧及訣竅。對企業而言，崗位經驗越豐富雖然并不意味著該員工越優秀，但至少其教訓也就越多(或者經歷多或者看到的多)，也意味著犯錯的概率要明顯小于崗位經驗不足的員工。
D、勝任力項：
即崗位所應具備的勝任力項;與專業技能這一要素相比，勝任力項側重于隱性的稟賦或素養，因為一個人的性格特質或素質會決定其外在行為，而外在行為會決定其工作成效。但是，外在行為可以掩飾或偽裝，而內在的稟賦或素養往往很難掩飾和偽裝，但要有效的識別內在的稟賦或素養，往往很難通過常規的行為觀測來實現，還需要借助一系列的心理學測評工具。
在任職資格五要素中，勝任力項幾乎不可能通過后天的努力去改變——一個人的性格、稟賦或自我認知，往往在其成年之前就已定型，如果不是遭遇重大變故，這些性格、稟賦或自我認知幾乎不會改變。
因此，這也可以很好的解釋為什么好的領導者都是天生的，而商學院或職業培訓不可能培養出好的領導者;同樣，在員工的職業生涯規劃、學習與培訓以及崗位配置工作中，企業最應當做的是揚長避短，而非取長補短。
E、基礎條件：
即崗位所應當具備的基礎的任職條件。眾合眾行歸納的基礎條件包括三個部分，分別是學歷、執業資格(證書)、生理條件。具體如下：
學歷
學歷是最不重要的基礎條件，它只代表了官方對員工在過去所接受的教育所授予的正式化的認可，但在許多企業尤其是國企，往往將人才等同于學歷;眾合眾行認為，這種唯學歷論的邏輯將會產生嚴重的后果以及錯誤的導向。例如不重能力重學歷、忽略了動手能力、產業工人的嚴重不足等等。事實上，在發達國家里(美國、德國、法國、日本、英國)，除了極少數行業和職業有學歷要求，絕大多數企業更看重的是職業教育和素質教育，而非學歷教育這種通才教育，但這并不影響其領先的行業地位與卓越的研發及生產制造水平(例如奔馳公司、寶馬公司、豐田汽車等)。
執業資格(證書)