合同管理辦法實施細則

合同管理辦法實施細則

　　隨著人們對法律的了解日益加深，能夠利用到合同的場合越來越多，在達成意見一致時，制定合同可以享有一定的自由。那么大家知道正規的合同書怎么寫嗎？下面是小編精心整理的合同管理辦法實施細則，歡迎閱讀與收藏。

　　一、合同管理機構與職責：

　　合同管理工作實行“綜合管理、專項分工、全面評審、分級管控、授權訂立”的管理模式。

　　合同管理重點環節應遵循的總體要求：合同管理部門工作流程環節實行先專項、后綜合；合同相對方選用環節實行先調查、后選擇；合同文本起草環節實行先范本、后自擬；合同簽署環節實行先評審、后批準；合同履行環節實行先簽訂、后履行；合同支付環節實行先結算、后付款。

　　財務合同部為本單位的綜合管理部門，所涉及合同業務的部門為本單位合同專項管理部門。

　　（一）、合同綜合管理部門職責：

　　1、依據合同管理辦法開展本單位的合同管理工作，落實本單位合同管理的要求；

　　2、制訂合同管理辦法實施細則或操作指引；

　　3、組織或參與本單位合同的洽談、資信調查、合同起草、簽訂、變更、履行、終止等管理工作；

　　4、組織或參與本單位的合同評審及交底工作；

　　5、建立合同管理綜合臺帳，實行統一編號管理，上報合同統計半年報、年報以及年度合同管理工作總結；

　　6、負責本單位合同資料檔案的收集、整理、歸檔、保存工作；

　　7、掌握合同履行狀態，分析合同變化情況，判斷合同風險因素，及時報告主管領導；

　　8、參與本單位合同糾紛的調解、訴訟及仲裁。

　　（二）、合同專項管理部門及職責

　　合同專項管理部門應有專人負責本部門合同管理工作。

　　1、依據合同管理的要求，制定主責業務范圍內專項合同的具體管理制度，確定合同管理人員；

　　2、負責對合同主體資格的審查，起草合同文本，組織合同的可行性調研及條款的業務洽談；

　　3、負責組織本部門主責合同的評審，協調、落實參與評審部門對合同提出的意見和建議；

　　4、負責組織合同的交底。負責合同的履行、變更、移交事項，掌握合同的履行狀態，判斷合同變化可能引起的風險因素，適時與合同綜合管理部門進行溝通，向主管領導提出處理意見或建議；

　　5、負責本部門合同管理臺帳的建立，記錄合同的簽訂、履行、變更、終止狀態；

　　6、負責本部門合同資料檔案的管理，達到資料完整、簽章齊全、記錄準確，存放安全，查閱方便的管理要求；

　　7、按規定對相應合同進行評審和審核；

　　8、負責對本部門主責合同糾紛情況的調查，參與處理合同糾紛的調解、訴訟及仲裁；

　　9、負責向合同綜合管理部門傳遞合同原件備案；

　　10、負責收集各單位備案合同資料，并按照規定逐級對口上報。

　　（三）、合同專項管理部門的合同管理種類分工

　　1、物機部為物資設備采購、租賃合同的主責部門；

　　2、運輸技術部為機車車輛租賃、維修合同的主責部門；

　　3、綜合辦公室為臨時用地、租車、租房合同的主責部門；

　　4、人力資源部為勞務派遣合同的主責部門；

　　未列明主責管理部門的其它合同，依據合同類型和主要內容，由業務關聯性最密切的職能部門主責管理。二、合同調查與起草

　　（一）、簽訂合同前，合同專項管理部門應當對合同標的進行市場調查，并對潛在合作對象進行資信調查，掌握對方主體資格是否真實、合法，履約能力是否滿足要求等。

　　資信調查可通過國家工商行政管理總局《全國企業信用信息公示系統》等行業主管網站查詢企業基本情況。留存企業法人營業執照、企業年度報告通知書、組織機構代碼證、稅務登記證、安全生產許可證、資質證書、法定代表人身份證明書、法定代表人授權委托書、法定代表人和委托代理人身份證復印件以及其它從業資格要求的相關證書等資料。

　　企業所在地實行營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證三證合一的，只需留存加載統一代碼的營業執照。

　　法定代表人身份證明書和授權委托書留存原件，其它資料需與原件核對無誤，并要求對方在復印件上加蓋單位公章后留存。個人的身份證復印件，需由本人在復印件上簽名。需進行年檢的證照對年檢記錄的有效性進行查驗。

　　（二）、不得與法人單位簽訂與其履約能力明顯不符的合同；與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，須要求對方提供其上級法人單位授權。一般不得與自然人簽訂合同，必須簽訂的，應經公司合同專項管理部門同意。工程專業分包和勞務分包、工程用物資設備采購一律不得與自然人簽訂合同。

　　（三）、合同洽談應有兩人以上共同參與。在合同洽談過程中，對往來的電報、傳真、信函、圖表、電子郵件、電文數據等作為合同資料妥善保存。

　　（四）、起草合同文本時，應使用公司發布的合同示范文本；無合同示范文本的，參照國家管理機關發布的示范文本；無相關范本可供參考的，應當按照《合同法》第十二條規定擬定合同條款。（五）、工程專業或勞務分包、物資設備采購及租賃等我方占主導地位的合同，原則上必須使用我方合同文本。

　　（六）、合同應當做到主體適格、內容合法、條款齊全、手續完備、權利義務明確、責任清楚、文字表述準確無歧義，合同文本需使用打印格式。

　　三、合同評審

　　合同評審是指由主責管理部門組織相關職能部門審查、預判合同是否滿足合法合規性、經濟性及技術可行性要求，提出具體修訂或糾錯意見并督促落實、評估合同風險并提示防范的管理過程。合同評審應成立合同評審小組，經理任組長，班子其他成員任副組長，各部門負責人及經辦人員任組員。

　　合同評審按照專項把關、分工負責的原則進行。評審由各級合同專項管理部門組織完成，并對合同及相關資料的真實性負責。

　　合同評審內容包括但不限于經濟商務評審、專業技術評審及法律評審。

　　經濟商務和專業技術等方面內容評審由相關職能部門對照各自職責和管控范圍各司其職、共同配合完成。主要考察合同內容的經濟性、可行性及嚴密性。

　　法律評審由專職或兼職合同管理員完成，主要審查合同主體、內容及其形式的合法性，并對合同內容的嚴密性提出建議。

　　合同內容出現交叉，難以劃分界限或明確定性的相關條款，各評審部門均應提出評審意見。

　　合同評審主要圍繞以下重點進行：

　　（一）經濟性。審查合同內容及合同目的是否完整體現和維護公司利益，有無漏項或導致公司利益受損的條款等。

　　（二）可行性。審查相對方技術條件是否滿足需求，資信狀況是否真實，履約能力是否有保障，履行方式是否可行，相關風險是否受控等。

　　（三）嚴密性。審查條款是否完整齊備；違約責任是否清晰可執行；文字用語是否清楚準確；是否存在歧義性條款；是否存在合同陷阱；雙方權利和義務是否具體、確切；相關手續是否完備；附加條件是否適當合法等。

　　（四）合法性。主體合法，審查簽約各方是否具有相應的民事權利能力和民事責任能力，簽約人是否取得相關授權；內容合法，簽約各方意思表示是否真實有效，是否違反國家的法律法規、政策計劃，是否存在規避法律或顯失公平情形；形式合法，合同文本格式、文字無誤、簽約程序是否合法合規等。

　　合同評審采用公司內網平臺合同評審業務流程進行，由組織評審部門經辦人在內網平臺合同評審業務流程發起，填寫電子版合同評審表，上傳合同電子文本進行評審。凡重大、疑難、復雜的合同，必須采取會議方式評審，評審后再行發起網上流程。

　　合同評審流程結束后，組織評審部門具體經辦人應采用截圖或照片形式將電子版合同評審表整理歸檔。

　　所有對外簽訂的合同，必須經過合同評審后方可簽訂。合同評審，應給予評審部門合理的工作期限，一般合同為2個工作日，重大、復雜合同為3個工作日。評審部門在不遲于上述期限內提出書面評審意見。

　　四、合同分級管理

　　以公司名義簽訂的各類合同，由公司主責該項業務的合同專項管理部門組織評審后，按照合同審批流程辦理簽字用印手續。若該合同業務由公司所屬單位主責發起，該單位應先行組織評審，評審后報公司相應合同專項管理部門，合同專項管理部門按公司合同審批流程辦理簽字用印手續。

　　公司名義簽訂的合同，由各單位組織評審后，將本單位電子版合同評審表、待評審合同文本及相對方資信資料一并進行審核，審核通過后，按照公司合同專用章使用流程辦理用印手續。根據公司相關管理要求，應當進行合同審批但因各種原因暫時未能進入系統的單位，所有合同必須上報公司合同專項管理部門，合同專項管理部門按照系統的審核要求組織相關業務部門進行公司層面的合同評審。進入系統后，在上傳已簽訂的合同時，應將本單位及公司評審表一并上傳系統。

　　五、合同訂立

　　合同簽訂一律采用書面形式，由公司法定代表人或授權委托的代理人簽訂，其他任何人無權簽訂；禁止代理人再轉委托他人簽訂合同。

　　委托代理人簽訂合同，必須在授權范圍的事項、權限和期限內行使代理權。禁止沒有代理權、超越代理權、代理權終止后以公司名義簽訂任何合同。

　　委托代理人需持有法定代表人簽發的“授權委托書”。委托書中應明確委托代理的事項、權限、期限以及代理人的姓名、職務等身份信息，加蓋公司的公章。

　　公司合同簽訂實行授權委托管理制度。授權委托書的申請辦理，按照公司《法人授權委托管理辦法》執行。

　　各單位均不得為其它單位、個人提供合同擔保。

　　采用格式合同時，應對條款中空白處認真填寫，空白處無內容時，使用橫線劃除或填寫無內容字樣。

　　合同期限一般不得超過三年，期限確需超過三年時，須經公司法定代表人特別批準。

　　對一批采購價值大于2萬元以上或交貨時間大于3個月的物資采購，須簽訂物資采購合同。

　　合同訂立，經辦人員須在合同末頁簽字署名。對無法簽署經辦人的合同，由合同管理部門在臺帳中注明，使合同具有可追溯性。

　　任何情況下嚴禁未簽合同先進場、先實施。

　　各單位主責簽訂的合同，由本單位合同專項管理部門在內網平臺發起合同評審流程前，向本單位合同綜合管理部門申請合同編號；按照年度劃分進行連續編號。合同對方已有編號的我方仍需進行編號管理。

　　所有簽訂后的合同需向法律部備案一份原件。以下合同還需由公司相應合同專項管理部門報集團公司主管部門備案：

　　（一）勞務分包合同總價超過xx萬的；

　　（二）勞務分包補充合同一次性調整價值在xx萬元以上或者進行兩次調整的；

　　（三）物資采購合同價值超過xx萬元以上的；

　　（四）物資或設備租賃合同超過xx萬元以上的。

　　六、合同用章

　　法律部負責公司合同專用章的管理。以公司名義對外簽訂合同需一律使用公司合同專用章。

　　合同原則上應當由合同相對方先行簽字蓋章，嚴禁將僅有我方簽字蓋章的空白合同書郵寄給合同相對方簽字蓋章，或交由相對方業務人員帶走。

　　合同相對方簽章完成后，各單位將合同文本按簽約份數報公司合同專項管理部門，同時上報《合同專用章使用申請表》，由合同專項管理部門辦理用印事宜。

　　上報用印的合同文本，必須所有信息填寫完整，包括委托代理人及經辦人簽字、電子郵箱、日期等，不得有空白項。

　　各單位在申請用印前，對合同評審審核意見與修改結果的一致性進行復核，并在《合同專用章使用申請表》中進行確認；凡合同文本無故不采納評審審核意見或未附《合同專用章使用申請表》的，公司合同專項管理部門不予辦理用印手續。

　　合同文本必須加蓋騎縫章或簽約人每頁小簽；合同末頁無條款時應標注“此頁無正文”字樣；合同附件是合同的重要組成部分，必須雙方簽字蓋章確認。

　　七、合同履行

　　（一）、合同生效后具有法律效力，雙方應當全面履行。當合同中約定的生效條件尚未成就時，不得履行合同。

　　合同簽訂后，合同簽訂的主責部門和合同執行部門非一個部門的，必須進行合同交底工作，辦理合同資料的移交、確認。合同交底需書面形式進行。

　　建設工程施工合同交底的內容包括：合同名稱與主體、合同投標與報價、工程數量與工期、承諾與目標、工程的特點與重難點、合同的風險控制要點與因素、合同的交底與接底人、交底時間及所移交其它資料等內容。

　　其它合同交底包括：合同名稱、合同主體、合同的主要內容、價格、期限、合同風險因素及控制要點、合同的交接底時間、移交資料及簽認等內容。

　　合同履行中的書面簽證、來往信函、文件、電報、會議紀要、現場簽證、記錄等均為合同資料組成部分。收發合同文件要有記錄簿簽認，合同專項管理部門應及時收集、整理、保存，做好管理工作。

　　合同履行中應注意多部門的協同配合，及時溝通履行中的主要變化，保持信息暢通，步調一致。尤其對工程的調價、索賠條款，要依據合同約定及早部署，有效組織。

　　合同專項管理部門及合同執行部門應隨時掌握合同的履行情況，當發現合同履行異常時，應及時與合同綜合管理部門溝通、分析，必要時經單位同意向合同相對方進行書面函告。當合同履行可能出現嚴重違約或潛在糾紛時，應上報公司主管領導及公司合同綜合管理部門，并做好法律糾紛處理的準備工作。

　　當我方不能或不能完全履行或不可抗力事件致使合同無法履行時，應及時以書面形式通知合同相對方，提出變更或解除合同的要求，明確答復的限期及有關事項。可能引起爭議糾紛的合同，同時報告公司主管領導及合同綜合管理部門，并注意收集、保全有關證據資料。

　　各單位要按公司綜合管理部門要求，報送合同管理有關資料。

　　項目結束時，項目經理應組織各合同管理部門認真清理項目合同。對部分仍在執行或存在遺留問題的合同，要重點保存給予說明。人員撤離時將合同資料進行歸集、整理、交接，妥善保管。

　　任何個人不得隨意在未經落實、溝通、批準的情況下，在對方的資料上簽字、蓋章。

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