前臺(tái)崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)

崗位名稱

行政前臺(tái)

所屬部門(mén)

行政人力資源部

文件編號(hào)

文件名稱

行政前臺(tái)崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)

版本

頁(yè)數(shù)

2

直接上級(jí)崗位

行政人力資源部經(jīng)理

直接下級(jí)崗位

無(wú)

崗位核心價(jià)值

負(fù)責(zé)前臺(tái)接待、會(huì)議接待、后勤保障、辦公室用品管理、考勤管理、為公司內(nèi)外部客戶及員工提供前臺(tái)服務(wù)與后臺(tái)支持

工作職責(zé)與結(jié)果

一級(jí)職責(zé)

二級(jí)職責(zé)

工作內(nèi)容

前臺(tái)本職工作及行政相關(guān)工作

辦公區(qū)域衛(wèi)生及接待工作

1. 保持前臺(tái)周邊接待區(qū)域及各個(gè)會(huì)議室的整潔，物品存放整齊，阻止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入前臺(tái)范圍

2. 熟悉電話機(jī)的使用，熟記公司電話、傳真及各分機(jī)號(hào)碼。使用禮貌用語(yǔ)接聽(tīng)電話，認(rèn)真記錄留言，按要求轉(zhuǎn)接電話或記錄信息，確保及時(shí)準(zhǔn)確；接聽(tīng)解答電話咨詢，為需要者安排適合的律師

3. 對(duì)來(lái)訪客人做好接待、引導(dǎo)，及時(shí)通知被訪人員。對(duì)無(wú)關(guān)人員、上門(mén)推銷和無(wú)理取鬧者應(yīng)拒之門(mén)外，律師預(yù)定會(huì)議室，安排會(huì)議室，來(lái)訪客人的接待

4. 為前來(lái)應(yīng)聘的求職者提供服務(wù)，安排填寫(xiě)《職位申請(qǐng)表》，并及時(shí)將相應(yīng)信息上報(bào)到公司行政人事部

辦公用品管理工作

1、負(fù)責(zé)辦公用品月盤(pán)點(diǎn)、出、入庫(kù)登記，辦公用品及清潔消耗用品的發(fā)放及領(lǐng)用，建立辦公用品管理臺(tái)賬，保證賬、物相符，辦公用品預(yù)算編寫(xiě)

2、不定時(shí)檢查用品庫(kù)存，及時(shí)申請(qǐng)采購(gòu)，做好辦公用品預(yù)算和后勤保障工作

打印及辦理相關(guān)手續(xù)

1、 律師復(fù)印、打印需要的文件，并監(jiān)督其登記在冊(cè)

2、為入職者提供入職表格，檢查其所填寫(xiě)的是否正確，安排閱讀員工手冊(cè)，通知人力資源辦理手續(xù)

3、為律師及本所員工印制名片；將需要者的資料提供給名片公司，聯(lián)系當(dāng)事人核實(shí)名片資料，為其保管印制好的名片

4、 為律師掃描文件，并發(fā)其郵箱；為律師保管來(lái)訪者送來(lái)的文件及禮品

5、 .為律師定火車(chē)票、飛機(jī)票；為律師裝訂結(jié)案檔案

6、為入職員工及律師提供出入證及飯卡的辦理；合理的為律師推掉不需要的來(lái)訪電話及來(lái)訪者

7、監(jiān)督公司員工每日考勤簽到情況，不允許作假包庇，負(fù)責(zé)員工外勤、出差登記，資料存檔

8、會(huì)議通知，臨時(shí)會(huì)議及例會(huì)，及時(shí)通知各部門(mén)參加會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)

各種費(fèi)用統(tǒng)計(jì)及報(bào)表

1、每個(gè)月核對(duì)快遞費(fèi)用，統(tǒng)計(jì)每個(gè)律師的費(fèi)用，做出詳細(xì)的報(bào)表，遞交財(cái)務(wù)

2、 每個(gè)季度核對(duì)名片的費(fèi)用，統(tǒng)計(jì)每個(gè)律師的費(fèi)用，做出詳細(xì)的報(bào)表，遞交財(cái)務(wù)

3、 每個(gè)月統(tǒng)計(jì)復(fù)印、打印。統(tǒng)計(jì)每個(gè)律師的復(fù)印打印費(fèi)用。做出詳細(xì)的表格。半年向財(cái)務(wù)遞交一次

4、 廢品的收集，將可回收的物品（如廢紙）收集，定期的通知收廢品的人回收，將錢(qián)交給財(cái)務(wù)

檔案及信件的管理

1、負(fù)責(zé)公司快遞、信件、包裹的收發(fā)工作；收發(fā)快件及普通信件，并妥善保管做好收、發(fā)記錄；收到的快件及時(shí)通知律師。沒(méi)有聯(lián)系上的律師記錄下來(lái)，隨時(shí)聯(lián)系。保留發(fā)快遞的底單，方便律師跟蹤查詢

2、到地下一層的收發(fā)室取信和報(bào)紙，簽收掛號(hào)信派發(fā)給各個(gè)律師

其它

3、 下班時(shí)關(guān)閉門(mén)窗，切斷電源及各類電器，鎖好辦公室門(mén)

4、 設(shè)施損壞上報(bào)，大廈的設(shè)施及時(shí)通知物業(yè)維修

5、 及時(shí)訂購(gòu)?fù)把b水，保證會(huì)議期間的茶水供應(yīng)

6、完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的其它工作

崗位職業(yè)行為禁區(qū)

工作規(guī)范

1. 當(dāng)有客人來(lái)訪時(shí)，應(yīng)起身站立，面帶微笑，熱情主動(dòng)問(wèn)候，使用：“您好”、“歡迎您”、“請(qǐng)問(wèn)。。。”、“請(qǐng)稍后”等文明禮貌用語(yǔ)。耐心傾聽(tīng)來(lái)客的來(lái)意，并根據(jù)來(lái)客的需求給予禮貌的幫助

2. 對(duì)客人的咨詢，應(yīng)細(xì)心傾聽(tīng)后再做出解答，解答問(wèn)題需耐心。不能準(zhǔn)確解答的應(yīng)表示歉意，不得簡(jiǎn)單回答“不知道，不清楚”等用語(yǔ)。 

3. 客人離開(kāi)時(shí)，應(yīng)使用：“謝謝”、“再見(jiàn)”、“歡迎再來(lái)”等文明禮貌用語(yǔ)。

4. 在接聽(tīng)來(lái)電時(shí)，應(yīng)及時(shí)接聽(tīng)，并必須使用“您好，請(qǐng)問(wèn)有什么需要幫助？”接聽(tīng)電話時(shí)必須口齒清晰，語(yǔ)氣和藹，耐心細(xì)心解答對(duì)方提出的問(wèn)題。如遇到不能解答的咨詢或業(yè)務(wù)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)接至相關(guān)部門(mén)。切忌態(tài)度生硬死板

5. 在轉(zhuǎn)接電話前須使用禮貌用語(yǔ)“請(qǐng)稍后”，并立即轉(zhuǎn)接

6. 如對(duì)方打錯(cuò)了電話或不知道找誰(shuí)時(shí)，應(yīng)禮貌解釋并為對(duì)方轉(zhuǎn)接給相關(guān)人員

7、必須著裝整潔、著職業(yè)裝，化淡妝，黑色高跟鞋；提前5分鐘到崗，不得遲到早退，不得擅自離崗、脫崗、空崗，離崗需告知行政負(fù)責(zé)人

核心權(quán)限

1.對(duì)來(lái)電來(lái)訪者具有監(jiān)督、決策權(quán)

2.對(duì)考勤情況具有監(jiān)督、檢查、決策權(quán)

3.對(duì)辦公用品具有保管、檢查、監(jiān)督權(quán)

任職資格要求

準(zhǔn)入學(xué)歷

文秘、中文等專業(yè)大專及以上學(xué)歷

經(jīng)    驗(yàn)

1年以上前臺(tái)接待、文員、助理等相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)

培訓(xùn)經(jīng)歷

接受過(guò)商務(wù)禮儀、文秘相關(guān)培訓(xùn)經(jīng)歷

知識(shí)和技

能

具有良好的語(yǔ)言、文字表達(dá)能力，熟悉前臺(tái)接待和商務(wù)禮儀的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，熟練使用office、excel等軟件和相關(guān)辦公設(shè)備。

接受過(guò)前臺(tái)接待、檔案管理及商務(wù)禮儀等方面的培訓(xùn)。熟悉前臺(tái)接待及商務(wù)禮儀標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，了解辦公室檔案管理，辦公用品管理方面的知識(shí)

職業(yè)素養(yǎng)

崗位素質(zhì)

1. 高度認(rèn)同公司核心價(jià)值觀

2. 認(rèn)同結(jié)果導(dǎo)向的工作方法、尊重客戶及公司價(jià)值的工作取向

3. 具備職業(yè)經(jīng)理人的自律與勤奮，是職業(yè)化的榜樣

4. 堅(jiān)持原則，能夠獨(dú)立履行行政職能

個(gè)人素質(zhì)

1. 形象氣質(zhì)良好，性格開(kāi)朗，待人誠(chéng)懇；工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，善于與人溝通，具有較強(qiáng)的應(yīng)變能力和良好的服務(wù)意識(shí)

2. 身高160CM以上,外貌端正，聲音甜美

3. 沉穩(wěn)、敬業(yè)、細(xì)致、耐心

工作條件

工作場(chǎng)所

一般工作環(huán)境

職業(yè)危險(xiǎn)

無(wú)

預(yù)    防

無(wú)

使用工具

計(jì)算機(jī)，一般辦公設(shè)備（電話、傳真機(jī)、打印機(jī)、文件柜等）

記錄文檔

人力資源相關(guān)表格，辦公用品管理表格，周報(bào)表、月報(bào)表、應(yīng)聘人員登記表，來(lái)訪人員干登記表、各種工作記錄表等

協(xié)作要求

內(nèi)部協(xié)調(diào)

人事行政相關(guān)人員

外部協(xié)調(diào)

辦公用品供應(yīng)商、物業(yè)、保潔、綠植等

批準(zhǔn)

審核

編制

實(shí)施日期