崗位說(shuō)明書編制申請(qǐng)報(bào)告
崗位說(shuō)明書編制申請(qǐng)報(bào)告
針對(duì)公司最近組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整及人員定崗情況，在此環(huán)境下申請(qǐng)結(jié)合全公司人員重新編制崗位說(shuō)明書，以完善公司的制度規(guī)范及管理流程。根據(jù)調(diào)查，崗位說(shuō)明書由企管部編制過(guò)，但是其中存在很多問(wèn)題如不完善、沒(méi)有針對(duì)性、沒(méi)有結(jié)合公司的現(xiàn)實(shí)情況、沒(méi)有形成制度文件等。同時(shí)，編制的崗位說(shuō)明書沒(méi)有下發(fā)到各個(gè)部門及分廠，這導(dǎo)致了各部門及分廠對(duì)于人員分工的不明確，從而造成人員的嚴(yán)重浪費(fèi)、公司效益的嚴(yán)重虧損。特此提出申請(qǐng)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。
一、基本釋義：
崗位說(shuō)明書是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。崗位工作說(shuō)明書最好是根據(jù)公司的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時(shí)，要注重文字簡(jiǎn)單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫;內(nèi)容要越具體越好，避免形式化、書面化。另外，在實(shí)際工作當(dāng)中，隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，崗位說(shuō)明書在制定之后，還要在一定的時(shí)間內(nèi)，有必要給予一定程度的修正和補(bǔ)充，以便與公司的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r保持同步。而且，崗位工作說(shuō)明書的基本格式，也要因不同的情況而異。
二、作用意義：
1.為招聘、錄用員工提供依據(jù)
◎確定崗位的任職條件
崗位說(shuō)明書里已經(jīng)確定了這個(gè)崗位的任職條件，任職條件是招聘工作的基礎(chǔ)，招聘工作需要依照任職條件來(lái)挑選人員，不滿足任職條件的人，不能用。如果企業(yè)一定要用只也能降格使用，例如工資等級(jí)要下降，或者職務(wù)要略微下降。
◎崗位說(shuō)明書將作為簽訂勞動(dòng)合同的附件
崗位說(shuō)明書將作為員工錄用以后簽訂的勞動(dòng)合同的附件。企業(yè)決定錄用員工后，這名員工應(yīng)該承擔(dān)什么樣的責(zé)任，以及要負(fù)責(zé)到何種程度，這些問(wèn)題也已經(jīng)事先在崗位說(shuō)明書里約定好了，企業(yè)不需要對(duì)員工重復(fù)說(shuō)明。
◎作為入職培訓(xùn)的教材
員工被錄用以后，崗位說(shuō)明書可以作為入職培訓(xùn)的教材。新員工在被錄用以后，一般企業(yè)要進(jìn)行一次入職培訓(xùn)。
2.對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理
在對(duì)員工目標(biāo)管理設(shè)計(jì)的時(shí)候，依據(jù)崗位說(shuō)明書所規(guī)定的職責(zé)，通過(guò)崗位說(shuō)明書可以很清晰、明確地給員工下達(dá)目標(biāo)，同時(shí)也便于設(shè)計(jì)目標(biāo)。
◎崗位說(shuō)明書是給員工下達(dá)目標(biāo)的憑證
目標(biāo)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一種最有效的辦法。給員工下達(dá)目標(biāo)的憑據(jù)就是崗位說(shuō)明書里面規(guī)定的職責(zé)。例如給人力資源部的培訓(xùn)專員下達(dá)的目標(biāo)是培訓(xùn)的指標(biāo)，而不能下達(dá)薪酬管理的指標(biāo)。由此可見(jiàn)，崗位說(shuō)明書是目標(biāo)管理的一個(gè)基本依據(jù)。
◎依據(jù)崗位說(shuō)明書可清晰設(shè)計(jì)目標(biāo)
在崗位說(shuō)明書中，具體某個(gè)項(xiàng)目有幾項(xiàng)職責(zé)，目標(biāo)應(yīng)該下達(dá)給誰(shuí)，都有非常清楚的說(shuō)明。因此，負(fù)責(zé)目標(biāo)管理的主管應(yīng)該隨時(shí)查閱崗位說(shuō)明書，以便更明確、有效地對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理。
3.是績(jī)效考核的基本依據(jù)
◎崗位說(shuō)明書確定了崗位職責(zé)
在績(jī)效考核的時(shí)候，只有通過(guò)考察崗位說(shuō)明書，才會(huì)知道只有這個(gè)崗位才有這個(gè)職責(zé)，才能去考核這個(gè)崗位上工作的員工是不是盡職盡責(zé)，是不是完成了工作目標(biāo)。假如在崗位說(shuō)明書中根本就沒(méi)有這個(gè)職責(zé)，就不能拿這個(gè)要求考核他，因?yàn)樗恍枰袚?dān)這樣的責(zé)任。所以，崗位說(shuō)明書在工作目標(biāo)管理和績(jī)效考核工作中起很大的作用，也是績(jī)效考核的一個(gè)基本依據(jù)。
◎崗位說(shuō)明書確定了職責(zé)范圍
崗位說(shuō)明書明確確定了某一項(xiàng)職責(zé)的范圍，是全責(zé)、部分還是支持，很清楚地劃分了員工的職責(zé)。當(dāng)某一項(xiàng)工作沒(méi)有完成或出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，責(zé)任十分清楚。
◎崗位說(shuō)明書確定了考核內(nèi)容
崗位說(shuō)明書還規(guī)定了考核評(píng)價(jià)內(nèi)容�？�(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是一致的。不能是崗位說(shuō)明書寫的是一個(gè)樣，考核標(biāo)準(zhǔn)又是另一個(gè)樣。
4.為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)
直接決定薪酬的是崗位評(píng)價(jià)，所以崗位說(shuō)明書所提供的依據(jù)評(píng)價(jià)是間接的。崗位評(píng)價(jià)是企業(yè)薪酬政策的基本依據(jù)，整個(gè)薪酬體系需要以崗位評(píng)價(jià)為支撐性資料。而崗位評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)是崗位分析和崗位說(shuō)明書，如果沒(méi)有崗位說(shuō)明書、崗位內(nèi)涵分析、員工規(guī)格分析等資料，就無(wú)法進(jìn)行崗位評(píng)價(jià)。因此，從根本上說(shuō)，崗位說(shuō)明書為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據(jù)。缺少了崗位說(shuō)明書，企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。
5.員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)
對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)是為了滿足崗位職務(wù)的'需要，有針對(duì)性地對(duì)具有一定文化素質(zhì)的員工進(jìn)行崗位專業(yè)知識(shí)和實(shí)際技能的培訓(xùn)，完備上崗任職資格，提高員工勝任本崗本職工作的能力。根據(jù)崗位說(shuō)明書的具體要求，對(duì)一些任職條件不足，但其它方面優(yōu)秀、符合公司急需人才要求的員工進(jìn)行教育和培訓(xùn)，提升他本身的素質(zhì)，最后使其達(dá)到崗位說(shuō)明書的任職要求。
6.為員工晉升與開(kāi)發(fā)提供依據(jù)
人力資源管理中一項(xiàng)非常重要的工作是人力資源開(kāi)發(fā)，就是通過(guò)一些手段使員工的素質(zhì)和積極性不斷提高，最大限度地發(fā)揮員工的潛能，為企業(yè)做更大貢獻(xiàn)。員工的晉升與開(kāi)發(fā)，離不開(kāi)人事考核。人事考核是以員工為對(duì)象，以崗位說(shuō)明書的要求為考核依據(jù)，通過(guò)對(duì)員工德、能、勤、績(jī)等方面的綜合評(píng)價(jià)，判斷他們是否稱職，并以此作為任免、獎(jiǎng)罰、報(bào)酬、培訓(xùn)的依據(jù)，促進(jìn)“人適其位”。因此，崗位說(shuō)明書也為這項(xiàng)工作提供了一個(gè)依據(jù)。
員工大都愿意在一家企業(yè)長(zhǎng)期工作，并不愿意來(lái)回跳槽。主要是看有沒(méi)有發(fā)展的空間，例如現(xiàn)在是銷售員，有沒(méi)有可能做銷售經(jīng)理或銷售總監(jiān)。公司就要依據(jù)崗位說(shuō)明書，有針對(duì)性地做工作。
根據(jù)崗位說(shuō)明書做員工晉升路徑圖，作為規(guī)范化管理的一個(gè)基礎(chǔ)文件。每一位員工都清楚，只要好好工作將來(lái)就能升到什么職位，或幾年才能達(dá)到任職條件。
綜上所述，崗位說(shuō)明書有很多重要的作用�？梢钥闯�，崗位說(shuō)明書是一個(gè)非常重要的基礎(chǔ)性的文件，所以應(yīng)該做好崗位說(shuō)明書的編制工作，而且將崗位說(shuō)明書作為一種檔案長(zhǎng)期保存起來(lái)。
據(jù)長(zhǎng)江商報(bào)消息：近期，由武漢市經(jīng)信委主辦、武漢市中小企業(yè)職業(yè)教育指導(dǎo)中心承辦的第47期“創(chuàng)業(yè)武漢”培訓(xùn)在武漢圖書館舉行，知名人力資源管理專家張嘉偉在演講中指出，中國(guó)中小企業(yè)的危機(jī)才剛剛開(kāi)始，“三荒”、“兩高”的局面將在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)持續(xù)下去。
“中小企業(yè)家要經(jīng)常抬頭看看天，天已經(jīng)變了，目前中國(guó)工人的工資是美國(guó)工人的1/10，但是5年之后這個(gè)數(shù)字將是1/3�！睆埣蝹ケ硎荆袊�(guó)中小企業(yè)利用廉價(jià)勞動(dòng)力野蠻發(fā)展的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去，如果沒(méi)有精細(xì)化的管理和創(chuàng)新產(chǎn)品，將會(huì)倒在這次經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的大潮中。他建議，中小企業(yè)首先要安心地做中小企業(yè)，要堅(jiān)定地做“民企”而非“名企”，中小企業(yè)的DNA決定了在當(dāng)下中國(guó)做大做強(qiáng)做出名的概率較小，只要能保證盈利并生存下去就是對(duì)企業(yè)、員工、社會(huì)最大的貢獻(xiàn)。
在現(xiàn)場(chǎng)，張嘉偉做了一項(xiàng)針對(duì)中小企業(yè)管理者的調(diào)查�！罢�(qǐng)問(wèn)在座的企業(yè)家們，你的公司每個(gè)職位都有崗位說(shuō)明書嗎?”出乎預(yù)料的是，在場(chǎng)的300多位中小企業(yè)管理者只有不到30人舉手，90%的中小企業(yè)沒(méi)有崗位說(shuō)明書。另外，現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查顯示只有40%左右的武漢中小企業(yè)有比較規(guī)范的績(jī)效考核，大部分企業(yè)都在憑感覺(jué)給員工做評(píng)價(jià)。張嘉偉認(rèn)為，這種憑感覺(jué)考核員工的方式容易導(dǎo)致一種現(xiàn)象：不干活的員工實(shí)質(zhì)上是在剝奪干活員工的財(cái)富，企業(yè)的上升渠道容易形成“逆淘汰”。他建議，武漢的中小企業(yè)若想度過(guò)這次危機(jī)，必須對(duì)自己下狠心，洗心革面狠抓管理，只要管理到位，至少能活下來(lái)。
三、編制流程
1.成立一個(gè)由人力資源部和公司高層領(lǐng)導(dǎo)以及各部門主管組成的崗位說(shuō)明書編制小組;
2.人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)編訂小組各成員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，明確各自要做的工作;
3.各部門主管向員工傳達(dá)會(huì)議精神;
4.人力資源部下發(fā)《崗位調(diào)查表》和《崗位說(shuō)明書樣本》，要求公司每一位職員認(rèn)真填寫《調(diào)查表》，之后上交各部門主管;各部門主管將員工的《調(diào)查表》及據(jù)此編訂的《崗位說(shuō)明書》上交到人力資源部(在此過(guò)程中，部門主管不得隨意修改員工的調(diào)查表，只能用不同顏色的字體在旁邊更改);公司高層在此過(guò)程中也應(yīng)該積極配合人力資源部的工作，填寫《調(diào)查表》將其交給人力資源部;
5.人力資源部組織編訂小組人員對(duì)各部門的各崗位進(jìn)行討論直至最后敲定;
6.編訂小組對(duì)高層管理者的崗位說(shuō)明書進(jìn)行討論直至最后敲定;
7.編訂小組根據(jù)需要對(duì)崗位說(shuō)明書進(jìn)行修訂。
8.據(jù)此明確各自工作職責(zé);據(jù)此制訂各自的考核標(biāo)準(zhǔn);最終訂出崗位說(shuō)明書。
四、內(nèi)容格式
崗位說(shuō)明書包括的內(nèi)容及構(gòu)成：
1.基本資料。包括：
● 崗位名稱。
● 崗位編號(hào)。
● 崗位等級(jí)。
● 所屬部門。
● 直接上級(jí)職位。
● 直接下屬職位。
● 定員人數(shù)。
● 工作性質(zhì)。
2.工作描述，包括：
● 工作概要。用簡(jiǎn)練的語(yǔ)言說(shuō)明工作的性質(zhì)、中心任務(wù)和責(zé)任。
● 工作職責(zé)。逐項(xiàng)列出任職者的工作職責(zé)。
● 工作權(quán)限。逐項(xiàng)列出任職者的工作權(quán)限。
● 工作結(jié)果。說(shuō)明任職者執(zhí)行工作應(yīng)產(chǎn)生的結(jié)果，以定量化為好。
● 工作關(guān)系(圖)。工作關(guān)系描述包括：說(shuō)明此工作受誰(shuí)監(jiān)督。說(shuō)明此工作監(jiān)督誰(shuí)。說(shuō)明此工作可晉升的職位，可轉(zhuǎn)換的職位，以及可升遷至此的職位。與哪些職位發(fā)生了關(guān)系。
● 工作人員運(yùn)用設(shè)備說(shuō)明。它包括：工作人員主要運(yùn)用的設(shè)備名稱;工作人員運(yùn)用信息資料的形式。
3.任職資格說(shuō)明。它包括：
● 崗位所需的性別、年齡特征。
● 所需最低學(xué)歷。
● 需要培訓(xùn)的時(shí)間和項(xiàng)目。
● 從事本職工作和其他相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗(yàn)。
● 一般能力。如計(jì)劃、協(xié)調(diào)、實(shí)施、組織、控制、領(lǐng)導(dǎo)、沖突管理、公共關(guān)系、信息管理等能力及需求強(qiáng)度等。
● 興趣愛(ài)好。即順利履行工作職責(zé)所需的某種興趣、愛(ài)好。
● 個(gè)性特征。如情緒穩(wěn)定性、責(zé)任心、外向、內(nèi)向、支配性、主動(dòng)性等。
● 體能需求。
4.工作環(huán)境。
● 工作場(chǎng)所。在室內(nèi)、室外，還是其他特殊場(chǎng)所。
● 工作環(huán)境的危險(xiǎn)。說(shuō)明危險(xiǎn)性存在的可能性，對(duì)人員傷害的具體部位、發(fā)生的頻率，以及危險(xiǎn)性原因等。
● 說(shuō)明工作時(shí)間特征。如正常工作時(shí)間、加班時(shí)間等。
● 工作環(huán)境的舒適程度。即是否在高溫、高濕、寒冷、粉塵、有異味、噪聲等工作環(huán)境中工作，工作環(huán)境使人是否愉快。
5.績(jī)效期望。
明確公司對(duì)該崗位人員的績(jī)效期望，使該崗位員工明確自己的工作目標(biāo)，使之成為以后績(jī)效評(píng)估工作的依據(jù)之一。
6.修訂記錄。
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