- 相關(guān)推薦
OA系統(tǒng)工作流需要實現(xiàn)的功能
工作流是整個OA系統(tǒng)的核心，也是BPM的核心，工作流到底需要實現(xiàn)哪些功能，下面小編就此以用戶的需求為藍本進行闡述。
工作流表面看起來是很簡單的，無非是一個表單模板，一個流程定義，然后起草后根據(jù)設(shè)定的流程一步一步走下出，但是由于業(yè)務(wù)的差別以及千變?nèi)f化的需求，實際上比需要實現(xiàn)的功能遠比上述功能要復(fù)雜得多，這也是很多的開源的工作流系統(tǒng)并沒有真正用到
OA中來的原因。
一個基本的要求是：一個審批模板可以供全單位使用，如請款單，全單位就一個請款單格式，其流程的設(shè)定可以應(yīng)用全單位并且能夠正常流轉(zhuǎn)，這樣的要求實現(xiàn)看起來很容易，實際上難度極大。
OA工作流規(guī)格
1. 文檔模板和表單模板
模板一般有二種類型，一種是文檔模板，一種是表單模板。如任免、公文等是標準文檔模板型工作流，其正文內(nèi)容是文檔格式，一般是WORD或者EXCEL格式。而請款單，請購單一般情況下是表單模板。表單模板只能填每個字段的內(nèi)容，不能進行全文的修改。文檔模板和表單模板的工作流最大的區(qū)別點是需不需要對審批表單內(nèi)容進行統(tǒng)計和分析，文檔模板因為是基于文本的，所以對于審批單據(jù)是不能對其內(nèi)容進行查詢的。而表單模板因為是預(yù)設(shè)了字段，字段內(nèi)容是實時提取到數(shù)據(jù)庫中的，所以可以對單據(jù)的內(nèi)容進行查詢。
如請款單，可以根據(jù)請款金額、請款部門、請款人等進行查詢和統(tǒng)計。
文檔單據(jù)如：任免單是不能對其內(nèi)容進行查詢和統(tǒng)計的。
文檔模板和表單模板根據(jù)單據(jù)的內(nèi)容各有用途，視用戶的單據(jù)情況來選定。
無論是文檔模板還是表單模板，對于審批的過程一般都能查詢出來。對于一個成熟的工作流系統(tǒng)，必須同時提供文檔模板和表單模
板供用戶選擇。
2. 固定流程。
所謂的固定流程指的是對于某個審批模板，先設(shè)定好其需要審批的流程，在審批的過程中，單據(jù)會按照設(shè)定的流程一步步走下去。
如：申請者-部門經(jīng)理-總經(jīng)理。
3. 自由流程
所謂自由流程說得簡單點就是上一步?jīng)Q定下一步，由上一步的審批人在審批完成后，根據(jù)需要選定下一步由誰去審批或者結(jié)束流程。對于單位某個流程不太明確或者可變性非常大的比較適用。
4. 固定流程和自由流程的結(jié)合。
固定流程和自由流程相結(jié)合指的是：原則上流程已經(jīng)設(shè)好了，應(yīng)該一步步走下去，但是在某個位置，審批人可以選定下一步的審批
人，然后再按照預(yù)定的流程走下去。
如：申請者-部門經(jīng)理-出納-財務(wù)經(jīng)理，對于大一點的公司，有多個出納，哪個出納在崗，就讓哪個出納審，那么就可以把出納那步
設(shè)成自由流程，當部門經(jīng)理審批完后，會自動列出所有的出納，部門經(jīng)理選擇其中的一個出納然后提交。
5. 條件流轉(zhuǎn)
以請款單為例：金額小于3000元，審批流程是：普通員工-部門經(jīng)理。如果金額大于3000元的審批流程是：普通員工-部門經(jīng)理-總經(jīng)
理，那么在流程定義的時候，需要根據(jù)單據(jù)的填寫值進行判斷，系統(tǒng)自動選擇流程。
6. 崗位跳轉(zhuǎn)
崗位跳轉(zhuǎn)指的是根據(jù)起草人或者審批人的崗位，自行選擇相應(yīng)的流程。
崗位跳轉(zhuǎn)在選型的時候經(jīng)常不被用戶重視，實際它是影響到工作流能否應(yīng)用的關(guān)鍵因素。
舉一個例子：
起草者是普通員工的審批流程是：普通員工-部門經(jīng)理-財務(wù)經(jīng)理。
起草者是部門經(jīng)理的審批流程是：部門經(jīng)理-總經(jīng)理-財務(wù)經(jīng)理
起草者是總經(jīng)理的審批流程是：財務(wù)經(jīng)理
起草者是財務(wù)經(jīng)理的審批流程是：總經(jīng)理
流程設(shè)定的時候必須要有對起草者的崗位進行判斷，然后才能作出正確的流程選擇。如果沒有崗位跳轉(zhuǎn)的功能，以上的流程很難實現(xiàn)。
崗位跳轉(zhuǎn)和條件跳轉(zhuǎn)在使用的時候一般會一起使用。經(jīng)常在一個流程單中，即要崗位跳轉(zhuǎn)又要條件跳轉(zhuǎn)。
崗位分為絕對崗位和相對崗位，如：總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理等都是絕對崗位，選定了某個絕對崗位相當于選定了某個人。絕對崗位比直接選人的好處是，當某人調(diào)崗或者離職后，流程不需要重新設(shè)定，只要在崗位中把人換了就可以了。如果在流程中直接設(shè)定人，那么人事一旦變動，所以有的流程單都需要調(diào)整。
相對崗位如部門經(jīng)理就是一個相對，也就是說一個崗位下有多人，職責并不一樣。
如起草者-部門經(jīng)理-總經(jīng)理。部門經(jīng)理一定是起草者的部門經(jīng)理，不能跳到其它部門的部門經(jīng)理那兒去。
7. 跨級崗位跳
跨級崗位跳一般指的都是相對崗位，如：審批者(普通員工)-主管副總審批。
這個單子就比較麻煩，因為中間跳了一級，普通員上面還有部門經(jīng)理，如果直接找主管領(lǐng)導(dǎo)的話，是找不到主管副總的。所以系統(tǒng)需要能夠支持跨級崗位。
8. 一人多崗時的崗位跳
如：起草者-部門經(jīng)理，部門經(jīng)理是一個相對崗位。如果起草者有二個崗位，他既屬于人事部，又屬于行政部。那么他就的部門經(jīng)理就有二個分別是人事部經(jīng)理和行政部經(jīng)理，如果他是以人事的崗位發(fā)起的申請，應(yīng)該自動提交到人事部經(jīng)理，如果他是以行政的崗位發(fā)起的申請，就會提交到行政部經(jīng)理。這就是一個多崗時的崗位跳。一人多崗的崗位跳對于單位有一人多崗情況是非常重要的，否則某些人的流程就會不正確。
9. 明細表單
請假單這種單據(jù)就是一條記錄，所以他只有主表，沒有從表。
但是對于請購單，除了請購人，請購總金額外，一般需要掛請購物品的明細、單價、金額等。
所以這些明細保存到數(shù)據(jù)庫中與請購單一起構(gòu)成了主從表結(jié)構(gòu)。
有很多OA并不支持明細表單，這樣對于請購單這樣的單子，對請購物品的匯總等就難以談起。
10. 表單的域權(quán)限
在審批過程中，單據(jù)上的所有內(nèi)容應(yīng)該有權(quán)限劃分，誰能看到哪些內(nèi)容，誰能設(shè)定哪些內(nèi)容都可以進行定義。
如銷售單一般有成本項和利潤項，成本項和利潤項一般員工并能不能夠看到。稱之為“讀”權(quán)限。
成本項和利潤項一般是財務(wù)填寫，經(jīng)理只須看不須改，這就是寫權(quán)限。
表單的域權(quán)限控制不好的話，就會對單位的商業(yè)秘密產(chǎn)生極大的影響。
系統(tǒng)需要根據(jù)用戶的權(quán)限，自動差別單據(jù)的權(quán)限。
11. 傳閱、歸檔等的并發(fā)流
如有一個流程：申請者-副總經(jīng)理的一張單子，申請者需要提交副總審批的一張單子，不需要部門經(jīng)理審批，但是需要讓部門經(jīng)理知曉，這類似于CC的概念，稱為傳閱的并發(fā)流。同理有歸檔或者其它的并發(fā)流。這種并發(fā)流的特點是一個流程的執(zhí)行過程中，會產(chǎn)生另外的的流程，互不影響。
12. 數(shù)據(jù)查詢
審批流轉(zhuǎn)一般分為三類工作，1) 審批模板的建立 2)審批的過程 3)審批后處理。數(shù)據(jù)查詢指的是審批后處理。對于請款單，審批結(jié)束后，相關(guān)人員可以對請款單的內(nèi)容進行查詢。如每個月的某人發(fā)出的請款單。
13. 數(shù)據(jù)報表
類似于審批數(shù)據(jù)查詢，數(shù)據(jù)報表指的是對審批完成后的數(shù)據(jù)出分類報表。
如采購單：可以出各部門分類匯總、增長曲線圖的餅圖、柱圖等。
14. 催辦
在審批過程中，經(jīng)常有人沒有及時審批單據(jù)導(dǎo)致單據(jù)積壓，可以發(fā)起催辦信息，提醒及時處理。
15. 自動計算
對表單中的數(shù)字內(nèi)容進行計算，如錄入單價和數(shù)據(jù)，就會自動顯示金額。
16. 委托辦理
當某人不在時，可以把自己的審批權(quán)委托給其它人進行審批，可以設(shè)定委托期限，當?shù)狡诤�，自動回收委托�?quán)。
17. 表單的簽章
對于很多的單位而言，習(xí)慣于原來人工的操作模式，需要在單據(jù)上實現(xiàn)自動簽名或者自動簽章。
18. 分支選擇流
根據(jù)上一步的選擇，選擇不同的分支進行流程執(zhí)行。
如：如果上一步是總經(jīng)理審批的，會選擇一個分支進行流轉(zhuǎn)。如上一步是副總審批的選擇另外一個分支進行流轉(zhuǎn)。
19. 模板和表單權(quán)限
對于某個審批模板，可以設(shè)定誰可以用這個模板來發(fā)起，誰可以修改這個模板，誰可以監(jiān)督和管理這個模板作出限定。
20. 監(jiān)控和管理
對于某個模板產(chǎn)生的單據(jù)，可以設(shè)定監(jiān)督人和管理人，這樣既使她沒有審批權(quán)，也可以看到該單據(jù)，同時發(fā)送催辦信息。
當某個單據(jù)因為某種原因需要臨時更改流程時，監(jiān)督和管理人可以修改流程，以避免單據(jù)的積壓提高工作效率。
21. 歸檔
審批完后的單據(jù)需要能夠歸檔，歸檔分為人工歸檔和自動歸檔，自動歸檔可以設(shè)定歸檔的期限，如三個月后可以自動歸檔。
22. 審批人能夠按人、按崗位、按相對崗位設(shè)置
指定審批人時，既要可以按人選擇，對中小企業(yè)尤其如此。同時可以按照絕對崗位，相對崗位進行設(shè)置。關(guān)于絕對崗位，相對崗位上面有很多的描述。
23. 文檔的痕跡保留
對于文檔型的審批，可以保持痕跡。這樣審批人能夠一目了然知道原稿和審批稿的區(qū)別。
24. 附件在線編輯
對于WORD和EXCEL文檔的附件，提供在線編輯功能。有時需要把下載和打印功能屏蔽，以保證信息的安全。
25. 審批過程中及申請時的附件功能
在審批過程中，申請人和審批人都可以隨時上傳附件。
【OA系統(tǒng)工作流需要實現(xiàn)的功能】相關(guān)文章：
OA系統(tǒng)怎么實現(xiàn)小微型企業(yè)實現(xiàn)協(xié)同辦公10-28
OA辦公系統(tǒng)通訊錄功能04-01
oa系統(tǒng)選型需要注意什么05-11
手機oa辦公系統(tǒng)09-12
oa辦公系統(tǒng)哪個好用09-22
單位oa辦公系統(tǒng)介紹09-04
oa辦公系統(tǒng)發(fā)展歷程09-08
傳統(tǒng)與協(xié)同OA系統(tǒng)之間的對比09-12
oa系統(tǒng)是如何提升辦公效率09-22