OA系統工作流需要實現的功能

OA系統工作流需要實現的功能

　　工作流是整個OA系統的核心，也是BPM的核心，工作流到底需要實現哪些功能，下面小編就此以用戶的需求為藍本進行闡述。

　　工作流表面看起來是很簡單的，無非是一個表單模板，一個流程定義，然后起草后根據設定的流程一步一步走下出，但是由于業務的差別以及千變萬化的需求，實際上比需要實現的功能遠比上述功能要復雜得多，這也是很多的開源的工作流系統并沒有真正用到

　　OA中來的原因。

　　一個基本的要求是：一個審批模板可以供全單位使用，如請款單，全單位就一個請款單格式，其流程的設定可以應用全單位并且能夠正常流轉，這樣的要求實現看起來很容易，實際上難度極大。

　　OA工作流規格

　　1. 文檔模板和表單模板

　　模板一般有二種類型，一種是文檔模板，一種是表單模板。如任免、公文等是標準文檔模板型工作流，其正文內容是文檔格式，一般是WORD或者EXCEL格式。而請款單，請購單一般情況下是表單模板。表單模板只能填每個字段的內容，不能進行全文的修改。文檔模板和表單模板的工作流最大的區別點是需不需要對審批表單內容進行統計和分析，文檔模板因為是基于文本的，所以對于審批單據是不能對其內容進行查詢的。而表單模板因為是預設了字段，字段內容是實時提取到數據庫中的，所以可以對單據的內容進行查詢。

　　如請款單，可以根據請款金額、請款部門、請款人等進行查詢和統計。

　　文檔單據如：任免單是不能對其內容進行查詢和統計的。

　　文檔模板和表單模板根據單據的內容各有用途，視用戶的單據情況來選定。

　　無論是文檔模板還是表單模板，對于審批的過程一般都能查詢出來。對于一個成熟的工作流系統，必須同時提供文檔模板和表單模

　　板供用戶選擇。

　　2. 固定流程。

　　所謂的固定流程指的是對于某個審批模板，先設定好其需要審批的流程，在審批的過程中，單據會按照設定的流程一步步走下去。

　　如：申請者-部門經理-總經理。

　　3. 自由流程

　　所謂自由流程說得簡單點就是上一步決定下一步，由上一步的審批人在審批完成后，根據需要選定下一步由誰去審批或者結束流程。對于單位某個流程不太明確或者可變性非常大的比較適用。

　　4. 固定流程和自由流程的結合。

　　固定流程和自由流程相結合指的是：原則上流程已經設好了，應該一步步走下去，但是在某個位置，審批人可以選定下一步的審批

　　人，然后再按照預定的流程走下去。

　　如：申請者-部門經理-出納-財務經理，對于大一點的公司，有多個出納，哪個出納在崗，就讓哪個出納審，那么就可以把出納那步

　　設成自由流程，當部門經理審批完后，會自動列出所有的出納，部門經理選擇其中的一個出納然后提交。

　　5. 條件流轉

　　以請款單為例：金額小于3000元，審批流程是：普通員工-部門經理。如果金額大于3000元的審批流程是：普通員工-部門經理-總經

　　理，那么在流程定義的時候，需要根據單據的填寫值進行判斷，系統自動選擇流程。

　　6. 崗位跳轉

　　崗位跳轉指的是根據起草人或者審批人的崗位，自行選擇相應的流程。

　　崗位跳轉在選型的時候經常不被用戶重視，實際它是影響到工作流能否應用的關鍵因素。

　　舉一個例子：

　　起草者是普通員工的審批流程是：普通員工-部門經理-財務經理。

　　起草者是部門經理的審批流程是：部門經理-總經理-財務經理

　　起草者是總經理的審批流程是：財務經理

　　起草者是財務經理的審批流程是：總經理

　　流程設定的時候必須要有對起草者的崗位進行判斷，然后才能作出正確的流程選擇。如果沒有崗位跳轉的功能，以上的流程很難實現。

　　崗位跳轉和條件跳轉在使用的時候一般會一起使用。經常在一個流程單中，即要崗位跳轉又要條件跳轉。

　　崗位分為絕對崗位和相對崗位，如：總經理、財務經理等都是絕對崗位，選定了某個絕對崗位相當于選定了某個人。絕對崗位比直接選人的好處是，當某人調崗或者離職后，流程不需要重新設定，只要在崗位中把人換了就可以了。如果在流程中直接設定人，那么人事一旦變動，所以有的流程單都需要調整。

　　相對崗位如部門經理就是一個相對，也就是說一個崗位下有多人，職責并不一樣。

　　如起草者-部門經理-總經理。部門經理一定是起草者的部門經理，不能跳到其它部門的部門經理那兒去。

　　7. 跨級崗位跳

　　跨級崗位跳一般指的都是相對崗位，如：審批者(普通員工)-主管副總審批。

　　這個單子就比較麻煩，因為中間跳了一級，普通員上面還有部門經理，如果直接找主管領導的話，是找不到主管副總的。所以系統需要能夠支持跨級崗位。

　　8. 一人多崗時的崗位跳

　　如：起草者-部門經理，部門經理是一個相對崗位。如果起草者有二個崗位，他既屬于人事部，又屬于行政部。那么他就的部門經理就有二個分別是人事部經理和行政部經理，如果他是以人事的崗位發起的申請，應該自動提交到人事部經理，如果他是以行政的崗位發起的申請，就會提交到行政部經理。這就是一個多崗時的崗位跳。一人多崗的崗位跳對于單位有一人多崗情況是非常重要的，否則某些人的流程就會不正確。

　　9. 明細表單

　　請假單這種單據就是一條記錄，所以他只有主表，沒有從表。

　　但是對于請購單，除了請購人，請購總金額外，一般需要掛請購物品的明細、單價、金額等。

　　所以這些明細保存到數據庫中與請購單一起構成了主從表結構。

　　有很多OA并不支持明細表單，這樣對于請購單這樣的單子，對請購物品的匯總等就難以談起。

　　10. 表單的域權限

　　在審批過程中，單據上的所有內容應該有權限劃分，誰能看到哪些內容，誰能設定哪些內容都可以進行定義。

　　如銷售單一般有成本項和利潤項，成本項和利潤項一般員工并能不能夠看到。稱之為“讀”權限。

　　成本項和利潤項一般是財務填寫，經理只須看不須改，這就是寫權限。

　　表單的域權限控制不好的話，就會對單位的商業秘密產生極大的影響。

　　系統需要根據用戶的權限，自動差別單據的權限。

　　11. 傳閱、歸檔等的并發流

　　如有一個流程：申請者-副總經理的一張單子，申請者需要提交副總審批的一張單子，不需要部門經理審批，但是需要讓部門經理知曉，這類似于CC的概念，稱為傳閱的并發流。同理有歸檔或者其它的并發流。這種并發流的特點是一個流程的執行過程中，會產生另外的的流程，互不影響。

　　12. 數據查詢

　　審批流轉一般分為三類工作，1) 審批模板的建立 2)審批的過程 3)審批后處理。數據查詢指的是審批后處理。對于請款單，審批結束后，相關人員可以對請款單的內容進行查詢。如每個月的某人發出的請款單。

　　13. 數據報表

　　類似于審批數據查詢，數據報表指的是對審批完成后的數據出分類報表。

　　如采購單：可以出各部門分類匯總、增長曲線圖的餅圖、柱圖等。

　　14. 催辦

　　在審批過程中，經常有人沒有及時審批單據導致單據積壓，可以發起催辦信息，提醒及時處理。

　　15. 自動計算

　　對表單中的數字內容進行計算，如錄入單價和數據，就會自動顯示金額。

　　16. 委托辦理

　　當某人不在時，可以把自己的審批權委托給其它人進行審批，可以設定委托期限，當到期后，自動回收委托權。

　　17. 表單的簽章

　　對于很多的單位而言，習慣于原來人工的操作模式，需要在單據上實現自動簽名或者自動簽章。

　　18. 分支選擇流

　　根據上一步的選擇，選擇不同的分支進行流程執行。

　　如：如果上一步是總經理審批的，會選擇一個分支進行流轉。如上一步是副總審批的選擇另外一個分支進行流轉。

　　19. 模板和表單權限

　　對于某個審批模板，可以設定誰可以用這個模板來發起，誰可以修改這個模板，誰可以監督和管理這個模板作出限定。

　　20. 監控和管理

　　對于某個模板產生的單據，可以設定監督人和管理人，這樣既使她沒有審批權，也可以看到該單據，同時發送催辦信息。

　　當某個單據因為某種原因需要臨時更改流程時，監督和管理人可以修改流程，以避免單據的積壓提高工作效率。

　　21. 歸檔

　　審批完后的單據需要能夠歸檔，歸檔分為人工歸檔和自動歸檔，自動歸檔可以設定歸檔的期限，如三個月后可以自動歸檔。

　　22. 審批人能夠按人、按崗位、按相對崗位設置

　　指定審批人時，既要可以按人選擇，對中小企業尤其如此。同時可以按照絕對崗位，相對崗位進行設置。關于絕對崗位，相對崗位上面有很多的描述。

　　23. 文檔的痕跡保留

　　對于文檔型的審批，可以保持痕跡。這樣審批人能夠一目了然知道原稿和審批稿的區別。

　　24. 附件在線編輯

　　對于WORD和EXCEL文檔的附件，提供在線編輯功能。有時需要把下載和打印功能屏蔽，以保證信息的安全。

　　25. 審批過程中及申請時的附件功能

　　在審批過程中，申請人和審批人都可以隨時上傳附件。

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