oa辦公自動化是什么專業(yè)
說到oa辦公系統(tǒng)，最開始是基本的審批，以及一些檔案管理，公文流轉，始于政府，也一直被認為扮演著秘書的角色，企業(yè)依靠他用于基本的日常行政事務的處理，很難在其他點上打開一片新天地而今天，隨著協(xié)同軟件理論和技術的日趨成熟，協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)應運產生。它源自傳統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)，但又完全擺脫了原有的局限，并凸現(xiàn)出其不同與傳統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)的應用和更高層面的價值。
在闡述傳統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)和協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)的區(qū)別之前，讓我們來回顧一下 OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展歷程及其相應的特點。
回顧：辦公自動化的發(fā)展過程
第一代 OA辦公系統(tǒng)起源于政府公文和檔案管理的需求，它實施了企業(yè)部分工作流程的自動化和文檔的電子化管理。它的特點是以公文處理、檔案管理為核心，辦公其實就是辦文，并形成了以后 OA辦公系統(tǒng)的基本體系。此時 OA辦公系統(tǒng)的架設也多在 C/S 下，無法很好的支持遠程辦公和移動辦公。
第二代 OA辦公系統(tǒng)是從 90 年代中期開始，隨著互聯(lián)網(wǎng)( Internet )的興起與發(fā)展而產生的。以 Internet 為基礎，第二代 OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)了 B/S 架構，并很好的支持了移動辦公的需求，企業(yè)資源不再受到通訊技術的限制。同時， OA辦公系統(tǒng)系統(tǒng)也加入了更多的功能，如 BBS 、新聞發(fā)布、日程安排、人事信息等，但從本質上來說第二代 OA辦公系統(tǒng)依然以公文和檔案管理為核心內容。
90 年代末期開始，隨著市場環(huán)境的變化和協(xié)同管理( Collaboration )的興起， OA辦公系統(tǒng)的指導思想開始發(fā)生轉變，更多的強調跨地域、跨部門之間的協(xié)同， OA辦公系統(tǒng)中也加入了新的協(xié)作工具，如即時通訊、項目管理、網(wǎng)絡會議、文檔共享等等，第三代 OA辦公系統(tǒng)出現(xiàn)了。但此時的 OA辦公系統(tǒng)還是沒有完全突破傳統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)的局限，實現(xiàn)的協(xié)作也僅是局部的、淺層次的;更多的企業(yè)資源依然處于割裂和難以管理的狀態(tài)。
縱觀 OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展歷程，我們發(fā)現(xiàn)，辦公自動化很多時候作的工作不過是將手工進行的事務搬到計算機網(wǎng)絡上，并利用了計算機技術的一些先進特點，而其本身卻沒有增加多少先進的管理理念和方法。另外，起源于政府的公文和檔案管理的 OA辦公系統(tǒng)也一直很難擺脫最初的定義模式，除了將企業(yè)的一些文檔、信息進行了電子化，并在工作流管理上有所增強外，并未給企業(yè)帶來更多的價值。同時，盡管第三代 OA辦公系統(tǒng)開始加入新的理念如 " 協(xié)同 " ，但從根本上來說，它只是利用了一些簡單的協(xié)作工具，從企業(yè)管理的整體角度來看，它離真正的 " 協(xié)同 " 還有相當?shù)木嚯x。
現(xiàn)狀：用戶面對的 OA辦公系統(tǒng)系統(tǒng)
了解了 OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展歷程和基本特性后，我們不禁要問，那么現(xiàn)在用戶面對的辦公自動化系統(tǒng)又是怎樣的一個情況呢?
第一類 OA辦公系統(tǒng)：沿襲傳統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)，簡單和低價
開發(fā)和銷售這種產品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。這類產品價格和開發(fā)成本都比較低，它的功能主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。并加入了一些輔助功能如， BBS 、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能比較簡單且相對獨立，其中包含的各種信息依然以 " 孤立 " 和 " 靜態(tài) " 的形式存在。總體上來說，這類 OA辦公系統(tǒng)只能幫助企業(yè)邁入 " 辦公自動化 " 的初級階段，對希望利用 OA辦公系統(tǒng)提高管理水平的企業(yè)來說并沒有多大實質性的幫助。
第二類 OA辦公系統(tǒng)：實現(xiàn)了部分的`協(xié)作，有一定靈活性
第二類 OA辦公系統(tǒng)相對來說是比較先進的 OA辦公系統(tǒng)，它開始納入一定的協(xié)同管理思想，在功能上也進行了相當?shù)母倪M，除了對工作流程的功能進行了加強之外，還利用各種協(xié)作工具實現(xiàn)人與人之間、部門與部門之間的協(xié)同， OA辦公系統(tǒng)的架構也比較靈活，然而它各方面的功能還是相對獨立的，尤其是與企業(yè)的業(yè)務還是沒有實現(xiàn)更深層次的對接，其 " 辦公 " 涵義的廣度和深度也沒有達到一個更高的層面。 面對辦公自動化的現(xiàn)狀，我們會問：辦公自動化到底應該為企業(yè)帶來什么應用價值?它將何去何從?實際上，這是兩個相關的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化的涵義。我們需要的是重新審視企業(yè)的管理和信息化需求，從而挖掘 OA辦公系統(tǒng)新的應用價值。
思考：尋求 OA辦公系統(tǒng)的價值
讓我們先來看一下現(xiàn)實情況中的企業(yè)辦公情況。辦公，這里也可以理解為 " 日常的工作 " 。這個日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應用的角度來看，企業(yè)管理者希望隨時了解整個公司的運作情況，與各部門保持經常性的溝通和交流，從人力資源、財務等方面監(jiān)控企業(yè)的整體情況并支持決策，因此他關注 " 監(jiān)控和決策 " ;部門領導希望方便的分配工作任務，查看下屬的工作進展情況，對其做出相應的指導，對業(yè)績進行評價，并與上下級和其他部門建立緊密的聯(lián)系，因此他關 ?quot; 管理和協(xié)調 " ;普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶管理、項目管理等完成自己的工作任務，因此他關注 " 高效和協(xié)作 " 。而從應用內容的角度來看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產、財務、項目等方面的管理，并且每個管理的環(huán)節(jié)都關聯(lián)緊密，相互作用。因此在現(xiàn)實情況中辦公的涵義遠遠超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)只是從一個狹義和片面的角度去實現(xiàn)了 " 辦公自動化 " 。因此 OA辦公系統(tǒng)應該從更廣闊的角度來考慮 " 辦公 " 的涵義，并與企業(yè)的需求進行緊密的結合。
再來看一下企業(yè)當前的信息化現(xiàn)狀。我們發(fā)現(xiàn)，過去的很多應用系統(tǒng)都是相互割裂的，它們往往關注單個或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協(xié)調起來， " 信息孤島 " 、 " 應用孤島 " 和 " 資源孤島 " 三大難題不可避免的存在。企業(yè)常常面臨溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統(tǒng)一管理和協(xié)調的現(xiàn)狀。尤其是當企業(yè)業(yè)務流程日益復雜，業(yè)務與業(yè)務之間關聯(lián)與交叉頻繁;人與人，部門與部門，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性的時候，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現(xiàn)對管理和運營各環(huán)節(jié)的掌控、調配和協(xié)作。而傳統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)由于其應用的局限性難以滿足企業(yè) " 協(xié)同管理 " 的需求。因此協(xié)同理念和協(xié)同應用應該更多的被納入 OA辦公系統(tǒng)中，使其可以對企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進行整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個新的層面。
從以上可以看出，一方面我們應該延展和深化 OA辦公系統(tǒng)的應用，另一方面需要將協(xié)同的理念納入 OA辦公系統(tǒng)中，于是便催生了新一代的辦公自動化系統(tǒng)――協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)。
變革：協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)的飛躍
協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)基于全新的管理理念和功能體系而設計，因而它呈現(xiàn)出完全不同于傳統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)的特性，在泛微軟件的協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)產品 e-cology 中，首先可以體現(xiàn)為如下三方面的基本設計思想：
信息網(wǎng)狀思想：將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張 " 信息網(wǎng) " ;業(yè)務關聯(lián)思想：對各種業(yè)務環(huán)節(jié)進行整合并實現(xiàn)在統(tǒng)一平臺上的統(tǒng)籌管理;隨需而應思想：企業(yè)的各種資源，可以被迅速找到并集合到一起，并實現(xiàn)它們之間通暢的溝通和協(xié)作。
基于這三大基本思想體系設計的協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)一方面打造了高度 " 協(xié)同 " 的管理和辦公環(huán)境，另一方面大大深化了 OA辦公系統(tǒng)的應用，從而完全突破了傳統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)的局限，有效幫助企業(yè)整合各種資源，提升管理：
關聯(lián)：企業(yè)的分析和決策來源于準確、全面和及時的信息，而 " 孤島式 " 的信息一方面很難全面反應真實的情況，另一方面也容易造成數(shù)據(jù)混亂、更新不及時、難以統(tǒng)一管理和獲取等問題。在傳統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)中，例如銷售經理要審批一項費用報銷單，如果他對這筆費用的來龍去脈不清楚，就很難從這張報銷單上獲得更多的信息，因為他所獲得的僅僅是一些靜態(tài)的，表面的信息;這個時候他可能要通過不同的應用系統(tǒng)去查詢更多的信息，或者與相關人員進行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準確性。而在協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)中，由于信息之間已經建立了各種關聯(lián)，因而銷售經理可以從這張報銷單開始，迅速提取其他的相關信息，如報銷事件的來龍去脈、涉及到的客戶或項目、提交人的情況、原始單據(jù)或憑證的掃描等，同時又不必在不同的應用系統(tǒng)之間切換。通過這樣的關聯(lián)，為企業(yè)真實的還原了信息本來 ?quot; 網(wǎng)狀結構 " ，從而為管理掃除了信息獲取不全面和不及時的障礙。
深化：企業(yè)管理涉及到的環(huán)節(jié)是眾多的�，F(xiàn)代化企業(yè)就象一臺不停運轉著的精密機器，而各種管理和運營環(huán)節(jié)就象是機器上的各個部件，相互之間有著千絲萬縷的關系，并且必須為企業(yè)的共同目標而實現(xiàn)一致性的運作。例如一個產品的銷售，涉及到產品的功能和質量(產品研發(fā)、質量監(jiān)控及升級)、產品的市場宣傳(宣傳平臺、宣傳文件和方式)、具體銷售業(yè)務的開展(客戶管理、項目跟蹤、合同簽訂)、相關費用的報銷(單據(jù)填寫、流程審批、數(shù)據(jù)更新)等，而這些業(yè)務是否能夠被很好的管理并實現(xiàn)統(tǒng)一性的協(xié)調將直接影響到產品的銷售成果。傳統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)由于其局限性，所涵蓋的管理深度及廣度都是十分有限的，因而很難對這樣的一些比較復雜的業(yè)務過程進行管理，當然就更難以支持整個業(yè)務鏈的平滑運作了。而在協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)中，對管理范疇進行了深化和延伸，因而可以讓企業(yè)方便的對更多的環(huán)節(jié)進行整合和統(tǒng)籌管理。
協(xié)作：要實現(xiàn)良好的協(xié)作，首先需要突破物理邊界和組織邊界，讓處于不同的地理位置，不同組織的人員可以進行無障礙的溝通;其次，需要對整個的協(xié)作進行管理，讓協(xié)作的對象為共同目標而進行一致性的、協(xié)調的動作，對協(xié)作過程進行監(jiān)控、調整，對協(xié)作產生的信息進行完整的保留，并以知識的方式進行再利用;第三，由于協(xié)作發(fā)生在企業(yè)的各個運營環(huán)節(jié)中，因此還需要一定的應用廣度來支持對其的管理。在傳統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)中，協(xié)作往往是淺層次的，郵件、 BBS 、即時聊天工具、工作流程等雖然可以實現(xiàn)一部分的協(xié)作，然而它們的涵蓋面十分有限，溝通的內容零散，之后也很難對其結果進行進一步的整理。而在協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)中，由于各種資源之間的屏障被打破，因而這樣的協(xié)作可以貫穿于各個環(huán)節(jié)并容易得到集中的管理。如協(xié)作的內容可以是企業(yè)積累的各種知識文檔，項目進展中的某個任務，或是企業(yè)的一個合同會簽流程，一種需要分配的物資;協(xié)作的對象可以是一人對一人，或多人對多人，可以發(fā)生在企業(yè)同一部門員工之間，也可以發(fā)生在跨部門員工之間，還可以是不同企業(yè)，企業(yè)與客戶或合作伙伴之間的協(xié)作;協(xié)作的方式可以是知識文檔、主題討論區(qū)、網(wǎng)上會議、即時聊天、任務分配等。同時，協(xié)作的過程和結果可以得到很好的記錄，并最終形成知識體系的一部分。
總結來說，協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)基于三大基本思想體系，在 " 關聯(lián) " 、 " 深化 " 和 " 協(xié)作 " 方面體現(xiàn)了其完全不同于傳統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)的應用，把 OA辦公系統(tǒng)與企業(yè)管理的需求真正的相結合，從而給 " 辦公自動化 " 帶來了更高層面的價值。
展望：協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展方向
e-cology 現(xiàn)在已經在全國范圍內積累了眾多的用戶，同時，其自身也在不斷的完善和提升。隨著管理思想和信息技術的發(fā)展，我們相信協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)將越來越體現(xiàn)出它的獨特優(yōu)勢，并在如下三方面進一步提升其應用：
協(xié)同化：協(xié)同化不僅僅是企業(yè)管理理念發(fā)展的趨勢，也是信息技術發(fā)展的趨勢。協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)一方面將加強自身 " 內含 " 的協(xié)同性，更多的突破資源之間的壁壘，提供一個暢通無阻的工作環(huán)境;另一方面，由于協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)的定位并不在于取代其他專業(yè)管理軟件，而在于提供融合孤立資源的平臺，因此它也將加強其 " 外延 " 的協(xié)同性，以各種技術手段實現(xiàn)與其他專業(yè)軟件更多的互動和對接。
智能化：協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)不僅要能充當企業(yè)辦公的助手，更要能進一步充當 " 參謀 " 的角色。這就意味著協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)不僅僅是信息的載體，更是信息的分析工具，能夠實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的加工和轉換，提供從基本查詢、報表和智能分析的一系列工具，并以各種形象的方式展現(xiàn)，從而為企業(yè)考察運營情況、分析當前問題所在，制定未來發(fā)展計劃等方面提供更多的決策支持。
知識化：協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)還應是企業(yè)知識管理的工具。尤其是在知識經濟 下，知識已經成為企業(yè)能夠獲得發(fā)展的核動力，而不再是辦公事務本身帶來的短期利益。協(xié)同 OA辦公系統(tǒng)將利用自身的優(yōu)勢，更多的關注知識的收集、積累與繼承，并提供相應的知識管理工具，以幫助提升企業(yè)及員工的內在能力，以實現(xiàn)其可持續(xù)性的發(fā)展。
可見如今的oa辦公系統(tǒng)在協(xié)同化，智能化和知識化發(fā)展的道路上，可見已經從最傳統(tǒng)的文秘轉變到如今的海闊天空，適合企業(yè)基本的需求，為企業(yè)實現(xiàn)信息化，作為企業(yè)的管理工具，更好的為企業(yè)服務。
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