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「辦公文秘」提高綜合素質(zhì)，細(xì)化文件管理
不論黨政機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，大大小小的社會(huì)組織都不能沒有辦公室這一機(jī)構(gòu)設(shè)置，可見辦公室的地位有著不可替代的作用。下面是YJBYS小編搜索整理的關(guān)于辦公文秘的一些工作內(nèi)容，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!
一、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)
面對嚴(yán)峻的競爭形勢，辦公室工作人員必須與時(shí)俱進(jìn)，努力掌握科學(xué)理論和現(xiàn)代辦公手段，從單純“一元型”工作人員向“多元型”工作人員轉(zhuǎn)化，適應(yīng)工作的開展需要。一是要不斷加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，堅(jiān)定正確的政治方向，樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，運(yùn)用辯證唯物主義的立場、觀點(diǎn)和方法，研究新情況，解決新問題，增強(qiáng)政治的敏感性。二是注重基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)文學(xué)理論、寫作知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高文學(xué)寫作水平和公文寫作能力;同時(shí)還要注重學(xué)習(xí)，使自己真正成為業(yè)務(wù)強(qiáng)的、能勝任本職工作的行家里手。三是重視綜合技能培訓(xùn)。隨著辦公室工作自動(dòng)化、信息化、系統(tǒng)化的不斷加快，辦公室人員要不斷加強(qiáng)專業(yè)技能的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，努力做到一專多能、樣樣精通，提高綜合素質(zhì)。
二、牢固樹立大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)
首先要樹立大局意識(shí)。要站在全局的高度去思考問題，從全局出發(fā)，為大局著想，服從服務(wù)于大局，要始終圍繞單位的中心工作開展工作。
其次是樹立服務(wù)意識(shí)。服務(wù)是辦公室的主要工作，是辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，要把服務(wù)貫穿與辦公室工作的各個(gè)方面和各項(xiàng)工作的全過程。要不斷在創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率上下工夫，將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)，把服務(wù)貫穿與辦文、辦事、辦會(huì)的日常工作之中。要從領(lǐng)導(dǎo)的批評和大家的期待中看到差距、改進(jìn)工作、改進(jìn)作風(fēng)，不斷的強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，發(fā)揚(yáng)愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)精神，推動(dòng)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。
再次是樹立責(zé)任意識(shí)。要養(yǎng)成認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，在細(xì)微之處見真功夫，在工作上做到事事有回音，件件有落實(shí)。出現(xiàn)問題要敢于面對，不推諉、不搪塞，有錯(cuò)必糾、知錯(cuò)必改。
三、時(shí)刻進(jìn)行換位思考 發(fā)揮參謀助手作用
雖然辦公室工作人員不直接參與政務(wù)決策，但其工作質(zhì)量的高低對政務(wù)決策有著至關(guān)重要的影響。
辦公室工作人員要在勤奮工作的同時(shí)，要講究方法和技巧，要注意換位思考，站在領(lǐng)導(dǎo)的高度和角度觀察、分析和思考問題，增強(qiáng)參謀意見的可行性。要努力提高自己的口頭和書面表達(dá)能力，力求客觀性、時(shí)效性、概括性和邏輯性相統(tǒng)一，做到謙遜委婉、言簡意賅、一語中的。文風(fēng)要篇幅簡短、文筆樸實(shí)、內(nèi)涵明確、行文暢通;口頭表達(dá)要做到語言規(guī)范、中心突出、毫不羅嗦，要根據(jù)服務(wù)對象的個(gè)性特點(diǎn)和服務(wù)內(nèi)容涉及不同的語言表達(dá)方式。要練就善于駕馭各種復(fù)雜關(guān)系的本領(lǐng)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，形成合力，保證中心工作的落實(shí)和工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在工作中，更要注意相互尊重，抓好日常的協(xié)調(diào)，工作上遇到不順利的時(shí)候，要沉著冷靜、不急不躁，善于做耐心細(xì)致的溝通工作，達(dá)到互相配合，完成任務(wù)的目的。
辦公室工作千頭萬緒，工作內(nèi)容十分繁雜，作為一名現(xiàn)代化辦公室的工作人員必須在工作中尋求突破、創(chuàng)新，做到熱情、周到、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，并具備甘于清苦、勇于奉獻(xiàn)、勤于磨煉的精神，努力營造辦公室爭先創(chuàng)優(yōu)、團(tuán)結(jié)協(xié)作、無私奉獻(xiàn)的和諧局面
四、公文管理要做到明確、細(xì)致、調(diào)理清晰
1.要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)及相應(yīng)辦公軟件的作用
在計(jì)算機(jī)普及的今天，利用合適的計(jì)算機(jī)軟件對公文進(jìn)行信息化管理，無疑會(huì)大幅度提高工作效率、降低工作強(qiáng)度。目前網(wǎng)絡(luò)上可以查到多款公文處理類軟件，這些軟件各有所長，關(guān)鍵是要選擇適合本單位使用的產(chǎn)品。利用軟件進(jìn)行收文、行文登記、歸檔，無疑會(huì)事半功倍，大大提高工作效率。
2.建立公文保管規(guī)則
做辦公室工作尤其容易把時(shí)間浪費(fèi)在查找東西上面。在實(shí)際工作中，我們也常會(huì)看到有的工作人員把文件柜的資料全部翻出來，前后翻過多少遍，也不一定能找到所需文件，既浪費(fèi)時(shí)間又耗費(fèi)精力。能迅速找到所需文件，體現(xiàn)了一個(gè)人良好的工作素質(zhì)。各種文件按一定規(guī)則存放，預(yù)先支出的是一小點(diǎn)時(shí)間，最終卻能為我們養(yǎng)成這種良好的工作習(xí)慣。由于使用了檔案管理軟件，入檔文件不需要再像以前那樣分類保存，所有文件只需按收(行)文序號(hào)統(tǒng)一排序。在查找文件時(shí)，首先通過計(jì)算機(jī)軟件按條件查到所需文件，通過該文件的收(行)文序號(hào)查看收(行)文登記簿，通過簽字查看該文件時(shí)否存放在本部門。如果存放在本部門，再根據(jù)收(行)文序號(hào)即能迅速找到紙質(zhì)文件。
如果領(lǐng)導(dǎo)要我們找一份文件，而我們既找不出又不能說明這份文件由哪個(gè)部門保管，這是一件很尷尬的事。大部分單位日常文件的傳遞是以簽字為依據(jù)的，但在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，有的單位由于工作繁忙，把一些必要的環(huán)節(jié)省略了，造成責(zé)任不清，久而久之，后患無窮。在利用軟件管理公文過程中，做到每次傳遞、借用都有記錄，填寫一次記錄不過幾秒鐘的時(shí)間，卻避免了將來找尋文件時(shí)浪費(fèi)時(shí)間。
3.抓好文件精神的落實(shí)與檢查
辦公室必須緊密圍繞單位中心工作，突出重點(diǎn)，強(qiáng)化服務(wù)，健全工作機(jī)制，積極推進(jìn)工作制度化、規(guī)范化，及時(shí)將重要文件、會(huì)議、部署分解立項(xiàng)，落實(shí)具體承辦部門，明確責(zé)任和具體要求，定期或不定期地進(jìn)行督查通報(bào)。對領(lǐng)導(dǎo)批示查辦的事項(xiàng)，做到“批必查、查畢果、果必報(bào)”。各項(xiàng)工作項(xiàng)項(xiàng)有人抓、件件有落實(shí)，形成相互銜接、相互促進(jìn)、齊抓共管的良好氛圍，保證領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間、上下級(jí)之間信息渠道的暢通和及時(shí)有效的銜接。
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