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      2. 文秘的個人要求

        時間:2024-07-29 00:45:41 辦公文秘 我要投稿
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        文秘的個人要求

          文秘(Secretary)是指經(jīng)過學(xué)習(xí),掌握公關(guān)與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識,熟悉現(xiàn)代文書學(xué)、秘書學(xué)的原理和方法、具有較強(qiáng)的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務(wù)工作,能進(jìn)行文章寫作、文學(xué)編輯和新聞寫作、有較強(qiáng)的公關(guān)能力、并從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作的人才。下面是文秘的個人要求,希望對大家有幫助。

          一是有德。即品德。應(yīng)從四個方面努力:

          (1)做人要堂堂正正。對上司,要尊重恭敬,不卑不亢,不能桀驁不訓(xùn);對平級,要謙虛熱情,襟懷坦白,不能鋒芒畢露;對下屬,要以誠相待,嚴(yán)格要求,不能盛氣凌人;對工作,要滿腔熱忱,愛崗敬業(yè),不能得過且過;對職務(wù),要忠于職守,職責(zé)相符,不能專權(quán)越位;對名利,要淡泊無奢,任其自然,不能過分追逐;對生活,要平平常常,閑逸清靜,不能奢華無度。

          (2)處事要光明磊落。辦公室人員的言行舉止,既反映本人的水平,又代表領(lǐng)導(dǎo)的形象。因此,在處理政務(wù)、事務(wù)和協(xié)調(diào)關(guān)系時,必須丁是丁、卯是卯,出于公心,坦坦蕩蕩,切忌耍陰陽臉、說兩面話、辦齷齪事,當(dāng)面一套,背后一套。與人相處,給人一種信任感、放心感、安全感。

          (3)用人要不偏不倚。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作,有薦人之便;作為部門首席,又有用人之責(zé)。因此,必須學(xué)會識人、用人。要善于掌握人的本質(zhì),發(fā)現(xiàn)人的特點(diǎn)、特長和閃光的東西,同時也要清楚人的缺點(diǎn)和不足。用人不偏不倚,既不能用感情、好惡、親疏代替政策,又要用其所長,發(fā)揮人的最大潛能。

          (4)干事要不甘平庸。辦公室受制于人,被動多于主動,這是辦公室工作性質(zhì)所決定的。要有所作為,變被動為主動,就必須高站位、思全局、抓本行,不求驚人之舉,但求實(shí)實(shí)在在的工作業(yè)績。

          二是有知。即知識。

          (1)知識面要寬。辦公室工作對象是面而不是線,是塊而不是條。因此,不僅要熟知政治、經(jīng)濟(jì)和各項政策,有較高的理論修養(yǎng);還應(yīng)了解業(yè)務(wù)、管理、法律、文學(xué)等等,有強(qiáng)烈的求知欲。工作常用的知識不僅了解,還要熟知精通,能指導(dǎo)實(shí)踐。

          (2)知識內(nèi)容要新。作為辦公室,要跟上工作節(jié)奏,就必須堅持先學(xué)一步,深學(xué)一層,善于汲取新的營養(yǎng)。

          (3)知識學(xué)習(xí)要深。就是知其然,還要知其所以然。對各方面的知識,雖不能象專家那樣深有造詣,但也應(yīng)對其內(nèi)涵、實(shí)質(zhì)有較深、較細(xì)致的了解和掌握,尤其是對自己工作密切相關(guān)的某些知識領(lǐng)域,不能一知半解、不求甚解、淺嘗輒止。

          (4)知識運(yùn)用要實(shí)。這是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)決策參謀,協(xié)調(diào)處理政務(wù)、事條,運(yùn)籌推動工作之根本。有了實(shí)實(shí)在在的知識,當(dāng)決策參謀才能參到點(diǎn)子上,謀到恰當(dāng)處,才能有助于領(lǐng)導(dǎo)正確決策,協(xié)調(diào)內(nèi)外時才能不說外行話;推動工作才能成為有本之木,有源之水。

          三是有能。即才能。

          第一,能參會諫善謀劃。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的左右手,在參謀進(jìn)諫時,要求辦公室必須深思熟慮,出于公心,掌握好分寸,切忌瞎參謀,亂摻乎,干擾領(lǐng)導(dǎo)決策。

          第二,能寫會說善料事。辦公室承上啟下、行文理政,不僅要懂文能寫文章,而且要能言善辯,還必須能在繁雜的事務(wù)、政務(wù)中處事不亂、料事有方。三者缺一,不能說是完美的辦公室。

          第三,能調(diào)會研善出招。調(diào)查研究是辦公室的一項基本功。任何好的文章、講話、意見、決策建議都源于實(shí)踐,來自深入細(xì)致的調(diào)查研究。不會調(diào)研,就不能干好工作,沒有調(diào)研,就沒有好思路、新招數(shù)。

          第四,能逢會圓善協(xié)調(diào)。辦公室工作頭緒多,焦點(diǎn)也多,處理協(xié)調(diào)不好,不僅會貽誤工作,而且有損于領(lǐng)導(dǎo)形象。辦公室既要聚焦,還要分散化解矛盾、解決問題,就應(yīng)具備左右逢緣能力。這種能力是工作藝術(shù)的體現(xiàn),與放棄原則、奴顏媚骨、討乖賣好、和稀泥等作為是截然不同的兩碼事。

          四是有道。即修養(yǎng)。

          從某種意義上說,辦公室常常處于被駕馭的地位。駕馭辦公室的,一般不是一個人(分管領(lǐng)導(dǎo)),而是一個群體(領(lǐng)導(dǎo)班子)。除此之外,本部其他部門無一例外地都是辦公室的“內(nèi)部客戶”。在這樣的環(huán)境下,做到溝通上下,聯(lián)系內(nèi)外,協(xié)調(diào)左右,辦公室確實(shí)應(yīng)該“有道”:不以言輕而金口難開;不以職低而唯唯喏喏;不以位尊而居高臨下;不以事雜而事無巨細(xì);不以欽差而頤指氣使;不以參與而越職越權(quán);不以面寬而顧此失彼;不以受制而碌碌無為。

          首先,頭腦清楚。知道自己是干什么的,應(yīng)該干什么,不該干什么,定位要準(zhǔn)確,不能忘乎所以澆了別人的園,也不能昏昏沉沉荒了自己的田。

          其次,眼光敏銳。看問題、辦事情要思路清晰,反映迅捷,高人一籌。善于透過現(xiàn)象抓本質(zhì),抓到點(diǎn)子上。

          再次,心胸開闊。做什么事情,都能拿得起、看得開、放得下。挨了批評不氣餒,有了成績不驕傲,遇到挫折不失志,心底無私天地自然會寬。

          最后,出手不凡。要做到這一點(diǎn),還需磨刀不誤砍柴功,注重平時修養(yǎng)錘煉,才能厚積而薄發(fā)。

          五是有威。有威才能有為。

          辦公室的威主要包括三點(diǎn):

          一是威嚴(yán),源于自身素質(zhì)。文化底蘊(yùn)、政治理論、業(yè)務(wù)技能、道德品行是自身素質(zhì)的直接表現(xiàn),這四個方面的修養(yǎng)搞好了,自身素質(zhì)提高了,威嚴(yán)就會產(chǎn)生,就會贏得人們的尊敬。

          二是威信,源于自身能力。一個人要樹立威信,除了自身的文化政治修養(yǎng)和知識閱歷外,更重要的是看認(rèn)識分析事物,處理和解決問題的綜合能力,看工作方法藝術(shù),工作效果和業(yè)績。你的能力使人信服,處事手段和結(jié)果使人佩服,威信自然就樹起來了。

          三是威力,源于自身表率。辦公室的威力除所處地位使然外,主要在自身的表率作用。這是無言的推銷,無聲的號令,這種力量勝過千百遍說教。

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              一是有德。即品德。應(yīng)從四個方面努力:

              (1)做人要堂堂正正。對上司,要尊重恭敬,不卑不亢,不能桀驁不訓(xùn);對平級,要謙虛熱情,襟懷坦白,不能鋒芒畢露;對下屬,要以誠相待,嚴(yán)格要求,不能盛氣凌人;對工作,要滿腔熱忱,愛崗敬業(yè),不能得過且過;對職務(wù),要忠于職守,職責(zé)相符,不能專權(quán)越位;對名利,要淡泊無奢,任其自然,不能過分追逐;對生活,要平平常常,閑逸清靜,不能奢華無度。

              (2)處事要光明磊落。辦公室人員的言行舉止,既反映本人的水平,又代表領(lǐng)導(dǎo)的形象。因此,在處理政務(wù)、事務(wù)和協(xié)調(diào)關(guān)系時,必須丁是丁、卯是卯,出于公心,坦坦蕩蕩,切忌耍陰陽臉、說兩面話、辦齷齪事,當(dāng)面一套,背后一套。與人相處,給人一種信任感、放心感、安全感。

              (3)用人要不偏不倚。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作,有薦人之便;作為部門首席,又有用人之責(zé)。因此,必須學(xué)會識人、用人。要善于掌握人的本質(zhì),發(fā)現(xiàn)人的特點(diǎn)、特長和閃光的東西,同時也要清楚人的缺點(diǎn)和不足。用人不偏不倚,既不能用感情、好惡、親疏代替政策,又要用其所長,發(fā)揮人的最大潛能。

              (4)干事要不甘平庸。辦公室受制于人,被動多于主動,這是辦公室工作性質(zhì)所決定的。要有所作為,變被動為主動,就必須高站位、思全局、抓本行,不求驚人之舉,但求實(shí)實(shí)在在的工作業(yè)績。

              二是有知。即知識。

              (1)知識面要寬。辦公室工作對象是面而不是線,是塊而不是條。因此,不僅要熟知政治、經(jīng)濟(jì)和各項政策,有較高的理論修養(yǎng);還應(yīng)了解業(yè)務(wù)、管理、法律、文學(xué)等等,有強(qiáng)烈的求知欲。工作常用的知識不僅了解,還要熟知精通,能指導(dǎo)實(shí)踐。

              (2)知識內(nèi)容要新。作為辦公室,要跟上工作節(jié)奏,就必須堅持先學(xué)一步,深學(xué)一層,善于汲取新的營養(yǎng)。

              (3)知識學(xué)習(xí)要深。就是知其然,還要知其所以然。對各方面的知識,雖不能象專家那樣深有造詣,但也應(yīng)對其內(nèi)涵、實(shí)質(zhì)有較深、較細(xì)致的了解和掌握,尤其是對自己工作密切相關(guān)的某些知識領(lǐng)域,不能一知半解、不求甚解、淺嘗輒止。

              (4)知識運(yùn)用要實(shí)。這是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)決策參謀,協(xié)調(diào)處理政務(wù)、事條,運(yùn)籌推動工作之根本。有了實(shí)實(shí)在在的知識,當(dāng)決策參謀才能參到點(diǎn)子上,謀到恰當(dāng)處,才能有助于領(lǐng)導(dǎo)正確決策,協(xié)調(diào)內(nèi)外時才能不說外行話;推動工作才能成為有本之木,有源之水。

              三是有能。即才能。

              第一,能參會諫善謀劃。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的左右手,在參謀進(jìn)諫時,要求辦公室必須深思熟慮,出于公心,掌握好分寸,切忌瞎參謀,亂摻乎,干擾領(lǐng)導(dǎo)決策。

              第二,能寫會說善料事。辦公室承上啟下、行文理政,不僅要懂文能寫文章,而且要能言善辯,還必須能在繁雜的事務(wù)、政務(wù)中處事不亂、料事有方。三者缺一,不能說是完美的辦公室。

              第三,能調(diào)會研善出招。調(diào)查研究是辦公室的一項基本功。任何好的文章、講話、意見、決策建議都源于實(shí)踐,來自深入細(xì)致的調(diào)查研究。不會調(diào)研,就不能干好工作,沒有調(diào)研,就沒有好思路、新招數(shù)。

              第四,能逢會圓善協(xié)調(diào)。辦公室工作頭緒多,焦點(diǎn)也多,處理協(xié)調(diào)不好,不僅會貽誤工作,而且有損于領(lǐng)導(dǎo)形象。辦公室既要聚焦,還要分散化解矛盾、解決問題,就應(yīng)具備左右逢緣能力。這種能力是工作藝術(shù)的體現(xiàn),與放棄原則、奴顏媚骨、討乖賣好、和稀泥等作為是截然不同的兩碼事。

              四是有道。即修養(yǎng)。

              從某種意義上說,辦公室常常處于被駕馭的地位。駕馭辦公室的,一般不是一個人(分管領(lǐng)導(dǎo)),而是一個群體(領(lǐng)導(dǎo)班子)。除此之外,本部其他部門無一例外地都是辦公室的“內(nèi)部客戶”。在這樣的環(huán)境下,做到溝通上下,聯(lián)系內(nèi)外,協(xié)調(diào)左右,辦公室確實(shí)應(yīng)該“有道”:不以言輕而金口難開;不以職低而唯唯喏喏;不以位尊而居高臨下;不以事雜而事無巨細(xì);不以欽差而頤指氣使;不以參與而越職越權(quán);不以面寬而顧此失彼;不以受制而碌碌無為。

              首先,頭腦清楚。知道自己是干什么的,應(yīng)該干什么,不該干什么,定位要準(zhǔn)確,不能忘乎所以澆了別人的園,也不能昏昏沉沉荒了自己的田。

              其次,眼光敏銳。看問題、辦事情要思路清晰,反映迅捷,高人一籌。善于透過現(xiàn)象抓本質(zhì),抓到點(diǎn)子上。

              再次,心胸開闊。做什么事情,都能拿得起、看得開、放得下。挨了批評不氣餒,有了成績不驕傲,遇到挫折不失志,心底無私天地自然會寬。

              最后,出手不凡。要做到這一點(diǎn),還需磨刀不誤砍柴功,注重平時修養(yǎng)錘煉,才能厚積而薄發(fā)。

              五是有威。有威才能有為。

              辦公室的威主要包括三點(diǎn):

              一是威嚴(yán),源于自身素質(zhì)。文化底蘊(yùn)、政治理論、業(yè)務(wù)技能、道德品行是自身素質(zhì)的直接表現(xiàn),這四個方面的修養(yǎng)搞好了,自身素質(zhì)提高了,威嚴(yán)就會產(chǎn)生,就會贏得人們的尊敬。

              二是威信,源于自身能力。一個人要樹立威信,除了自身的文化政治修養(yǎng)和知識閱歷外,更重要的是看認(rèn)識分析事物,處理和解決問題的綜合能力,看工作方法藝術(shù),工作效果和業(yè)績。你的能力使人信服,處事手段和結(jié)果使人佩服,威信自然就樹起來了。

              三是威力,源于自身表率。辦公室的威力除所處地位使然外,主要在自身的表率作用。這是無言的推銷,無聲的號令,這種力量勝過千百遍說教。