機(jī)關(guān)文秘的“武功秘籍”

機(jī)關(guān)文秘必備的“武功秘籍”

　　公文寫作水平的提高非一朝一夕之功，不能一蹴而就、一步到位，也不能蹩腳郎中治病——頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳，就寫而寫、為練而練。下面給大家介紹機(jī)關(guān)文秘必備的“武功秘籍”，歡迎閱讀!

　　機(jī)關(guān)文秘必備的“武功秘籍”

　　劈柴不照紋，累死劈柴人。我們進(jìn)行公文寫作的“紋”，就是所在部門的發(fā)展脈絡(luò)，即所處發(fā)展階段、發(fā)展態(tài)勢、優(yōu)勢特點(diǎn)、存在短板等情況。可以通過查閱上級(jí)來文、下級(jí)呈文、本部門成文、信息簡報(bào)、發(fā)展規(guī)劃以及歷年工作部署、總結(jié)等文件資料來熟悉和掌握。對發(fā)展脈絡(luò)有了宏觀性、格局性的把握，起草公文才能更具指導(dǎo)性和針對性。

　　2強(qiáng)化語感培養(yǎng)要多“看”

　　多瀏覽黨報(bào)黨刊、上級(jí)講話、條例辦法，認(rèn)真研究領(lǐng)導(dǎo)在各種場合的發(fā)言，領(lǐng)會(huì)公文的寫作要求、寫作要領(lǐng)，參悟行文習(xí)慣、行文特點(diǎn)，并不斷深化理解、咀嚼揣摩。這樣起草公文時(shí)才能“賣什么吆喝什么”“到哪山唱哪歌”，既不講外行話，又符合行文習(xí)慣。

　　3加強(qiáng)邏輯認(rèn)知要多“學(xué)”

　　邏輯是思維的體操，學(xué)習(xí)一些基本的邏輯常識(shí)，掌握一些概念關(guān)系、性質(zhì)命題、推理方法等方面的邏輯知識(shí)，了解一些常見的邏輯錯(cuò)誤、邏輯理念、邏輯方法，不但可以防止寫文章過程中出現(xiàn)主次不分、條理不清、概念混亂、邏輯跳躍等多種問題，還可以讓思維更加全面、深刻和理性，對矛盾問題的處理更加科學(xué)合理，起草公文也會(huì)更加得心應(yīng)手。

　　4提高語法水平要多“練”

　　詞匯是語言的材料，語法是使詞匯材料有機(jī)組合的規(guī)則。學(xué)習(xí)鞏固基本的語法知識(shí)，掌握主、謂、賓等成分的概念、位置、作用，學(xué)會(huì)分析句子成分并經(jīng)常加以練習(xí)。在起草公文時(shí)就會(huì)比較敏感，對語句不通順、存在語法問題的病句就能直指要害并加以糾正。

　　5積累文學(xué)素養(yǎng)要多“讀”

　　多閱讀古今中外的經(jīng)典著作，揣摩名家感知世界、描述事物、評論說理的功夫和本領(lǐng)，對于一些膾炙人口的經(jīng)典段落，可以進(jìn)行摘抄，加深體會(huì)。日積月累，才會(huì)使文字的使用更精準(zhǔn)、更到位。

　　6不斷推敲研究要多“改”

　　一篇相同命題的公文，要看“高手”和前輩們是如何切題、闡述、論證的，再對照自己的文章，看看問題在哪、差距在哪。自己寫成的公文要及時(shí)“熱處理”，多讀幾遍，看看行文方式、邏輯關(guān)系、遣詞造句有無問題。如有條件還可以進(jìn)行“冷處理”，擱置一段時(shí)間再拿出來，以旁觀者角度查找不足。對于上級(jí)修改過的文稿要認(rèn)真保存、經(jīng)常翻閱，學(xué)習(xí)寫作思路、寫作方法，對自己文稿中出現(xiàn)過的問題要避免再犯，對不理解的問題應(yīng)及時(shí)查閱和請教。

　　公文寫作三部曲

　　醞釀準(zhǔn)備階段：要胸有成竹　　

　　“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，就像蓋房子一樣，公文寫作動(dòng)筆之前，也要對其有一個(gè)完整、可靠的規(guī)劃和準(zhǔn)備。事先準(zhǔn)備充分與否，直接影響以后寫作的進(jìn)度和質(zhì)量。公文寫作的準(zhǔn)備既包括內(nèi)容，也包括形式，要通過充分的醞釀準(zhǔn)備，達(dá)到對整篇公文胸有成竹。具體來說，公文寫作的準(zhǔn)備應(yīng)從以下幾方面著手。

　　（一）明確“為什么寫”——主旨目的要明。

　　公文是公務(wù)活動(dòng)中傳情辦事的工具。每一篇公文的發(fā)出，都有其特定的作用，也就是公文所要達(dá)到的目的。寫一篇公文，首先要明確這篇公文是要達(dá)到什么樣的'目的。比如：是要解決全局問題，還是要解決局部問題；是要對方了解、認(rèn)識(shí)到某些問題，還是要求對方采取行動(dòng)、措施等等。要根據(jù)公文的寫作目的和達(dá)到這一目的的根據(jù)，確定公文所要表明的主要觀點(diǎn)、主張，即公文的主題。如果是領(lǐng)導(dǎo)交辦的寫作任務(wù)，起草者應(yīng)就這些問題向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行仔細(xì)詢問，認(rèn)真研究，很好地領(lǐng)會(huì)個(gè)中含義，切不可不懂裝懂，自由發(fā)揮。

　　（二）把握“寫什么”——材料搜集要全。

　　“巧婦難為無米之炊”，有無豐富的寫作材料和參考資料，對于一篇公文的成敗，起著十分重要的作用。搜集材料要在“全”字上下功夫。要找全需要運(yùn)用和參考的有關(guān)內(nèi)容方面的資料。既要有面上的情況，又要有點(diǎn)上的情況；既要有正面的事例，又要有反面的事例；既要有新近的事實(shí)，又要有歷史的事實(shí)；既要有上頭的精神，又要有下面的反映。全方位地掌握了解資料后，思想觀點(diǎn)就會(huì)更加客觀，方法步驟就會(huì)切實(shí)可行，寫作起來便游刃有余，寫出的公文也就豐滿充實(shí)。

　　（三）確定“怎樣寫”——謀篇布局要細(xì)。

　　謀篇布局，就是圍繞主題把有關(guān)內(nèi)容組織成篇的過程。公文的成敗，往往取決于謀篇布局。主要應(yīng)該確定三個(gè)方面的內(nèi)容：

　　一是定格式。要根據(jù)公文的主旨和目的，確定公文的發(fā)文對象，選擇適當(dāng)?shù)奈姆N。

　　二是定結(jié)構(gòu)。即要為公文建框搭架，即撰寫寫作提綱。寫作提綱至少要解決如下問題：一是要進(jìn)一步確定中心論點(diǎn)和寫作思路；二是要確定總體結(jié)構(gòu)、段落層次，解決好先寫什么、后寫什么的問題；三是要選擇主要材料和骨干事例，根據(jù)文章的總體結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理安排；四是要初步擬出文章的大小標(biāo)題；五是要基本確定文章的開頭、結(jié)尾和論證方式，即如何開篇，如何收尾，如何轉(zhuǎn)承啟合銜接過渡等。一般而言，為確保公文的準(zhǔn)確、嚴(yán)肅和寫作速度，再簡單的公文，寫作前都應(yīng)擬個(gè)提綱。

　　三是定重點(diǎn)。要根據(jù)文章的主旨目的，確定哪一部分應(yīng)詳寫，哪一部分應(yīng)略寫。上述三個(gè)方面確定之后，剩下的就是文字工作了。

　　草擬初稿階段：要一氣呵

　　準(zhǔn)備工作好比是“十月懷胎”，起草環(huán)節(jié)則是“一朝分娩”。初稿寫作不順利，就難以高效率地完成預(yù)定的寫作任務(wù)。從筆者的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)看，起草初稿最好是一氣呵成。

　　（一）身心俱入。撰寫公文，也需要一種發(fā)自內(nèi)心的寫作欲望。公文寫作者應(yīng)當(dāng)力求變被動(dòng)為主動(dòng)，形成一種“我要寫”的心理狀態(tài)。在還不具備這種寫作心理的時(shí)候，就不要急于下筆。一般來說，缺乏寫作欲望的主要原因還是準(zhǔn)備不充分，沒有達(dá)到呼之欲出的境界，在這種情況下，應(yīng)該對文章重新進(jìn)行研究和思考，一旦成竹在胸，就容易激發(fā)寫作熱情。熱情調(diào)動(dòng)起來后，就應(yīng)該專心致志、全力以赴地進(jìn)行寫作。

　　（二）一氣呵成。初稿只是個(gè)“胚胎”，還有待修改，所以初稿寫作時(shí)不必過于拘謹(jǐn)，應(yīng)盡可能寫得豐厚一些，盡可能把與主題有關(guān)的材料寫進(jìn)去，把語言展開一些，不一定求精求簡，而應(yīng)該力求表達(dá)到位。較之開始的寫作提綱，是多安排幾個(gè)層次，還是合并某些內(nèi)容，這時(shí)也可放開一些寫，根據(jù)主題表達(dá)的需要，做一些必要的調(diào)整。如果初稿寫作時(shí)過于拘謹(jǐn)，處處苛求，不斷地否定自己，那只能是寫寫停停，文氣也可能是斷斷續(xù)續(xù)，這種做法是不可取的。寫作時(shí)遇到難點(diǎn)不要停筆，“跳過”繼續(xù)往下寫。一氣呵成的文章，往往能文氣貫通，思路暢通。

　　（三）不離主旨。當(dāng)起草者的主觀積極性調(diào)動(dòng)起來后，其思想經(jīng)驗(yàn)的積累也自然會(huì)被調(diào)動(dòng)起來，文思泉涌，常常會(huì)產(chǎn)生一種角色變化的感覺，儼然覺得自己是一位領(lǐng)導(dǎo)者，容易在寫作過程中加入自己的觀點(diǎn)和意圖。但公文寫作畢竟是“代言”而不是“自言”，是代表組織發(fā)號(hào)施令、指導(dǎo)工作和溝通信息，公文的行文主旨、中心思想、主要觀點(diǎn)在寫作前早已確定。因而執(zhí)筆者在寫稿時(shí)，在觀點(diǎn)、結(jié)論、主張等公文的思想、主題方面要按照既定方針，不能隨心所欲地改變和無限度地發(fā)揮，對自己的思想要有所收束，不能讓它代替領(lǐng)導(dǎo)和集體的意圖。

　　修改定稿階段：要雙向?qū)徃?/strong>

　　作為執(zhí)筆者，在修改公文時(shí)，既要站在行文者的角度，又要從受文者的角度對公文進(jìn)行審改。

　　（一）要站在行文者的角度檢驗(yàn)公文的準(zhǔn)確性。

　　對公文的修改，要從大處著眼，小處落筆，先檢查公文的主旨材料、通篇結(jié)構(gòu)是否有毛病，然后從字、詞、句、段逐一進(jìn)行檢驗(yàn)修改。

　　1. 看主題是否正確，表達(dá)是否清楚。首先檢查主題是否正確，是否符合黨和國家的有關(guān)法規(guī)、方針政策等等。主旨正確了，再看主旨是否表達(dá)清楚，要從三個(gè)方面檢驗(yàn)：一是要檢查公文的大小標(biāo)題是否概括準(zhǔn)確，是否直接、簡潔、鮮明地反映主題；二是要檢查公文內(nèi)容表述是否集中，是否緊扣主題，反映主題；三是要看文章的思想性是否與主旨相統(tǒng)一。

　　2. 看結(jié)構(gòu)是否合理。修改時(shí)應(yīng)檢驗(yàn)結(jié)構(gòu)布局是否完整合理，有無殘缺脫漏；段落層次是否分明并合乎邏輯；過渡照應(yīng)是否恰當(dāng)；開頭結(jié)尾是否得體等等。

　　3. 看選材是否正確、典型。根據(jù)寫作目的和公文主旨的需要，對初稿選用的材料要認(rèn)真檢驗(yàn)核實(shí)。對虛假失實(shí)的材料要堅(jiān)決舍棄；材料空洞貧乏的應(yīng)適當(dāng)補(bǔ)充以使主旨基礎(chǔ)堅(jiān)實(shí)。

　　4. 看語言是否精當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否規(guī)范。初稿形成后，要逐字逐句推敲語言，刪繁就簡，竭力將可有可無的字、句、段刪去。同時(shí)，用詞要準(zhǔn)，要考慮公文的語體特色，以使語言達(dá)到準(zhǔn)確、精煉、規(guī)范、明白、樸實(shí)、生動(dòng)的要求。另外，還要檢查標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是否恰當(dāng)，有無錯(cuò)別字等。這些看似細(xì)枝末節(jié)，但如果馬虎大意，造成疏漏，就會(huì)使受文者產(chǎn)生誤解或引發(fā)歧義，甚至出現(xiàn)重大錯(cuò)誤，給工作帶來困難或造成損失。

　　（二）要站在受文者的角度檢驗(yàn)公文的可行性。

　　執(zhí)筆者在修改公文時(shí)，還要從受文者的角度出發(fā)，對公文內(nèi)容的正確性、可行性和指導(dǎo)性進(jìn)行檢驗(yàn)。

　　一要查政策界限是否正確。每件公文規(guī)定要做什么，不要做什么，應(yīng)當(dāng)怎么做，政策界限必須正確，否則，在執(zhí)行中必然會(huì)產(chǎn)生偏差。

　　二要查措施辦法是否明確具體。要重視檢查“工作交代”是否明確。凡請示的文件，均須寫明情況和自己的要求及意見，并寫明希望何機(jī)關(guān)何人何時(shí)答復(fù)何項(xiàng)問題。凡指示的文件，對各級(jí)的要求，亦應(yīng)規(guī)定明確。

　　三要查措施辦法是否可行，各方面有無抵觸。文件提出的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的措施和解決問題的方法必須切實(shí)可行，否則，就可能成為一紙空文，達(dá)不到行文目的。

　　因此，要注意查明下列問題：提出措施、方法的理由是否充分，它與客觀條件是否符合，在行文范圍內(nèi)是否有普遍指導(dǎo)意義。同時(shí)，要檢查文件的內(nèi)容與中央、上級(jí)發(fā)布的方針、政策、規(guī)定等是否保持一致，與同級(jí)平行機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定、辦法有無抵觸，與過去本單位制定的有關(guān)政策規(guī)定是否有矛盾。如有不一致的地方，要根據(jù)情況進(jìn)行修改或適當(dāng)處理。另外，還要查看文稿本身的標(biāo)題和內(nèi)容、觀點(diǎn)和材料之間有無自相矛盾、互相抵觸的地方。以上三點(diǎn)得到全面解決，才能有效推動(dòng)受文者自覺地按公文要求行動(dòng)，促進(jìn)公文目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。