秘書溝通技巧

秘書溝通技巧

　　在人際交往中, 溝通無所不在。所謂溝通, 是指為了一個設定的目標, 把信息、思想和情感在個人或群體間傳遞,并且達成共同協議的過程。從某種意義上來說, 溝通不但是一種職業技能,而且也是一種生存的方式。作為一名秘書 , 想要當好領導的助手 , 除了需具備 基本的專業知識和技能之外, 更重要的是要做好溝通工作, 不但能溝通, 還要會溝通, 也就是說要掌握溝通的諸多技巧并靈活運用, 這樣才是一個合格的秘書。

　　秘書工作中需要溝通的人群無非有三大類,一是領導,二是同事,三是群眾。

　　一、與領導的溝通技巧

　　穆罕 默德曾經說過 :“山不走過來, 我就走向山�！睂τ诿貢鴣碚f, 要想當好參謀,就要學會走向領導。但是不同的領導有著不同的性格,在與他們的溝通當中, 當然也要因人而異,特別要把握好以下幾點:

　　1.在與領導溝通時要認清自己的位置

　　無論何時何地,秘書人員要切記自己是領導的助手,屬于份內的事情要認真做好,除此以外不能擅做主張。要維護好管理層內部的團結,在向領導匯報、請示、反映問題時, 不發表有關領導個人的議論, 不當傳話筒, 不說不利于團結的話。

　　2.與領導溝通時要學會未雨綢繆

　　領導每天需要面對和解決的事情很多, 為了提高溝通的質量,秘書人員要提前把溝通的目的以及表達的方式思考成熟, 對領導的工作日程也要有個清晰的了解，還要對領導的心情做個大致的揣摩，這樣既能節省時間,也能使溝通更為有效。倘若在領導日程排得很滿、心情又很糟糕的時候去與之溝通, 往往會事倍功半, 不但達不到溝通的目的, 反而會使領導對秘書人員產生反感。

　　3.針對不同性格的領導，采取不同的溝通方法

　　秘書平時在與領導的接觸中, 要學會觀察,學會總結。針對不同性格的領導, 找出適合與之溝通的方法。比如與冷靜型的領導相處時, 秘書人員可能會覺得對方難以捉摸, 這就需要秘書人員善于觀察, 從領導日常的工作中去了解他的喜好。在與領導溝通的過程中，多聆聽他的意見和建議, 切勿自作主張;凡是領導交辦的事務,務必要做到萬無一失,對一些細微之處做到一絲不茍。這樣相處一段時間后, 就會取得冷靜型領導的信任。雷厲風行、有魄力的領導通常性格爽快, 很欣賞有才能的人。因此在與他相處時,可以大膽地提出自己的想法和建議, 恰到好處地施展自己各方面的才能。由于這類領導相當有魄力, 所以只要你的建議可行, 他都會支持你。在和這類領導相處時, 除了要扎實穩妥地辦事之外,還要注意在領導面前把握好一個表現的“度”,盡管他愛才惜才,但是如果表現過頭,會讓這類領導認為你是在故意賣弄, 反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領導性格各異,但是只要秘書人員在工作中兢兢業業,多思考、勤學習, 加上巧妙使用溝通的技巧,那么我們就能從容面對。當然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質有問題的領導,最好的辦法就是選擇離開,因為和這種類型的領導相處,不僅會感到溝通是件異常困難的事情,而且工作上也會帶來很多意想不到的麻煩。

　　二、與同事的溝通技巧

　　在一個單位里面,秘書除了要面對領導,更多的時候是要面對各位同事。為了使各項工作順利開展,秘書人員在與同事相處時要把握好以下幾點:

　　1.尊重他人，隨和待人

　　每個人都渴望得到別人的尊重, 尊重別人也就等于尊重自己。所以, 在與同事的接觸中, 秘書人員要牢記：不該問的話堅決不問,不該開的玩笑堅決不開,不在任何同事面前說三道四。對每一位同事都平等相待,千萬不要因為對某個人有意見或看不慣, 就不屑于與其說話,這樣很不利于團結。有時簡單的一聲問候就能營造和諧的氛圍,使工作順利開展。

　　2.講究誠信，寬容待人

　　誠信是人與人之間溝通的基礎。秘書人員在與同事相處時, 要樹立“誠信第一”的觀念,答應別人的事情要做到言必信,行必果。即使由于某種原因沒有做到,也要誠懇地向對方說明,取得對方的諒解。對于同事的一些小缺點和小毛病,不能挖苦諷刺;對于聽到的一些關于議論自己的言論,也用不著去追根問底,要以一顆平常心對待，有則改之，無則加勉。當然在工作中我們難免會和同事有一些磕磕絆絆，這時，要學會主動找同事和解, 只要真誠地向對方解釋清楚,相信一定會贏得對方的理解。總之,寬容是一種美德,它會讓周圍的人更加尊重你。

　　3.做老實人、說老實話、辦老實事

　　很多人認為秘書是領導身邊的人,不好接近。作為秘書想要消除同事的這種誤會,就必須在和同事的相處中,堅持實事求是的原則,有多大能力辦多大的事情，不要高高在上，更不要到處炫耀自己的成績，要保持謙虛謹慎、踏踏實實的工作作風。

　　4.關心他人,有良好的協作精神

　　要想和同事很好的溝通,就要善于在“情”字上下功夫,無論是在工作中,還是在生活上,要學會和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請教時,要耐心地解答,做到知無不言,言無不盡;同事在生活中遇到了難處時,要在精神上或者物質上及時給予幫助,使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進行時,要學會主動承擔責任,不斤斤計較。這樣, 會讓同事認為你是一個很好的合作伙伴,從而愿意與你共事，工作的效率也會提高很多。

　　三、與群眾的溝通技巧

　　辦公室是一個職能部門,經常要接觸來訪或辦事的群眾, 秘書與他們溝通時要把握好以下兩個原則:

　　1.注重禮儀，微笑服務，態度積極

　　由于辦公室代表著一個單位的形象,所以秘書人員一定要注意自己的自身形象,包括穿著打扮、說話的語氣和用詞。無論來訪者是何種身份,秘書人員都要笑臉相迎，給來者留下美好的第一印象。要主動詢問來訪者的來由和目的盡可能地幫他們提供相關的服務。在接聽電話時，要主動問候來電者，并詢問他所要找的人或所要辦的事，語氣要平緩,不能生硬。必要時要準確記錄來電者的重要信息, 并及時幫他轉達或辦理。

　　2.耐心地傾聽,積極地協調

　　辦公室常常會遇到一些帶有負面情緒的來訪者,這時秘書人員首先要做一個忠實的聽眾,允許他們把心里話發泄出來,從中找出問題的癥結所在。可以辦理的,要與有關部門積極地協商,及時給予解決;因種種原因不能辦理或無法解決的除了穩定來訪者的情緒外, 還要動之以情，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，盡可能地使他們滿意而歸。對于那些不講道理、故意刁難的來訪者, 最好的辦法是使用緩兵之計, 委婉地勸說來者先回去,了解情況后再說。

　　總之,秘書的工作比較繁雜，要想當好秘書這個角色，就要學會處理方方面面的關系，也就是說要學會溝通。有效的溝通不僅能使工作環境變得輕松愉快，在開展各項工作時，更加游刃有余，還會使一個單位的整體形象在無形中得到進一步的提高。

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