文秘如何提高公文質量

文秘如何提高公文質量

　　提高文稿質量，是黨政機關工作人員特別是秘書工作者必須解決好的重要問題。從某種意義上說，文稿質量反映機關的工作水平，決定個人的成長進步。提高文稿質量，需要長時間和多方面努力。

　　文成于思

　　這里的“思”，包括提高思想高度與把握思考角度。思想高度，是指我們平常所說的思想性，它是文稿的靈魂，是文稿寫作成敗的關鍵。對一篇好的文稿，人們往往會有“高屋建瓴、思想深刻、立意高遠”等評價，這是因為它有思想高度。一篇沒有思想性的文章，往往顯得平平淡淡、蒼白無力。把握思想高度，要注意這幾點：

　　一要準確把握主題。一般來說，一篇文稿最好突出一個主題，通篇圍繞一個中心來展開，防止“四面出擊”。主題不應太宏觀、太久遠，而要“以我們正在做的事情為中心”，具有較強的針對性。

　　二要認真提煉觀點。主題確定以后，要有觀點來支撐。觀點要緊緊圍繞主題，從不同側面來論述。觀點應是理論與實踐相結合的產物，有新意、有見解，不是一般化的泛泛而談。

　　三要深入進行論述。觀點就如同一個骨架，需要補充有血有肉的東西，所以還要加以深入論述。論述是否精辟，不在于文字多少，而在于是否到位，古語所說“隔靴搔癢贊何益，入木三分罵亦精”，就是這個道理。深入進行論述，具體來說，就是要有權威性;有辯證性，運用哲學思維，具有思辨色彩;有對比性，前后左右、橫向縱向進行對比，學會用數字說話;有例證性，列舉典型事例，用事實說話。

　　文成于細

　　美國首都華盛頓郊區有個叫“小華盛頓”的酒店，規模不大，但人均效益卻是全美第一。它服務細致到什么程度呢?比如客人一進門，就有專門的心理師來測試心情指數，看客人今天高興還是不高興。對心情指數偏低的顧客，總經理就會出面，給客人贈送紅酒，然后領客人參觀廚房，客人心情好轉了，消費自然會增加。正因為這個酒店無與倫比的細致服務，所以創造了全美第一的人均效益。

　　同樣，要提高文稿質量，就要提高文稿的精細化水平。最重要的是增強責任意識，特別是要樹立“最后一道關口”的意識。不要因為忙或累，或者自己不是最后的“關口”，就輕易把錯誤放過去，不能因為身后還有運轉環節就粗心大意，要始終做到高度負責。

　　文成于改

　　好文章是改出來的。一稿就通過、一稿就成為精品的文章不是沒有，但為數極少，多數文章要經過反復修改、不同環節修改才能成功。

　　如何修改，大體應當把握這幾個關口：

　　一要把好內容關。要注意主題是否鮮明，觀點是否正確，能不能立得住，文題是否相符，有沒有無病呻吟、節外生枝等現象。

　　二要把好文字關。主要看表述是否準確，語言是否流暢，文字是否清楚、簡潔。要留意括號、引號里的東西，因為這些較容易被忽視。引用東西一定要引對，不要讓改稿的人親自去核對，這樣會增加其工作量，同時別人對你的責任意識也會產生懷疑。運用的數據、事例、標點符號準不準，字、詞、句有沒有毛病，這些都要注意。有人把犯這些文字上的“小”錯誤叫做“小兒科”錯誤，就是說很不應該犯的錯。試想，如果一個公文的字詞、標點、所引數據有誤，會是什么效果?

　　三要把好格式關。這個問題要注意正反兩個方面：一方面，文無定法，形式要服從內容;另一方面，文有規矩，格式也是必須強調的。比如序號如何規范，漢字、阿拉伯數字怎么用;比如字號要求，黑體、楷體、宋體的用法和順序等，都要按規范使用。此外，文稿運轉前要仔細檢查裝訂、清點頁碼等，防止出錯。

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