秘書的意識與氣質修養

秘書的意識與氣質修養

　　秘書工作主要是圍繞領導者的管理目標、決策思想、重大部署，及時有效地為領導者進行決策管理提供準確全面的信息，提供更加高效、科學、優質的服務。下面是小編分享的秘書的意識與氣質修養，一起來看一下吧。

　　一、要有深邃的思想觀點，貴在創新

　　深邃的思想觀點是當好參謀之本，做好秘書工作之魂。只有思想深邃，當參謀才有灼見，定事情才能精深，工作才能卓有成效。為此，應重點把握好兩個方面：一是認識要深.認識不能停留在表象上或被假象所迷惑，要能透過紛繁的外在現象看到問題的本質，不僅了解事物的現狀，還能根據事物發展趨勢有所預測。認識事物最重要的一點，就是把看到的事物的主要矛盾，對主要矛盾做出全面透徹的分析，才能準確地把握事態的發展變化。

　　同時，要善于從征兆中發現大問題，做到“平凡中見奇”。二是觀點要新。當然新的思想和觀點，不是“閉門造車”，別出心裁，更多的還是對在實踐中提出的問題，有所提煉、概括和升華。如：能從司空見慣的現象中講一點與人不同的見解，講人人心中所想，筆下所無的東西;能把一些分析的意見，進行系統歸納和概括，能把原則性思想觀點具體化;能提出突破性措施和建議，等等。這些都是“創新”。

　　二、要有廣闊的視角，貴在灼見

　　角度是觀察問題的立腳點。角度不同，對問題的認識就不同。正像蘇軾詩云：“橫看成嶺側成峰，遠近高低各不同。”這說明看問題的角度是非常重要的。要寫好材料，必須把握好自己看問題的角度。角度越正，看問題就越深。要站在改革的角度看問題。改革是當今集團公司的主旋律，是各項工作的主題。要“高站一步”，看問題的角度要高。同時堅持站在客觀實際的角度，觀察分析問題，這樣，才會使我們看問題更全面、更扎實，提出的辦法和措施更實際、更有針對性，才能站得高，看到遠，站得牢，看得實，才能眼觀六路，耳聽八方，從而獲得真知灼見。

　　三、要注意調查研究，貴在求是

　　實踐證明，調查研究是認識事物、獲得真知灼見、掌握第一手資料的重要手段。作為一名秘書，必須苦練調查研究的基本功，在求是上狠下功夫。

　　第一，要勇于從實際出發，敢于求是。敢，就是敢于面對現實，服從現實。面對現實，是指任何時候都不要拘泥于書本、文件和權威人士的結論和理論，根據實際情況，敢于提出自己的觀點和看法;服從現實，就是發現真實情況和任何情況下，任何人面前，都敢于堅持和反映。搞調查研究必須具備追求真理的品質。如果不忠于事實，先入為主，按框框找例證，這種調查比不調查的危害更大。

　　第二，詳細占有材料，實中求是。事實是“是”的載體，“是”是事實的靈魂。要求出“是”，必須掌握事實。但這種事實，不是支離破碎的、道聽途說的、似是而非的，而是要具有真實、豐富、完整、系統的特點，是客觀存在的，是事物的本來面目，而不是主觀想象或主觀強加于客觀的東西。

　　第三，善于透過現象看本質，深中求是。由于“是”隱藏在現象的后面，只有深入下去才能透過現象，認識本質，弄清事實真相。

　　四、要善于分析綜合，貴在升華

　　分析與綜合是寫好材料，當好秘書的兩個關鍵環節。分析是綜合的基礎，綜合是分析基礎上的歸納和概括。首先要注重對情況的分析。情況分析不透，就不能寫出好的材料，只有周密系統地分析，才能認清事物的面貌，把握事物的內在聯系，有針對性地提出解決問題的辦法。分析情況要重點把握四個要點：一是要全面。“不因愛而溢其美，不因恨而憎其惡”。既不能報喜不報憂，也不能只見問題，不見成績。二是要把握主流。要注意定性和定量分析相結合，從定量分析中，把握形勢發展趨勢，并從量變的積累中把握形勢發展的本質。三是要動靜結合。既要靜觀其姿，又要動觀其勢。就當前企業生產形勢來說，不僅要看統計報表所反映的數據或直觀反映，更重要的是要在調查研究的基礎上，分析其發展趨勢，有所預測。四是要注意典型和事例的分析。典型是旗幟，是方向。從典型中提練出的東西，最有說服力，要善于運用典型，分析典型，挖掘它們的內涵，從中提練有價值的東西。其次要善于綜合。綜合的過程，是用已有知識繁衍新知識的過程，所以綜合就是革新，綜合就是創造，把豐富的材料加以去取精、去偽存真，由此及彼、由表及里的改造制作，形成觀點概念，并不斷繁衍新的知識。

　　五、要有豐盈的儲藏，貴在積累

　　“天才在于勤。勤奮在于積累”。有的秘書定材料之所以質量不高，很重要的一條原因，就是占有材料少。要做一名合格的秘書，必須在積累材料上下一番苦功。一是思想觀點積累。思想觀點具有繼承性，借鑒別人的東西，開闊自己的視維，豐富自己的頭腦。無論是看東西，還是聽講話，或者閑談，只要發現好的思想觀點，就隨時記下來，日積月累，就成為寫材料的良師益友。二是數據的積累。要逐年積累，經常分析、研究，一方面，恰當運用這些數據，使寫出來的材料更有說服力。三是正反典型如同一面旗幟，給人以示范，一句話，它是先進思想的凝聚，影響社會各個方面，感染力強。反面典型如同一面鏡子，給人以教訓，給人以深思，給人以財富，典型材料積累多了，寫講話，寫報告，就思如涌泉，論證有力，就事論理，思想深邃。實踐證明，只有通過積累，才能不斷豐富知識，增強素質，提高寫作水平，才能真正成為文秘戰線上的“行家里手”。

　　六、要有準確的表達能力，貴在修辭

　　有人說“能說會道”是秘書的看家本領，這話的確有一定的道理。秘書在工作中雖然很少去演說，但卻經常要說話，匯報情況，提出建議，傳達指示，接待來訪，協調工作等等，大量使用的是口語表達。因此，口語表達在秘書工作中起著非常重要的作用。那么，秘書該如何進行口語表達才能獲得最佳的效果，才能進行成功的交際呢?近年來，有不少有關秘書方面的著作對此進行了闡述，歸納起來，大致有以下幾點：意思明白;誠實;語言生動;口齒清楚;條理分明，表達準確;說話得體;正確等等。

　　在秘書的口語表達中，掌握一定的修辭藝術，會有效地提高語言表達能力，從而實現有效的溝通。秘書在進行口語表達時，要注意與其所處的環境相一致，根據不同的交流對象和內容來確定合適的表達方式。秘書的工作涉及方方面面，針對不同的內容，秘書應選擇合適的表達方式以獲得理想的交際效果。主要表達方式有：委婉式、直截了當式、贊譽式、迂回式。

　　古人云：“辭不可不修，說不可不善”。修辭在秘書口語表達中的運用是十分廣泛的，這就要求秘書在工作中要不斷加強自身的語言修養，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語言的能 力。

　　七、要抓住中心，創新工作，貴在奉獻

　　作為辦公室的文秘人員，最主要的服務就是辦好會，辦好文、搞好信息調研。一要細致規范，做好會務服務工作。細節決定成敗，規范體現水平。會務服務的好壞影響著會議的成功與否，我們要結合單位實際制定出詳細的會務工作方案，根據會議規格高低、人員多少、日程長短，設立相應的工作小組，明確各小組的工作職責。二要嚴格認真，做好公文處理工作。在這里只談一下公文的審核工作，公文的審核要重點把好內容、程序和格式關。在內容審核上，首先要把好政策關，看文件是否符合現行政策規定，是否完整體現了發文機關的意圖;其次要把好文字關，看文字表達是否準確、通順、簡練，謀篇布局、結構是否符合問題要求，層次是否清楚、嚴密，文句是否符合語法、邏輯，語氣是否得體，數字、引文、標點等是否準確、規范、嚴謹。在程序審核上，重點要把好簽審關，要看公文是否嚴格按照公文處理程序進行簽審。三要積極主動，做好信息報送工作。信息工作是秘書工作的重要組成部分。

　　信息內容的選擇要抓住“三點”，做到“三貼近”。一是通過抓重點工作貼近領導意圖。二是抓熱點問題貼近群眾需求。三是通過抓亮點總結經驗貼近上級需求。為上級的決策提供科學的依據。要提高信息質量就要快、實、準。要快，就要要超前的收集信息，及時地將信息報送，做到參謀在前，謀劃在前。要實，就要深入調查研究，不調查，就沒有發言權;不調查，信息也就失去了它的科學性。要準，憂喜結合，信息的一個基本原則就是有喜報喜、有憂報憂、憂喜結合。

　　南宋著名詩人陸游在《冬夜讀書示子聿》這首詩中寫道：“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。”意思是說，從書本上學習到的知識，總是不夠扎實，也不夠用的。只有經過自己身體力行地去實踐，才能夠獲得全面的知識。這兩句話將理論與實踐的關系、直接知識與間接知識的關系，講得十分透徹。告誡后輩不要把自己關在書齋里死讀書，讀死書，而要走向社會生活，才能從實踐中獲得真知，提高工作能力。

　　作為一名秘書工作者，我們應該從陸游的詩句中獲得有益的啟示。經常聽到說某人在學校里是優秀的學生，每次考試都是全優，可是一旦走向社會卻不能適應工作，甚至找不到工作，成為一個“高分低能”的人。這就是“文憑不等于水平，學習好不一定能力強”的道理。這樣的例子比比皆是，前段時間炒得沸沸揚揚的博士乞丐就是一個典型的例子。所以，一個合格的秘書不僅要善于學習，而且要更加善于工作;不僅要努力讀書學習，而且更要重視社會實踐。如果把學習與工作當作互不相干的兩張皮，只會學習而不會工作，那就真成“百無一用是書生”了。

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