秘書人員的自我管理

秘書人員的自我管理

　　導語：秘書人員的自我管理包括工作管理、行為管理、時間管理、辦公環境管理四個方面。讓我們一起了解一下吧！

　　1、工作管理

　　秘書人員的工作有受支配、受制約的部分，也有自己支配的部分，這兩者需要秘書善于管理。

　　首先要有明確的工作計劃，包括工作目標、內容、分工或合作情況、工作步驟、方式方法、完成時間、標準要求等等，都要了然在胸。

　　其次是要區分輕重緩急，決定工作次序，有條理地進行。一般來說，受制約的工作置于前，自己支配的工作置于后；重大工作用整段時間，集中精力去做，日常事務工作利用空余時間，分散去做。

　　但無論做什么工作都要高標準、嚴要求。

　　2、行為管理

　　通常對行為的理解，既包括行為方式，也含有言語、舉止、態度等因素。秘書人員應根據不同的工作任務、不同的工作對象、不同的工作環境的來采取適當的行為方式。秘書做事要干凈利落，動作準確到位。秘書在任何場合、任何工作時間都應使自己的行為合乎禮儀的要求，做到穿著得體、談吐文雅、舉止落落大方。一般而言，秘書的言談、舉止、行為動作不宜呆板、遲緩，也不宜激烈、張揚。應保持一種冷靜、謙遜、隨和的形象。秘書尤其不能有意無意地賣弄才學，眩人耳目，而應該謙虛謹慎，言詞簡要、清晰，語氣溫和、明朗。秘書還應做到在任何場合都不背后議論上司的長短，不談論或泄露別人的隱私。

　　3、時間管理

　　秘書應科學地支配時間和充分地利用時間。要善于利用大段或整段時間去處理復雜并具有連續性的工作；善于利用小段、零星時間去從事簡單或可間斷的工作。秘書還應有效控制某些工作時間的彈性幅度，不要因無謂地敷衍而浪費工作時間。秘書還應養成定期記錄自己在一定時間內的工作時間使用情況，總結經驗教訓，結合工作成果作必要的調整，以提高工作效率。

　　4、辦公環境管理

　　秘書應注意對辦公室、辦公桌及用品、辦公室內外環境的管理。這些不僅關系到秘書和其他工作人員的工作情緒和工作效率，更涉及到秘書所在機關、企事業單位的形象。因此，秘書應養成每天提早15分鐘到辦公室打掃、整理環境，遲幾分鐘下班清理辦公桌的良好習慣。辦公室和接待室應保持窗明幾凈，辦公桌應整潔美觀，文具、文件、電話機、電腦、打字機、復印機等辦公用品應分門別類，安放整齊而又隨手可及。秘書還要經常清理自己的辦公桌抽屜、文件夾、資料柜等，既可清理廢紙廢物，又可及時發現遺忘的信函、文件，抓緊處理，避免積壓。這對提高秘書工作實際效率，樹立良好組織形象大有好處。

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