淺論秘書人員的任職資格

時間：2024-07-14 01:54:23 秘書資格我要投稿

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淺論秘書人員的任職資格

　　摘要：職業化已經成為國際職場通行的規則，秘書職業化是社會發展的必然趨勢。秘書工作步入規范化的軌道，使秘書發揮更好的作用，需要我們對秘書的任職資格有嚴格、規范的要求。

淺論秘書人員的任職資格

　　關鍵詞：秘書;任職資格;秘書人員;資格

　　秘書是組織或個人設置的一種職位，執行一定的職務。秘書工作既是公司或機關團體、企事業單位中諸多管理工作的是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。他們以輔助決策、綜合協調、溝通信息、辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領導者、主事者的參謀和助手。秘書工作既是公司或機關團體、企事業單位中諸多管理工作的一個重要方面，又是公司或機關團體、企事業單位正常運轉的基本環節。秘書人員的職責是協助、辦理、管理、服務。

　　秘書是當今世界上一支數量龐大的職業大軍。現代秘書工作的職責范圍已不是傳統意義上的單一型、被動型，而是一種綜合性、能動性很強的工作。為了秘書步入規范化的軌道，使秘書能發揮更好的作用，所以我們對秘書的任職資格有嚴格、規范的要求。秘書的任職資格通常分為技術資格和非技術資格。前者是擔任秘書職位必須具備的技術方面的條件，后者則為擔任秘書職位必須具備的個人素質方面的條件。

　　一、秘書的任職技術資格

　　（一）文化程度

　　受教育的程度是秘書任職的技術資格中的重要組成部分，因為具有一定的文化程度或者受過一定程度的教育，是擔任任何秘書職位的必要條件。擔任秘書職位不僅須具備一定的學歷，而且還必須掌握相關學科的知識，包括：擔任秘書職位都必須掌握的學科，其中是語文（包括語法、邏輯、修辭和寫作知識等）、數學和辦公室管理等學科的知識;自己所任的該秘書職位必須掌握的學科。

　　（二）專業技能

　　打字：打字機或電腦、文字處理機是秘書工作中處理各種資料的最重要的工具，因此打字是秘書必須掌握的一種最基本的技能。速記：是用各種記錄符號和縮寫符號代替字母、詞語或短句迅速記錄語言的一種方法，它也是秘書應該掌握的一種基本技能。寫作：是秘書必須掌握的一種技能，一般是要求秘書掌握主要常用的公文寫作技能。編輯：泛指在文稿正式交印之前對文稿做的各種整理加工，包括審閱、修訂、排版、校對等工作。從操作的角度看，編輯也是一種技能，以確保文稿在交印之前符合規定的標準。在使用文字處理機的單位，秘書除了掌握一般的編輯技能外，還應學會在屏幕上進行編輯的方法。歸檔：即按照一定的要求和方法把具有保存價值和有保存必要的文件歸入檔案，包括分類、立卷、編制索引等工作。由承擔辦理文書的職務，對各種文件的價值和作用都要有詳細的了解，這是從事文書歸檔的理想人選。所以秘書必須掌握歸檔技能。統計：對秘書來說，這也是一項重要的技能，因秘書承擔的職務，要求其不僅會運用定性研究的方法，也要會運用定量研究的方法，其中包括運用數字來說明問題。復制：由于秘書工作處理信息尤其是局面信息為主要內容，而處理局面信息（主要以文件的形式出現）的過程中經常需要若干副本，所以要求秘書掌握復制的技能，其中又特別強調掌握抄寫、復印和打印的技能。使用電信設備：主要指電話、電傳、傳真設備，因為它們目前是辦公室最普遍的電信設備。首先必須掌握使用的電信設備的性能和使用方法;其次要懂得所在單位對電信設備的各種規定;再次要了解上司對接聽電話的特殊習慣和要求。操作電腦：電腦是有史以來進入辦公領域最先進、最快捷、最重要的設備。會使用電腦可使秘書迅速、準確、圓滿地完成很多任務，從而提高其工作效率。使用電腦的技能分為兩個層次：一般操作技能;編制程序的技能。當然，秘書兩者兼會更好，但起碼必須掌握一般操作技能。語言：作為現代秘書當然要會簡單的英語會話，以方便其接聽外國人電話、收郵件和上網查資料。

　　（三）工作經歷

　　對個人來說，工作經歷是自己擁有的最寶貴的財富之一，同時也是重要的任職資格。對用人單位來說，求職者的工作經歷是值得重視的個人條件，甚至是關系到其能否被錄用的決定因素。對于秘書來說與理論相比，經驗更重要;與能力相比，態度更重要。

　　二、秘書任職的非技術資格

　　（一）一般狀況

　　性別：一般情況下女性比男性更適宜擔任秘書職位，這是由女性的生理和心理特征以及秘書工作的特點決定的。因與男性相比，女性做秘書有一些天然優勢：女性的語言能力比男性強;女性的直覺能力比男性強;女性比男性更安心于平凡的工作。因此當今世界上大多數國家，絕大多數秘書職位要求女性擔任。外貌：因為往往是上司甚至整個單位形象的代言人，這就要求秘書的外貌要使人愉快。因此大多數秘書職位要求求職者具有良好的外貌。體質：秘書承擔的職務雖然大多屬于腦力勞動的范疇，但也具有相當的體力勞動強度，尤其在要求突擊完成多項任務的情況下，不僅要耗費大量的腦力，也必須具備健康有力的體魄。秘書職位的人員必須具備良好的身體素質，從而確保任職后能勝任規定的各項工作和不斷工作。語言表達能力：秘書承擔的很多工作都必須借助口頭語言來完成，秘書理所當然必須具有良好的語言表達能力。具體要求是，用語準確、條理分明、重點突出、符合邏輯、評議清晰、語調自然、語氣溫和、語速適當，有些企業還把“吸引力”作為對求職者的語言能力的一種理想要求。

　　（二）智力狀況

　　注意力：即把意志集中在某些方面的能力，它是從事任何一種工作都不可缺少的能力。秘書工作屬于腦力勞動的范疇，因此要求任職者具有較強的注意力，在工作時做到全神貫注，高度集中。記憶力：即記住人物的形象或事情經過的能力，它也是從事任何工作不可缺少的能力。秘書工作范圍廣種類多，紛繁復雜，做好不容易。因此要求任職者必須具有較強的記憶力，所謂過目不忘、活字典都是對記憶力的贊美。判斷力：即對思維對象做出決定的一種能力，秘書在執行職務的過程中，經常要對有關問題做出決定，因此秘書職位要求任職者必須具有良好的判斷力。想象力：即在知覺材料的基礎上，經過新的配備而創造出新形象的能力。它是創造的基礎，要創造性地工作，必須具有良好的想象力，秘書工作有些是沒有操作模式的，如設計調查方案等，秘書執行這類任務必須有創意。論辯能力：即運用一定的理由來闡述自己意見的能力。論辯能力是秘書的一種很重要的能力，因為秘書在執行任務過程中經常要明確地表示對問題的看法，而要使自己的觀點能成立并被人接受，必須做到持之以恒，論之有理。學習能力：刻苦學習，努力提高思想、科學文化素質各種不同的工作瀏位對其工作人員都有相應的素質要求。作為新時期的秘書人員，這種素質要求顯得更嚴格、更全面，甚至更苛刻。是否具有良好的素質，對于做好領導秘書工作是一個非常重要的問題，也是評價一位秘書人員是否稱職的基本依據。因此，秘書人員必須刻苦學習，努力提高自身的思想素質。秘書工作頭緒繁多、涉及面廣，要求秘書人員有盡可能廣博的知識，做一個“通才”和“雜家”。現代社會科學技術的發展突飛猛進，知識更新速度加快，因此，秘書人員應該具有廣博的科學文化知識，以適應工作的需要。從發展的角度看，新時期的秘書人員必須了解和懂得與秘書工作有直接或間接關系的各項技能。興趣：即一種喜好的情緒。任何職位的任職者都，必須具有兩方面的興趣：對自己所任職務的興趣，如果缺乏就不能有效地執行職位規定的各項任務;對自己所在職務以外的若干有益事情的興趣，如缺乏則是一種心智不健全的表現，勢必妨礙職位規定任務的有效執行。秘書是與公眾接觸機會較多的職位，因此機關或公司對求職者第二方面的興趣更為關注，工作以外具有健康而廣泛的興趣是勝任秘書職位的必要保證。

　　（三）個性

　　守信：就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時間，領導找秘書人員匯報工作，秘書人員不準遲到。秘書人員自己安排的會議或會談，自己要事先到場并做好一切準備工作。秘書人員要嚴格遵守諾言，一經允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。嚴守機密。秘書人員一個顯著的特點是掌握的機密較多，因此，要求秘書人員必須具備嚴守機密的職業道德，自覺加強保密觀念。開朗：是秘書的必備條件，如果一個人性格開朗，她就能給被鋼筋和水泥包圍的辦公室帶來勃勃生機，也會有好的交流溝通能力。謹慎：秘書人員不能因為在領導身邊工作而自命不凡、自以為是，要和各職能部門同事平等共事，虛心聽取他們的意見，在工作中要善于協調矛盾。搞好合作。辦事要公道正派。秘書人員對領導對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務。秘書人員要把為領導服務，為本單位各職能部門服務，為群眾服務當作自己的神圣職責，要充分認識自己所從事的工作所具有的重要作用。服從：這是秘書人員職業性質所決定的。作為領導工作的參謀和助手，應當嚴格按照領導的指示和意圖辦事，離開領導自行其是、別出心裁，都是職業道德所不允許的。個人的積極性、創造性只能在服從領導的前提下發揮（更多的限于建議、獻策等方面）。其中特別要注意，不能用個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，影響和干擾領導的工作及決策。要發揮參謀作用，為領導出謀獻策。在領導決策民主化、科學化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事即是稱職的舊觀念，要提高參謀意識和能力。勤快：主要是指手腳快捷，辦事迅速。在同樣的工作狀況下，個性勤快、雷厲風行否，直接決定著工作效率。而且秘書工作具有量大、突擊性強、繁瑣雜事多等特點，因此任職者必須具有勤快的個性，以保證迅速、及時、圓滿地完成工作任務，使效率達到令人滿意的水準。善于自制：主要指克制自己的情緒，因為秘書工作的性質決定了其常與各種不同的人打交道，處理繁雜的事務，在執行任務中一定會帶來諸多的煩惱和不快，在私人生活中也會不盡人意。因此，秘書遇事要冷靜，能自制是非常必要的，也是很重要的，否則就不可能為有關對象提供有效的服務，也不可能為上司和所在單位創造良好的形象。

　　（四）品質

　　忠誠（忠實、誠實）：忠于職守，自覺履行各項職責各行各業的工作人員，都要忠于職守，熱愛本職。這是職業道德的一條主要規范。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責，認真輔助領導做好各項工作。要有強烈的事業心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。廉潔：不假借領導名義以權謀取私利，遵紀守法、廉潔奉公，是秘書人員職業活動能夠正常進行的重要保證。遵紀守法指的是秘書人員要遵守職業紀律和與職業活動相關的法律、法規。廉潔奉公是高尚道德情操在職業活動中的重要體現，是秘書人員應有的思想道德品質和行為準則。它要求秘書人員在職業活動中要堅持原則，不利用職務之便假借領導名義以權謀取私利。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻，不為名利所動，以自己的實際行動抵制和反對不正之風。謙遜：秘書往往被人看成是“上司的化身”，所以秘書職位要求任職者必須具有謙遜的品質，以保證其能正確對待自己和同事，有效完成規定的任務。謙遜的具體要求是不滿足自己的成績，能虛心聽取他人的意見，為人恭謙，態度和藹，還能正確對待批評和反面意見，甚至是錯誤的批評等等。敬業：兢兢業業，甘當無名英雄，要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨。秘書的工作性質，決定其工作主要是實干。要圍繞領導的工作來展開活動。要求招之即來，來之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實地，密切聯系實際和群眾，不計個人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

　　綜上所述，要做一個出色的秘書。就要按照上文所提到的全面去陶冶、磨練、成熟自己。同時，隨著社會的發展，科技的進步，秘書工作和對秘書素質的要求更高，秘書既是古老的，又是現代的。更是超前的職員，每一個秘書工作者必須與時俱進，在秘書的崗位上，不斷總結經驗，有所發現、有所發明、有所創造、有所前進，不斷從必然王國向自由王國邁進。

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