對秘書工作的認識

對秘書工作的認識

　　隨著我國全而的改革開放，秘書工作也得到迅速的發展，秘書理論研究和職業化教育培訓逐步展開。下面是YJBYS小編整理的對秘書工作的認識的相關內容，希望對你有幫助!

　　首先，秘書應該是上司的特殊助手，對上司的活動和工作范圍有足夠的了解，能夠替上司分擔很多工作，她能撐握有關辦公室事務的處理技巧，能夠在上司沒有過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出自動性和判斷能力，并且能在所給予的權力范圍內做出決定。

　　秘書，它是一個綜合性，服務性，機密性，中介性等的職務崗位，因此秘書工作的范圍十分廣泛，既是管理人員，也是業務人員，可以說秘書的自身修養、言行舉止文化素質及工作能力水平都直接影響到整個部門、機構或組織的形象及競爭力，，可見秘書的崗位十分重要。當然，秘書也是一個十分繁瑣且十分辛苦的工作崗位，之所以說它繁瑣是因為秘書讓領導更省心的去辦理一些日常工作，就需要秘書對很多事情都及時處理，妥當;同時所要具備的知識也是十分廣泛，所以說秘書既要上知天文地現，也要能夠做到下管雞毛蒜皮。

　　在日常生活中，要了解上司平時喜歡吃什么，身體適宜吃什么懷不宜吃什么，如果能夠細心做到這些，日常生活就會避免了許多麻煩與尷尬的事情;上班前要擠時間給上司整理文件或是辦公室衛生，只有上司辦公室整齊有序，干干凈凈，客戶看到了都會覺得該上司辦事效率高、值得合作。在工作方面，上司安排寫的文件、處理事情要嚴謹認真，講究效率，不可拖泥帶水，資料要提前完成，開會或是出差要準備好一切應該準備的資料;上司沒有安排的事情也要主動去做，不可得過且過。有時上司工作太忙，作為秘書的也要適當地提醒上司親屬的生日，適當地建議應該要什么禮物。

　　秘書是上司的左右手，要做到：別人不會的，我懂，別人會的，我精通，要做到這樣才能做個好秘書，當然，除此之外，還有很多，之所以說它是服務性的工作，秘書不光是為自己的上司服務，還要為自己的同事，下級服務，秘書對上司有求必應，不厭其煩，秘書尊重上司是天職。

　　無論秘書出現在何種場合的應酬、開會或是出差，她的言行舉止形象素質都不是代表她本人，而是代表她的組織或是單位，部門，所以她必須要有優雅的言行舉止與豐富多彩的知識。不同的省份不同的國家有著不相同的風俗習慣、宗教信仰，民族禁忌，所以秘書要懂得不同省份不同國家的風俗習慣、宗教信仰、民族禁忌的禮儀，還要懂得，異地的生產動作過程。

　　當然秘書不光要做到以上的，辦公室日常工作都要妥善完成，接聽電話，會議記錄，會議的現場布置等等都與秘書息息相關的。

　　總之，做好一個優秀的秘書;既要有統籌全局的清醒頭腦，又要有倚馬可待的出眾文筆;還要有舌燦蓮花的驚世口才。

　　有關秘書工作的認識

　　現代文秘人員是一個很大的群體，通俗地說，他們是工薪族中的白領階層，可以勝任經理助理、秘書、統計員、推銷員、文書、資料員、檔案員等職位的工作，這些高素質的勞動者經過培訓、鍛煉還可以成為各行各業帶文職性質的技術人才或基層領導人。那么，文秘人員應該具備哪些能力，才能適應新時期的要求，才能有效地完成自己的工作呢?

　　一.表達能力

　　文秘人員種.種職能的實現，都離不開語言文字的表述，有人說文秘人員的工作是“寫出來，說出來”的，這是有一定道理的。良好的表達能力是對文秘人員的特殊要求，而文字表達和口頭表達是表達能力的基本體現。文字表達能力被看作是文秘人員的“看家本領”和基本功。文秘寫作的涉及面很廣，小到一個電話記錄、一個通知、一個情況匯報，大到年度工作總結、任期工作報告等。因此它要求文秘人員不僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般的寫作知識，而且還要掌握各種文體的寫作技巧，努力把自己鍛煉成公文寫作的高手。口頭表達能力是文秘人員的“口功”。文秘人員人員對上級匯報工作，請示問題，提出建議;對下傳達指令，溝通情況，組織協調;對外開展公關，公務交往，社會應酬。都對其口頭表達能力提出了很高的要求。文秘人員的口頭表達要用精練的語言，表達出最必要的內容，做到“文約而意豐”、“言簡而理周”。要了解交流對象的特征，準確把握對方的意圖和要求，充分認識語言表達的環境，研究表達的時機和方式。

　　二.辦事能力

　　文秘人員每天都要面對大量的事務性工作，如文書事務、接待事務、電話事務、會議事務、領導者交辦的事項等，辦事成了文秘人員的一項基本職能。要提高自己的辦事能力，文秘人員首先要熟悉辦事渠道，了解有關部門的職權范圍，知曉辦理各項事務的方式和途徑。其次，掌握辦事程序。如公文的管理，介紹信的開具，會議的組織，來賓的接待等事務的辦理，都具有程序化的特點。遵循既定程序辦事，可以少走彎路，提高效率。最后，要善于交往和應變。辦理事務的過程，其實就是人與人交往的過程，因此，要了解人事關系，長于接人待物，善于交際藝術。同時，文秘人員要具備較強的應變能力，能根據事務的不同情形和特點及時準確地予以辦理，尤其是對于突發事件，更要機敏應對，能在堅持正確原則的前提下，審時度勢，靈活機動的處理。

　　三.協調能力

　　在現代社會中，協調是一種廣泛性的社會活動。協調能力已成為一種主要的公共關系能力，這種能力是現代人生活和生存之必需。對文秘工作而言尤其需要具備協調能力。具體表現在以下幾個方面：首先是與主管領導的協調。文秘人員要及時向領導報告工作，請求對某一問題的指示，以便明確自己的工作目標和處理問題時應把握的尺度。其次是與主管領導之外的其他領導之間的協調。有一些行政職能交叉的工作，由多個領導分管，需要多個領導協商解決，而領導之間的碰面需要一定的程序，有時要靠文秘人員做好先期的溝通和協調。再次是同事之間的協調。文秘人員的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是內部職能分工的要求。第四是與服務對象的協調。文秘人員應認真對待每一位服務對象，對他們的不滿要做好說服解釋工作，爭取他們的理解和支持，對他們不合理的要求和不正確的意見要進行合理疏導，使他們放棄自己的想法，力求給每個服務對象一個滿意。

　　四.合作能力

　　信息時代的社會分工越來越細，某項工作或者某件事務通常需要若干人通力協作才能完成，因此在這個團結協作的過程中，需要發揮團隊精神。同樣，文秘部門的許多工作也要靠集體協作才能完成，如遇到重要任務、緊急情況、重大活動、大型會議，只有集中人員，團結協作打殲滅戰，才能保證按時完成任務。因此，文秘人員要樹立整體觀念、團結觀念、互助觀念。經常通氣，加強聯系，主動交流信息，面對面商量解決問題;遇到難題，要主動請教別人，主動幫助別人，主動想辦法解決;遇到共同辦理的事項，彼此都竭智盡力，相互支持，通力合作，爭挑重擔，在工作中大力發揚團結互助的合作精神。

　　五.操作能力

　　隨著新技術革命對社會各領域的沖擊，文秘人員僅靠兩只手、兩條腿、一只筆、一張嘴的工作方法，已難以適應時代的需求。目前，文秘人員實行辦公手段現代化的條件已經具備，辦公自動化浪潮對我國的文秘工作產生了深刻的影響。因此，對現代辦公設備的熟練操作能力，是高效率完成文秘工作所必須具備的。這種能力主要包括：中(英)文打字機、電話機、電傳機、復印機、錄音錄像機、照相機、文字處理機和電子計算機等設備的使用、保養和初步維修的本領，對于書法、速記、編輯、校對、檔案管理、信息處理等技術的掌握和運用的本領，對網絡資源的搜集利用和上傳下載本領以及轎車、摩托車等交通工具駕駛的本領等。

　　新時期對文秘人員的能力要求不是單一的。只有具備各種能力都較強的綜合素質，才能適應社會的發展和時代的脈搏，才能成為日益競爭的文秘行業的佼佼者，才能在職場的大海中盡情暢游。

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