高效會議時間管理技巧
中西方管理學(xué)者們認(rèn)為，提高會議效率的因素很多，時間管理就是其中的一項重要因素。掌握時間安排技巧，避開低效率時間對提高會議效率大有裨益。
一、會議日程安排
管理者因工作需要經(jīng)常要參加各類會議，合理的安排會議日程十分必要。日程安排是召開會議最重要的部分之一。
首先，把握好會議總量的統(tǒng)籌。現(xiàn)代管理學(xué)之父彼得·德魯克曾指出：一個企業(yè)的經(jīng)理如果用超過25%的時間開會，就是一種病態(tài)組織的表現(xiàn)。由此可見，對于中基層管理者而言，會議所占工作總量的比重應(yīng)更少。精簡會議可以采用很多方法，如合并整合會議、充分的會前溝通、減少務(wù)虛的會議、采用比開會更好的方式等。
其次，把握好會議召開日期的統(tǒng)籌。依據(jù)人體生物鐘的規(guī)律，人在不同時期精神狀態(tài)和注意力集中度是不同的。最好避免在漫長的假期、一個星期的開頭和結(jié)尾召開會議，主要參與者出差當(dāng)天或返回當(dāng)天最好不要召開非緊急會議。加拿大心理學(xué)家麥吉爾大學(xué)教授德比·莫斯考維茨曾畫出了一幅一周工作節(jié)律圖。根據(jù)她的研究，人們在一周之內(nèi)從事不同任務(wù)，其效率會有很大不同。星期一適合布置、分派本周的任務(wù)、規(guī)劃，設(shè)定目標(biāo)，不適合處理矛盾。因此，周一可安排例會，但不適合安排中心組重要辦公會議。周二效率最高，可安排專題研討會，解決工作中難啃的骨頭。周三思維活躍，心情較好，適合制定戰(zhàn)略決策，是高層召開重要會議的最佳時機。周四人變得最通融，可交流思想、解決爭議，適合召開座談會、總結(jié)會。周五人易冒險和過激，一般應(yīng)少開會。
再次，把握好會議類型的統(tǒng)籌。對各類會議按重要程度排序，上級單位組織召開的緊急重要會議應(yīng)首先考慮，預(yù)留時間;例行會議合理安排周期;臨時會議務(wù)求精練緊湊。
最后，把握好會議制定計劃的統(tǒng)籌。每年年初或年底由指定部門根據(jù)上級指示精神和本單位實際情況提出召開本單位各類會議的.計劃。
二、會議時間安排
(一)科學(xué)地擬定會議召開的時間。首先，需了解一天當(dāng)中何時開會較為妥當(dāng)。一般來說，上午人神清氣爽、注意力集中，適合開會。隨著時間的推移和工作對人精力的消耗，下午人的耐心和專注性被漸漸地消磨，需要快速得出結(jié)論的會議最好安排在下午。也可考慮把午餐融入在會議之中，午餐開會既有優(yōu)點也有缺點，共享食物是聯(lián)系人們之間感情的一種方法，會議與午餐結(jié)合在一起強調(diào)了人的社交性，在充滿民主氛圍的會議上發(fā)給與會者一些茶點、果盤就可以起到氣氛輕松融洽的作用。
其次，會議召開的時間點不易在上下班前后半小時。因為這時人的注意力也較為分散。哈佛時間管理理論認(rèn)為：開會的時間可以采用“零數(shù)效應(yīng)”。人的生物鐘在整點的時候會提醒自己的作息安排，把會議召開的時間設(shè)定為整點后十至十五分鐘這樣的零數(shù)時間，便于整點時人本能地提醒自己做下一項工作，這樣大大地減少了遲到的概率。
再次，在選擇開會時間的時候，應(yīng)當(dāng)確保決策者和絕大多數(shù)參與者能夠出席。可以提前征詢，供參會者選擇時間。
最后，考慮會議召開期間的自然因素，如天氣、氣溫、設(shè)備、通訊等情況，以免不可抗力出現(xiàn)后，受消極因素的影響，與會者無法安心開會。
(二)科學(xué)地擬定會議持續(xù)時間。據(jù)心理學(xué)家測定，成年人能集中精力的平均時間為45分鐘至60分鐘，超過這個時間，人最容易精神分散，超過90分鐘則普遍感到疲倦，所以應(yīng)把握好每一次召開會議的時間。如果會議需要較長時間，則應(yīng)在會議中途安排休息。不同會議類型決定了會議時間長短，大型會議一般會期不宜超過2天，專題會、研討會可2小時左右，總結(jié)會通常約略短至1小時左右，例會短小精悍，以十分鐘左右為宜。
三、會議進程安排
在注重生產(chǎn)效率的美國和日本的一些大型企業(yè)里，通常會核算會議的成本。會議成本=X+2×3×J×N×T。X表示顯性成本的總和，即會議明顯的耗費，如會場租借費、文件材料費、與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務(wù)人員的工資等。J代表與會人員每小時平均工資;3表示勞動產(chǎn)值要遠比職工工資高;2表示會使經(jīng)常性的工作和生產(chǎn)中斷，損失應(yīng)以此計;N表示參加會議人數(shù)，T代表會議時間(小時)。按此公式可計算出為了召開此次會議導(dǎo)致暫停生產(chǎn)所付出的代價。開會時，將這一計算過程和結(jié)果粘貼在會議室的門口，提醒與會者提高會議效率。為了使會議安排得緊湊有序，應(yīng)在會前、會中、會后做好以下事項：
(一)會前。預(yù)留出充分的準(zhǔn)備時間，因為許多成功的會議都在會前的充分準(zhǔn)備和有效溝通方面下足了功夫。預(yù)設(shè)出會議的程序、評估會議內(nèi)容所需時間并于會議開始時告知與會者。在會議室預(yù)備時鐘、鬧鐘、計時器等。大型會議需提前5分鐘入場。
(二)會中。1.合理安排會序。開會伊始，與會者精神狀態(tài)最佳，一般應(yīng)將重要的議題安排在議程前面。但是，如果會前發(fā)現(xiàn)有些重要議題在與會者之間存在爭議，需要在與會者之間建立和諧融洽的關(guān)系，提升凝聚力，這時可考慮用次要議題提前做鋪墊，把沖突放在后邊，以利達成共識。2.限制與會者發(fā)言時間。 對于“馬拉松”式的發(fā)言應(yīng)制止，已經(jīng)取得一致的意見要及時歸納“拍板”，發(fā)現(xiàn)跑題現(xiàn)象應(yīng)及時鞭策，出現(xiàn)沉默應(yīng)適當(dāng)啟發(fā)，這樣才會使會議主題明確、高效實際。即時性會議可以站著進行并不備茶水，使其不得不簡明扼要。
(三)會后。德國心理學(xué)家艾賓浩斯研究發(fā)現(xiàn)的著名 “艾賓浩斯遺忘曲線”告訴我們，遺忘的規(guī)律是先快后慢，特別是48小時后會遺忘75%。鑒于此，會后應(yīng)及時整理會議記錄，將有關(guān)情況反饋給相關(guān)部門，請求簽批。會議的決議應(yīng)及時以公告、文件、網(wǎng)站等形式對外發(fā)布。因為有些重要的會議會引起未參會人員的關(guān)注，如果不及時從正規(guī)渠道發(fā)布，參會者可能會打探小道消息，以訛傳訛，捕風(fēng)捉影，曲解會議精神和決議，散步負(fù)面信息，帶來不必要的麻煩。最后，及時做好會議資料的歸檔工作。
四、會議通知安排
會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體。會議通知的種類和方式多種多樣，如當(dāng)面告知、打電話、發(fā)傳真、發(fā)電子郵件、QQ群、郵遞、招貼、廣播、登報、公告等。通知的內(nèi)容應(yīng)包括會議的時間，即開始時間、報到時間、結(jié)束時間、發(fā)出通知的時間等。
要恰當(dāng)?shù)剡x定會議通知的發(fā)送時間。如發(fā)送過早，容易被人忘記，如發(fā)送過晚，與會人員準(zhǔn)備不足，影響會議效果。會議通知的發(fā)送應(yīng)讓與會者在接到通知后，能夠從容做好赴會準(zhǔn)備，并能準(zhǔn)時到達會議場所。
重要的會議需要設(shè)定會議通知收到回復(fù)的時間。確定下發(fā)會議資料、收集會議案例、會議報名的時間。應(yīng)在會議召開前再次詢問、確認(rèn)會議關(guān)鍵人是否赴會。如遇特殊情況，會議改期應(yīng)通過電話逐一通知或書面登記通知。
總之，會議的時間技巧由會議本身的特點和人的生理、生活規(guī)律決定。只有順應(yīng)并準(zhǔn)確地把握利用這些特點和規(guī)律，才能使會議變得高效成功，進而提升工作效率。
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