如何提升時(shí)間管理的能力
引導(dǎo)語：你可以高效的完成你一生中的重要事情。最重要的一點(diǎn)是，你會(huì)減輕壓力并且感覺到很幸福。為了幫助你更有效的管理時(shí)間，這里是現(xiàn)在你應(yīng)該學(xué)習(xí)的時(shí)間管理的技能。希望對(duì)你有所幫助。
1、設(shè)定目標(biāo)
目標(biāo)給你一個(gè)愿景，重點(diǎn)和工作努力的方向。它們幫你在你想上哪兒去以及如何最好地管理你的時(shí)間和資源去往那里上讓你有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)。通過制定目標(biāo)，你能夠辨別什么是值得花費(fèi)時(shí)間的以及什么是你可以避免的。
首先問問你自己，你想在接下來的半年時(shí)間去哪里。您可以更進(jìn)一步地看看從現(xiàn)在到未來一年，或者十年，你想去往哪里。設(shè)定個(gè)人和職業(yè)目標(biāo)是現(xiàn)實(shí)以及可實(shí)現(xiàn)的。這是確保你更好地管理自己的時(shí)間至關(guān)重要的一步。
2、優(yōu)先
當(dāng)涉及到有效的時(shí)間管理時(shí)，也不能過分強(qiáng)調(diào)優(yōu)先。它可能很難知道首先應(yīng)該解決什么任務(wù)，尤其是在很多緊急的事情都需要處理的時(shí)候。然而，如果你已經(jīng)設(shè)定了清晰的目標(biāo)，就能相對(duì)容易的辨別出優(yōu)先級(jí)的活動(dòng)。問自己三個(gè)基本問題，就知道應(yīng)該優(yōu)先采取什么樣的任務(wù)：
我為什么要做這個(gè)任務(wù)或活動(dòng)嗎?
這個(gè)任務(wù)是如何幫助我實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)的?
要做到什么程度，我正在做的這任務(wù)才能幫我實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)? 首先做最重要的事情
3、記錄任務(wù)清單
任務(wù)列表(或“待辦清單”)是提醒系統(tǒng)，它告訴你什么時(shí)候需要做什么事情。記錄待辦事項(xiàng)清單可以幫助你組織任務(wù)以及處理優(yōu)先事項(xiàng)。它有助于將任務(wù)分解，并管理你的任務(wù)或步驟，讓你永遠(yuǎn)不會(huì)忘記做重要的事情。不要試圖將一切需要做的事情記在你的大腦里。在大多數(shù)情況下，試圖記住一切將無法工作。相反，在記事本或者日記上記錄一個(gè)待辦清單，一個(gè)簡(jiǎn)單的日計(jì)劃，周計(jì)劃或月計(jì)劃就能搞定一切。
寫下你需要做的事情，包括會(huì)議，約會(huì)和期限。從高優(yōu)先級(jí)到低優(yōu)先級(jí)列出你的重要項(xiàng)目，或者在清單上用星號(hào)標(biāo)注緊急或重要的任務(wù)。經(jīng)常劃掉已完成的任務(wù)，就像經(jīng)常在任務(wù)列表中添加新任務(wù)一樣，以確保事項(xiàng)向前發(fā)展。
4、計(jì)劃任務(wù)
“時(shí)間表杜絕混亂和心血來潮”，作者安妮迪拉德說。如果你是一個(gè)晨型人，找到你早晨最具創(chuàng)造力和生產(chǎn)力的時(shí)間，安排高價(jià)值的任務(wù)在你創(chuàng)造力和生產(chǎn)力高峰時(shí)間段。如果你的創(chuàng)造力和精力在太陽落山時(shí)比較旺盛，那么就將高優(yōu)先級(jí)的任務(wù)安排在太陽落山時(shí)。你可以在你精力比較低落的時(shí)間安排不太重要的任務(wù)，如檢查電子郵件或回電話。
了解你的峰值的節(jié)奏和低潮時(shí)間，并使用大部分的高峰時(shí)期適當(dāng)安排任務(wù)。記住，不要為重要的事情尋找時(shí)間，你最好通過計(jì)劃給重要的事情安排時(shí)間。
5、在同一時(shí)間專注于一項(xiàng)任務(wù)
你試圖在打電話、瀏覽網(wǎng)頁和記錄簡(jiǎn)短筆記之間切換，在最短時(shí)間內(nèi)完成更多工作對(duì)不對(duì)?錯(cuò)了!根據(jù)美國心理協(xié)會(huì)出版的研究 ，當(dāng)你同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)時(shí)，你實(shí)際上會(huì)花20%和40%之間更多的時(shí)間。除了花費(fèi)你的時(shí)間，降低效率，多任務(wù)處理也可能會(huì)降低你的工作質(zhì)量。
忘記多任務(wù)。不要通過同時(shí)間處理多任務(wù)來完成你的所有的工作。在同一時(shí)間只關(guān)注完成一項(xiàng)任務(wù)。研究人員說，在一個(gè)時(shí)間按順序完成每一項(xiàng)任務(wù)，才能更好地利用時(shí)間。從一個(gè)任務(wù)切換到另一個(gè)通常不會(huì)讓自己很好地利用時(shí)間。
6、盡量減少干擾
當(dāng)你正在工作時(shí)，無論是客戶端的e-mail提醒，朋友打來的電話或IM聊天，都會(huì)干擾你的工作。分心妨礙了時(shí)間的有效使用，它打斷了你對(duì)工作的專注程度，降低了你的工作效率，通常會(huì)阻止你按時(shí)完成重要任務(wù)，他們也可能會(huì)給你帶來壓力。
確定哪些是干擾你做核心任務(wù)，然后阻止它。關(guān)掉電視，并關(guān)閉你的Internet連接和IM聊天。將“請(qǐng)勿打擾”或類似的標(biāo)志掛在你的工作空間的入口處，以防止打擾。無論如何，要盡量減少干擾。這將確保你掌控你的時(shí)間并最大限度地提高你的工作效率。
7、克服拖延
英國詩人愛德華楊曾最好的記錄了《靜夜思》，他曾經(jīng)說過，拖延是時(shí)間的小偷。不要把任務(wù)往后推遲，以至于讓拖沓偷走你的時(shí)間，你應(yīng)該把重點(diǎn)放在現(xiàn)在。提醒自己，做事情最好的時(shí)間通常都是“現(xiàn)在”。克服困難，戰(zhàn)勝拖沓，去做需要做的事情。
戰(zhàn)勝拖沓的有效戰(zhàn)略是，如果一個(gè)項(xiàng)目只需花費(fèi)幾分鐘時(shí)間，那么告訴自己需要10分鐘。一旦你啟動(dòng)項(xiàng)目，你的創(chuàng)意源泉將開始流動(dòng)。然后，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)你想要持續(xù)做該項(xiàng)任務(wù)并且可能很快就做完了。戰(zhàn)勝拖延的技巧就和投入少量時(shí)間啟動(dòng)項(xiàng)目一樣簡(jiǎn)單，就是這樣。
8、休息
除非你是超人，要不然你不可能長(zhǎng)時(shí)間不消耗或者失去能量一直工作直至結(jié)束。然而，誘人的，我們可能在最后期限到來前一直工作它可8-10小時(shí)，工作之間稍作休息。這種方式對(duì)你的大腦非常寶貴，你可以用這段時(shí)間來休息和充電。工作之前休息并不是浪費(fèi)時(shí)間。這是聰明的時(shí)間管理方法。你只有休息好了，才能高效的工作。
工作中間擠出短暫的時(shí)間休息，讓時(shí)間慢下來。在理想的情況下，每1小時(shí)或者2個(gè)小時(shí)休息5分鐘，更具創(chuàng)造性的思考。您可以設(shè)定一個(gè)鬧鐘，當(dāng)休息時(shí)間到的時(shí)候可以提醒你。停下工作，只是坐在辦公桌前沉思，或者出去喝杯咖啡，或者短途散步。不要忘了給自己充裕的'午餐時(shí)間，你最好不要空著肚子工作。
9、說“不”
許多卓越人士，比如像美國總統(tǒng)，比爾蓋茨和理查德布蘭森已經(jīng)掌握了一個(gè)技能，即對(duì)不是很緊急的事情說“不”。對(duì)那些非優(yōu)先事項(xiàng)說“不”可以讓你專注于那些真正重要的事情。準(zhǔn)確的說，你一天只有24小時(shí)可以做事情，如果你不會(huì)對(duì)那些不重要的事情說“不”，其他人的優(yōu)先事項(xiàng)將會(huì)排在你自己的重要的事情前面，你會(huì)被太多的項(xiàng)目和承諾所淹沒。
友好的對(duì)那些不能支持你的價(jià)值或者對(duì)你的目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)沒有幫助的事情說“不”。你有權(quán)對(duì)任何人說“不”，當(dāng)你能更好的說“不”，你可以更好的利用時(shí)間把自己從大量的表現(xiàn)不佳的超負(fù)荷的工作中解放出來。
10、委派任務(wù)
17世紀(jì)作家約翰多恩的一句古老的格言“沒有人是一座孤島”，這句格言在今天仍適用。你不能自己管理一切事情，有時(shí)讓其他人幫助你一起完成一項(xiàng)工作是比較謹(jǐn)慎的做法，尤其是當(dāng)你被大量工作圍繞的時(shí)候。這樣可以節(jié)省你的時(shí)間，減輕壓力，將任務(wù)分配給合適的人，可以完成更多的事情。
放權(quán)并授權(quán)給有資格的人去完成一件事情，委派不是傾銷，帶著結(jié)果委派任務(wù)，這樣問責(zé)制的方式可以確保目標(biāo)和最后期限得到實(shí)現(xiàn)。
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