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      2. Office超級技巧Excel錄入技巧

        時間:2024-09-21 14:59:13 office辦公 我要投稿
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        Office超級技巧Excel錄入技巧

          常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時間等數(shù)據(jù),還可以包括邏輯值和錯誤值,每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法,為了使用戶對輸入數(shù)據(jù)有一個明確的認(rèn)識,有必要來介紹一下在Excel中輸入各種類型數(shù)據(jù)的方法和技巧。

          一、輸入文本

          Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合,每個單元格中最多可容納32000個字符數(shù)。雖然在Excel中輸入文本和在其它應(yīng)用程序中沒有什么本質(zhì)區(qū)別,但是還是有一些差異,比如我們在Word、PowerPoint的表格中,當(dāng)在單元格中輸入文本后,按回車鍵表示一個段落的結(jié)束,光標(biāo)會自動移到本單元格中下一段落的開頭,在Excel的單元格中輸入文本時,按一下回車鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入,光標(biāo)會自動移到當(dāng)前單元格的下一個單元格,出現(xiàn)這種情況時,如果你是想在單元格中分行,則必須在單元格中輸入硬回車,即按住Alt鍵的同時按回車鍵。

          二、輸入分?jǐn)?shù)

          幾乎在所有的文檔中,分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來分界分子與分母,其格式為“分子/分母”,在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)分年月日的,比如在單元格中輸入“1/2”,按回車鍵則顯示“1月2日”,為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆,我們在單元格中輸入分?jǐn)?shù)時,要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”(零)以示區(qū)別,并且在“0”和分子之間要有一個空格隔開,比如我們在輸入1/2時,則應(yīng)該輸入“0 1/2”。如果在單元格中輸入“8 1/2”,則在單元格中顯示“8 1/2”,而在編輯欄中顯示“8.5”。

          三、輸入負(fù)數(shù)

          在單元格中輸入負(fù)數(shù)時,可在負(fù)數(shù)前輸入“-”作標(biāo)識,也可將數(shù)字置在()括號內(nèi)來標(biāo)識,比如在單元格中輸入“(88)”,按一下回車鍵,則會自動顯示為“-88”。

          四、輸入小數(shù)

          在輸入小數(shù)時,用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點(diǎn),還可以利用逗號分隔千位、百萬位等,當(dāng)輸入帶有逗號的數(shù)字時,在編輯欄并不顯示出來,而只在單元格中顯示。當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時,可以采用下面的方法:選擇“工具”、“選項(xiàng)”命令,打開“選項(xiàng)”對話框,單擊“編輯”標(biāo)簽,選中“自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框,并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù),如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動添零,可指定一個負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個數(shù),比如要在單元格中輸入“88”后自動添加3個零,變成“88000”,就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”,相反,如果要在輸入“88”后自動添加3位小數(shù),變成“0.088”,則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。另外美文坊提醒大家,在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后,應(yīng)清除對“自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定,以免影響后邊的輸入;如果只是要暫時取消在“自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng),可以在輸入數(shù)據(jù)時自帶小數(shù)點(diǎn)。

          五、輸入貨幣值

          Excel幾乎支持所有的貨幣值,如人民幣(¥)、英鎊(£)等。歐元出臺以后,Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值,Excel會自動套用貨幣格式,在單元格中顯示出來,如果用要輸入人民幣符號,可以按住Alt鍵,然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可。

          六、輸入日期

          Excel是將日期和時間視為數(shù)字處理的,它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個日期,可以用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”,可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當(dāng)前日期,可以按鍵盤上的Ctrl+;組合鍵。

          七、輸入時間

          在Excel中輸入時間時,用戶可以按24小時制輸入,也可以按12小時制輸入,這兩種輸入的表示方法是不同的,比如要輸入下午2時30分38秒,用24小時制輸入格式為:2:30:38,而用12小時制輸入時間格式為:2:30:38 p,注意字母“p”和時間之間有一個空格。如果要在單元格中插入當(dāng)前時間,則按Ctrl+Shift+;鍵。

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