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      2. office辦公軟件使用技巧

        時間:2024-10-11 04:31:02 office辦公 我要投稿

        office辦公軟件使用技巧

          office辦公軟件的使用技巧有哪些?下面YJBYS小編為大家介紹!

          1.同時保存所有打開的Word文檔

          有時在同時編輯多個Word文檔時,每個文件要逐一保存,既費時又費力,有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時,單擊“文件”菜單,大家看,已經多出了“同時保存”和“同時關閉”命令,這可就方便多了

          2.巧妙設置文檔保護

          在用Word2000/XP打印一份文件時,忽然頭兒有要事吩咐,要暫時離開一下,關閉文件吧,既費事又沒必要,但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執行“工具”菜單中的“保護文檔”命令,在彈出的窗口中選擇“保護窗體”,然后設上密碼。怎么樣,光標跑到了文件頭,任你怎么移動鼠標、敲擊鍵盤就是無法編輯了,不錯吧。等回來時,執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令,一切又正常了。

          3.編輯長文件更輕松

          相信大家都有這樣的經歷:在使用Excel、Word編輯長文檔時,有時需要將文章開始的多處內容復制到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩,還會出錯。其實只要將鼠標移動到滾動條上面的適當位置,發現鼠標指針變成雙箭頭,此時按住鼠標左鍵向下拖動,文檔編輯區會被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開頭的內容,在下面編輯區找到需要粘貼的位置,這樣你就可以復制內容了,而不必來回切換。這種方法特別適合復制相距很遠且處數較多的內容。

          4.在Excel中插入拼音

          在我們使用Excel時,常常會遇到十分孤僻的字,但加上拼音注釋就能使人看得更明白。具體的方法是:選中想要加入拼音注釋的表格,打開Excel的菜單欄中的“格式”菜單,選中“拼音信息/設置”項,在彈出的對話框中的“設置”和“字體”選項中,分別選擇拼音的對齊方式和字體,最后選擇“拼音信息”子菜單中的“編緝”,即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音,可通過“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項顯示注釋的拼音。

          5.取消“自作聰明”的超級鏈接

          當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候,Word會自動為我們轉換為超級鏈接,如果不小心在網址上按一下,就會啟動IE進入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能,就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”,單擊“鍵入時自動套用格式”選項,將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項,將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣,以后再輸入網址后,就不會轉變為超級鏈接了。

          6.巧設Word啟動后的默認文件夾

          Word啟動后,默認打開的文件夾總是“我的文檔”。通過設置,我們可以自定義Word啟動后的默認文件夾,步驟如下:(1)單擊“工具”菜單中“選項”命令,程序將會彈出“選項”的對話框;(2)在對話框中,選擇“文件位置”標簽,同時選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕,打開“更改位置”對話框,在“查找范圍”下拉框中,選擇你希望設置為默認文件夾的文件夾并單擊“確定”按鈕;(4)最后單擊“確定”按鈕,此后Word的默認文件夾就是用戶自己設定的文件夾。

          7.在Word中快速輸入漢字偏旁部首

          作為語文老師,在用Word編制練習時,常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令,打開“符號”對話框,在“符號”標簽下,將字體選定為“標準字體”,“子集”選定為“CJK統一漢字”,你就會發現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的,選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首,按“插入”按鈕就行了。

          8.改變WPSOffice2000啟動后的默認紙張和字號

          1.進入WPSOffice2000,選擇“文件→頁面設置”,將“紙張規格”設置為16開或B5,并根據需要設置好紙張邊距,回車確定。

          2.字體字號可根據自己的寫作習慣定義一下,比如“宋體、四號”。

          3.選擇“文件→存為模板”,在左面模板類型中選擇“通用”型,在右面“模板名”中輸入模板名稱,單擊“確定”。然后退出WPSOffice。

          4.再次進入WPSOffice,選擇“文件→新建”,單擊“通用”模板,單擊你剛才輸入的模板名稱,單擊對話框右下角的“設為默認模板”,單擊“確定”,大功告成。這樣,當你每次進入WPSOffice后,紙張就變為16開或B5、字體字號也變為你所需要的了。

          9.將Word表格巧妙轉換為Excel表格

          先打開帶表格的Word文件,接著選中整個表格,先將光標放在表格的任一單元,在整個表格的左上角會出現一個帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊,整個表格的字會變黑表示全部選中,單擊右鍵,在出現的菜單中選擇“復制”;然后打開Excel,再單擊右鍵,在出現的菜單中選擇“選擇性粘貼”,在出現的對話框中有6項菜單可選,選擇“文本”并確定就行了。

          10.巧存Word文檔中的圖片

          有時候收到朋友寄來的一篇圖文并茂的Word文檔,想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里,可以按照下面的方法來做:打開該文檔,選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁”,指定一個新的文件名,按下“保存”按鈕,你會發現在保存的目錄下,多了一個和Web文件名一樣的文件夾。打開該文件夾,你會驚喜地發現,Word文檔中的所有圖片,都在這個目錄里保存著。

          11.在金山表格2002中為數值自動添加單位

          在使用金山表格2002時,因工作需要,筆者常常需要在輸入的數字(如“2310”等)后面添加單位如“平方米”等。其實只要稍加設置一下,就可以讓系統自動添加:選中相應的單元格(區域),打開“單元格格式”對話框,在“格式”標簽中,選中“格式類別”下面的“數值擴展”選項,再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”,先后按“添加”和“確定”按鈕退出。以后在上述單元格中輸入數字,按下“Enter”鍵后,即可將數字后面自動加上所設置的單位。

          12.PowerPoint的特殊播放模式

          在實際使用Powerpoint演示文稿的過程中,往往需要與其他程序窗口的數據配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint演示文稿時,一般會處于全屏放映模式,在這種模式下,必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實我們可以這樣操作:按住Alt鍵不放,依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作,這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和菜單欄的形式,這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作,如最小化和自定義大小。

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