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office辦公軟件Word文檔打印技巧
無紙化辦公喊了很多年，但事實(shí)上，很多時(shí)候我們的文檔還是需要打印出來。那作為辦公軟件中的Word有哪些值得使用的打印技巧呢?你會(huì)哪些技巧呢?下面跟yjbys小編一起來看看吧!
打印指定頁
選擇“文件→打印”，在“頁面范圍”部分中選擇“當(dāng)前頁”項(xiàng)，則Word會(huì)打印出當(dāng)前光標(biāo)所在頁的內(nèi)容。如果選擇了“頁碼范圍”項(xiàng)，就可以在這里鍵入指定的頁碼或頁碼范圍，如“1-1”可以打印第1頁內(nèi)容，“1-3”可以打印出第1頁至第3頁的全部內(nèi)容。如果想打印一些某連續(xù)頁碼的內(nèi)容，必須依次鍵入頁碼，并以逗號相隔，連續(xù)頁碼可以鍵入該范圍的起始頁碼和終止頁碼，并以連字符相連，例如“2，4-6，8”就可以打印第2.4.5.6和第8頁。
打印指定部分
如果只想打印出某一頁的部分文件，請首先在文件當(dāng)前窗口中選定需要打印的部分內(nèi)容，選擇“文件→打印”，再在“打印”窗口中選擇“頁面范圍”下的“所選內(nèi)容”即可。
無麻點(diǎn)打印圖片
有時(shí)在Word中嵌入一幅圖片，用針式打印機(jī)打出來后，圖片中的白色部分總有一些麻點(diǎn)，非常難看，其實(shí)，可以將這些麻點(diǎn)去除：導(dǎo)入一張圖片后，右擊選擇“設(shè)置圖片格式”，并在打開的“設(shè)置圖片格式”對話框中單擊“圖片”選項(xiàng)卡，選擇“顏色”下拉列表框中的“灰色”選項(xiàng)，接上打印機(jī)，打印出來的圖片就不會(huì)出現(xiàn)麻點(diǎn)了。
黑白打印
單擊“文件→打印”，在“打印”窗口選中一打印機(jī)后，按下“屬性”按鈕，選擇灰色或黑色打印方式，也可以使圖片中的麻點(diǎn)消失掉。
只打印奇數(shù)頁或偶數(shù)頁
如果某些情況下只想打印文件的奇數(shù)頁或偶數(shù)頁，那么可以在“打印”對話框的“打印”下拉列表框中選擇“奇數(shù)頁”或“偶數(shù)頁”。
用不同的格式打印文件
在“新建”對話框中，Word可以根據(jù)不同的要求，打印出不同格式的文件，如草稿、打印到文件等，這樣就可以大大方便用戶的辦公需要。
打印指定的節(jié)
Word可以打印指定的一個(gè)或多個(gè)節(jié)、或多個(gè)節(jié)的若干頁。如果想打印一節(jié)內(nèi)的多頁，可以鍵入“p頁碼s節(jié)號”，例如打印第3節(jié)的第5頁到第7頁，只要鍵入“p5s3-p7s3”即可;如果打印整節(jié)，只要鍵入“s節(jié)號”，如“s3”;如果想打印不連續(xù)的節(jié)，可以依次鍵入節(jié)號，并以逗號分隔，如“s3，s5”;如果想打印跨越多節(jié)的若干節(jié)，只要鍵入此范圍的起始頁碼和終止頁碼以及包含此頁碼的節(jié)號，并以連字符分隔，如“p2s2-p3s5”。
打印草稿
為了加快文件的打印速度，可單擊“打印”窗口中的“選項(xiàng)”按鈕，再在打開的“打印”選項(xiàng)卡的“打印選項(xiàng)”下選中“草稿輸出”復(fù)選框，這樣就能實(shí)現(xiàn)以草稿質(zhì)量打印文件，但此時(shí)無法打印格式或圖形。不過，需要注意的是，該選項(xiàng)需要打印機(jī)的支持，某些打印機(jī)可能不支持此選項(xiàng)，請認(rèn)真查閱有關(guān)說明文件。
逆頁序打印
在打印一個(gè)文件時(shí)，經(jīng)常把最前面一頁放在最下面，而把最后一頁放在最上面，然后再一張一張地重新翻過來，文件不長倒也好，如果長了，一張一張重新手工排序會(huì)相當(dāng)麻煩。其實(shí)，只要在Word中單擊打印對話框中的“選項(xiàng)”按鈕，并在打開的“打印”對話框中選中“逆頁序打印”選項(xiàng)并確定，以后Word就會(huì)把文件從最后面一頁開始打起，直至第一頁，這樣就可以直接一頁一頁地整齊地把它們放在一起了。
按紙型縮放打印
在Word的打印對話框的右下方有一個(gè)“縮放”選項(xiàng)區(qū)域，只要用鼠標(biāo)單擊“按紙型縮放”下拉列表框，再選擇所使用的紙張即可實(shí)現(xiàn)縮印。如在編輯文件時(shí)所設(shè)的頁面為A4大小，而你卻想使用16開紙打印，那只要選擇16開紙型，Word會(huì)通過縮小整篇文件的字體和圖形的尺寸將文件打印到16開紙上，完全不需重新設(shè)置頁面并重新排版。
按每頁版數(shù)縮印
注意一下Word打印對話框的右下方“縮放”選項(xiàng)區(qū)域，單擊“每頁的版數(shù)”下拉列表框，從中選擇版數(shù)，即可把內(nèi)容打印到相應(yīng)的版數(shù)上了。通過此技術(shù)，可以把一頁紙的內(nèi)容，打印成16個(gè)版，真正實(shí)現(xiàn)縮印。
打印副本
打印多份同一個(gè)文件，沒必要按幾次“打印”按鈕，只要在“打印”對話框中在“副本”選項(xiàng)區(qū)域下的“份數(shù)”框中輸入要打印的份數(shù)，即可同時(shí)打印出幾份同一個(gè)文件的內(nèi)容。
如果選中“逐份打印”選項(xiàng)，則Word會(huì)按打印完一份再順序打印文件的另一份，這樣就不用在打印完后再分類。如果不選“逐份打印”則會(huì)將所有份數(shù)的第一頁打印完之后，再打印以后各頁。
打印批注或?qū)傩?/strong>
有時(shí)文件一多，想在打印完整篇文章的所有正文之后再打印出它的批注或?qū)傩裕@樣便于歸檔和管理。要打印批注或?qū)傩苑浅Ｈ菀�，只要在Word打印對話框中用鼠標(biāo)單擊“打印內(nèi)容”下拉列表框，然后選擇想打印的某項(xiàng)內(nèi)容(如“文件屬性”、“批注”和“樣式”等)，按下“確定”后即可打印。
橫向打印
在編制試卷時(shí)經(jīng)常需要使用8開紙打印，而Word的頁面設(shè)置中僅提供了16開紙型，于是很多人可能在打印時(shí)將8開紙對折分兩次打印。其實(shí)，沒有必要這么麻煩：選擇“文件→頁面設(shè)置”，單擊“紙型”標(biāo)簽，選擇“紙型”為“自定義大小”，并把“高度”設(shè)為26厘米，“寬度”設(shè)為36.8厘米，再把“方向”選為“橫向”，這樣就做出了一個(gè)8開紙了，編輯完成后直接打印出來就可以了。
異地打印方案
如果你家里沒有打印機(jī)，只要在自己的電腦上安裝公司或朋友家的打印機(jī)的驅(qū)動(dòng)程序，然后在Word打印對話框中選擇“打印到文件”選項(xiàng)，接下來把打印內(nèi)容保存到軟盤的一個(gè)文件上，如a:\output.prn，最后到公司或朋友的電腦，進(jìn)入Windows的DOS窗口，并輸入：copya:\output.prn/bprn(注意一定要有/b參數(shù)，否則會(huì)出錯(cuò))，再接通打印機(jī)，裝上紙即可打印出來了。
取消無法繼續(xù)的打印任務(wù)
有時(shí)在打印Word文件中間，會(huì)遇到打印機(jī)卡紙等中斷情況，關(guān)閉打印機(jī)電源取出紙后再打開電源打印，卻會(huì)發(fā)現(xiàn)無法繼續(xù)進(jìn)行了。這時(shí)，無需重新啟動(dòng)系統(tǒng)，只要雙擊任務(wù)欄上的打印機(jī)圖標(biāo)，再取消打印工作即可。
防止Word打印信封時(shí)打偏
在使用Word打印信封時(shí)，經(jīng)常會(huì)將信封打偏。其實(shí)可以通過修改打印機(jī)的送紙方式，使信封能夠?qū)R打印機(jī)手動(dòng)送紙盒某一條邊即可：選擇“工具→信封和標(biāo)簽”，單擊“選項(xiàng)”，在“選項(xiàng)”對話框中選擇“打印選項(xiàng)”，選擇一種用戶認(rèn)為是合適的貼邊送信封方式，單擊“確定”即可。
嵌入TrueType字體
單擊“工具→選項(xiàng)”，選中“嵌入TrueType字體”，這樣可以把創(chuàng)建此文件所用的TrueType字體與文件保存在一起，當(dāng)在另一臺(tái)機(jī)器上打開此文件時(shí)，即使這臺(tái)機(jī)器沒有安裝創(chuàng)建此文件的字體，仍可用這些字體來查看和打印文件，而不會(huì)使用默認(rèn)的字體來代替。不過，要注意的是，創(chuàng)建文件的字體必須是TrueType字體，否則無法被嵌入。
當(dāng)采用的系統(tǒng)默認(rèn)以外的某種TrueType字體不超過32個(gè)字符時(shí)，為減小文件的體積，可同時(shí)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框。
在打印預(yù)覽窗口編輯文件
編輯好文件后，選擇“文件→打印預(yù)覽”命令進(jìn)入預(yù)覽狀態(tài)，在預(yù)覽狀態(tài)下，鼠標(biāo)變成一個(gè)放大鏡的形狀，單擊左鍵可以對窗口進(jìn)行縮放，如果想要編輯文件時(shí)，只要單擊預(yù)覽快捷工具欄上的“放大鏡”命令即可。
讓打印文字不再重疊
有時(shí)用Word編輯文件時(shí)，明明覺得設(shè)置得很正常，而且打印預(yù)覽時(shí)文字也排列得非常整齊，但用打印機(jī)打印后發(fā)現(xiàn)偏偏部分文字重疊在了一起。這時(shí)可以選擇“文件→頁面設(shè)置”命令，對頁面的紙張大小，紙張類型，按照用戶所使用的紙張進(jìn)行設(shè)置，并且對行距、字間距等參數(shù)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整或直接還原為默認(rèn)值就可以了。
折頁打印
如果想制作實(shí)驗(yàn)報(bào)告、編制試卷之類的折頁文件。利用Word完全可以做出：選擇“視圖→頁眉和頁腳”，而后切換至第一頁的頁腳(或頁眉)。對兩分欄來說，可在與左欄對應(yīng)的合適位置輸入“第{={PAGE｝*2-1｝頁”，在與右欄對應(yīng)的合適位置輸入“第{={PAGE｝*2｝頁”。輸入時(shí)先輸“第頁”，再將光標(biāo)插在兩者中間，連續(xù)按兩下Ctrl+F9鍵，輸入大括號“{｝”。然后在大括號“{｝”內(nèi)外輸入其他字符，完成后，分別選中“{={PAGE｝*2-1｝”和“{={PAGE｝*2｝”，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“更新域”，即可顯示每頁左右兩欄的正確頁碼。
此方法可以進(jìn)一步擴(kuò)展，如對三分欄文字來說，必須將每欄“第頁”之間的域代碼修改為“{={PAGE｝*3-2｝”、“{={PAGE｝*3-1｝”和“{={PAGE｝*3｝”。再按上面介紹的方法更新即可。N分欄則是“{={PAGE｝*N-(N-1)｝”、“{={PAGE｝*N-(N-2)｝”……“{={PAGE｝*N｝”，并要注意通過先將其選中，然后右擊鼠標(biāo)，選擇快捷菜單中的“切換域代碼”命令來更新域。
反片輸出文件
利用WPS2000/Office中的打印輸出窗口中的“反片輸出”功能可以制作出反片效果。其實(shí)，在Word中也能實(shí)現(xiàn)：按下Ctrl+P打印對話框，然后單擊打印機(jī)的“屬性”按鈕，在打開的打印機(jī)屬性設(shè)置對話框中單擊“高級”按鈕，然后選擇“打印機(jī)功能”中“MirrorPrint”下拉框中“True”項(xiàng)(視不同打印機(jī)會(huì)有不同選項(xiàng))，然后連續(xù)按下“確定”三次即可把文件反片輸出來了。
避免打印出不必要的附加信息
有時(shí)在打印一篇文當(dāng)時(shí)會(huì)英名其妙地打印出一些附加信息，如批注、隱藏文字域代碼等。通過下面的技巧可以避免打印出這些不必要的附加信息：在打印前選擇“工具→選項(xiàng)”，單擊“打印”標(biāo)簽，然后取消“打印文件的附加信息”下所有復(fù)選框即可。
打印含窗體的格式化文件
利用Word中的窗體可以創(chuàng)建諸如統(tǒng)計(jì)表格之類的格式化的文件，方便其他用戶在文件中特定的地方填寫相關(guān)的信息。如果想利用已事先打印好的含窗體的空白文件(即在填寫區(qū)還沒有填寫內(nèi)容)打印多份不同的統(tǒng)計(jì)信息，只要選擇“工具→選項(xiàng)”，再選擇“打印”標(biāo)簽，選中“只用于當(dāng)前文檔的選項(xiàng)”下的“僅打印窗體城內(nèi)容”復(fù)選框，這樣當(dāng)在窗體中填寫完信息后，打印出來的將僅僅是所填寫的信息，而不是將整個(gè)統(tǒng)計(jì)表格文件打印出來。
快速打印Word快捷鍵
使用Word快捷鍵，確實(shí)可以給帶來很多方便。不過，通過下面的技巧，可以把Word中的所有快捷鍵打印出來的方法：啟動(dòng)Word，再選擇“工具→宏”，再單擊“宏的位置”下拉列表框，選擇“Word命令”。然后在“宏名”框中，選擇ListCommands命令，單擊“運(yùn)行”按鈕。接著在出現(xiàn)的“命令列表”對話框中，選擇“當(dāng)前菜單和快捷鍵設(shè)置”，單擊“確定”按鈕。此時(shí)Word會(huì)生成當(dāng)前所有菜單和快捷鍵的列表。最后要做的只是選擇“文件→打印”命令即可打印出Word中的所有快捷鍵。
快速取消后臺(tái)打印任務(wù)
當(dāng)給打印機(jī)發(fā)出打印任務(wù)后，會(huì)在Word的狀態(tài)欄上出現(xiàn)打印機(jī)圖標(biāo)，說明Word正在后臺(tái)打印文件，而打印機(jī)圖標(biāo)旁邊的數(shù)字顯示的是正在打印頁的頁碼。雙擊打印機(jī)圖標(biāo)可取消打印任務(wù)，不過你的動(dòng)作可要快一些，否則將無法取消打印任務(wù)。
一般在默認(rèn)狀態(tài)下，Word會(huì)顯示狀態(tài)欄。如果沒有顯示，請執(zhí)行“工具”菜單中的“選項(xiàng)”，再選擇“視圖”選項(xiàng)卡，然后選中“顯示”下的“狀態(tài)欄”復(fù)選框，按“確定”按鈕即可顯示狀態(tài)欄。
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