2017Excel使用技巧綜合
在日常辦公中，excel我們經(jīng)常要用到,如果掌握一些excel技巧的話，讓你的工作更加有效率，下面是YJBYS小編整理的Excel使用技巧綜合，希望對(duì)你有幫助！
1.徹底隱藏Excel工作表
在Excel中可以通過(guò)執(zhí)行“格式→工作表→隱藏”將當(dāng)前活動(dòng)的工作表隱藏起來(lái)，在未執(zhí)行進(jìn)一步的工作簿設(shè)置的情況下，可以通過(guò)執(zhí)行“格式→工作表→取消隱藏”來(lái)打開它。其實(shí)還可以通過(guò)通過(guò)設(shè)置工作表的隱藏屬性來(lái)徹底隱藏。按下“Alt+F11”組合鍵進(jìn)入VBA編輯窗口，在左側(cè)選中需要隱藏的工作表，按下F4鍵打開“屬性”對(duì)話框，切換到“按分類序”標(biāo)簽分頁(yè)，將“雜項(xiàng)”下的“Visable”的值選擇改為“2-xlSheetVeryHidden”或“0-xlSheetVeryHidden”退出后返回Excel即可。這樣就將選定的工作表隱藏起來(lái)，且“取消隱藏”也不起作用，這樣就能徹底隱藏工作表了。將Visable值改還原即可取消隱藏。
2.Excel 圈注表格中的無(wú)效數(shù)據(jù)
數(shù)據(jù)輸入完畢后，為了保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性，快速找到表格中的無(wú)效數(shù)據(jù)，我們可以借用Excel中的數(shù)據(jù)有效性和公式審核來(lái)實(shí)現(xiàn)。
選中某列(如B列)，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡，輸入符合條件的數(shù)據(jù)必須滿足的條件范圍(如“=and (B1>=60,B1隱藏表格中的出錯(cuò)信息。
大家經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)表格在處理完數(shù)據(jù)后出現(xiàn)一些類似“#DIV/0!”、“#NAME?”、“#VALUE!”等出錯(cuò)信息，既不方便打印又影響了表格的整體美觀，在數(shù)據(jù)量比較大的時(shí)候手工刪除顯然是不現(xiàn)實(shí)的。
解決方法是：
打印時(shí)，打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，切換到“工作表”選項(xiàng)卡，將“錯(cuò)誤單元格打印為”選項(xiàng)設(shè)置為“空白”或“-”就好了。
計(jì)算時(shí)，可使用通用公式“=IF(ISERROR(公式),"",公式)”，也能使運(yùn)算過(guò)程中出錯(cuò)單元格填充為指定的'字符或空白。
3.Excel中的另類求和方法
在Excel中對(duì)指定單元格求和，常用的方法有兩種,一是使用SUM，一般用于對(duì)不連續(xù)單元格的求和，另一方法是使用Σ，用于對(duì)連續(xù)單元格的求和。在有些情況下如果使用組合鍵“Alt+=”，會(huì)顯得更方便。
先單擊選中放置和的單元格，再按下組合鍵“Alt+=”，用鼠標(biāo)單擊所要求和的單元格，被選中的單元格即呈選中狀態(tài)，這時(shí)可配合Shift鍵選取連續(xù)的多個(gè)單元格，或者配合Ctrl選取任意不連續(xù)單元格，使用Ctrl甚至還可以對(duì)同一單元格多次求和，單元格選取完成后按回車鍵即可。這種方法在某些特殊場(chǎng)合十分有用。
4.讓Excel文件備份
工作用的Excel文件往往含有重要數(shù)據(jù)，備份它的重要性不言而喻。雖然Excel提供了備份的方法，但備份的文件與原文件處于同一文件夾中，如果該文件夾被誤刪除，后果不堪設(shè)想。那么有沒有方法讓Excel在不同的文件夾自動(dòng)生成備份呢?答案是肯定的，下面介紹具體方法。
我們可以用VBA編寫簡(jiǎn)單的宏代碼來(lái)實(shí)現(xiàn)備份功能，同時(shí)還能做到：
1.在保存Excel文件時(shí)自動(dòng)生成備份;
2.保存Excel文件時(shí)提示是否備份;
3.原始文件和備份文件互為備份。即編輯原始文件時(shí)，將在備份文件夾生成備份文件;編輯備份文件時(shí)，將以原始文件為備份。
一、設(shè)置宏安全性
選擇“工具→宏→安全性”菜單，將安全級(jí)別設(shè)為“低”。這樣，VBA代碼才可以執(zhí)行。
二、輸入VBA代碼
1.打開需要備份的Excel文件，右擊任一工作表標(biāo)簽，選擇“查看代碼”，或選擇“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單，打開Visual Basic編輯器。
2.在“工程”窗口中雙擊“ThisWork book”，此時(shí)VBA編輯器標(biāo)題變?yōu)椋篗icrosoft Viusal Basic-“文件名”-[ThisWorkbook(代碼)]。
3.將以下代碼輸入到“代碼”窗口中：
Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
指定Excel文件的路徑
XlsFilePath = "D:"
'指定備份路徑
BackupXlsFilePath = "E:"
If ThisWorkbook.Path = XlsFilePath Then
ExcelFilePath = BackupXlsFilePath
ExcelFilePath = XlsFilePath
End If
'提示是否備份
Response = MsgBox("保存時(shí)是否備份當(dāng)前Excel文件?" & vbCr & "備份位置：" & ExcelFilePath, vbYesNo, "提示備份")
If Response = vbYes Then ' 用戶按下“是”
'兩個(gè)Excel文件相互備份
ThisWorkbook.SaveCopyAs Filename:=ExcelFilePath & "\" & ThisWorkbook.Name End If End Sub
說(shuō)明：XlsFilePath = "D:"和Backup XlsFilePath = "E:"分別指定了正在編輯的Excel文件和備份文件的路徑，可以將其中的“D:”和“E:”(不含引號(hào))分別更換成實(shí)際的路徑。
在輸入文件路徑時(shí)一定要注意以下幾點(diǎn)：
1.確保路徑正確無(wú)誤，如果輸入錯(cuò)誤或指定的文件夾不存在，將出現(xiàn)錯(cuò)誤;
2.盤符要大寫;
3.路徑的后面不要加上“\”，如“F:\備份\2006”不能寫成“F:\備份\2006\”。
三、執(zhí)行
當(dāng)前Excel文件編輯完成后，只要單擊“保存”按鈕，Excel都會(huì)提示是否備份。選擇“是”將在指定的文件夾生成一個(gè)同名的備份文件，并保存當(dāng)前文件。選擇“否”則只保存當(dāng)前文件而不做備份。
5.Excel錄入時(shí)自動(dòng)切換輸入法
在Excel單元格中，經(jīng)常遇到中英文交替輸入的情況，如A列輸入中文而B列卻輸入英文，這時(shí)就要在中英文輸入法之間反復(fù)切換，這樣非常麻煩而且嚴(yán)重影響錄入效率。其實(shí)可以先打開中文輸入法，選中需要輸入中文的列，執(zhí)行菜單“數(shù)據(jù)→有效性”，在“數(shù)據(jù)有效性”中切換到“輸入法模式”標(biāo)簽分頁(yè)，在“模式”下拉列表中選擇“打開”，確定退出。接著選擇需要輸入英文的列，同樣打開“輸入法模式”標(biāo)簽分頁(yè)，在“模式”下拉列表中選擇“關(guān)閉(英文模式)”，確定后退出即可。
6.Excel中粘貼時(shí)避免覆蓋原有內(nèi)容
在工作表中進(jìn)行復(fù)制或移動(dòng)操作時(shí)，粘貼的內(nèi)容將自動(dòng)覆蓋工作表中的原有內(nèi)容，怎樣避免這一現(xiàn)象呢?首先選中要復(fù)制或移動(dòng)的單元格，單擊復(fù)制或剪切按鈕，選中要粘貼的起始單元格，按下“Ctrl+Shift+ +”組合鍵，在彈出的“插入粘貼”對(duì)話框中選擇活動(dòng)單元格移動(dòng)的方向，單擊“確定”按鈕就可以了。
7.將計(jì)算器搬到Excel中
在用Excel編輯文檔時(shí)，有時(shí)需要計(jì)算一些數(shù)據(jù)的數(shù)值(加減乘除都可能要用到)，這時(shí)都是點(diǎn)擊“開始”→“程序”→“附件”再點(diǎn)擊計(jì)算器，如果每次都這樣操作的話就很麻煩。其實(shí)我們可以將計(jì)算器搬到Excel中，直接添加在Excel的工具欄上。具體操作方法如下：
首先打開Excel，點(diǎn)擊視圖菜單的“工具(T)”，然后點(diǎn)擊“自定義(C)”，再點(diǎn)擊自定義(C)窗口中的命令選項(xiàng)欄。 在類別列表中，點(diǎn)擊“工具”，在命令(D)列表中，點(diǎn)擊自定義(旁邊有個(gè)灰色計(jì)算器圖標(biāo))。將所選的命令從命令列表中拖至工具欄中(當(dāng)你看到鼠標(biāo)指針旁出現(xiàn)一個(gè)加號(hào)(+)時(shí)，松開鼠標(biāo)即可)。點(diǎn)擊關(guān)閉，退出Excel�，F(xiàn)在重新打開Excel，點(diǎn)擊剛剛添加的按鈕，在Excel中就出現(xiàn)了計(jì)算器。
8.Excel 圈注表格中的無(wú)效數(shù)據(jù)
數(shù)據(jù)輸入完畢后，為了保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性，快速找到表格中的無(wú)效數(shù)據(jù)，我們可以借用Excel中的數(shù)據(jù)有效性和公式審核來(lái)實(shí)現(xiàn)。
選中某列(如B列)，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡，輸入符合條件的數(shù)據(jù)必須滿足的條件范圍(如“=and (B1>=60,B1隱藏表格中的出錯(cuò)信息。
大家經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)表格在處理完數(shù)據(jù)后出現(xiàn)一些類似“#DIV/0!”、“#NAME?”、“#VALUE!”等出錯(cuò)信息，既不方便打印又影響了表格的整體美觀，在數(shù)據(jù)量比較大的時(shí)候手工刪除顯然是不現(xiàn)實(shí)的。
解決方法是：
打印時(shí)，打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，切換到“工作表”選項(xiàng)卡，將“錯(cuò)誤單元格打印為”選項(xiàng)設(shè)置為“空白”或“-”就好了。
計(jì)算時(shí)，可使用通用公式“=IF(ISERROR(公式),"",公式)”，也能使運(yùn)算過(guò)程中出錯(cuò)單元格填充為指定的字符或空白。
9.用多窗口修改編輯Excel文檔
如果要比較、修改Excel中不同單元格間的數(shù)據(jù)，而單元格又相距較遠(yuǎn)的話，來(lái)回拖動(dòng)鼠標(biāo)很是麻煩。我們可以用多窗口來(lái)進(jìn)行比較，依次單擊“窗口→拆分”，Excel便自動(dòng)拆分成四個(gè)窗口，每個(gè)窗口都是一個(gè)獨(dú)立的編輯區(qū)域，我們?cè)跒g覽一個(gè)窗口的時(shí)候，不影響另外一個(gè)窗口。在Word中對(duì)長(zhǎng)文檔的修改比較繁瑣，也可以用這種方法將窗口進(jìn)行拆分。要取消多窗口，雙擊分隔線或者依次單擊“窗口→取消拆分”即可。
10.快速切換Excel工作表
如果一個(gè)Excel工作簿中有大量的工作表，要是一個(gè)一個(gè)去切換查找很麻煩。其實(shí)可以在工作表標(biāo)簽左側(cè)的任意一個(gè)按鈕上右擊，在彈出的工作表下拉列表中選中需要切換的工作表即可快速切換到該工作表。另外也可以按下“Ctrl+PageDown”組合鍵從前往后快速按順序在各個(gè)工作表之間切換，按下“Ctrl+PageUP”組合鍵可從后往前依次快速地在各個(gè)工作表之間切換，這樣也能快捷地切換到需要的工作表。
11.不讓Excel單元格中的零值顯示
如果你在Excel中使用某些函數(shù)統(tǒng)計(jì)出該單元格的值為零值，它會(huì)顯示出一個(gè)數(shù)字“0”，這看上去很不爽，打印出來(lái)也會(huì)包含這個(gè)“0”。怎樣才能不讓它顯示呢?下面以求和函數(shù)Sum為例來(lái)看看如何不顯示零值。
例如，在某工作表中對(duì)A2到E2單元格進(jìn)行求和，其結(jié)果填寫在F2中，由于結(jié)果可能包含0，因此，為讓0不顯示則在F2單元格中輸入計(jì)算公式：“=IF(ISNUMBER(A2:E2),SUM(A2:E2),””)”，這樣，一旦求出的和為0則不顯示出來(lái);還可以這樣寫公式：“=IF(SUM(A2:E2)=0,””,SUM(A2:E2)”，即如果對(duì)A2到E2求和結(jié)果為0就不顯示，否則顯示其結(jié)果。
12.Excel中巧選擇多個(gè)單元格區(qū)域
在編輯工作表時(shí)，如果要選擇不相鄰的多個(gè)單元格或單元格區(qū)域，大家通常采用的方法是：選擇第一個(gè)單元格或單元格區(qū)域，然后在按住Ctrl鍵的同時(shí)選擇其他單元格或區(qū)域。其實(shí)，除此之外，Excel還提供了另外一種選擇多個(gè)單元格區(qū)域的方法，筆者感覺更為順手，該方法是：選擇第一個(gè)單元格或單元格區(qū)域，然后按“Shift+F8”鍵，并拖動(dòng)鼠標(biāo)選中其他不相鄰的單元格或區(qū)域?qū)⑺砑拥竭x定區(qū)域中。要停止向選定區(qū)域中添加單元格或區(qū)域，請(qǐng)?jiān)俅伟?ldquo;Shift+F8”鍵。
13.快速刪除英文單詞
在幾乎所有的文字處理軟件中，要?jiǎng)h除插入點(diǎn)前的英文單詞，可以按住Ctrl鍵，再按下Backspace鍵。如果要?jiǎng)h除插入點(diǎn)后的單詞，可以按住Ctrl鍵，再按下Delete鍵。該種刪除方法，對(duì)中文中的詞組同樣有效。
14.重復(fù)記錄巧刪除
當(dāng)Excel工作表中有重復(fù)記錄時(shí)，可以利用“高級(jí)篩選”功能刪除重復(fù)記錄，具體操作是：選中Excel工作表中的所有記錄，在“數(shù)據(jù)”菜單中，指向“篩選”，單擊“高級(jí)篩選”命令;單擊“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”，然后在“復(fù)制到”框中，輸入單元格引用;選中“選擇不重復(fù)的記錄”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。
15.Excel快速互換兩列
在用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)，有時(shí)候需要將兩列數(shù)據(jù)整體進(jìn)行交換，通常的辦法是在其中一列之前插入一空白列，然后把另一列復(fù)制或剪切到空白列，最后把那列刪除掉�；蛘呤沁x中一列后進(jìn)行剪切，然后再選中另一列后右擊選擇“插入已剪切的單元格”也能達(dá)到目的，但都比較麻煩，可以這樣來(lái)簡(jiǎn)化操作：先單擊選中一列，移動(dòng)鼠標(biāo)到列中第一個(gè)單元格的上端橫線上，當(dāng)光標(biāo)變成“+”字箭頭狀，按住Shift鍵不放，直接拖到另一列前(后)面就可以了。該方法對(duì)同一工作表中，不管是相鄰的還是不相鄰的兩列都適用。
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