Office 十個技巧

Office 2013十個技巧

　　Microsoft Office 2013是應用于Microsoft Windows視窗系統的一套辦公室套裝軟件。掌握小技巧可以更快的提升工作效率。下面是YJBYS小編收集的10個Office 2013技巧，希望可以幫到你。

　　技巧一：將法定假日添加到Outlook日歷

　　只要簡單設置，即可將我國的法定假日添加到Outlook日歷，從而方便我們的日程安排：

　　打開Outlook，從主菜單下打開“Outlook選項”對話框，在左側導航面板選擇“日歷”面板，在右側窗格的“日歷選項”小節找到“將分以上添加到"日歷"中”選項，點擊右側的“添加假日”按鈕，此時會彈出“將假日添加到日歷”對話框，如圖1所示，勾選“中國”復選框，連續點擊兩次“確定”按鈕，就可以將我國的法定假日添加到Outlook的日歷，這里不僅顯示各種假日，而且農歷日期、節氣等都在這里顯示出來，是不是很方便?

　　按照同樣的方法，還可以考慮將相關國家的假日信息添加到日歷，例如圣誕節、感恩節等。

　　技巧二：激活Excel內置的Powerpivot服務

　　對于很多用戶來說，可能經常需要在工作簿和數據透視表中構建、分析和計算多維數據，或者需要使用工作組網站和文檔管理功能存儲信息并與同事進行協作處理，在以往一般是需要下載安裝Powerpivot加載項。不過，如果你使用的是Excel 2013，那么可以直接激活Powerpivot服務：

　　從文件菜單下選擇“選項”，在對話框切換到“加載項”選項卡，在“管理”右側的下拉列表框選擇“COM加載項”，單擊右側的“轉到”按鈕，隨后會打開“COM加載項”對話框，在這里勾選“Microsoft Office Powerpivot for Excel 2013”復選框，確認之后即可生效。在Excel 2013主界面切換到“POWERPIVOT”選項卡，現在就可以使用Powerpivot的相關功能(見圖2)，以后在Excel處理大數據就方便多了。

　　技巧三：借助組策略修改Outlook的OST文件位置

　　默認設置下，Outlook 2013在新建帳戶時，相應的數據文件(.ost文件)總是被保存在C盤的默認目錄，時間一長，占用的磁盤空間也會越來越大了。麻煩的是，當我們打開“帳戶設置→數據文件”對話框，你會發現這里雖然可以查看數據文件的相關信息，但卻并沒有提供修改默認位置的選項…

　　解決的辦法還是有的，我們可以借助組策略修改Outlook 2013的ost文件位置：

　　首先需要下載Office自定義工具(OCT)，訪問http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=35554，按照操作系統的版本選擇32位或64位，下載之后雙擊解壓。進入剛才解壓的文件夾，依次跳轉到“admx”文件夾，復制“outlk15.admx”文件和“zh-cn”文件夾到“WindowsPolicyDefinitions”。

　　打開運行對話框，輸入“gpedit.msc”啟動組策略對象編輯器，在左側導航窗格依次選擇“用戶配置→管理模板→MicrosoftOutlook 2013→雜項→PST設置”，在右側窗格選擇“OST文件默認位置”，雙擊打開配置對話框，在這里選擇“已啟用”，現在你會發現已經可以修改OST文件的默認位置(見圖3)。

　　完成上述操作之后，我們就可以刪除原來的Outlook帳戶，注意刪除之前首先備份數據，新建帳戶，可以發現數據文件已經出現在新的位置。

　　技巧四：不讓Excel 2013自動檢查兼容性

　　喜歡追新的小秦早早就已經開始使用Office 2007、2010，不久前已經將辦公室的Office套件更新到2013版本，默認的文件名后綴已經變成帶“x”的新格式，既時尚又節省文件體積。但苦惱的是，每次在編輯舊格式的Office文檔時，文件的標題上會顯示“兼容模式”的字樣，而且在保存或退出的時候，經常會彈出類似于“Microsft Excel - 兼容性檢查器”的對話框，雖然選擇“繼續”可以繼續操作，但顯然是相當的令人討厭…

　　小秦顯然不希望看到這一對話框，但每次確認都是比較麻煩，因此她思考了一個長久之計：單擊“取消”按鈕，返回“信息”界面，單擊右側窗格的“檢查問題”按鈕，從彈出菜單選擇“檢查兼容性”，此時仍然會彈出“Microsft Excel - 兼容性檢查器”對話框，但如果仔細查看，會發現這個對話框與之前的對話框還是有一些些的區別，例如沒有了“繼續”和“取消”兩個按鈕，所提供的只有“確定”一個按鈕。如圖4所示，在這里取消“保存此工作簿時檢查兼容性”復選框，確認之后關閉對話框。以后，在編輯這個工作簿文件時，就再也不會彈出兼容性檢查的對話框了。

　　技巧五：讓Windows 8的更新“捎上”Office 2013

　　很多朋友是在Windows 8系統下使用Office 2013，如果你注意的話，會發現Office 2013的“關于”對話框并沒有像以前版本那樣提供在線升級的選項，總不可能每次卸載后重新安裝最新的版本吧?

　　其實，Office 2013已經與Windows Update捆綁在一起，按下“Window+X”組合鍵激活開始菜單，在這里打開控制面板，依次選擇“系統和安全→Windows更新→更改設置”，進入之后勾選“更新Windows時提供其他Microsoft產品的更新”復選框，確認之后即可生效。以后，每次檢查更新，都可以根據需要選擇安裝Office 2013的相關更新，效果如圖5所示，這樣就方便多了。

　　技巧六：讓Word 2013直接進入空白文檔

　　每次運行Word 2013，都會進入模板選擇并顯示最近打開的文檔列表，如果需要新建文檔，那么必須選擇“空白文檔”。很多朋友并不習慣這一設計，他們更希望能夠直接進入空白文檔，此時可以按照如下方法進行設置：

　　打開“Word選項”對話框，切換到“常規”選項卡，如圖6所示，在這里將“此應用程序啟動時顯示開始屏幕”復選框去除，確認之后即可生效。以后打開Word 2013，就可以直接進入空白文檔，我們可以按照類似的步驟對其他的Office組件進行設置。

　　技巧七：巧妙解決上載中心的自啟動問題

　　對于已經用上Office 2013的朋友來說，Office上載中心每次都會隨系統自行啟動，但無論是自帶的任務管理器，或是通過“系統配置實用程序”，都沒有找到Ooffice上載中心的啟動項，也就是無法將其禁止。這個問題困擾了很多人，一些朋友甚至不得不采取硬刪文件的極端措施…

　　其實，解決這個問題的方法很簡單，只要通過任務計劃即可：

　　按下“Win+X”組合鍵，進入控制面板之后依次選擇“管理工具→計劃任務”，依次展開“任務計劃程序庫→Microsoft→Office”，如圖7所示，在右側窗格找到Microsoft Office 15 Sync Maintenance任務，右擊選擇“禁用”，立即就可以生效，以后如果需要啟動上載中心，只要將其加到開始菜單的“啟動”組就可以。按照同樣的方法，可以清理一些比較難處理的自啟動項目。

　　技巧八：讓Office 2013默認保存到本地文件夾

　　如果你注意的話，會發現無論是Word 2013或是Excel 2013，每次執行保存操作時，都是默認保存為“***的SkyDrive”，這當然非常有利于云同步操作，不過對于大部分用戶來說，相信還是會保存到本地文件夾，此時就必須點擊“計算機”進行跳轉，操作相當不便。

　　其實，我們可以通過設置可以將默認的保存位置更改到本地文件夾，這里以Excel 2013為例進行說明：

　　打開“Excel選項”對話框，切換到“保存”面板，如圖8所示，在這里勾選“默認情況下保存到計算機”，默認的保存位置是“文檔”文件夾，如果需要更改位置的話，可以手工輸入，確認之后即可生效，而且包括Word 2013、PowerPoint 2013等其他組件也會同時生效。

　　技巧九：讓Outlook 2013成功導入本地CSV文件

　　在使用Outlook 2013的過程中，可能會發現很難直接導入本地的CSV文件，即使強行導入之后，也會發現內容為空，許多朋友甚至不得不借道其他的郵件客戶端進行中轉導入，操作起來相當的繁瑣。其實，Outlook 2013是可以直接導入本地CSV文件的，只是在操作過程中需要正確設置字段映射：

　　在Outlook 2013的“文件”主菜單下選擇“打開和導出”，在右側窗格依次“打開→導入/導出”，此時會彈出“導入和導出向導”對話框，正確的選擇是“從另一程序或文件導入”，文件類型請選擇“逗號分隔值”，按照提示載入待導入的CSV文件，目標文件夾自然是選擇“聯系人”，這里需要單擊右側的“映射自定義字段”按鈕，打開圖9所示的對話框，從左側的源文件列表框拖拽相關值與右側的目標字段進行映射，確認之后即可直接成功導入。

　　提示：在從其他的郵件客戶端工具導出地址簿時，請認真選擇輸出字段，一般不建議輸出無實際意義的字段。

　　技巧十：讓Word 2013實現輸入法的智能切換

　　喜愛追新的老張早早就在自己的計算機上安裝了最新的Windows 8和Office 2013，自帶的微軟拼音輸入法顯然令他無法滿意，老張在第一時間安裝了自己習慣的智能五筆輸入法。在編輯Word文檔時，老張經常需要同時輸入漢字、英文、數字等內容，這樣就需要在不同的輸入法之前進行切換，而Windows 8已經改用“Win+Space”組合鍵切換輸入法，他覺得操作起來很是麻煩，而且效率極低…

　　其實，對于Office 2013版本來說，只要簡單設置，就可以讓Word 2013實現輸入法的智能切換：

　　打開Word 2013，打開“Word選項”窗口，切換到“高級”選項卡，在右側窗格找到“自動切換鍵盤以匹配周圍文字的語言”選項，如圖10所示，勾選之后單擊右下角的“確定”按鈕，無需退出Word，立即就可以生效。以后，每當老張將光標定位在中文字符之間，那么此時會自動切換到中文輸入法，并不需要按下“Win+Space”組合鍵進行切換;如果光標跳轉到英文或數字的字符，那么此時也會自動切換到英文輸入法，同樣不需要按下“Win+Space”組合鍵，是不是很方便?

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