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      2. 秘書資格考試備考的輔導(dǎo)資料「二級」

        時間:2024-10-02 18:30:05 秘書資格 我要投稿
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        2016年秘書資格考試備考的輔導(dǎo)資料「二級」

          2016年秘書資格考試就快到了,大家的二級都備考得怎么樣了?為了讓大家能更好地進(jìn)行復(fù)習(xí),小編整理了一些秘書資格考試二級的備考輔導(dǎo)資料,希望能對大家有幫助。

        2016年秘書資格考試備考的輔導(dǎo)資料「二級」

          1、辦公室管理工作程序的含義和內(nèi)容

          所謂辦公室管理工作程序,是指辦公室內(nèi)按照一定模式制定的完成各項管理工作所需的步驟的總和。它或者是書寫、計劃、討論、收集、整理等一連串相關(guān)聯(lián)的有計劃的工作處理方法,或者是完成某一項工作的日程計劃。

          辦公室管理工作程序設(shè)計的內(nèi)容包括:確定事務(wù)處理的數(shù)量,組成程序的步驟順序及性質(zhì),為設(shè)計程序研究相應(yīng)的方法、方式、技術(shù)手段,程序使用的最佳時間和空間條件;將程序用文字或圖表表述出來;設(shè)計統(tǒng)一程序等。

          2、辦公室管理工作程序設(shè)計原則

          3、辦公室管理工作控制的含義和內(nèi)容

          辦公室管理工作控制就是通過辦公室高層領(lǐng)導(dǎo)的指揮,使辦公室工作沿著預(yù)定的目標(biāo)前進(jìn)。

          辦公室工作控制的內(nèi)容主要有:(1)數(shù)量控制;(2)質(zhì)量控制;(3)時間控制。

          4、辦公室工作簡化的目標(biāo)

          辦公室工作簡化的總目標(biāo)是提高辦公室工作的效率。其具體目標(biāo)主要有:(1)建立責(zé)任制,實(shí)行權(quán)責(zé)一致原則,減少相互推諉,相互扯皮;(2)將辦公費(fèi)用降到最低;(3)建立最有效的文件批閱傳送程序;(4)縮減行政人員、辦公室空間和資金;(5)在準(zhǔn)確的時間將準(zhǔn)確的管理信息傳遞和反饋給高層管理人員;(6)保證辦公室管理達(dá)到自身目標(biāo)。

          5、辦公室管理工作簡化的意義

          辦公室管理工作簡化的意義表現(xiàn)在:

          (1) 它從整體上提高辦公室管理工作的效率

          (2) 節(jié)省人力、物力和辦公開支

          (3) 通過辦公室工作系統(tǒng)的測定分析,為上級管理者提供咨詢,幫助他們做好管理和決策

          (4) 在全體辦公人員中灌輸“效率就是生命”的觀念,使辦公人員心中時刻有效率觀念

          6、檔案利用工作的方式

          檔案的利用工作一般有如下幾種。

          為利用者提供服務(wù)的工作主要有以檔案原件提供利用的開設(shè)閱覽室、檔案外借和以檔案復(fù)制件提供利用的制發(fā)檔案復(fù)本等幾種主要方法。

          在提供利用時,要正確處理利用和保密之間的關(guān)系,避免泄露機(jī)密。

          7.開設(shè)閱覽室

          開設(shè)閱覽室是指檔案館(室)在特定的場所開辟閱覽室,直接向用戶提供信息的一種服務(wù)方式。

          開設(shè)閱覽室必須具備一定的條件。

          (1)人員條件。檔案閱覽室的工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力,了解所藏檔案的成分和位置,熟練掌握各種檢索工具,能協(xié)助用戶滿足其利用需求。

          (2)物質(zhì)條件。閱覽室應(yīng)具備服務(wù)臺、閱覽桌、布告欄、目錄和資料柜、監(jiān)護(hù)設(shè)備和檢索工具等必要的物質(zhì)設(shè)施。

          (3)制度條件。檔案閱覽室必須制定閱覽制度,明確規(guī)定接待對象、閱覽范圍、閱覽要求及手續(xù),以及其他相關(guān)事項。

          閱覽室要具備借閱登記制度。由利用者填寫調(diào)閱單,檔案管理人員根據(jù)調(diào)閱單填寫情況,入庫調(diào)檔,取出所需文件,并在相應(yīng)位置放上代理卡。

          閱畢的檔案應(yīng)及時歸還,認(rèn)真清點(diǎn)。

          8.檔案外借

          檔案外借服務(wù)是指檔案管為滿足某些利用需求,暫且將檔案借出館的一種服務(wù)方式。

          檔案外借服務(wù)應(yīng)該注重以下幾點(diǎn)。

          (1)檔案的外借使用要有嚴(yán)格的制度,經(jīng)過一定的批準(zhǔn)手續(xù)才能外借。

          (2)借出檔案時,應(yīng)履行嚴(yán)格的交接手續(xù),并查明外借檔案文件的份數(shù)及狀況,做好外借檔案的登記與記錄工作,文件題名、檔號、頁數(shù)、密級、借閱日期、歸還日期及借閱人姓名、歸還簽收人等都屬于登記內(nèi)容。

          (3)在借出檔案時應(yīng)點(diǎn)交清楚,并責(zé)成借用單位注意保密和保護(hù)檔案,借用單位應(yīng)對所借檔案的完整和保密負(fù)完全責(zé)任,保證借出的檔案能完整地按時收回。

          (4)借出使用的期限不宜過長,對外借檔案的數(shù)量也應(yīng)做必要的控制。

          (5)檔案借出后,應(yīng)填制代理卡,放置在檔案原來的位置上,以便掌握檔案的流動和利用情況。

          (6)歸還檔案時,必須認(rèn)真清點(diǎn),檢查外借檔案是否有污損、拆散、撕破、抽換、散失等情況,并在借閱登記簿上注銷。

          (7)檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常掌握檔案的借出情況,督促借閱者按期歸還。

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