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2016年秘書資格考試備考的輔導(dǎo)資料「二級」
2016年秘書資格考試就快到了，大家的二級都備考得怎么樣了?為了讓大家能更好地進(jìn)行復(fù)習(xí)，小編整理了一些秘書資格考試二級的備考輔導(dǎo)資料，希望能對大家有幫助。
1、辦公室管理工作程序的含義和內(nèi)容
所謂辦公室管理工作程序，是指辦公室內(nèi)按照一定模式制定的完成各項管理工作所需的步驟的總和。它或者是書寫、計劃、討論、收集、整理等一連串相關(guān)聯(lián)的有計劃的工作處理方法，或者是完成某一項工作的日程計劃。
辦公室管理工作程序設(shè)計的內(nèi)容包括：確定事務(wù)處理的數(shù)量，組成程序的步驟順序及性質(zhì)，為設(shè)計程序研究相應(yīng)的方法、方式、技術(shù)手段，程序使用的最佳時間和空間條件;將程序用文字或圖表表述出來;設(shè)計統(tǒng)一程序等。
2、辦公室管理工作程序設(shè)計原則
3、辦公室管理工作控制的含義和內(nèi)容
辦公室管理工作控制就是通過辦公室高層領(lǐng)導(dǎo)的指揮，使辦公室工作沿著預(yù)定的目標(biāo)前進(jìn)。
辦公室工作控制的內(nèi)容主要有：(1)數(shù)量控制;(2)質(zhì)量控制;(3)時間控制。
4、辦公室工作簡化的目標(biāo)
辦公室工作簡化的總目標(biāo)是提高辦公室工作的效率。其具體目標(biāo)主要有：(1)建立責(zé)任制，實(shí)行權(quán)責(zé)一致原則，減少相互推諉，相互扯皮;(2)將辦公費(fèi)用降到最低;(3)建立最有效的文件批閱傳送程序;(4)縮減行政人員、辦公室空間和資金;(5)在準(zhǔn)確的時間將準(zhǔn)確的管理信息傳遞和反饋給高層管理人員;(6)保證辦公室管理達(dá)到自身目標(biāo)。
5、辦公室管理工作簡化的意義
辦公室管理工作簡化的意義表現(xiàn)在：
(1) 它從整體上提高辦公室管理工作的效率
(2) 節(jié)省人力、物力和辦公開支
(3) 通過辦公室工作系統(tǒng)的測定分析，為上級管理者提供咨詢，幫助他們做好管理和決策
(4) 在全體辦公人員中灌輸“效率就是生命”的觀念，使辦公人員心中時刻有效率觀念
6、檔案利用工作的方式
檔案的利用工作一般有如下幾種。
為利用者提供服務(wù)的工作主要有以檔案原件提供利用的開設(shè)閱覽室、檔案外借和以檔案復(fù)制件提供利用的制發(fā)檔案復(fù)本等幾種主要方法。
在提供利用時，要正確處理利用和保密之間的關(guān)系，避免泄露機(jī)密。
7.開設(shè)閱覽室
開設(shè)閱覽室是指檔案館(室)在特定的場所開辟閱覽室，直接向用戶提供信息的一種服務(wù)方式。
開設(shè)閱覽室必須具備一定的條件。
(1)人員條件。檔案閱覽室的工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，了解所藏檔案的成分和位置，熟練掌握各種檢索工具，能協(xié)助用戶滿足其利用需求。
(2)物質(zhì)條件。閱覽室應(yīng)具備服務(wù)臺、閱覽桌、布告欄、目錄和資料柜、監(jiān)護(hù)設(shè)備和檢索工具等必要的物質(zhì)設(shè)施。
(3)制度條件。檔案閱覽室必須制定閱覽制度，明確規(guī)定接待對象、閱覽范圍、閱覽要求及手續(xù)，以及其他相關(guān)事項。
閱覽室要具備借閱登記制度。由利用者填寫調(diào)閱單，檔案管理人員根據(jù)調(diào)閱單填寫情況，入庫調(diào)檔，取出所需文件，并在相應(yīng)位置放上代理卡。
閱畢的檔案應(yīng)及時歸還，認(rèn)真清點(diǎn)。
8.檔案外借
檔案外借服務(wù)是指檔案管為滿足某些利用需求，暫且將檔案借出館的一種服務(wù)方式。
檔案外借服務(wù)應(yīng)該注重以下幾點(diǎn)。
(1)檔案的外借使用要有嚴(yán)格的制度，經(jīng)過一定的批準(zhǔn)手續(xù)才能外借。
(2)借出檔案時，應(yīng)履行嚴(yán)格的交接手續(xù)，并查明外借檔案文件的份數(shù)及狀況，做好外借檔案的登記與記錄工作，文件題名、檔號、頁數(shù)、密級、借閱日期、歸還日期及借閱人姓名、歸還簽收人等都屬于登記內(nèi)容。
(3)在借出檔案時應(yīng)點(diǎn)交清楚，并責(zé)成借用單位注意保密和保護(hù)檔案，借用單位應(yīng)對所借檔案的完整和保密負(fù)完全責(zé)任，保證借出的檔案能完整地按時收回。
(4)借出使用的期限不宜過長，對外借檔案的數(shù)量也應(yīng)做必要的控制。
(5)檔案借出后，應(yīng)填制代理卡，放置在檔案原來的位置上，以便掌握檔案的流動和利用情況。
(6)歸還檔案時，必須認(rèn)真清點(diǎn)，檢查外借檔案是否有污損、拆散、撕破、抽換、散失等情況，并在借閱登記簿上注銷。
(7)檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常掌握檔案的借出情況，督促借閱者按期歸還。
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