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2016年秘書資格考試備考的輔導資料「二級」
2016年秘書資格考試就快到了，大家的二級都備考得怎么樣了?為了讓大家能更好地進行復習，小編整理了一些秘書資格考試二級的備考輔導資料，希望能對大家有幫助。
1、辦公室管理工作程序的含義和內容
所謂辦公室管理工作程序，是指辦公室內按照一定模式制定的完成各項管理工作所需的步驟的總和。它或者是書寫、計劃、討論、收集、整理等一連串相關聯(lián)的有計劃的工作處理方法，或者是完成某一項工作的日程計劃。
辦公室管理工作程序設計的內容包括：確定事務處理的數(shù)量，組成程序的步驟順序及性質，為設計程序研究相應的方法、方式、技術手段，程序使用的最佳時間和空間條件;將程序用文字或圖表表述出來;設計統(tǒng)一程序等。
2、辦公室管理工作程序設計原則
3、辦公室管理工作控制的含義和內容
辦公室管理工作控制就是通過辦公室高層領導的指揮，使辦公室工作沿著預定的目標前進。
辦公室工作控制的內容主要有：(1)數(shù)量控制;(2)質量控制;(3)時間控制。
4、辦公室工作簡化的目標
辦公室工作簡化的總目標是提高辦公室工作的效率。其具體目標主要有：(1)建立責任制，實行權責一致原則，減少相互推諉，相互扯皮;(2)將辦公費用降到最低;(3)建立最有效的文件批閱傳送程序;(4)縮減行政人員、辦公室空間和資金;(5)在準確的時間將準確的管理信息傳遞和反饋給高層管理人員;(6)保證辦公室管理達到自身目標。
5、辦公室管理工作簡化的意義
辦公室管理工作簡化的意義表現(xiàn)在：
(1) 它從整體上提高辦公室管理工作的效率
(2) 節(jié)省人力、物力和辦公開支
(3) 通過辦公室工作系統(tǒng)的測定分析，為上級管理者提供咨詢，幫助他們做好管理和決策
(4) 在全體辦公人員中灌輸“效率就是生命”的觀念，使辦公人員心中時刻有效率觀念
6、檔案利用工作的方式
檔案的利用工作一般有如下幾種。
為利用者提供服務的工作主要有以檔案原件提供利用的開設閱覽室、檔案外借和以檔案復制件提供利用的制發(fā)檔案復本等幾種主要方法。
在提供利用時，要正確處理利用和保密之間的關系，避免泄露機密。
7.開設閱覽室
開設閱覽室是指檔案館(室)在特定的場所開辟閱覽室，直接向用戶提供信息的一種服務方式。
開設閱覽室必須具備一定的條件。
(1)人員條件。檔案閱覽室的工作人員應具備較強的業(yè)務能力，了解所藏檔案的成分和位置，熟練掌握各種檢索工具，能協(xié)助用戶滿足其利用需求。
(2)物質條件。閱覽室應具備服務臺、閱覽桌、布告欄、目錄和資料柜、監(jiān)護設備和檢索工具等必要的物質設施。
(3)制度條件。檔案閱覽室必須制定閱覽制度，明確規(guī)定接待對象、閱覽范圍、閱覽要求及手續(xù)，以及其他相關事項。
閱覽室要具備借閱登記制度。由利用者填寫調閱單，檔案管理人員根據(jù)調閱單填寫情況，入庫調檔，取出所需文件，并在相應位置放上代理卡。
閱畢的檔案應及時歸還，認真清點。
8.檔案外借
檔案外借服務是指檔案管為滿足某些利用需求，暫且將檔案借出館的一種服務方式。
檔案外借服務應該注重以下幾點。
(1)檔案的外借使用要有嚴格的制度，經過一定的批準手續(xù)才能外借。
(2)借出檔案時，應履行嚴格的交接手續(xù)，并查明外借檔案文件的份數(shù)及狀況，做好外借檔案的登記與記錄工作，文件題名、檔號、頁數(shù)、密級、借閱日期、歸還日期及借閱人姓名、歸還簽收人等都屬于登記內容。
(3)在借出檔案時應點交清楚，并責成借用單位注意保密和保護檔案，借用單位應對所借檔案的完整和保密負完全責任，保證借出的檔案能完整地按時收回。
(4)借出使用的期限不宜過長，對外借檔案的數(shù)量也應做必要的控制。
(5)檔案借出后，應填制代理卡，放置在檔案原來的位置上，以便掌握檔案的流動和利用情況。
(6)歸還檔案時，必須認真清點，檢查外借檔案是否有污損、拆散、撕破、抽換、散失等情況，并在借閱登記簿上注銷。
(7)檔案工作人員應經常掌握檔案的借出情況，督促借閱者按期歸還。
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