秘書必須具備的品質(zhì)
秘書的日常工作雖然是幫上司“打雜”,但她在另一方面又肩負著“公司形象代言人”的重任,她給外人的印象不僅關(guān)系著上司的形象,也關(guān)系著整個公司的形象,所以,作為職業(yè)秘書,一定要在工作中有意識地塑造自己的品質(zhì)。
一、認真
且不說職業(yè)秘書,就是一般的白領(lǐng),在工作中也要“認真”,可以說,做到“認真”二字對于秘書來說是最起碼的要求,但是,從另一個意義上來說這也是很困難的。特別是對于年輕的秘書來說,誰沒有個小愛好,想自在一點呢?比如,與朋友在電話里聊天是一件很愜意的事,但是,無論哪個公司都不會允許秘書有這種享受及類似的行為。作為職業(yè)秘書,不僅要遵守單位的規(guī)章制度,而且還要比一般工作人員做得更好,因為你在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作,他們對你的要求自然更嚴,標準更高;他們不可能容忍你工作毛手毛腳、大大咧咧或辦事拖拖拉拉。
二、誠實
所謂誠實,就是說老實話,辦老實事,做老實人。當然,作為白領(lǐng)都需要誠實,但對于秘書來說這一點尤其重要,因為不管經(jīng)驗多么豐富,秘書在繁雜忙亂的工作中多少會出這樣或那樣的差錯。出了錯,馬上道歉,這就是誠實。比如,一個港商希望與自己的上司見面,他在電話里說“下午14點來拜訪”,你卻聽成“下午4點來拜訪”,結(jié)果出現(xiàn)失約,造成誤會。工作中出現(xiàn)了差錯之后,就應(yīng)當實事求是地向上司認錯,而不是掩蓋事實,或者往他人身上推以逃避自己的責任。有些秘書不誠實,為了自己或自己朋友的私利,故意隱瞞事實的真相,不實及時地向上司匯報,從而給上司的決策造成失誤。所以,對于秘書來說,誠實是最重要的人品,只有用誠實才能換取上司和同事的信任。
三、謙遜
與其他部門的人相比,秘書的確有一種“近水樓臺先得月”的優(yōu)勢,可以容易得到各種信息,聽到各種機密,這是秘書工作本身決定的。比如這天上午,公司開董事會討論人事問題,秘書到會議室為與會者添了好幾次茶,這樣她就自然而然地知道了一些人事變動的事;又比如,總經(jīng)理明天上午出差,下午讓秘書分別通知趙錢孫李四位部門經(jīng)理來交待工作,其中他與李經(jīng)理談得最長,一直到下班還沒有結(jié)束,這意味著什么?秘書當然能明白其中的微妙之處。正是由于秘書容易得到這種“上層信息”,往往會引起一些人的羨慕或忌妒。如果秘書自己也產(chǎn)生這種優(yōu)越感,那就會在無形之中破壞自己與其他部門人的關(guān)系。
如果秘書沒有謙遜的`品質(zhì)的話,職務(wù)上的優(yōu)越感就會讓她滋生出驕橫跋扈的毛病,比如把上司的職權(quán)當成是自己的職權(quán),誰要是不買自己的賬,就假公濟私,想方設(shè)法結(jié)對方穿小鞋;即使你不是一個頤指氣使的人,但總會有人看在你上司的份上向你獻殷勤,如果不具備謙遜的品質(zhì),你也會慢慢地把自己的尾巴翹起來。因此,為了搞好與各方面的關(guān)系,秘書無論何時何地都要把自己當做公司的普通一員,絕對不允許自己滋生出“超人”的感覺。
四、合群
秘書部門是一個單位的神經(jīng)中樞,從收集信息到給領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程,幾乎秘書的每項工作都需要各部門的協(xié)助配合。如果一個秘書不合群,不是離群索居,就是孤芳自賞,那她就很難有親和力,公司里的同事就會對她敬而遠之;如果這樣,那她不僅得不到各部門的支持,反而有可能到處有人給她使絆,讓她寸步難行。
五、寬厚
秘書應(yīng)該性情溫和,待人友好。因為部門利益、價值觀念等方面的原因,同事之間對一些具體問題的看法上出現(xiàn)分歧是正常的。因此,當你在工作中遇到難以溝通的時候,應(yīng)習(xí)慣換位思考,從對方的角度看問題,理解對方。不管雙方的分歧如何大,你首先要在人格上尊重對方,不是以權(quán)勢壓人,強迫對方接受自己的意見;如果對方不接受,就找機會刁難人家,給對方穿小鞋。
六、自信
秘書工作的一個特點就是突發(fā)性事件多。比如,老總約好一個重要的客戶下午三點鐘見面,可是他在兩點半的時候沒跟任何人打招呼,就一個人開車出去了?蛻赳R上就要到了,秘書應(yīng)該怎么辦?找辦公室主任也找不著。面對這種情況,秘書應(yīng)該情緒穩(wěn)定,緩急有序。因此,秘書必須有高度的自信,否則局面無法收拾。當然,秘書的自信一般不會掛在嘴上,也很少顯在臉上,他們的自信多是化作了行動;秘書辦事謹慎,這并不表明膽怯;為人寬容,但不是懦弱的表現(xiàn)。事實上,秘書只有自信才能贏得上司的信賴,秘書憑借自信而成功的比例遠遠高于依賴聰明而成功的比例。
七、慎密
秘書在工作中必須慎密周到,養(yǎng)成做事留有余地的習(xí)慣。比如,秘書于雪的上司明天下午要去山東泰安出差,但在中午他還要在燕京飯店宴請一個東北來的客戶。上司與客戶吃完午飯馬上就去北京站,乘火車在下午七點之前趕到公司在泰安的辦事處,晚上宴請當?shù)貛讉重要客戶。
于雪對上司的日程是這樣準備的:要在下午七點之前到達泰安,就必須下午兩點半之前上火車,因為從北京到泰安快車大約需要4個小時,再加上從泰安火車站到辦事處約半個小時;如果與東北的客戶吃飯預(yù)定花一個半小時,加上從燕京飯店到北京站和提前上車需要一個小時,那么,只需要在十二點開始進餐就行。根據(jù)這種反推法,于雪安排司機十一點半從公司送上司到燕京飯店(半個小時足夠),并訂了下午二點半的火車票,通知泰安辦事處的人下午六點半接站。
但是,第二天意想不到的事發(fā)生了:上司與客人吃飯時一聊天就把時間忘了,直到兩點鐘才從飯店出來。他一看手表,說忘記了時間,問在飯店外等候的司機,去泰安下一趟火車最早是幾點,;司機說不清楚,上司有些不耐煩,于是司機馬上打電話問于雪。沒過一分鐘,于雪就用短信將今下午北京站路過泰安的所有火車的開車時間發(fā)了過來,因為于雪預(yù)計到了這種情況可能出現(xiàn),提前做好了準備。當時上司很驚訝,但也很滿意。
作為秘書,就應(yīng)該辦事慎密,能將工作中可能出現(xiàn)的各種意外狀況考慮在內(nèi)了。不過,在日常工作中出現(xiàn)小瓊面對的這種意外情況并不多,你準備好幾十次列車時刻表也許只有一兩次能用得上,所以,有些秘書可能會認為這么做是做無用功,但是,像小瓊面對的這種情況在什么時候發(fā)生誰也不知道,所以,對于秘書來說,那種認為以前沒有發(fā)生過、以后也決不會發(fā)生的想法是不負責任的。如果辦事慎密,留有余地,結(jié)果往往會出乎你自己的意料。如果你養(yǎng)成了這么一種辦事習(xí)慣,上司和同事就會對你有另一種看法:你是一種辦事穩(wěn)重,可以值得信賴的人!
八、有上進心
一個優(yōu)秀的秘書會腳踏實地,追求上進。這種上進心表現(xiàn)在兩個方面,一是自我學(xué)習(xí)能力強。她會經(jīng)常了解時事政治的最新動態(tài),并對宏觀經(jīng)濟的走向有較深的把握,因此,她會經(jīng)常上網(wǎng),并注意收集電視、報刊雜志等媒體上的各種信息,彌補自己知識上的不足或迎接新的工作的挑戰(zhàn)。
在另一方面,她會注意自我完善。人們在自我完善過程中,不僅能更客觀地看待自己,也能更加深刻而又敏銳地了解世界和看透人心。因此,自我完善的過程實際上也是塑造自己品格的過程。但是,自我完善并不限于增加學(xué)問,比如,聽聽京劇,看看美術(shù)作品,這些都是豐富自己內(nèi)心世界的手段,也是自我完善的方式。
九、幽默風趣
秘書在工作中應(yīng)該冷靜,處理問題小心謹慎。但是,久而久之,她可能會給人一種機械而又呆板的印象,這對你維持良好的人際關(guān)系不利。作為秘書,你不僅要搞好自己的人際關(guān)系,而且還有責任協(xié)助上司處理好各方面的人際關(guān)系,因此,她還必須機智并富于幽默。所謂“機智”就是俗話說的“在什么山上唱什么歌”,不墨守成規(guī),能將原則性和靈活性融為一體。而所謂幽默感,就是你說的笑話讓人不得不笑,但它又是優(yōu)雅的,不同于一些手機短信中的“黃段子”。但是,秘書畢竟是處于企業(yè)管理神經(jīng)中樞,是上司與公司內(nèi)外交流溝通的重要橋梁,她不能為了機智幽默而機智幽默,重要的是你的內(nèi)涵和能力,否則,她就會給人留下一個只會耍嘴皮子的印象。
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