- 相關推薦
秘書辦公室事務與管理
今天人們談到秘書，往往與文牘，領導的助手、智囊、參謀等聯系在一起，有的聯系得更廣泛一些。下面是yjbys小編為大家帶來的關于秘書辦公室事務與管理的知識，歡迎閱讀。
一、鑒定要點
掌握對辦公環境和辦公設備進行安全檢查的方法;做好信息的保密工作;能夠處理日常辦公事務，如安排值班、履行報銷手續、零用錢的管理、印章及介紹信的管理;辦公設備和辦公用品的發放和管理;編制時間表的方法;管理領導和自己的工作日志;熟悉文書形成與處理的基本程序。
二、重點提示
1.對辦公環境和辦公設備進行安全檢查，改進辦公環境
(1)安全檢查的方法
1)確定檢查周期。
2)發現隱患，在職責范圍內排除或減少危險。
3)發現個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進、直到解決。
4)發現隱患，認真填寫“隱患記錄及處理表”。
(2)健康、安全的辦公環境的基本要求
1)建筑堅固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風。
2)辦公室空間適當、噪聲要低。
3)辦公用品和設備要滿足工作、安全要求。
4)設置相應的消防設施和設備。
5)飲用水符合健康安全要求。
2.做好信息的保密工作
(1)口頭信息的安全保密工作
1)不要在組織內部、外部談論被告知的有關單位的保密信息。
2)在沒有確認對方身份前，不要通過電話、手機、答錄機等給出保密信息。
3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。
4)按會議要求傳達會議信息。
(2)紙面信息的安全保密工作
1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要歸類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。
2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或柜子;用郵件發送保密信息要注有“秘密或保密”;高密級信息由工作人員親自送交收件人。
3)當傳真保密信息時，應使用具有保密功能的接收設備或要求接收人等候在傳真機旁。
4)極為重要但不經常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里;不再需要的保密文件要銷毀。
(3)電子信息的安全保密工作
1)計算機顯示器應放置在別人看不到屏幕的地方;打印保密材料時要人不離機。
2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權的人;有保密信息的軟盤不應帶出單位。
3)使用密碼保護計算機數據，密碼應經常更換;不要隨意安裝借來的程序，經常查毒、殺毒;重要文件要做備份。
3.安排值班工作，編制值班表
(1)值班工作的主要內容：記好值班電話記錄;記好值班接待記錄;記好值班日記;做好信息傳遞。
(2)值班表包括的內容
1)列出值班時間期限和具體值班時間。
2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點、負責人或帶班人姓名、替班人姓名。
3)用簡短的文字標明值班的工作內容和人員缺勤的備用方案。
(3)值班管理制度的主要內容：信息處理制度，崗位責任制度，保密制度，交接班制度。
4.零用現金的管理
辦公室中設立一筆零用現金或稱作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。
(1)秘書必須建立一本零用現金賬簿。
(2)需要使用零用現金時，應填寫“零用現金憑單”，秘書要認真核對零用現金憑單，經授權人審批簽字后，方可將現金支付給需用者。
(3)秘書要認真核對領取者提交的發票等證據上的用途、內容、金額是否與零用現金憑單上填寫的完全一致，將發票等證據附在零用現金憑單后面。
(4)每當支出一筆現金，秘書均須及時在零用現金賬簿上記錄。
(5)當支出的費用到一定數額后或月末，秘書到財務部門報銷并將現金返還進行周轉。
5.商務費用報銷
(1)申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，經組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。
(2)一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現金借款;另一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。無論是使用支票還是現金，都要向對方索取相應的發票。
(3)商務工作結束后，申請者應將發票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。
(4)如計劃的費用需要超出時，應提前向領導報告，在得到批準后，超出的部分才可報銷。
三、陪同領導外出注意事項
1、與領導充分溝通，了解出差目的、必備物品、外出工作內容和需要接見的對象，并根據工作內容和接見對象準備相關的文件、資料和禮品，攜帶的證件、甚至相機等等，安排好領導的行程。
2、如果是開會，就應準備開會需要的資料，自己應先學習有關會議的內容。以便能在開會時做好會議的記錄。
3、如果是走訪或談判，就應當先做好對走訪或談判對象的一些調查和了解。
4、了解本次外出活動的任務、目的及領導對一些重要問題的基本看法，以便按領導意圖及時提供服務，避免因不解其意而手足無措甚至幫倒忙的情況發生。
5、與所去之地的有關單位事先聯系，提供前往人員名單(包括姓名、性別、民族、職務等)，說明此行目的和行程計劃等。
6、如果自己開車，則要提前通知司機準備好車輛，帶好差旅費用、換洗衣物及常用藥品等。
7、時間觀念要強。隨員在征求領導意見后，要與司機等隨行人員約定好出發時間及行車路線;外出中的所有活動，隨員都要提前做好準備，按時召集其他隨行人員等候領導，不能讓領導等其他人。
8、要保持通訊聯系。在陪同領導外出時，一定要與領導及同行人員時刻保持聯系。因為在外出活動中，情況隨時都可能發生變化。因此，隨員哪怕是短時間的單獨行動也要與領導及同行人員保持聯絡的暢通。
9、入住賓館后，要讓同行者之間互相知曉對方所住的房間，要及時將同行者所住房號、內部電話撥法提供給領導，以便及時聯絡。
四、陪同領導外出應注意的禮儀
1、乘車行走
(1)陪同領導行走時，隨員應在領導后側半步位置跟從。(2)讓領導和客人先上車，自己后上。
(3)要主動打開車門，并以手示意，待領導和客人坐穩后再關門。一般車的右門為上、為先、為尊，所以應先開右門，關門時切忌用力過猛。
(4)注意乘車座位。一般是右為上，左為下。如果領導有坐副駕駛的習慣則另當別論。在到達目的地后，隨員要提前下車為領導開啟車門。陪同客人時，要坐在客人的左邊。
(5)乘電梯應遵循“先出后入”的規則，陪同領導乘坐電梯，若無人操作，隨行者應先進后出，一邊操縱電梯，若有人操作，隨行者應后進先出。
2、見面介紹、握手、交換名片
(1)如果走訪客戶，應先把客戶介紹給領導，如果對方領導是女士，則應先把領導介紹給對方。
(2)如果拜訪，如果對方身份較高，應先把領導介紹給對方。
(3)和對方的距離合適時才可伸出手。
(4)握手的力度要適宜，不可太緊，也不可顯得太隨意。
(5)握手時雙眼要正視對方，面露笑容。
(6)男士與女士握手時，要待女士伸出手后方可伸手，握手時間不要過長。
(7)與對方領導握手，以其職位由高到低為序。
(8)交換名片時要雙手接遞，并說謝謝。接到對方名片時，不要立即收起，要先觀看，以示尊重。
3、就坐
(1)參加會議時，除大型會議按桌牌就座外，一般要選擇既非主要位置有別于與被陪同領導聯絡的位置就座;如果是圓桌會議，是坐在桌前還是后排，則視與會人員的具體情況而定。
(2)就餐時，要分清主位、客位，把客位中主要位置讓給領導，且要等雙方主要領導就座后再入座;要注意安排好司機等通行的其他人員，因為接待方不可能認識所有來客。容易造成遺漏。
(3)會見時，主賓、主人席安排在面對正門位置，領導如果作為主賓座位應在主人右側，隨行人員則按職務高低在領導一側就座。主方的陪見人在主人左側按職務高低就座。
(4)會談時，雙邊會談常用長方形或橢圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準，主人在背門一側，領導如果作為主賓應面向正門居中。如會談桌一端向正門，則以入門的方向為準，右為客方，左為主方。多邊會談，座位則按主辦方安排座位就坐。
4、言談要得當
(1)商務活動要講普通話，聲音自然、清晰，音量、語速適中。
(2)語言文明，不講粗話。使用“您好、請稍候、麻煩您、抱歉、對不起、沒關系、謝謝、再見”等禮貌用語。
(3)在陪同領導外出時，說話非常重要，什么時候該說，什么時候不該說，該說時怎么說都有講究。不該說時說了會失禮，該說時不說會誤事。
(4)當客戶對本單位、具體情況詢問時要及時為領導當好助手，作出補充，不能越俎代皰。
(5)在領導與客戶談話時，可以根據具體情況插話，但一點要恰到好處，言之有物，大方得體。
5、與領導的配合
(1)如果客戶與領導是有直接的關系。作為隨從應該站在輔助的地位，和客戶初次見面時應該親切地寒暄，并且作適當的自我介紹，第一次就要給對方留下一個印象。在整個談話過程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺。當客戶和領導談話時，應該細心地傾聽。如果對方有問題問你，需要直接或間接地征詢領導的意見，然后給對方以滿意的回答。談判過程中，如果領導和客戶在某個方面爭論得比較激烈，要適時地從中打圓場。在商談結束時，無論成交還是不成交，都不要被當時的氣氛所影響，應盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對方有這樣的評價：“這個公司的人怎么一點禮貌都不懂�！被蚴牵骸斑@個公司領導還不錯，可用人不太精明，怎么選了這么不懂禮貌的隨從。”
(2)如果是請領導訪問自己所熟悉的客戶。首先注意不要“越位”，應該將自己立于領導和客戶之間的中間人立場，使領導有許多講話的機會。在領導與客戶商談時，應該注意領導的談判技巧和應對方式，并且要充分掌握氣氛。氣氛過“熱”時，適當地“降溫”;氣氛過“冷”時，不時地“加溫”，解除尷尬，不失為中間人的身份。商談最終是為了本公司的利益。因此，不要太顯露地為本公司出力。當領導談判時進一步向對方提問時，可以若無其事地推動;當認為領導談判的內容不當或有必要進行更正時，應該很在默契地助領導一臂之力。在陪同領導訪問客戶時，配合他們，尊重他們，不僅能增進上下級的關系，在客戶眼中看來，則是認為你是一個應對得體的好“幕僚”，從而提高公司的信譽。
(3)陪同領導調研時，應對所調研的課題有所了解和思考，在領導發問后對不清楚的地方一定要問清楚、弄明白、記準確。
(4)陪同領導赴宴時，要把握好說話的時機和分寸，不能搶話說、隨意說，既不能無原則地、過分的恭維主客雙方的領導，也不能目無領導、唯我獨尊。
6、舉止得體
(1)隨員的舉手投足都應與自己的身份、所處場合相協調。在外活動時應坐有坐相、站有站相、走有走相。
(2)如果是開會，在進入會場時應主動把手機調到振動檔位，無論是參加會議還是隨領導小范圍談話，接電話時都要離開現場。
(3)隨領導參加重要會議或作講話時，如無極特殊情況一般不能打攪領導;如確需及時向領導匯報要盡量壓低聲音，減少影響面和影響程度。
7、衣著、發式等儀表儀容
(1)著裝應整齊潔凈，衣冠端正，莊重大方。
a. 男士不能穿背心、短褲、拖鞋，不能戴戒指;重要的商務活動要穿西服、打領帶或穿其他正裝;著裝時要扣好鈕扣，不得敞開外衣，卷起褲腳、衣袖，領帶須系正，皮鞋要光亮。
b. 女士要穿職業套裝，鞋跟高低適中，襪口不得露在裙角或褲角之外。
(2)從事商務活動前，隨行人員必須整理一次儀表，包括著裝、儀容。
(3)與人交往熱情、友好，不卑不亢。在公眾場合應避免雙手叉腰、交叉胸前、插入衣褲兜內。撓頭、抓癢、挖、摳鼻孔;避免哼唱歌曲、吹口哨、跺腳、說笑、喧嘩; 隨地吐痰、亂丟雜物;避免面對人咳嗽、打噴嚏等不良舉止。
(4)在禁止吸煙場所不吸煙。在外單位吸煙時，必須先征求主人同意。
8、適時“進”與“退”
(1)在陪同領導外出參加會議、會談時，要確定自己是否應該在場，如不需參加時，則應要弄清自己應在駐地還是在場外等候。
(2)如屬領導的小范圍談話，要根據實際情況及時作出判斷自己是否需要回避。一般來說，領導在會后或賓館住地等的小范圍談話，特別是遇到老朋友、老同學時，可能要說一些不宜公開的話和知心話，這時隨員者就應該禮貌的為領導沏上茶水，作一些簡單的服務性工作后適時退出。有時本來是研究探討某個問題，自己應當在場，但當領導們說起一個自己不應了解的話題時，也應有意識的退出一會兒，估計此話題已說完再返回。
9、守口如瓶在陪同領導外出期間，領導與隨行者之間談論的話題和與其他人員之間談話的內容，除領導明確表示讓自己傳達的之外，其它內容決不可隨意透露，即使是餐桌上領導的玩笑話也不應隨便向外人提及。因為領導所說的每一句話都是在某一特定環境下說的。離開了這個前提，就可能產生歧義，如果再傳就會走樣，給工作帶來影響。
10、會見和會談
(1)作為隨員應在會談與會見前要做好充分的準備工作。要掌握會談人姓名、職務、會談時間、地點、會談順序安排及有關事項。
(2)如對方到領導下榻處拜訪，則應以主人身份安排對方作為客人就座。
(3)領導與對方會見(會談)結束后，隨員應陪同領導送對方至車前或門口握別。
11、宴請客人
(1)根據宴請的性質、目的、主賓的身份確定宴請規格、范圍、時間、地點。
(2)宴席前賓客到達時，隨員應陪同領導到門口迎接。
(3)按先女賓后男賓、先主賓后一般來賓的順序，引賓客進入餐廳。
(4)宴請要考慮主賓的飲食習慣、民族、地區、身體狀況及其他特殊要求。
(5)桌次的高低以離主桌位置的遠近而定，右高、左低、近高、遠低。
(6)同一餐桌上席位的高低，以離主人的遠近而定。
(7)通常對門口或居中的桌是主桌，主桌對門口或居中的位置是主人位置。
(8)一般情況下，第一主人的右邊是第一主賓。
(9)宴席中，以領導與第一主賓交談為主，隨員不要主動提話題，不要隨便插斷領導與第一主賓的交談。
(10)宴會中要文明敬酒、理智飲酒，正式場合只喝本人酒量的1/3。文明進餐，不發出不雅聲響。
(11)用餐時不要趴在桌子上，不要大聲喧嘩。
(12)吃中餐時不整理菜肴，不劃拳，吃過魚、雞的骨頭放在盤子外側。
(13)為別人夾菜要使用公筷。
(14)使用牙簽時，要用左手遮住口部。
【秘書辦公室事務與管理】相關文章：
商務秘書的辦公室的管理職能03-04
商務秘書常識輔導：事務文書的擬寫02-26
辦公室秘書個人禮儀01-12
秘書常識：印章的管理03-22
秘書時間管理的方法11-16
秘書文秘如何在“辦公室”生存12-21
辦公室秘書的職責（通用15篇）12-13
秘書在辦公室怎么與領導相處07-06
辦公室常見事務文書寫法大全01-22