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秘書辦公室事務(wù)與管理
今天人們談到秘書，往往與文牘，領(lǐng)導(dǎo)的助手、智囊、參謀等聯(lián)系在一起，有的聯(lián)系得更廣泛一些。下面是yjbys小編為大家?guī)淼年P(guān)于秘書辦公室事務(wù)與管理的知識(shí)，歡迎閱讀。
一、鑒定要點(diǎn)
掌握對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查的方法;做好信息的保密工作;能夠處理日常辦公事務(wù)，如安排值班、履行報(bào)銷手續(xù)、零用錢的管理、印章及介紹信的管理;辦公設(shè)備和辦公用品的發(fā)放和管理;編制時(shí)間表的方法;管理領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作日志;熟悉文書形成與處理的基本程序。
二、重點(diǎn)提示
1.對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)辦公環(huán)境
(1)安全檢查的方法
1)確定檢查周期。
2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除或減少危險(xiǎn)。
3)發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直到解決。
4)發(fā)現(xiàn)隱患，認(rèn)真填寫“隱患記錄及處理表”。
(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求
1)建筑堅(jiān)固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風(fēng)。
2)辦公室空間適當(dāng)、噪聲要低。
3)辦公用品和設(shè)備要滿足工作、安全要求。
4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。
5)飲用水符合健康安全要求。
2.做好信息的保密工作
(1)口頭信息的安全保密工作
1)不要在組織內(nèi)部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。
2)在沒有確認(rèn)對方身份前，不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)等給出保密信息。
3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。
4)按會(huì)議要求傳達(dá)會(huì)議信息。
(2)紙面信息的安全保密工作
1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要?dú)w類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。
2)離開辦公室時(shí)，要把保密文件鎖入抽屜或柜子;用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”;高密級(jí)信息由工作人員親自送交收件人。
3)當(dāng)傳真保密信息時(shí)，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機(jī)旁。
4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險(xiǎn)柜里;不再需要的保密文件要銷毀。
(3)電子信息的安全保密工作
1)計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在別人看不到屏幕的地方;打印保密材料時(shí)要人不離機(jī)。
2)在提交電子信息前要向上級(jí)核對，不能給未被授權(quán)的人;有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位。
3)使用密碼保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換;不要隨意安裝借來的程序，經(jīng)常查毒、殺毒;重要文件要做備份。
3.安排值班工作，編制值班表
(1)值班工作的主要內(nèi)容：記好值班電話記錄;記好值班接待記錄;記好值班日記;做好信息傳遞。
(2)值班表包括的內(nèi)容
1)列出值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。
2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點(diǎn)、負(fù)責(zé)人或帶班人姓名、替班人姓名。
3)用簡短的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。
(3)值班管理制度的主要內(nèi)容：信息處理制度，崗位責(zé)任制度，保密制度，交接班制度。
4.零用現(xiàn)金的管理
辦公室中設(shè)立一筆零用現(xiàn)金或稱作備用金，用以支付本市交通費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)和添置少量的辦公用品。
(1)秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿。
(2)需要使用零用現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認(rèn)真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。
(3)秘書要認(rèn)真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。
(4)每當(dāng)支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時(shí)在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。
(5)當(dāng)支出的費(fèi)用到一定數(shù)額后或月末，秘書到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷并將現(xiàn)金返還進(jìn)行周轉(zhuǎn)。
5.商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷
(1)申請人提交費(fèi)用申請報(bào)告或填寫費(fèi)用申請表，經(jīng)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。
(2)一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請報(bào)告或費(fèi)用申請表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款;另一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。無論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票。
(3)商務(wù)工作結(jié)束后，申請者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。
(4)如計(jì)劃的費(fèi)用需要超出時(shí)，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到批準(zhǔn)后，超出的部分才可報(bào)銷。
三、陪同領(lǐng)導(dǎo)外出注意事項(xiàng)
1、與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通，了解出差目的、必備物品、外出工作內(nèi)容和需要接見的對象，并根據(jù)工作內(nèi)容和接見對象準(zhǔn)備相關(guān)的文件、資料和禮品，攜帶的證件、甚至相機(jī)等等，安排好領(lǐng)導(dǎo)的行程。
2、如果是開會(huì)，就應(yīng)準(zhǔn)備開會(huì)需要的資料，自己應(yīng)先學(xué)習(xí)有關(guān)會(huì)議的內(nèi)容。以便能在開會(huì)時(shí)做好會(huì)議的記錄。
3、如果是走訪或談判，就應(yīng)當(dāng)先做好對走訪或談判對象的一些調(diào)查和了解。
4、了解本次外出活動(dòng)的任務(wù)、目的及領(lǐng)導(dǎo)對一些重要問題的基本看法，以便按領(lǐng)導(dǎo)意圖及時(shí)提供服務(wù)，避免因不解其意而手足無措甚至幫倒忙的情況發(fā)生。
5、與所去之地的有關(guān)單位事先聯(lián)系，提供前往人員名單(包括姓名、性別、民族、職務(wù)等)，說明此行目的和行程計(jì)劃等。
6、如果自己開車，則要提前通知司機(jī)準(zhǔn)備好車輛，帶好差旅費(fèi)用、換洗衣物及常用藥品等。
7、時(shí)間觀念要強(qiáng)。隨員在征求領(lǐng)導(dǎo)意見后，要與司機(jī)等隨行人員約定好出發(fā)時(shí)間及行車路線;外出中的所有活動(dòng)，隨員都要提前做好準(zhǔn)備，按時(shí)召集其他隨行人員等候領(lǐng)導(dǎo)，不能讓領(lǐng)導(dǎo)等其他人。
8、要保持通訊聯(lián)系。在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)，一定要與領(lǐng)導(dǎo)及同行人員時(shí)刻保持聯(lián)系。因?yàn)樵谕獬龌顒?dòng)中，情況隨時(shí)都可能發(fā)生變化。因此，隨員哪怕是短時(shí)間的單獨(dú)行動(dòng)也要與領(lǐng)導(dǎo)及同行人員保持聯(lián)絡(luò)的暢通。
9、入住賓館后，要讓同行者之間互相知曉對方所住的房間，要及時(shí)將同行者所住房號(hào)、內(nèi)部電話撥法提供給領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)聯(lián)絡(luò)。
四、陪同領(lǐng)導(dǎo)外出應(yīng)注意的禮儀
1、乘車行走
(1)陪同領(lǐng)導(dǎo)行走時(shí)，隨員應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)后側(cè)半步位置跟從。(2)讓領(lǐng)導(dǎo)和客人先上車，自己后上。
(3)要主動(dòng)打開車門，并以手示意，待領(lǐng)導(dǎo)和客人坐穩(wěn)后再關(guān)門。一般車的右門為上、為先、為尊，所以應(yīng)先開右門，關(guān)門時(shí)切忌用力過猛。
(4)注意乘車座位。一般是右為上，左為下。如果領(lǐng)導(dǎo)有坐副駕駛的習(xí)慣則另當(dāng)別論。在到達(dá)目的地后，隨員要提前下車為領(lǐng)導(dǎo)開啟車門。陪同客人時(shí)，要坐在客人的左邊。
(5)乘電梯應(yīng)遵循“先出后入”的規(guī)則，陪同領(lǐng)導(dǎo)乘坐電梯，若無人操作，隨行者應(yīng)先進(jìn)后出，一邊操縱電梯，若有人操作，隨行者應(yīng)后進(jìn)先出。
2、見面介紹、握手、交換名片
(1)如果走訪客戶，應(yīng)先把客戶介紹給領(lǐng)導(dǎo)，如果對方領(lǐng)導(dǎo)是女士，則應(yīng)先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對方。
(2)如果拜訪，如果對方身份較高，應(yīng)先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對方。
(3)和對方的距離合適時(shí)才可伸出手。
(4)握手的力度要適宜，不可太緊，也不可顯得太隨意。
(5)握手時(shí)雙眼要正視對方，面露笑容。
(6)男士與女士握手時(shí)，要待女士伸出手后方可伸手，握手時(shí)間不要過長。
(7)與對方領(lǐng)導(dǎo)握手，以其職位由高到低為序。
(8)交換名片時(shí)要雙手接遞，并說謝謝。接到對方名片時(shí)，不要立即收起，要先觀看，以示尊重。
3、就坐
(1)參加會(huì)議時(shí)，除大型會(huì)議按桌牌就座外，一般要選擇既非主要位置有別于與被陪同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)的位置就座;如果是圓桌會(huì)議，是坐在桌前還是后排，則視與會(huì)人員的具體情況而定。
(2)就餐時(shí)，要分清主位、客位，把客位中主要位置讓給領(lǐng)導(dǎo)，且要等雙方主要領(lǐng)導(dǎo)就座后再入座;要注意安排好司機(jī)等通行的其他人員，因?yàn)榻哟讲豢赡苷J(rèn)識(shí)所有來客。容易造成遺漏。
(3)會(huì)見時(shí)，主賓、主人席安排在面對正門位置，領(lǐng)導(dǎo)如果作為主賓座位應(yīng)在主人右側(cè)，隨行人員則按職務(wù)高低在領(lǐng)導(dǎo)一側(cè)就座。主方的陪見人在主人左側(cè)按職務(wù)高低就座。
(4)會(huì)談時(shí)，雙邊會(huì)談常用長方形或橢圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準(zhǔn)，主人在背門一側(cè)，領(lǐng)導(dǎo)如果作為主賓應(yīng)面向正門居中。如會(huì)談桌一端向正門，則以入門的方向?yàn)闇?zhǔn)，右為客方，左為主方。多邊會(huì)談，座位則按主辦方安排座位就坐。
4、言談要得當(dāng)
(1)商務(wù)活動(dòng)要講普通話，聲音自然、清晰，音量、語速適中。
(2)語言文明，不講粗話。使用“您好、請稍候、麻煩您、抱歉、對不起、沒關(guān)系、謝謝、再見”等禮貌用語。
(3)在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)，說話非常重要，什么時(shí)候該說，什么時(shí)候不該說，該說時(shí)怎么說都有講究。不該說時(shí)說了會(huì)失禮，該說時(shí)不說會(huì)誤事。
(4)當(dāng)客戶對本單位、具體情況詢問時(shí)要及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手，作出補(bǔ)充，不能越俎代皰。
(5)在領(lǐng)導(dǎo)與客戶談話時(shí)，可以根據(jù)具體情況插話，但一點(diǎn)要恰到好處，言之有物，大方得體。
5、與領(lǐng)導(dǎo)的配合
(1)如果客戶與領(lǐng)導(dǎo)是有直接的關(guān)系。作為隨從應(yīng)該站在輔助的地位，和客戶初次見面時(shí)應(yīng)該親切地寒暄，并且作適當(dāng)?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對方留下一個(gè)印象。在整個(gè)談話過程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺。當(dāng)客戶和領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，應(yīng)該細(xì)心地傾聽。如果對方有問題問你，需要直接或間接地征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見，然后給對方以滿意的回答。談判過程中，如果領(lǐng)導(dǎo)和客戶在某個(gè)方面爭論得比較激烈，要適時(shí)地從中打圓場。在商談結(jié)束時(shí)，無論成交還是不成交，都不要被當(dāng)時(shí)的氣氛所影響，應(yīng)盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對方有這樣的評(píng)價(jià)：“這個(gè)公司的人怎么一點(diǎn)禮貌都不懂。”或是：“這個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)還不錯(cuò)，可用人不太精明，怎么選了這么不懂禮貌的隨從。”
(2)如果是請領(lǐng)導(dǎo)訪問自己所熟悉的客戶。首先注意不要“越位”，應(yīng)該將自己立于領(lǐng)導(dǎo)和客戶之間的中間人立場，使領(lǐng)導(dǎo)有許多講話的機(jī)會(huì)。在領(lǐng)導(dǎo)與客戶商談時(shí)，應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和應(yīng)對方式，并且要充分掌握氣氛。氣氛過“熱”時(shí)，適當(dāng)?shù)亍敖禍亍?氣氛過“冷”時(shí)，不時(shí)地“加溫”，解除尷尬，不失為中間人的身份。商談最終是為了本公司的利益。因此，不要太顯露地為本公司出力。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判時(shí)進(jìn)一步向?qū)Ψ教釂枙r(shí)，可以若無其事地推動(dòng);當(dāng)認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)談判的內(nèi)容不當(dāng)或有必要進(jìn)行更正時(shí)，應(yīng)該很在默契地助領(lǐng)導(dǎo)一臂之力。在陪同領(lǐng)導(dǎo)訪問客戶時(shí)，配合他們，尊重他們，不僅能增進(jìn)上下級(jí)的關(guān)系，在客戶眼中看來，則是認(rèn)為你是一個(gè)應(yīng)對得體的好“幕僚”，從而提高公司的信譽(yù)。
(3)陪同領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研時(shí)，應(yīng)對所調(diào)研的課題有所了解和思考，在領(lǐng)導(dǎo)發(fā)問后對不清楚的地方一定要問清楚、弄明白、記準(zhǔn)確。
(4)陪同領(lǐng)導(dǎo)赴宴時(shí)，要把握好說話的時(shí)機(jī)和分寸，不能搶話說、隨意說，既不能無原則地、過分的恭維主客雙方的領(lǐng)導(dǎo)，也不能目無領(lǐng)導(dǎo)、唯我獨(dú)尊。
6、舉止得體
(1)隨員的舉手投足都應(yīng)與自己的身份、所處場合相協(xié)調(diào)。在外活動(dòng)時(shí)應(yīng)坐有坐相、站有站相、走有走相。
(2)如果是開會(huì)，在進(jìn)入會(huì)場時(shí)應(yīng)主動(dòng)把手機(jī)調(diào)到振動(dòng)檔位，無論是參加會(huì)議還是隨領(lǐng)導(dǎo)小范圍談話，接電話時(shí)都要離開現(xiàn)場。
(3)隨領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議或作講話時(shí)，如無極特殊情況一般不能打攪領(lǐng)導(dǎo);如確需及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)要盡量壓低聲音，減少影響面和影響程度。
7、衣著、發(fā)式等儀表儀容
(1)著裝應(yīng)整齊潔凈，衣冠端正，莊重大方。
a. 男士不能穿背心、短褲、拖鞋，不能戴戒指;重要的商務(wù)活動(dòng)要穿西服、打領(lǐng)帶或穿其他正裝;著裝時(shí)要扣好鈕扣，不得敞開外衣，卷起褲腳、衣袖，領(lǐng)帶須系正，皮鞋要光亮。
b. 女士要穿職業(yè)套裝，鞋跟高低適中，襪口不得露在裙角或褲角之外。
(2)從事商務(wù)活動(dòng)前，隨行人員必須整理一次儀表，包括著裝、儀容。
(3)與人交往熱情、友好，不卑不亢。在公眾場合應(yīng)避免雙手叉腰、交叉胸前、插入衣褲兜內(nèi)。撓頭、抓癢、挖、摳鼻孔;避免哼唱歌曲、吹口哨、跺腳、說笑、喧嘩; 隨地吐痰、亂丟雜物;避免面對人咳嗽、打噴嚏等不良舉止。
(4)在禁止吸煙場所不吸煙。在外單位吸煙時(shí)，必須先征求主人同意。
8、適時(shí)“進(jìn)”與“退”
(1)在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出參加會(huì)議、會(huì)談時(shí)，要確定自己是否應(yīng)該在場，如不需參加時(shí)，則應(yīng)要弄清自己應(yīng)在駐地還是在場外等候。
(2)如屬領(lǐng)導(dǎo)的小范圍談話，要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)作出判斷自己是否需要回避。一般來說，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)后或賓館住地等的小范圍談話，特別是遇到老朋友、老同學(xué)時(shí)，可能要說一些不宜公開的話和知心話，這時(shí)隨員者就應(yīng)該禮貌的為領(lǐng)導(dǎo)沏上茶水，作一些簡單的服務(wù)性工作后適時(shí)退出。有時(shí)本來是研究探討某個(gè)問題，自己應(yīng)當(dāng)在場，但當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)們說起一個(gè)自己不應(yīng)了解的話題時(shí)，也應(yīng)有意識(shí)的退出一會(huì)兒，估計(jì)此話題已說完再返回。
9、守口如瓶在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出期間，領(lǐng)導(dǎo)與隨行者之間談?wù)摰脑掝}和與其他人員之間談話的內(nèi)容，除領(lǐng)導(dǎo)明確表示讓自己傳達(dá)的之外，其它內(nèi)容決不可隨意透露，即使是餐桌上領(lǐng)導(dǎo)的玩笑話也不應(yīng)隨便向外人提及。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)所說的每一句話都是在某一特定環(huán)境下說的。離開了這個(gè)前提，就可能產(chǎn)生歧義，如果再傳就會(huì)走樣，給工作帶來影響。
10、會(huì)見和會(huì)談
(1)作為隨員應(yīng)在會(huì)談與會(huì)見前要做好充分的準(zhǔn)備工作。要掌握會(huì)談人姓名、職務(wù)、會(huì)談時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)談順序安排及有關(guān)事項(xiàng)。
(2)如對方到領(lǐng)導(dǎo)下榻處拜訪，則應(yīng)以主人身份安排對方作為客人就座。
(3)領(lǐng)導(dǎo)與對方會(huì)見(會(huì)談)結(jié)束后，隨員應(yīng)陪同領(lǐng)導(dǎo)送對方至車前或門口握別。
11、宴請客人
(1)根據(jù)宴請的性質(zhì)、目的、主賓的身份確定宴請規(guī)格、范圍、時(shí)間、地點(diǎn)。
(2)宴席前賓客到達(dá)時(shí)，隨員應(yīng)陪同領(lǐng)導(dǎo)到門口迎接。
(3)按先女賓后男賓、先主賓后一般來賓的順序，引賓客進(jìn)入餐廳。
(4)宴請要考慮主賓的飲食習(xí)慣、民族、地區(qū)、身體狀況及其他特殊要求。
(5)桌次的高低以離主桌位置的遠(yuǎn)近而定，右高、左低、近高、遠(yuǎn)低。
(6)同一餐桌上席位的高低，以離主人的遠(yuǎn)近而定。
(7)通常對門口或居中的桌是主桌，主桌對門口或居中的位置是主人位置。
(8)一般情況下，第一主人的右邊是第一主賓。
(9)宴席中，以領(lǐng)導(dǎo)與第一主賓交談為主，隨員不要主動(dòng)提話題，不要隨便插斷領(lǐng)導(dǎo)與第一主賓的交談。
(10)宴會(huì)中要文明敬酒、理智飲酒，正式場合只喝本人酒量的1/3。文明進(jìn)餐，不發(fā)出不雅聲響。
(11)用餐時(shí)不要趴在桌子上，不要大聲喧嘩。
(12)吃中餐時(shí)不整理菜肴，不劃拳，吃過魚、雞的骨頭放在盤子外側(cè)。
(13)為別人夾菜要使用公筷。
(14)使用牙簽時(shí)，要用左手遮住口部。
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