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2017會計從業資格考試《會計電算化》考點之數據的管理與分析
在數據清單下,可以執行排序、篩選、分類匯總、插入圖表和數據透視表等數據管理和分析功能。下面是yjbys小編為大家帶來的關于數據的管理與分析的知識，歡迎閱讀。
(一) 數據的排序
數據的排序是指在數據清單中，針對某些列的數據，通過“數據”菜單或功能區中的排序命令來重新組織行的順序。
1.快速排序
(1)在數據清單中選定需要排序的各行記錄;
(2)執行工具欄或功能區中的排序命令。
Excel 2003
Excel 2013
需要注意的是，如果數據清單由單列組成，即使不執行第一步，只要選定該數據清單的任意單元格，直接執行第二步，系統都會自動排序;如果數據清單由多列組成，應避免不執行第一步而直接執行第二步的操作，否則數據清單中光標所在列的各行數據被自動排序，但每一記錄在其他各列的數據并未隨之相應調整，記錄將會出現錯行的錯誤。
2.自定義排序
(1)在“數據”菜單或功能區中打開“排序”對話框;
(2)在“排序”對話框中選定排序的條件、依據和次序。
Excel 2003
Excel 2013
1.由于數據清單的第一行一定是字段名，而字段名是不參與數據排序的，所以在進行設置過程中,為避免字段名也成為排序對象，在“排序”對話框中應選中“有標題行”(Excel2003)或“數據包含標題”(Excel2013)。
2.文本字符可以選擇按字母和筆劃排序。
3.整個數據清單或所選定的數據區域將按主要關鍵字進行排序,主要關鍵字相同的行按原順序相鄰排序。如果指定了次要關鍵字,則主要關鍵字相同的行按次要關鍵字繼續進行排序。
【例題·多選題】有關排序的說法不正確是( )。
A.只有數字類型可以作為排序的依據
B.只有日期類型可以作為排序的依據
C.筆畫和拼音不能作為排序的依據
D.排序規則有升序和降序
『正確答案』ABC
『答案解析』數字類型、日期類型都可以作為排序的依據，筆畫和拼音在高級排序中也可以作為排序的依據。
(二)數據的篩選
篩選后的數據清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時隱藏其他行。通過篩選工作表中的信息，用戶可以快速查找數值。用戶不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內容，而且還能夠控制需要排除的內容。
1.快速篩選
使用快速篩選的操作步驟為：
(1)在數據清單中選定任意單元格或需要篩選的列;
(2)執行“數據”菜單或功能區中的“篩選”命令，第一行的列標識單元格右下角出現向下的三角圖標;
(3)單擊適當列的第一行，在彈出的下拉列表中取消勾選“全選”，勾選篩選條件，單擊“確定”按鈕可篩選出滿足條件的記錄。
Excel 2003
Excel 2013
2.高級篩選
高級篩選是針對復雜條件進行的篩選。它要求在數據清單以外的區域單獨設置所需的篩選條件,且該條件區域與數據清單之間至少要空出一行或一列。篩選條件區域至少為兩行,第一行設置篩選條件的字段名,該字段名必須與數據清單中的字段名完全匹配。多個條件若在同一行表示“與”的關系,在不同行表示“或”的關系。
Excel 2003
Excel 2013
使用高級篩選的操作步驟為：
(1)編輯條件區域;
(2)打開“高級篩選”對話框;
(3)選定或輸入“列表區域”和“條件區域”，單擊“確定”按鈕。
3.清除篩選
對經過篩選后的數據清單進行第二次篩選時，之前的篩選將被清除。
【提示】在Excel 2013中，也可以點擊“清除”。
【例題·多選題】數據的高級篩選中，在設置篩選條件時，說法正確的有( )。
A. 同一行表示“或”的關系
B. 不同行表示“或”的關系
C. 同一行表示“與”的關系
D. 不同行表示“與”的關系
『正確答案』BC
『答案解析』高級篩選設置的篩選條件，幾個條件在同一行上是“與”的關系，在不同行上是“或”的關系。
(三)數據的分類匯總
數據的分類匯總是指在數據清單中按照不同類別對數據進行匯總統計。分類匯總采用分級顯示的方式顯示數據，可以收縮或展開工作表的行數據或列數據，實現各種匯總統計。
Excel 2003
Excel 2013
1.創建分類匯總
(1)確定數據分類依據的字段,將數據清單按照該字段排序。注意
(2)打開“分類匯總”對話框。
(3)設置采用的“匯總方式”和“選定匯總項”的內容，單擊“確定”按鈕。
數據清單將以選定的“匯總方式”按照“分類字段”分類統計，將統計結果記錄到選定的“選定匯總項”列下，同時可以通過單擊級別序號實現分級查看匯總結果。
2.清除分類匯總
打開“分類匯總”對話框后，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類匯總。
【例題·多選題】下列關于分類匯總的表述中，正確的是( )。
A.分類匯總前首先應按分類字段的值進行排序
B.分類匯總一次只能按一個字段分類
C.只能對數值型字段分類
D.匯總方式只能求和
『正確答案』AB
『答案解析』分類的字段可以是任意字段;匯總方式包括求和、平均值、計數等。
(四)數據透視表的插入
數據透視表是根據特定數據源生成的，可以動態改變其版面布局的交互式匯總表格。數據透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動重新計算數據，而且能夠根據更改后的原始數據或數據源來刷新計算結果。
1.數據透視表的創建
在Excel 2003中，數據透視表的布局框架由頁字段、行字段、列字段和數據項等要素構成，可以通過需要選擇不同的頁字段、行字段、列字段，設計出不同結構的數據透視表。
在Excel 2013中，數據透視表的布局框架由篩選器、行、列和值等要素構成，可以根據需要選擇不同的篩選器、行標簽、列標簽，設計出不同結構的數據透視表。
Excel 2003
Excel 2013
2.數據透視表的設置
(1)重新設計版面布局。
在數據透視表布局框架中選定已拖入的字段、數據項，將其拖出，將“數據透視表字段列表”中的字段和數據項重新拖至數據透視表框架中的適當位置，報表的版面布局立即自動更新。
(2)設置值的匯總依據。
值的匯總依據有求和、計數、平均值、最大值、最小值、乘積、數值計數、標準偏差、總體偏差、方差和總體方差。
(3)設置值的顯示方式。
值的顯示方式有無計算、百分比、升序排列、降序排列等。
(4)進行數據的篩選。分別對報表的行和列進行數據的篩選，系統會根據條件自行篩選出符合條件的數據列表。
(5)設定報表樣式。數據透視表中，既可通過單擊“自動套用格式”(適用于Excel 2003，單擊“格式”菜單后進入)或“套用表格格式/數據透視表樣式”(適用于Excel 2013)按鈕選用系統自帶的各種報表樣式，也可通過設置單元格格式的方法自定義報表樣式。
【例題·多選題】數據透視表的布局框架由( )要素構成
A.頁字段 B.行字段 C.列字段 D.數據項
『正確答案』ABCD
【例題·多選題】下列屬于數據透視表的值的匯總依據有( )。
A.求和 B.計數 C.方差 D.百分比
『正確答案』ABC
『答案解析』選項D，百分比是值的顯示方式。值的顯示方式有無計算、百分比、升序排列、降序排列等。
(五)圖表的插入
1.創建圖表
框選需要生成圖表的數據清單、列表或者數據透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關步驟操作可完成圖表的插入。
2.圖表的修飾改造
圖表不僅可以根據需要分別輸入標題和各軸所代表的數據含義，而且可以適當調整大小及其位置。
(1)更改圖表類型
在圖表區域內單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“更改圖表類型”命令，進行圖表類型的更改。
(2)更改圖表元素
圖表的組成元素包括圖表標題、坐標軸、軸標題、數據標志、圖例、網格線等，用戶可在“設計”選項卡標簽下，選擇“圖表布局”功能組中的“添加圖表元素”命令進行更改。
(3)動態更新圖表中的數據
生成圖表后，若發現需要修改表格數據，在修改后無需重新生成圖表，圖表會自動更新。
(4)刪除圖表
用戶可以通過單擊圖表的邊框選中該圖表，單擊“Delete”鍵進行刪除。
【例題·判斷題】生成圖表后，若發現需要修改表格數據，在修改后無需重新生成圖表，圖表會自動更新。( )
『正確答案』√
【例題·多選題】下列屬于圖表組成元素的有( )。
A.圖表標題 B.坐標軸 C.軸標題 D.圖例
『正確答案』ABCD
『答案解析』圖表的組成元素包括圖表標題、坐標軸、軸標題、數據標志、圖例、網格線。
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