企事業商務英語函電的寫作技巧

企事業商務英語函電的寫作技巧

　　我國許多企事業單位希望在國外設立大量的辦事機構，加強國際間的經貿合作，因此，企事業間的商務活動及信息交流顯得愈來愈頻繁和重要。下面是小編分享的企事業商務英語函電的寫作技巧，歡迎大家閱讀！

　　企事業對外商務英語函電被廣泛地運用于國際貿易的商務運作中，是實現進出口貿易的重要交流工具。企事業商務英語函電寫作與發送有很大技巧，本文著重探討企事業商務英語函電的寫作技巧，以促使企事業外貿工作者能夠正確、得體書寫商務英語函電，準確把握信息，提高對外貿易的信息交流效率，從而獲得更多的貿易實惠。

　　一、企事業對外商務中英語函電的語言范疇

　　企事業對外商務英語函電的語言有其相當的語言范疇，其使用有一定的規則。由于語言使用場合、題材、要求和目的的不同，形成了不同的交際領域，產生的各種不同變體的范疇被稱為語言使用范疇。語言使用范疇應注意語言使用的三個情景因素，即具體的語言使用場合（field）、語言方式（mode）、語言信息（tenor）。各行業、各學科領域具有不同目的和不同特點的語言特色。外貿函電應用的是一種行業英語，是人們從事國際貿易活動這種特定社會環境下形成的語言載體。它不需要運用優美的描述語言，更強調邏輯、清晰和語言的準確性。句子通常要完整，同時也具有其獨特的篇章結構。

　　1.企事業商務英語函電的語言場合

　　語言場合即語言環境是指在商務交際過程中實際發生的事及參與者所從事的語言活動背景。其中語言活動是重要組成部分包括談話主題。企事業商務英語函電的語場是國際貿易進出口業務活動和業務活動中的交流工具即語言。它是貿易活動的重要表現形式，在業務操作中具體包括建立外貿關系，詢盤，報盤，貿易磋商（還盤和反還盤），成交，訂單和執行，支付方式信用證，交貨和裝運，合同，保險，索賠與代理等具體環節。這些具體情況下人們所從事的活動決定了外貿函電的語言寫作原則。所使用的言語必須緊緊圍繞著貿易活動這個話題進行，外貿工作者必須使用能夠有效地表達這個話題的語言項目，包括各種套語。

　　2.企事業商務英語函電的語言方式

　　語言方式是指商務交際中語體所使用的方式或渠道。商務英語函電的語言方式屬于書面語，書面語往往要求語法結構完整，語句與措辭簡練精確，便于查閱。從傳播商業信息的渠道上看，它又有信件、傳真、電子郵件等形式。在現代高速進行的商務活動中電子郵件是最方便快捷的通訊方式。隨著網絡的廣泛普及，通過網絡的方式人們可以跨越時空進行信息的及時交流。各個公司可以建立信息交流平臺，企事業外貿工作人員可以及時收到客戶對訂單的反饋并配合工廠提高跟單質量。與此相對應的語言表達也要求簡明扼要、信息含量大，這樣才符合商務活動的總體要求。

　　3.企事業商務英語函電的語言信息

　　企業商務英語函電的語言信息包含語言使用者的地位和相互之間的關系及語言使用者使用某一語體的意圖兩個方面。商務英語函電的使用者是從事國際貿易社團之間各個層次的專業人士，使用外貿函電是為了洽談商務，使商品的進出口買賣可以順利高效地進行以獲取最大的經濟效益。同時還要以國際上接收的行事方式使來自各自不同文化的人們能更快地、更好地相處。因此，其語言要求目的性強，嚴謹莊重，思路清晰，行文簡約，語言信息量大而準確。

　　二、企事業對外商務英語函電的寫作技巧

　　1.企事業對外貿易英語函電詞語篇章結構的要求

　　外貿函電一般都由以下七個部分組成：信頭，日期，封內地址，稱呼，正文，結尾謙稱和簽名。在進出口貿易跟單過程中，還有些固定的文檔是必不可少的，它們通常有統一的格式。其中包括銷售合同（Sales Contract），發貨通知書（Shipping Advice），商業發票（Commercial Invoice），裝箱單（Packing List），提單（Bill of Lading），信用證（Letter of Credit）。有時賣方還要求買方提供產地證（Certificate of Original），SGS商品檢驗報告（SGS Original Certificate of Quality and Quantity）。

　　2.企事業對外貿易函電的套語的使用

　�。�1）外貿術語如：inquiry（詢價或詢盤），offer/quote/quotation/（報價或報盤），counter-offer（還盤），complaint（索賠）。

　　（2）外貿縮語如：FOB（Free on board）離岸價格，ULF（Cost，insurance and freight）到岸價格，L/C（letter of Credit）信用證，（Telegraphic Transfer）電匯，G.W（Gross weight）毛重，B/L（Bill of Lading）提單。

　�。�3）常用外貿習慣用語和短語如：to make an quotation to sb.向某方報價，to place an order for sth.with sb.向某方下訂單，for your reference僅供參考，等等。

　　3.商務英語函電離不開英語語言規律的表達技巧

　　在商務英語函電表達中，我們一定要遵循英語語言規律的表達技巧，英語語言與漢語語言在表達上有一定區別，我們在使用英語時一定要掌握英語語言表達技巧，才能準確傳達我們要表達的信息。

　　4.企事業對外貿易商務英語函電的語法特征

　　商務英語函電，還是有效的自我推介名片，其用詞和語法表達非常重要，它不僅意味著禮貌，還意味著在函電中能非常巧妙地表示出誠摯的友情、誠懇的感謝、相互的理解和尊重。我們還要做到使用積極的智慧語言和把握準確的語氣準時回復客戶信件。

　　三、企事業對外商務英語函電的寫作應該把握幾個環節

　　英語書面表達能力在日益激烈的商貿競爭中顯得尤為重要。每個人要根據自己實際情況，按照本文講述的方法去做，堅持不懈，持之以恒，一定會有所收獲。當然在寫作時我們應注意：

　　1.避免使用具有不同或者不明確意思而又產生歧義的單詞；段落劃分要清晰，表達要有力，通常一個段落表達一個觀點，文本一定要簡潔，避免累贅的表達、避免不必要的重復。

　　2.同時要靈活恰當地使用標題，靈活恰當地使用標題可以使函電的正文開頭避免重復內容；函電應該寫得具體、明確。

　　3.準確表達不僅是指語法、標點符號和拼寫使用得正確，而且要采用合適的語氣來幫助達到目的。其內容必須是實事求是的信息，尤其要保證數據的精確及術語的嚴格準確，因為它們是各種單據的依據，會涉及買賣雙方的權利、責任與利益。

　　總之，外貿函電是涉及語言、交際技巧、國際貿易和文化背景的綜合寫作。只有把語言與商務貿易綜合起來考慮，才能恰如其分地使用商務英語函電，才能跟上電子郵件和圖文傳真等現代通訊方式時代的發展，才能高效率進行貿易信息交流，促進經濟貿易的繁榮和發展。

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