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企事業(yè)商務(wù)英語函電的寫作技巧
我國許多企事業(yè)單位希望在國外設(shè)立大量的辦事機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)國際間的經(jīng)貿(mào)合作，因此，企事業(yè)間的商務(wù)活動及信息交流顯得愈來愈頻繁和重要。下面是小編分享的企事業(yè)商務(wù)英語函電的寫作技巧，歡迎大家閱讀！
企事業(yè)對外商務(wù)英語函電被廣泛地運(yùn)用于國際貿(mào)易的商務(wù)運(yùn)作中，是實(shí)現(xiàn)進(jìn)出口貿(mào)易的重要交流工具。企事業(yè)商務(wù)英語函電寫作與發(fā)送有很大技巧，本文著重探討企事業(yè)商務(wù)英語函電的寫作技巧，以促使企事業(yè)外貿(mào)工作者能夠正確、得體書寫商務(wù)英語函電，準(zhǔn)確把握信息，提高對外貿(mào)易的信息交流效率，從而獲得更多的貿(mào)易實(shí)惠。
一、企事業(yè)對外商務(wù)中英語函電的語言范疇
企事業(yè)對外商務(wù)英語函電的語言有其相當(dāng)?shù)恼Z言范疇，其使用有一定的規(guī)則。由于語言使用場合、題材、要求和目的的不同，形成了不同的交際領(lǐng)域，產(chǎn)生的各種不同變體的范疇被稱為語言使用范疇。語言使用范疇?wèi)?yīng)注意語言使用的三個情景因素，即具體的語言使用場合（field）、語言方式（mode）、語言信息（tenor）。各行業(yè)、各學(xué)科領(lǐng)域具有不同目的和不同特點(diǎn)的語言特色。外貿(mào)函電應(yīng)用的是一種行業(yè)英語，是人們從事國際貿(mào)易活動這種特定社會環(huán)境下形成的語言載體。它不需要運(yùn)用優(yōu)美的描述語言，更強(qiáng)調(diào)邏輯、清晰和語言的準(zhǔn)確性。句子通常要完整，同時也具有其獨(dú)特的篇章結(jié)構(gòu)。
1.企事業(yè)商務(wù)英語函電的語言場合
語言場合即語言環(huán)境是指在商務(wù)交際過程中實(shí)際發(fā)生的事及參與者所從事的語言活動背景。其中語言活動是重要組成部分包括談話主題。企事業(yè)商務(wù)英語函電的語場是國際貿(mào)易進(jìn)出口業(yè)務(wù)活動和業(yè)務(wù)活動中的交流工具即語言。它是貿(mào)易活動的重要表現(xiàn)形式，在業(yè)務(wù)操作中具體包括建立外貿(mào)關(guān)系，詢盤，報盤，貿(mào)易磋商（還盤和反還盤），成交，訂單和執(zhí)行，支付方式信用證，交貨和裝運(yùn)，合同，保險，索賠與代理等具體環(huán)節(jié)。這些具體情況下人們所從事的活動決定了外貿(mào)函電的語言寫作原則。所使用的言語必須緊緊圍繞著貿(mào)易活動這個話題進(jìn)行，外貿(mào)工作者必須使用能夠有效地表達(dá)這個話題的語言項(xiàng)目，包括各種套語。
2.企事業(yè)商務(wù)英語函電的語言方式
語言方式是指商務(wù)交際中語體所使用的方式或渠道。商務(wù)英語函電的語言方式屬于書面語，書面語往往要求語法結(jié)構(gòu)完整，語句與措辭簡練精確，便于查閱。從傳播商業(yè)信息的渠道上看，它又有信件、傳真、電子郵件等形式。在現(xiàn)代高速進(jìn)行的商務(wù)活動中電子郵件是最方便快捷的通訊方式。隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及，通過網(wǎng)絡(luò)的方式人們可以跨越時空進(jìn)行信息的及時交流。各個公司可以建立信息交流平臺，企事業(yè)外貿(mào)工作人員可以及時收到客戶對訂單的反饋并配合工廠提高跟單質(zhì)量。與此相對應(yīng)的語言表達(dá)也要求簡明扼要、信息含量大，這樣才符合商務(wù)活動的總體要求。
3.企事業(yè)商務(wù)英語函電的語言信息
企業(yè)商務(wù)英語函電的語言信息包含語言使用者的地位和相互之間的關(guān)系及語言使用者使用某一語體的意圖兩個方面。商務(wù)英語函電的使用者是從事國際貿(mào)易社團(tuán)之間各個層次的專業(yè)人士，使用外貿(mào)函電是為了洽談商務(wù)，使商品的進(jìn)出口買賣可以順利高效地進(jìn)行以獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。同時還要以國際上接收的行事方式使來自各自不同文化的人們能更快地、更好地相處。因此，其語言要求目的性強(qiáng)，嚴(yán)謹(jǐn)莊重，思路清晰，行文簡約，語言信息量大而準(zhǔn)確。
二、企事業(yè)對外商務(wù)英語函電的寫作技巧
1.企事業(yè)對外貿(mào)易英語函電詞語篇章結(jié)構(gòu)的要求
外貿(mào)函電一般都由以下七個部分組成：信頭，日期，封內(nèi)地址，稱呼，正文，結(jié)尾謙稱和簽名。在進(jìn)出口貿(mào)易跟單過程中，還有些固定的文檔是必不可少的，它們通常有統(tǒng)一的格式。其中包括銷售合同（Sales Contract），發(fā)貨通知書（Shipping Advice），商業(yè)發(fā)票（Commercial Invoice），裝箱單（Packing List），提單（Bill of Lading），信用證（Letter of Credit）。有時賣方還要求買方提供產(chǎn)地證（Certificate of Original），SGS商品檢驗(yàn)報告（SGS Original Certificate of Quality and Quantity）。
2.企事業(yè)對外貿(mào)易函電的套語的使用
（1）外貿(mào)術(shù)語如：inquiry（詢價或詢盤），offer/quote/quotation/（報價或報盤），counter-offer（還盤），complaint（索賠）。
（2）外貿(mào)縮語如：FOB（Free on board）離岸價格，ULF（Cost，insurance and freight）到岸價格，L/C（letter of Credit）信用證，（Telegraphic Transfer）電匯，G.W（Gross weight）毛重，B/L（Bill of Lading）提單。
（3）常用外貿(mào)習(xí)慣用語和短語如：to make an quotation to sb.向某方報價，to place an order for sth.with sb.向某方下訂單，for your reference僅供參考，等等。
3.商務(wù)英語函電離不開英語語言規(guī)律的表達(dá)技巧
在商務(wù)英語函電表達(dá)中，我們一定要遵循英語語言規(guī)律的表達(dá)技巧，英語語言與漢語語言在表達(dá)上有一定區(qū)別，我們在使用英語時一定要掌握英語語言表達(dá)技巧，才能準(zhǔn)確傳達(dá)我們要表達(dá)的信息。
4.企事業(yè)對外貿(mào)易商務(wù)英語函電的語法特征
商務(wù)英語函電，還是有效的自我推介名片，其用詞和語法表達(dá)非常重要，它不僅意味著禮貌，還意味著在函電中能非常巧妙地表示出誠摯的友情、誠懇的感謝、相互的理解和尊重。我們還要做到使用積極的智慧語言和把握準(zhǔn)確的語氣準(zhǔn)時回復(fù)客戶信件。
三、企事業(yè)對外商務(wù)英語函電的寫作應(yīng)該把握幾個環(huán)節(jié)
英語書面表達(dá)能力在日益激烈的商貿(mào)競爭中顯得尤為重要。每個人要根據(jù)自己實(shí)際情況，按照本文講述的方法去做，堅持不懈，持之以恒，一定會有所收獲。當(dāng)然在寫作時我們應(yīng)注意：
1.避免使用具有不同或者不明確意思而又產(chǎn)生歧義的單詞；段落劃分要清晰，表達(dá)要有力，通常一個段落表達(dá)一個觀點(diǎn)，文本一定要簡潔，避免累贅的表達(dá)、避免不必要的重復(fù)。
2.同時要靈活恰當(dāng)?shù)厥褂脴?biāo)題，靈活恰當(dāng)?shù)厥褂脴?biāo)題可以使函電的正文開頭避免重復(fù)內(nèi)容；函電應(yīng)該寫得具體、明確。
3.準(zhǔn)確表達(dá)不僅是指語法、標(biāo)點(diǎn)符號和拼寫使用得正確，而且要采用合適的語氣來幫助達(dá)到目的。其內(nèi)容必須是實(shí)事求是的信息，尤其要保證數(shù)據(jù)的精確及術(shù)語的嚴(yán)格準(zhǔn)確，因?yàn)樗鼈兪歉鞣N單據(jù)的依據(jù)，會涉及買賣雙方的權(quán)利、責(zé)任與利益。
總之，外貿(mào)函電是涉及語言、交際技巧、國際貿(mào)易和文化背景的綜合寫作。只有把語言與商務(wù)貿(mào)易綜合起來考慮，才能恰如其分地使用商務(wù)英語函電，才能跟上電子郵件和圖文傳真等現(xiàn)代通訊方式時代的發(fā)展，才能高效率進(jìn)行貿(mào)易信息交流，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的繁榮和發(fā)展。
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