煙汽應用計算機信息技術加強企業管理地調查報告

關于煙汽應用計算機信息技術加強企業管理地調查報告

　　企業管理是一個老話題，但管理如何細化，制度如何硬化，手段如何強化，長期以來卻沒有解決好。煙臺汽車制造廠幾年來通過運用計算機網絡和統一的財務軟件，積極探索企業內部資金流、物流和信息流的一體化管理，活化了資金，加強了監控，促進了企業管理的深化、細化和硬化，其經驗值得借鑒。
　　一、一個困難的企業為什么花錢運用計算機信息技術來加強管理
　　煙臺汽車制造廠是一個擁有2600名職工、3．2億元資產的中型企業，主要生產輕型汽車、農用運輸車和拖拉機。1993年以來，該廠產品銷售收入雖然逐年增加，但經濟效益卻大幅下滑，生產經營日趨困難。面對日益激烈競爭的市場環境，企業感到原有經驗式的管理模式、落后的管理手段和不透明的信息反饋機制已非常不適應新的形勢，迫切需要應用現代計算機網絡和統一的財務軟件進行管理創新。
　　一是成本的核算與控制迫切要求企業利用計算機進行管理。由于汽車產品結構復雜、零部件繁多，在產品開發過程中，以往靠會計人員手工勞動，連續幾天幾夜工作也只能算出大概的綜合成本，難以及時準確地制定出有市場競爭力的產品價格。企業曾多次出現新產品投產后，才發現新產品的設計成本過高，價格無法為市場接受而被迫停產的情況。
　　二是資金的核算與管理迫切要求企業利用計算機進行控制。該廠銷售環節占用的資金余額上億元，大多以發出商品的形態存放在全國各地的430多個經銷商處，企業難以及時、準確掌握各銷售點上的存貨變動情況，賬物不符、賬賬不符的問題時有發生，應收賬款居高不下，壞賬風險難以防范。1995年該廠曾組織十多名會計人員歷時一年，與各經銷商核對發出商品和應收賬款，發現企業本身的賬簿記錄差錯1100多筆，僅發出商品的潛虧損失即達數百萬元之多。在儲備資金的管理中，傳統的手工操作只能提供庫存材料、備件的賬面價值總量，但具體材料、備件的存放時間、庫存數量卻不掌握，致使存貨超儲、積壓、損壞等情況非常嚴重。企業盤點時曾發現倉庫中的三角帶可滿足企業10余年的生產需要。
　　三是薄弱的基礎管理迫切要求企業利用計算機技術來強化。從企業內部看，基礎數據缺乏，材料消耗定額、工時消耗定額不準，談不上實施精細生產，挖潛降耗，也無法對生產車間、銷售部門、采購部門和倉儲部門實施科學的考核。特別是財務信息滯后于物流信息和市場變化信息，再加上數據常常失真，決策者難以及時了解掌握企業財務狀況的變動情況和內部各種資源的配置情況迅速對市場變化做出反應。
　　四是企業各項規章制度迫切需要利用計算機手段進行硬化。過去規章制度只是掛在墻上，寫在本中，缺乏強有力的手段來保證制度的有效執行，有章不循、有章難循的弊端難以克服，道德風險無法控制，科學規范的管理程序難以硬化。
　　二、如何運用計算機網絡和軟件對企業管理進行深化、細化
　　1996年以來，該廠針對采購、倉儲、生產、銷售等環節信息不明、賬目不清等突出問題，以財務管理為中心，以成本控制為重點，聯合山東浪潮國強軟件公司，本著先易后難的原則，先后投資兩百余萬元開發了“煙臺汽車制造廠現代企業管理信息系統”。該系統基于一臺主服務器，在各個車間、倉庫及生產、供應、銷售、財務等各有關處室設立了46個工作站，將各子系統通過財務管理子系統緊密地在一起，做到了“信息集成、過程集成、功能集成”，實現了財務系統與銷售、供應、生產等系統的數據共享，為企業提高財務資金管理水平提供了強有力的手段�！　∝攧展芾碜酉到y建立了統一的計算機平臺，變多級核算為一級核算，一張原始憑證（銷貨發票、購貨發票、入庫單、領料單等）一次錄入，倉庫、車間、廠部的業務核算、統計核算、會計核算、憑證的制作、打印、各明細賬、總賬的登記全部由計算機一次自動完成，可以靈活地查詢、統計和打印賬表。
　　銷售管理子系統與金稅系統連接，利用金稅系統錄入和打印銷售發票后，自動轉入銷售管理子系統，自動編制銷售憑證，自動登記財務的產品銷售、發出商品、應收賬款、應交稅金等賬簿。同時可進行賬齡分析和壞賬估計，實現了銷售業務管理與核算一體化。
　　采購管理子系統對采購訂單、采購到貨以及入庫狀況進行全過程管理，為采購部門和財務部門提供準確及時的信息；自動完成對各種應付賬款的登記、沖銷以及應付賬款動態變化狀況。另外，該子系統還可以進行材料采購成本的考核與監督，非合同供應商、超過合同的采購價，軟件系統可以自動警告，要求審核。
　　倉儲管理子系統通過對各種存貨的收、發、存業務進行核算，及時準確地掌握每件存貨的耗用情況，把各類存貨成本歸集到各成本項目和成本對象上，為企業的成本核算提供基礎數據，并動態反映存貨資金的增減變動情況。
　　生產計劃子系統根據生產計劃和上月末實際庫存情況，軟件系統能按照裝配物料清單計算物料的毛需求和凈需求，自動運算出零部件采購計劃、自制件的生產計劃，將設計、工藝、生產制造并行交叉進行管理，實現了各種物流、業務流自始至終連貫起來的全過程管理。
　　成本核算子系統能夠完成產品或零部件標準成本的制定，計算入庫產成品或自制半成品的標準成本和標準成本差異，能夠從價格成本差異和用量成本差異方面進行控制，為企業分析生產成本變動的原因提供了詳細資料，為實施標準成本法和責任成本法提供了可能。
　　基礎數據子系統可為生產計劃系統提供工藝過程信息、產品結構信息，為成本控制提供工時定額和材料消耗定額標準信息，并能夠通過裝配物料清單自動讀取采購發票的最新單價，瞬間計算出產品的材料成本，為產品投產決策提供第一手數據資料。產品開發人員能夠隨時計算出新產品的設計成本，為企業開發適銷對路的產品提供了有力的支持手段。
　　三、取得的成效
　　1．提高了對薄弱環節的監控管理能力
　　從采購環節看，現在能夠準確地掌握某一時段的采購品種、總量、該品種的上年采購單價、采購成本、當期采購單價等，從而能及時準確地計算出采購成本的降低額和降低率，計算出各部門的材料采購節約情況，并依此進行獎懲。這就使采購管理得到強化，僅1999年就節約采購成本900多萬元。
　　從倉儲環節看，系統可對各種庫存零部件進行層層分解，一個汽車總成所包含的零部件可分解到7級直至螺釘。材料的編碼、型號、規格、名稱也都能在系統中得到明細的反映，不但可以從總額上反映儲備資金占用情況，而且可以分品種統計每一種物料的超儲備占用時間和超儲備占用金額，并對原材料超儲備占用實行自動報警，從而為控制存貨成本、提高存貨周轉率、減少不合理的資金占用提供了可能。從銷售環節看，通過該系統可隨時查詢存于各經銷商處發出商品的型號、數量、時間、去向等詳細資料，避免了發出商品長期被人占用或存放帶來的損失。還可準確反映應收賬款的賬齡結構，有效地控制了應收賬款的規模，減少了呆壞賬損失。同時，通過計算機直接處理原始憑證，使應收賬款的錯賬率幾乎為零，解決了長期以來令財務人員頭痛的往來賬串戶錯賬問題。

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