公司檔案制度工作流程

公司檔案制度工作流程

　　第一章：總則

　　1、本公司檔案是全公司各運行中心和有關人員在生產、經營、管理、科技等工作活動中形成的真實記錄，是我公司歷史面貌的客觀反映和重要的信息資源。

　　2、本公司檔案是一個獨立的全宗。它包括各種文字材料、圖紙、報表、簿冊、音像材料、磁盤、光盤等不同形式、不同載體的檔案材料。

　　3、全公司檔案工作堅持集中統一管理的原則，由行政運行中心總經理分管，配兼職檔案員1名。建綜合檔案柜，集中保管全公司各類檔案，任何部門或個人不得據為已有或拒絕歸檔。

　　4、各運行中心、車間負責人保管、收集本中心的檔案材料，并按要求向檔案員移交歸檔。

　　5、對違反《檔案管理制度》者，給予懲處，對在檔案工作中取得突出成績者，給予獎勵。

　　第二章：檔案保管制度

　　1、 建立檔案的登記、統計臺帳，及時記載檔案的收進、移出等情況，做到帳卷相符。

　　2、切實做好檔案防火、防盜、防蟲、防塵、防鼠、防潮、防高溫、防陽光等科學保護工作，維護檔案的完整與安全。

　　3、保管期滿的檔案，要按照規定進行鑒定、銷毀。

　　4、建立分類方案、編號辦法等與檔案管理有關的文件材料。

　　第三章：檔案保密制度

　　1、增強保密觀念，遵守保密紀律，在工作中不傳密、不泄密、不探聽機密。

　　2、所藏檔案適時地予以劃密，降密或解密。

　　3、秘密以上檔案必須妥善保管，若需借閱，應嚴格履行審批手續。

　　4、保守檔案機密，檔案人員或查閱者，不得向無關人員討論檔案內容。

　　5、因工作需要而摘抄或復制的檔案材料必須妥加保管，待該工作完畢，立即移交檔案人員存檔。

　　第四章：檔案利用制度

　　1、建立檔案的借閱利用及效果的登記。凡借閱檔案者必需填寫借閱登記和利用效果登記。

　　2、借閱檔案者，必須保護檔案，不得轉借、遺失、拆散或損毀檔案，不得在檔案原件上劃線、圈點、加注、勾抹、涂改或污損，未經許可，不得摘抄或復制檔案，借閱檔案應限期歸還。

　　3、本公司人員借閱檔案，辦理借閱登記即可。借閱密級檔案，必須經分管領導批準。

　　4、借出后歸還的檔案，須逐件逐頁檢查，發現問題應即時報告分管領導和有關部門，以便調查處理。

　　第五章：檔案人員崗位職責

　　1、遵紀守法、忠于職守、刻苦鉆研，不斷提高政治、業務和文化素質。

　　2、熟悉所藏檔案，編制必要的檔案檢索工具，積極主動地提供檔案，有效地為增加企業效益服務。

　　3、嚴格執行《檔案管理制度》，切實做好檔案、材料的收集、整理、保管、保護、鑒定、統計檔案業務基礎工作。

　　4、認真履行對內部機構和所屬單位檔案工作的監督、指導職責、鞏固和健全檔案管理工作的正常秩序。

　　檔案分類大綱

　　1、行政管理類：

　　1.1：行政事務：企業綜合性行政事務工作，公司會議、公司辦工作，議案、機要、保密、保衛、法紀、審計工作。

　　1.2：人事管理：員工檔案、工人招聘、錄用、調配工作。

　　1.3：其他工作：教育、培訓、醫療衛生、后勤福利。

　　2、經營管理類：

　　2.1：企業管理：企業改革、重大經營戰略決策、發展規劃、方針目標管理、經濟責任制管理、企業現代化管理工作、企業普查、整

　　頓、升級、綜合性統計工作。

　　2.2：財務管理：憑證、帳簿、報表、其他。

　　2.3：物資管理：物資供應、倉庫管理、廢舊物資回收與修舊利廢。

　　2.4：產品銷售：市場分析、用戶調查、產品銷售、廣告、宣傳、售后服務工作、生產計劃。

　　3、生產技術管理類：

　　3.1：生產勞動管理：生產組織、調度指揮、勞動定額、定員，能源消耗定額管理，勞動工資、勞動保護等。

　　3.2：質量管理：ISOTS16949質量認證管理，產品質量檢測和質量控制工作。

　　3.3：科技、產品管理：產品開發、設計、工藝、工裝、加工制造、檢驗、包裝、商標等全過程。科技成果管理、技術引進、革新和采用新技術、合理化建議。

　　3.4：計量標準化工作：各種計量檢測工作，企業標準化管理工作，各種標準化檔案。

　　3.5：安全、環保工作：安全生產，工傷事故處理，員工安全教育檢測與控制、污染治理。

　　3.6：檔案信息管理：企業檔案工作，各類數據管理、電子計算機系統、情報工作、圖書資料工作。

　　3.7：基建設備儀器類：房屋修建，設備儀器購置、安裝、調試、運行、維護修理和設備管理全過程。

　　檔案密級劃分范圍

　　我公司設秘級為三級：秘密、機密、絕密。

　　1、

　　2、

　　3、 秘密：會計憑證、帳簿、報表等。 機密：ISOTS16949系列工作等。 絕密：配方、生產原始記錄等。

　　檔案編制流程

　　1、封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號.組成。

　　全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號(現無此號)。

　　目錄號：全宗內案卷所屬目錄的編號。在同一個全宗內，不允許出現重復的案卷目錄號。

　　案卷號：目錄內案卷的順序編號。在同一個案卷目錄內不允許出現重復的案卷號。

　　歸檔號：填寫文書處理號，由立卷人填寫。

　　2、卷脊項目包括：全宗號、目錄號、年度、案卷號。

　　3、卷盒封面為空白面，盒脊項目包括全宗名稱、目錄號、年度、起止卷號。

　　4、卷內文件目錄項目包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號。

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