學(xué)校文書檔案立卷歸檔辦法全文
學(xué)校文書檔案立卷歸檔辦法
第一章 總則
第一條根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局關(guān)于《檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)》、《文書檔案案卷質(zhì)量標準》等有關(guān)規(guī)定結(jié)合學(xué)校實際情況，特制定本辦法。
第二條檔案是黨和國家的寶貴財富，是維護學(xué)校歷史的真實面貌、提高學(xué)校工作效率、工作質(zhì)量必不可少的條件。為了有效地保護和利用檔案，必須認真地做好檔案的收集、整理和管理工作，使應(yīng)歸檔的文件材料達到齊全、完整。
第三條文書的立卷、歸檔工作是文書處理部門工作的組成部分，是學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)和來源。學(xué)校各部門應(yīng)把文件材料的形成、積累和歸檔工作列入本部門的崗位責任制，納入管理人員的職責范圍。
第四條學(xué)校檔案室，對本校各文書處理部門的各種文件材料的收集、整理立卷歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo);各部門要定期向校檔案室歸檔，由校檔案室統(tǒng)一集中管理;任何科室和個人不得長期保留應(yīng)歸檔的文件材料，更不能據(jù)為己有。
第二章 歸檔范圍
第五條學(xué)校各部門，凡是在工作活動中形成的，辦理完畢的各種門類和載體的、具有查考價值的文件材料(收文、發(fā)文、內(nèi)部材料)、電報、電話記錄、會議記錄、值班記錄、來訪記錄、統(tǒng)計材料、出版物和原稿、主要領(lǐng)導(dǎo)人的工作筆記和照片、影片、錄音帶、錄像帶等均屬歸檔范圍。重點：1.本�；虮静块T自己形成的文件材料。2.上級機關(guān)、下級機關(guān)及其他機關(guān)針對本校主管業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系的文件材料。
第三章 立卷單位及任務(wù)
第六條 學(xué)校各部、室、科、工會、團委等均屬立卷單位。
第七條立卷單位應(yīng)本著歸檔文件材料齊全、完整、系統(tǒng)、科學(xué)的原則，將本部門承辦完的文件材料統(tǒng)一分類，完成組卷、編寫張?zhí)�、案卷目錄、裝訂等工作，統(tǒng)一向檔案科歸檔。
第四章 立卷的原則、方法、要求
第八條遵循文件材料的自然形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系、正確區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
第九條立卷方法、按照本單位(部門)的職責范圍編制的案卷目錄，應(yīng)以問題為主，兼顧作者、名稱、時間等特征，聯(lián)系要緊密，組合要適當，問題要單一。類型要鮮明，年度不混，保管期限要準確，便于查找利用。
第十條 組卷按其特征逐項分開
1.按年度分，將文件按其形成或針對的年度分開。在分年度時，應(yīng)注意：①連續(xù)若干年的長期規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計、報表，放在形成年度;②連續(xù)若干年的總結(jié)，放在所針對的最后一年;③緊密連在一起的上一年度總結(jié)和下一年度計劃，放在形成年度或總結(jié)、計劃針對年度各放一份;④跨年度的案件材料，信訪材料，放在結(jié)案年度;⑤請示與批復(fù)不屬同一年度的分別放在各自形成的年度，并在各自所在的案卷內(nèi)目中相互注明;⑥跨年的一個問題的來往文書，可參照請示與批復(fù)的辦法做。
2.按級別分。將文件按其作者與學(xué)校之間的隸屬關(guān)系，分成上級、本級、同級、下級，然后將其中與本校有關(guān)的文件放在一起。
3.按機構(gòu)分，將文件按其產(chǎn)生或承辦單位分開。
4.按問題分，將文件按其所反映的問題分開，一個涉及若干問題的文件，在分類時，一是按文件能反映的主要問題分，二是有重要問題的，又有重份文件可在所涉及問題內(nèi)各放一份。
5.按期限分，將文件按不同的保管期限分開。
對于不能和文件放在一起的錄音帶、錄像帶等，要統(tǒng)一整理，分別存放，并注明存放地點。
6.在合卷時應(yīng)注意：①一般按單一問題組合，同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應(yīng)組合在一起。②會議文件，根據(jù)文件的多少，可以一會一卷，或數(shù)會一卷，文件多時也可一會數(shù)卷。③統(tǒng)計、報表、名冊等一般同一種格式、名稱或同一地區(qū)的'組合一卷或數(shù)卷。當文件特別少時可幾種格式或幾個地區(qū)的組成一組。④工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按作者或名稱組合在一起。⑤案件材料，可一案一卷或數(shù)卷，總之要以問題為主，兼顧作者、名稱、地區(qū)等特征來組卷。
7.卷內(nèi)文件的排列，在正常情況下，批復(fù)在前，請示在后;正件在前，原件在后;案件材料結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后;其他文件按重要程度或形成時間先后排列。
第十一條各文書處理部門，應(yīng)根據(jù)本單位(部門)編制的案卷類目，做好平時的立卷工作。
第五章 填寫卷內(nèi)目錄、編頁號、備考表
第十二條按卷內(nèi)目錄要點，逐項逐件填寫，做到不漏、不重復(fù)，書寫力求工整，統(tǒng)一用蘭黑紅巖墨水或碳素墨汁填寫，禁用圓珠筆、彩色筆、紅墨水等易褪色工具填寫。卷內(nèi)文件凡有文字和圖表的畫面，應(yīng)一面編寫一個頁號，空白面不編號，頁號的位置在文件的左上角。
起止頁號，除最后一份文件需填寫起止頁號外，其余的文件只填寫首頁號。
第十三條卷內(nèi)文件有缺損、修改、移出、銷毀等情況，由立卷人填入備考表，同時立卷人要簽名和填寫立卷時間。
第十四條立卷人應(yīng)按六個特征擬寫案卷標題，案卷標題一般由作者、問題、名稱組成。標題必須簡練、概括、準確、便于提供利用。
第六章 卷面的書寫和案卷的裝訂
第十五條封面上的所有項目，必須認真填寫，書寫要工整，統(tǒng)一用毛筆、墨汁書寫，標題文字排列要規(guī)范化。
第十六條裝訂案卷時，首先去掉文件材料上的金屬物，對破損的文件要進行修補、裱糊，紙張大小不統(tǒng)一的，應(yīng)按標準公文(16開頁)加寬、加長，對于易褪化的永久保管文件要復(fù)制，裝訂時做到不漏裝張頁，不訂在文字上，總之要使案卷結(jié)實、整齊、美觀。
第十七條經(jīng)過裝訂、分類、排列、編號(用鉛筆編臨時順序號)的案卷、順序、填寫移交清單一式兩份。一份留本單位使用，一份隨檔案交檔案室，交接雙方履行手續(xù)。
第十八條立卷單位向校檔案室移交檔案的時間是第二年五月底以前(教學(xué)檔案可按教學(xué)年度)，無特殊情況一般不能延期。
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