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商務(wù)英語信函寫作原則
在探討商務(wù)英語信函的寫作原則時，我們首先需要明確這些信函在商務(wù)溝通中的核心作用：它們不僅是信息傳遞的媒介，更是企業(yè)形象與專業(yè)性的直接體現(xiàn)。一封得體的商務(wù)英語信函應(yīng)當(dāng)能夠清晰、準(zhǔn)確、禮貌且高效地傳達(dá)信息，促進(jìn)雙方的合作與理解。以下是小編整理的商務(wù)英語信函寫作原則，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
商務(wù)英語信函寫作原則
商務(wù)英語信函是一種常用的商務(wù)英語應(yīng)用文，它是貿(mào)易雙方相互了解、 進(jìn)行貿(mào)易往來的主要手段，在以書面形式溝通商務(wù)信息的同時，它也體現(xiàn)著一個公司或機(jī)構(gòu)的商務(wù)形象。因此，商務(wù)英語信函的內(nèi)容雖然很重要，但表達(dá)方式也同樣重要。商務(wù)英語信函的寫作是有一定規(guī)范的，即應(yīng)遵循一定的寫作原則，從而使商務(wù)信函表意準(zhǔn)確，語言流暢，更易于貿(mào)易雙方的溝通與理解。
商務(wù)英語信函是商家開展對外業(yè)務(wù)活動的重要工具，其目的多是處理業(yè)務(wù)磋商的各種問題，或是與對方建立良好的關(guān)系。因此，在商務(wù)英語信函寫作中，應(yīng)遵循7 Cs原則，即禮貌(courtesy) 、 體諒(consideration) 、 完整(completeness) 、 清楚(clarity) 、 簡潔(concise-ness) 、 具體(concreteness)和正確(correctness) 。
1、禮貌原則。
禮貌是商務(wù)場上的重要法則，禮貌周到的信函可贏得對方好感。所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” , “We feel dread fully sorry that … ” , “We regret that … ”等禮貌用語。
業(yè)務(wù)往來難免有爭端、 摩擦,此時也需要禮貌來作為潤滑劑，化解雙方對峙的僵局。信函中在索賠、抱怨、 拒絕接受時，措詞要力求客氣、 心平氣和、 語氣委婉;在回復(fù)對方信函時，無論對方態(tài)度如何，在堅持自己立場的同時，都要有禮貌地作答。
首先，要善于使用被動語句，因為被動語態(tài)能使你的請求顯得更加溫和。如 “You made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 會更好。
其次，要善于使用疑問句。向?qū)Ψ教岢鲆髸r，陳述句、 祈使句與疑問句相比，疑問句較其他兩類句式更婉轉(zhuǎn)、 更禮貌。請看下面三句話：Make payment by con firmed irrevocable L/ C.We request you to make payment by con firmed irrevocable L/ C.Could you make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句，口氣太強(qiáng)硬;第二句太直接，有下命令之嫌;第三句既表達(dá)了自己的意圖，又表示了對對方的尊重，避免了過于直率和盛氣凌人。此外，還要善于使用條件句，以使建議聽起來更具有試探性，語氣更委婉。
2、體諒原則。
不少人寫作時習(xí)慣于從自己的角度出發(fā)思考問題。與其他寫作不同，商務(wù)英語信函寫作強(qiáng)調(diào)的是信息溝通的效果，不僅要關(guān)心內(nèi)容的正確與完整，還必須重視對方的反應(yīng)，只有站在對方的立場上思考和處理問題，才能獲得滿意的溝通效果。
首先，應(yīng)注意強(qiáng)調(diào)對方利益。在商務(wù)英語寫作中，對方獲取信息的最根本目的是要了解他們將獲得什么利益以及這些利益是否能滿足他們的需要。如：We allow you 2 precent discount for cash payment .You can enjoy 2 percent discount when you pay in cash. 第二句讓對方對自己所得的利益一目了然，優(yōu)于第一句。
其次，應(yīng)突出積極因素，用肯定句代替否定句。積極因素較消極因素更能激發(fā)對方興趣，獲得對方認(rèn)同。如 “We do not believe that you will have cause for
dissatisfaction.” 改寫成 “We feel surely that you will be entirely satisfied.” 會更好。
3、完整性原則。
在信函寫作中，信息完整很關(guān)鍵。一些在日常行文中常用的如 “the above mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之類的表達(dá)方式要盡量少用，盡可能提供完整的信息，讓對方一目了然。
4、清楚原則。
清楚是商務(wù)英語信函寫作最重要的原則。一封含糊不清、 辭不達(dá)意的書信會引起誤會與歧義，甚至?xí)斐少Q(mào)易損失。清楚表達(dá)應(yīng)注意選擇準(zhǔn)確、 簡煉的詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。
(1) 盡量選擇常用詞。作為一種世界貿(mào)易語言，英語為一百多個非英語國家的商務(wù)人員在商務(wù)書信中使用，而這些商務(wù)人員并非個個精通英語。因此，在選詞上應(yīng)
注意選擇那些簡單的、為人熟悉并且符合常規(guī)的表達(dá)方式，避免使用復(fù)雜、生僻和容易產(chǎn)生歧義的詞。
(2) 起修飾限定作用的詞語應(yīng)該緊跟被修飾的詞，這樣可以避免產(chǎn)生歧義。如“Those who work rapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一詞的位置使這句話可能產(chǎn)生兩種不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions” ) ，如將其改為 “Those who work in these conditions get ill rapidly.” 句子的意思就非常清楚了。
(3) 在一句話中，要避免重復(fù)使用一個有兩種不同含意的詞。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中，第一個“firm” 的意思是 “strong”, 第二個 “firm” 的意思是 “corporatio n” .而如果將句子改為:“We shall take a strong line with the firm.” 這樣整個句子的意思就更清楚了。
5、簡潔原則。
有力、 生動的措詞是增強(qiáng)國際商務(wù)信函有效性的一大法寶。在具體運(yùn)用過程中，可適當(dāng)選用那些為人熟知的外貿(mào)縮略語。但縮略語的運(yùn)用切忌過雜過亂，要盡可能使用那些通用的或本專業(yè)常用的縮略語，例如：L/ C(letter of credit 信用證) ,B/ L (bill of lading提單) ,C I F(cost ,insurance and freight 成本加保險加運(yùn)費(fèi)價格) ,EAT(estimated arrival time 預(yù)計到達(dá)時間) ,A/ S(at sight 即期) ,FYI (for you information 供你方參考) ,S/ C ( sales contract 銷售合同) ,D/ D ( demand draft 票匯) ,T/ T(telegraphic trans fer 電匯) ,M/ T(mail draft 信匯) ,D/ P(documents against payment 付款交單)等。
此外，句子結(jié)構(gòu)也應(yīng)簡潔,盡量用單詞替換詞組和從句，在保證意思完整的情況下，使行文更加簡潔。如 “As what you have requested ,we are sending you our newest catalog.” 其從句 “What you have requsted” 可以用一個詞 “requested” 來代替，這句話改成 “As requested ,we are sending you our newest catalog.” 則更簡潔。
需要指出的是，在保證禮貌的前提下，還要避免使用那些僅起填充作用、 可有可無的詞組和表達(dá)法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若將該句中的 “Please be advised” 刪除，不僅不會改變意思的完整性，反而使句子更簡潔。
6、具體原則。
在商務(wù)信函中，要盡可能使所傳遞的信息具體、準(zhǔn)確而形象。試比較:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No. 845 for theinv oice amount .US S | 560100 ,under y our L/ C No. 246 of the China Bank.很顯然，第二句包括了更具體、 詳細(xì)的信息，使人對寫作者所要傳遞的信息一目了然;而第一句過于籠統(tǒng)，讀后還要再經(jīng)過仔細(xì)揣摩，才能明白其所包含的意思。
7、正確性原則。
正確性不但指語法、句法、標(biāo)點和拼寫正確無誤，還指使用標(biāo)準(zhǔn)語言和商務(wù)專業(yè)術(shù)語進(jìn)行恰當(dāng)?shù)年愂�。商�?wù)信函中如果存在拼寫錯誤、人稱不一致、時態(tài)誤用、標(biāo)點符號不當(dāng)?shù)葐栴}，會使其溝通效果大打折扣。此外，還應(yīng)注意使用正式、規(guī)范的語言，例如省略語 “I’ ll”, “we’ re” 等，顯得太過口語化，欠正式，商務(wù)信函中應(yīng)改寫成 “I shall”, “We are” ; 還有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to recevied our enquiry.” 等，這樣的句子在語法上也是不規(guī)范的，應(yīng)該分別加上主語和謂語，以使句子結(jié)構(gòu)完整。
商務(wù)英語中有一些特定的表達(dá)法，它們在普通英語中一般不出現(xiàn)或雖然也使用但含義不同。這也是商務(wù)英語的一個特征。比如短語 “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示條件，在日常用法中，沒有必要兩詞連用，但在商務(wù)信函中，為求精確、嚴(yán)謹(jǐn)，常成對使用。再如 “advise sb.of sth.” (通知某人某事)中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解，而表示 “勸告” 、 “建議” 等意思。這種作為商業(yè)術(shù)語與普通用語含義不同的詞還有不少，如 “offer” 一般表示 “提供” 、“提議” 等，在商務(wù)里可指 “發(fā)盤” 、“報盤” ;同樣在保險業(yè)務(wù)中， “policy” 指“保險單”，而不是 “政策” 、 “方針”，“average” 指 “海損”，而不是 “平均的” 、 “一般的” ; “confirm” 的基本含義是 “確認(rèn)”，用在信用證前面時，則表示 “保兌”，如confirmed letter of credit (保兌的信用證) 。
商務(wù)英語信函寫作原則
1.明確性與直接性
清晰表達(dá)目的：開篇即明，直接說明信函的目的或請求，避免讀者在閱讀過程中產(chǎn)生困惑或誤解。
具體內(nèi)容：詳細(xì)闡述具體事項、要求或提議，使用具體的數(shù)據(jù)、日期或事實來支持你的論點，使內(nèi)容更加充實可信。
2.禮貌與尊重
正式語氣：保持語言的正式性，使用恰當(dāng)?shù)姆Q謂和敬語，體現(xiàn)對對方的尊重。
積極態(tài)度：即使在表達(dá)拒絕或不滿時，也應(yīng)采用積極、建設(shè)性的方式，避免使用過于強(qiáng)硬或指責(zé)性的語言。
感謝與贊賞：適時表達(dá)對對方之前工作的感謝或?qū)ζ涑删偷馁澷p，有助于建立良好的關(guān)系。
3.專業(yè)性與準(zhǔn)確性
專業(yè)術(shù)語：根據(jù)行業(yè)特點使用準(zhǔn)確的專業(yè)術(shù)語，確保信息的專業(yè)性和權(quán)威性。
語法與拼寫：仔細(xì)檢查信函中的語法錯誤、拼寫錯誤以及標(biāo)點符號使用不當(dāng)?shù)葐栴}，維護(hù)公司形象。
事實核對：確保所有提供的信息和數(shù)據(jù)都是準(zhǔn)確無誤的，避免誤導(dǎo)對方。
4.簡潔與條理性
段落分明：合理安排段落，每個段落集中討論一個主題，使內(nèi)容結(jié)構(gòu)清晰。
要點突出：使用列表、編號等方式突出關(guān)鍵信息，便于讀者快速抓住重點。
避免冗長：盡量用簡潔的語言表達(dá)復(fù)雜的意思，避免不必要的贅述。
5.適應(yīng)性與個性化
了解受眾：根據(jù)收信人的背景、職位和偏好調(diào)整信函的語氣和措辭，增加個性化色彩。
文化敏感性：在國際商務(wù)交流中，注意文化差異，避免使用可能引起誤解或冒犯的表達(dá)方式。
6.回復(fù)與跟進(jìn)
及時響應(yīng)：對于收到的商務(wù)信函，應(yīng)及時給予回復(fù)，展現(xiàn)高效與誠信。
有效跟進(jìn)：對于未決事項或需要進(jìn)一步討論的問題，應(yīng)主動跟進(jìn)，確保溝通順暢。
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