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英語信函寫作的7C原則
隨著全球經(jīng)濟合作和交流的增多與擴大，世界各地的人們之間以信函為媒介的商務交往也越來越多。優(yōu)秀的商務信函在我們發(fā)展同客戶的關系，以及達成新的業(yè)務方面起著積極的促進作用。在快節(jié)奏的現(xiàn)代商務活動中，寫作商務信函最直接的目的就是進行有效的溝通和交流。我們寫作商務信函的重點應始終放在“效率”二字上。嚴格遵守和靈活運用“7C”原則，要在不影響意思表達完整、準確、具體、禮貌的基礎上，盡最大可能地做到開門見山、直入主體;語言精練、言簡意賅。寫出一封通俗易懂、簡潔、務實、高效的商務信函。
「關鍵詞」：商務英語信函、寫作、原則、簡潔。
「ABSTRACT」 With the increase and enlargement of the global economic cooperation, the commercial contact as a media is getting more and more frequently used among people from all parts of the world. Outstanding business letters are playing a positive role in developing a good relationship with customer and prompting new business. In the rush of modern business, the direct purpose of business letter writing is effective communication. When writing a business letter, we should not only persistently focus on “efficiency”, but also follow strictly and flexibly the “7Cs”principles. Only if coming straight to the point, making the language concise and on the basis of complete, correct, concrete and courtesy expression, can we write out an easy-to understand, concise, pragmatic and efficient business letter.
「KEY WORDS」: business English letter, writing, principles, conciseness.
引言
隨著全球經(jīng)濟一體化進程的不斷發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟合作與交流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿(mào)易伙伴一一親自會面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿(mào)易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時商務信函就成了取代親自拜會的一種便宜有效的溝通媒介。我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實力。“一封好的商務信函有助于促進和發(fā)展同客戶的關系，在促進達成新的業(yè)務方面起著積極的作用。”(摘自《丹尼爾·肯尼迪方法：推銷信創(chuàng)造的奇跡》)所以在寫作時我們應該嚴格遵守并且靈活運用“7C”原則：
Completeness(完整)Concreteness(具體)
Correctness(正確)Conciseness(簡潔)
Clearness(明晰)Courtesy(禮貌)
Conscientiousness(誠意)
這七個原則是商務信函寫作的最基本的指導原則，對于寫好一封商務信函起著很重要的作用。
我們知道，在商務活動中，時間和效率對于每一個商務人士來說都是非常重要的。在和自己的貿(mào)易伙伴合作和交流的每一個環(huán)節(jié)上，我們都要盡可能地減少給對方造成時間浪費，以便對方能夠在同我們的商務交往中提高效率。寫作商務信函最直接的目的就是進行有效的溝通和交流，簡潔的表達與有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商務信函的寫作重點應始終放在“效率”二字上，短小精悍、切中要點。簡潔就是用最簡單的話語準確地表達自己的意思。而無需以犧牲完整、具體、禮貌為代價。一般不需要禮節(jié)性地寒暄，最好是開門見山、直入主題;語言精練，言簡意賅。信函中的冗言必須省去，盡可能地將交易的詳細事項整理后，簡潔地向對方陳述，要盡可能地避免毫無重點而羅嗦冗長地寫上好幾張的情形。讓對方很清楚地了解你想說什么，非常輕易地領會你的意圖，從而快捷迅速地做出反應。
在商務寫作過程中，筆者認為簡潔是最重要的一個環(huán)節(jié)，同時也是最難做到的。所以下面我將對簡潔原則從全文組織結構、段落、句子和詞匯這四個方面作一些研究和探討。
一、壓縮篇幅，刪繁就簡。
(一)3W式結構。
一封商務信函的全文結構可以用3W 來表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ;What's the detailed reason? (第二部分) ;What do you expect your reader to do? (第三部分)。我們在上文中已經(jīng)提到過，商務信函寫作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函，一封冗長、拖沓、空洞、開頭就不得要領的信函第一眼看到會讓人感到厭煩，從而對寫信人的印象大打折扣。
1、第一部分(Why do you write the letter?)：在信函的一開頭就要目的明確、簡明扼要告訴讀信者為什么要寫這封信，如：
例(1)：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.
這樣的開頭直接告訴對方寫信是為了回復對方4月15日讓己方對三月份的訂貨付款的來信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖,在讀信的時候可以有充分的心理準備,或者把注意力集中在問題的重點上。不會因為一些無關緊要的寒暄而分散注意力。
在這方面，我們最應該注意的就是避免中國式的寒暄和問候，不要為了追求客氣而落入俗套。
例(2)：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.
這樣的信函開頭不僅羅嗦、冗長，而且會給收信人一種錯覺：這是一封朋友之間相互問候的私人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為空閑時再看，很可能會因為延遲閱讀而給雙方帶來無可彌補的損失。
2、第二部分(What's the detailed reason?)：即商務信函的征文，敘述事實或者理由來支持信里的第一句。會顯出你鄭重其事、思想縝密。把所要列舉的事實或者理由合并成最重要的一點或者兩點，在不影響清楚準確的基礎上越簡潔越好。如：
例(3)：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.
簡明地告訴對方未按時付款的原因是因為會計生病了，沒有一句多余的話，既解釋了未按時付款的原因，又道了歉。沒有讓人感覺既討厭又煩人的羅嗦。要記�。耗悴皇窍虢o收信人添麻煩，而是想讓他同意你的意見，接受你的要求。所以，寫商務英文信函的一個主要原則和技巧就是要寫的簡潔明白。
3、第三部分(What do you expect your reader to do?) ：結尾是提出要求或者提請注意。不要有任何多余的話，因為那樣可能會使寫信人的要求不夠明確突出，簡潔的表達更能突出重點，以便對方對你的來信及信中提到的內(nèi)容做出及時迅速的處理。如：
例(4):Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.
短短的一句話就告訴了對方兩層意思：①隨信附上了100萬美元的支票;②受到支票后請通知寫信人。
以上例(1)、(3)、(4)構成了一封重點突出、清楚明白的商務回復信。簡明扼要，沒有一句冗言、廢話，也沒有一句虛禮客套。套用一句稱贊美女的話說就是“增之一分嫌多，減之一分嫌少。”，可謂商務英文信函中的上佳之作。
當然，我們還需要注意要求簡潔并不是要使商務信函像電報一樣，沒有一個多余的詞。有時為了給書信增添幾分人情味，加上一些詞語和句子也屬于商務書信寫作的一種策略和技巧。問題是寫作者如何把握好“簡”和“繁”之間的這個“度”。刪繁就簡是必須的，但是我們主張刪除的是那些不增加任何新的信息的無實際意義的、重復和累贅的字、詞、短語和句子。
(二)避免客套羅嗦、語義重復。
如果可以用40個字寫完一封信,卻花了100個字作長篇累牘的敘述,這樣的寫作者實在是最令人討厭的時間殺手。不僅浪費了自己的時間，也給別人帶來了不必要的麻煩。所以在寫作商務信函時要盡可能地使用通俗易懂的語言作簡明扼要的陳述，避免用陳舊的套話( cliché )和沒有什么實際意義的詞語。刪掉那些不必要的羅嗦的字句。如：
例(5)：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.
(我們很想知道您是否允許我們將交貨時間延期二十天，如果你方友好地容許我方延期二十天交貨，請速電復無誤。)
本句由42個單詞組成，要求將交貨日期延遲二十天。表達上的過分客氣使得句子冗長而不清楚。而且，“to extend the time of shipment for twenty days.”這一表達在意義上也很含糊，為了更好的表達主要意思，這句可以改寫為：
Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.
(如果統(tǒng)一我方將交貨時間延期至四月二十一日，請速電復。)
例(6): With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.
這段話只有一個重點，那就是寫信者很樂意多給讀信者90天的時間來支付3月20日到期的貨款。可就在這段話中有兩句多余的話。第一句“With reference to your request for an extension on your note under date of March 20”純屬多余，因為這是給對方的回信，只要寫信者提到同意放寬付款期限，讀信者就一定知道是關于何事。第二句是“we have considered the matter carefully and”放寬付款期限在一項商業(yè)貿(mào)易中是一件很重要的大事，任何人都會慎重考慮的，對方從你的口氣中已經(jīng)知道了你是經(jīng)過深思熟慮之后才做的決定。在這里寫出來不僅顯得多此一舉，而且會使讀信人覺得寫信人有一種施恩惠給自己的意思，極其不禮貌。根據(jù)以上分析，原稿可以修改為：
We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20.
你會發(fā)現(xiàn)原稿(英文)一共用了46個字，而修改后的只用了17個字。如你所見，刪除多余的字詞并無損語意的清晰程度，這次的文字手術反而更加突出了所要傳遞的信息。
二、給“臃腫”的段落“瘦身”。
在商務英文信函寫作中，我們要小心避免寫出那些讓讀信人一看就得摒氣凝神的“臃腫”段落。整塊整塊密實的文字，在每天要讀十幾封甚至幾十封信的讀信人看來，就像一座座的大山屹立于眼前，成為閱讀的最大障礙。會讓人由于細心理上的原因感覺你在羅嗦寫廢話。因此，寫作者應該想盡一切辦法給它們“瘦身”。把較長的段落拆解成幾段。一般的劃分段落的原則是“一個段落只表達一個意思(A paragraph for each point is a good general rule.)”(摘自周邦友《英語應用文大典》第76頁)如：
例(7)：It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France. 以上這封信只有一段，共有兩句話。第一句39字，第二句66句。 讀后雖然能基本了解其內(nèi)容，但讀起來很不舒服。而且看起來臃腫，信的內(nèi)容大體有三點：
1. 伊朗中央銀行因外匯原因，通知個商業(yè)銀行從五月三日起停止開立信用證;
2. 這臨時措施，新的進口政策一訂，這個措施可能取消;3. 希望對方隨時告知有關情況。
按照這三點，適當?shù)貏澐侄温�，把信重新改寫如下�?/p>
It is reported that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds.
Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.
We are much concerned, however, about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran. We, therefore, shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs, especially in connection with imports from France.
修改過后的段落并沒有增加或者減少任何一個詞語，也沒有改變原來句子的意思或者表達方式，只是按照意思將其恰當?shù)貏澐至硕温�。較之原文，修改后的信函讀起來比較清楚易懂，看起來也很簡練，更加容易讓人接受。
三、句子精練，避長就短。
句子是寫作的基礎，沒有句子就沒有段落，也就沒有作品。清楚、簡潔的寫作容易啟發(fā)和說服他人。這些寫作是以結構合理、有說服力的句子為基礎的。(摘自檀文茹《實用商務英文寫作》第9頁。)
一位深受美國人愛戴，一項主張不寫長句，不羅嗦的美國參議員Stephen Young 每次受到邀請參加會議、宴會、演講時，他的回信只有四個字：I will be there (我會到).簡單明了。也曾經(jīng)有人打趣說“商務英語信函寫作的句子，就應該像漂亮姑娘的迷你裙——越短越好”。
通常商務人士每天都有大量的商務信函要讀，對開門見山、長話短說、直接切題的信函特別歡迎。而且“簡單的語言并不意味著思想過分簡單化，簡單的語言也可以蘊藏著潛在的豐富的思想。長和復雜的句子有時會更容易引起不必要的理解障礙。”因此，寫信要求長話短說，在不影響意思表達清楚準確的前提下，句子越短越好，一句話能用兩個詞表達清楚的，據(jù)對不再增加任何一個單詞。想要做到句子的簡潔，必須作到以下幾種情況：
由于以前存在盤里的丟失，只能自己從新打一份出來。今天上午就打出這么多。先貼出來看看大家的反應，不管有沒有人看，自己費心費力寫出來的東西，我會堅持發(fā)完!!
(一)按照意思拆分復合句。
長的復合句也能表達清楚所要表達的意思，但是會讓人看起也比較吃力。如果我們按照意思或者邏輯關系將它們拆分為一些簡單的單句，就能使閱讀變得更為簡單明了，使讀信人更容易理解和把握信函的要旨。如：
例(8)：Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
這是一個專與過長的從句，我們可以按一下方法將其改寫為簡單的句子：
1、添加標志性詞語。如first, second等這些序數(shù)詞。
Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in two ways. First, they may enroll in the special courses to be offered by the ABC Company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24. Second, they may take approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
2、用項目符號來劃分。
Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in one of the two ways:
● by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 ,or
●by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
(二)將一些支離破碎的簡單句整理組合。
一般地來說，我們不主張寫長的句子。但這也并非絕對的，因為“簡潔句并不是簡單句，而是只用簡潔的文字把意思表達清楚。”(摘自郝邵倫《大學英語應試寫作與應用寫作》第33頁)。有些時候我們會在商務信函中看見很多的結構相近、意思表達連貫的單句。在這種情況下，如果把這些單句整理組合成一個或者兩個結構并不復雜的復合句，合理地使用一些連詞或者代詞，就會使得句子更加精悍，篇幅更加短小。而且，還能使句子在意義上更加連貫，結構上更加緊湊。如：
例(9)：①We have received your samples you sent the samples to us on November 20.
�、赥hank you very much.
③That's just what can fulfill our order plan.
�、躍o we are pleased to place an order.
�、軦nd we have enclosed our order sheet with this letter.
這些單句在表達上并沒有什么問題，而且也非常連貫，可是我們不難發(fā)現(xiàn)它們的結構不夠緊湊。我們可以將其整理組合為一個復合句如下：
Thank you for your samples you sent to us on November. We are pleased to place an order as specified on the enclosed order sheet.
原來的五個單句共用了44個單詞，而合并后的兩個結構并不復雜的復合句僅用了25個，壓縮掉了19個詞�？赡軐τ谝黄≌f或者散文來說19個詞并不算什么�？墒牵瑢τ谥v求效率的商務信函來說，壓縮掉19個單詞，可以使得篇幅至少要壓縮一行。
(三)使用簡潔的詞來代替冗長累贅的短語。
例(10)：Wordy: In the sense of his speech he talked on the question of securities.
Concise: During his speech he talked about securities.例(11)Wordy: During the proceeding year, the company was able to accelerate productive operations.
Concise: Last year, the company was able to accelerate productive operations.
例(10)和例(11)中wordy的句子里In the sense of 可以用During來代替，同為"在...里"的意思;on the question of 可以用about來替代，同為"有關...，關于..."同理,例(11)中wordy的句子里的During the proceeding year也可以用Last year來代替。沒有改變原來句子要表達的意思，而且顯得更加簡潔，更加直白，在口語中更加常用。會使得讀信人更加容易理解。既然如此，商務信函寫作者為什么不用這些簡潔、明了、清晰的常用詞來代替那些冗長、累贅、空洞的短語呢?
四、詞匯運用，力求簡明。
詞匯是商務英語信函的基本構成單位，所以詞匯的簡潔運用對于全文篇幅“瘦身”、精練語句來說意義重大。寫作者在擬就一封商務信函時，要做的到以下幾點：①用簡單常見的短單詞代替復雜生僻的浮華表達;②善于運用動詞，而不是那些“make類動詞+名詞”的表達方式;③盡量避免意義重復的修飾詞;④避免使用陳舊的商業(yè)術語;⑤善于運用縮略詞和縮略語。下面我將從這幾個方面用實例對商務英文信函寫作中詞匯的簡潔運用做出論述。
(一)用簡單常見的短單詞代替復雜生僻的長音節(jié)詞。
英語詞匯有十幾萬，而最常用的就只有兩三千。寫作者寫作商務信函的目的是為了將信息準確有效地傳遞給對方，那些復雜生僻的浮華表達不僅使得信函的篇幅顯得冗長，而且給讀信人有效地理解信息帶去麻煩。所以有的信函作者喜歡用一些浮華的長音節(jié)詞，借以顯示自己的英語水平，這是不可取的。如：
例(12)：We will endeavor to utilize this kind of computer on approximately March 15,so we place this order of 100 sets.
(我們公司大約從三月十五日起用這種電腦，所以這次我們向你方訂購100臺。)
如果此句中的endeavor用try來代替,approximately(大約)用about來代替，utilize 用use來代替。即使不刪減任何一個單詞，只是用這些簡單常見的詞來代替原句中的多音節(jié)詞，就會減掉17字母�；蛟S有人認為這17個字母對于通篇來說不算什么，并不會占用很大空間。可是，大家要知道，這只是一句話可以節(jié)省的，如果每句話都能減掉17個字母一片商務信函就至少要縮減掉一行。而且由于這些替換詞較之被替換掉的單詞而言，更加常見，是大家都比較熟悉的，對于讀信人來說，更加易于理解。
(二)善于運用動詞。
筆者在前邊已經(jīng)提到過，能用一句話來表達清楚的事情，絕對不用兩句話來說，所以我們在書寫商務信函時要盡量避免在以-ion, -tion, -ment, -ant, -ent, -ance, -ence結尾的詞前面加上make類的動詞來表達，而是直接用這些詞的動詞形式來表示，使句子簡潔有力。如：
例(13)：We have made shipment of your order No.632.
(我方已經(jīng)交運你方的632號訂貨)
例(14)：He put forward the suggestion that she draft the document.
(他建議她起草那份文件)
例(13)中的"made shipment "可以用shipped代替都是"用船運輸"的意思,ship名詞可以作動詞用.例(14)中put forward the suggestion和suggest意思相同,suggest還比put forward to更加常用，所以用suggest來代替會顯得更加簡單.
(三)避免不必要的重復。
必要的重復可以強調某一觀點或者重要事實。但是，不必要的重復，特別是毫無理由的對同一事實的重復，不僅顯得羅嗦，而且使讀信人感覺枯燥乏味。所以在商務英語信函寫作過程中必須避免不必要的重復，使得寫出來的句子更加簡潔短小，容易理解。
例(15)：We have begun to export our machines to the foreign countries.
(我們已經(jīng)開始向外國出口機器。)
例(16)：Samples will be sent and offers will be made upon receipt of your specific enquires.
(一俟收到你方的具體詢盤，我方將發(fā)盤，并且將寄出樣品。)
例(15)中export一詞指的是“把機器賣往國外”，如果在本句末尾你還另加一個
to the foreign countries(向外國)，不必要的重復不知不覺就出現(xiàn)了。所以，本句應改成：
We have begun to export our machines.(我們已經(jīng)開始出口我們的機器。)
例(16)是一個復合句，第二分句中“will be”的重復使用使得句子繁冗累贅。一般來說，第二分句中與第一分句相同的成分應當省略。這樣這個句子就可以改成：
Samples will be sent and offers made upon receipt of your specific enquires.僅僅這么一改，例(15)就壓縮掉了4個詞，例(16)由原來的15個詞壓縮到了修改后的13個。
(四)避免使用陳舊的商業(yè)術語(commercial jargon)。
每個行業(yè)都有自己的專用詞匯，這些詞匯在同行之間交流更加準確，更加簡單有效。商務英語也不例外，也有自己的專用術語。然而，這些行話并非放之四海皆準的。
英語的行話“jargon”，既可以指專業(yè)術語，也可以指“含糊不清、難以理解的表達”(《牛津英漢詞典》第800頁)，例如“That's a jargon to me.”意思是“It's hard for me to understand.”而且“jargon”往往是多個單詞拼出來的專業(yè)性很強的復雜的意思表達。對于外行來說很難理解其確切意思，對商務信函的內(nèi)容表達又沒有什么實際的幫助。因此寫作者在擬就一封商務信函的時候，一定要看準對象，盡量避免使用陳舊的商業(yè)術語，不要把專業(yè)英語中學到的某些專用術語用在一般的商務來往信函中，不要從句套從句，寫出滿是“jargon”的文章。
例(17)：We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cotton textile in your city.
在這個句子的語境中我們可以推測出來take liberty to approach you with the request that可能是一種禮貌客套的表示， “麻煩您……”或者“請您……”，基本上相當于“please”�？墒侨绻阉鼈儶毩⒌胤殖鰜�，恐怕即使是英語專業(yè)的人也不一定都知道其確切含義，更何況那些雖然能看得懂一般的商務信函，其實并沒有很深的英語語言功底的人?既然這樣，寫作者為什么不用既簡潔又容易理解的please來代替生澀的冗長的take liberty to approach you with the request呢?修改后的句子為：
Please introduce to us some exporters of cotton textile in your city.
(五)善于運用縮略詞和縮略語。
在商務信函中我們也可以適當?shù)剡\用縮略詞和縮略語來精簡篇幅,一些大家都知道意思的在電視、報紙、新聞、雜志上頻繁出現(xiàn)的縮略詞或者縮略語我們不妨適當?shù)赜迷谏虅招藕?既能使自己的信函顯得短小精悍又能使讀信人一目了然.
1.表示時間的詞:在具體鐘點后面加上am或者pm來表示上午或者下午.例如:
8:00am 表示上午八點. 4:25pm 表示下午四點二十五分.
9:20pm 表示晚上九點二十分
2.一些大型國際性組織的名稱：也可以其英文全程首字母的大寫來表示。例如:
WTO (World Trade Organization) 代表世界貿(mào)易組織
UN (United States) 代表聯(lián)合國
ISO (International Standard Organization) 代表世界標準化組織
3.一些電器用品也有自己的縮略詞表示方法。如:
TV (Television) 電視機 CD (Compact Disk) 激光唱片機
HDTV(High-Definition television) 高清電視
VCD(Video Compact Disc) 視頻高密光盤
4.國際貿(mào)易術語就是一種縮略語。在商務往來信函中使用,簡單明了。如：
CAF=Cost And Freight(…named port of destination)成本加運費(……指定目的港)
DAF=Delivered At Frontier (……named place) 邊境交貨(…指定地點)
當然，我們不能只求簡潔而濫用縮略詞和縮略語，因為它們的產(chǎn)生和運用都有一定的文化背景，是使用英語的國家的人們在長期的使用過程中為了使用方便而總結和形成的，并不是所有的縮略詞和縮略語人們都熟悉和了解。所以，在商務英語信函中恰當?shù)厥褂贸Ｒ姷暮腿藗兌际煜さ目s略詞和縮略語，可以使得信函更加簡潔明了。但是，如果使用一些不常用的，只會使自己的信函變得生澀難懂，給自己的商務伙伴帶去麻煩。
五、結語。
我國古代文人講求“惜墨如金”。英國戲曲作家莎士比亞也曾在其名著《哈姆雷特(Hamlet)》中借Polonium之口說過“言以簡潔為貴”。這兩句話同樣適用于商務信函寫作， 因為一封商務信函的讀者每天可能要閱讀大量的信件，如果他收到一封超過兩頁、冗長、拖沓的信件，很可能將其擱置一邊，等自己較為空閑時再去閱讀。所以寫信者要在寫作一封商務信函時，要在完整、正確、具體、禮貌的基礎上最大限度地為自己的信函“瘦身”，刪掉羅嗦、無用的東西。用短詞、寫短句、作短文。
但是，千萬別因此就認定應該仿效電報式的精簡來寫信。有時候也許還是要用到一些不見得絕對需要的文字，篇幅雖然因此而大增，但那些文字同時為整封信注入了一份溫暖與親切。我們要避免的贅字，是那些除了平白膨脹與混淆了所要表達的信息之外，別無貢獻的文字。所以在寫作一封商務信函時寫作者要做到7個“C”并重，不能顧此失彼，不能以損害任何一個原則為代價來顧全另外一個原則。
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