學校檔案信息化建設探討

學校檔案信息化建設探討

　　學校檔案網站上可以開辟讀者留言、信箱、問答、互動等專欄，公開檔案管理平臺的E-mail，以便隨時接收到廣大師生的反饋信息。

　　摘要：

　　眼下在這個數字化的時代，信息化管理已成必然趨勢，學校檔案建設亦是如此。隨著信息化檔案管理的推進，暴露出的問題也越來越多。針對這些問題，我們應如何分析和處理，又該拿出怎樣的改進措施，保證檔案建設步入正軌，成為擺在學校面前的一大挑戰，這也正是筆者將要探討和研究的內容。

　　關鍵詞：

　　學校檔案;信息化建設;問題與措施

　　在學校發展建設的過程中，檔案管理工作不可或缺。在這個數字化的時代，學校各項管理信息化已成必然趨勢，學校檔案建設亦是如此。如果學校檔案管理仍固守陳規，止步不前，采用傳統管理手段，勢必無法跟上學校建設步伐，更會阻礙學校的長遠發展。全面實現信息化檔案建設，利用計算機軟件提高檔案管理效率與水平，在當今形勢下，已然成為學校的不二選擇。

　　一、學校檔案信息化管理過程中存在的問題

　　(一)重視不夠，投入不足，信息化建設較緩。學校的管理層對學校檔案管理工作的重要性認識不足，重視不夠，片面地認為學校作為教書、育人的場所，只要做好教書育人和相應的科研工作就足夠了，從而忽視了學校的檔案管理工作，沒有意識到檔案管理對于總結學校的教育經驗，積累和探索學校的教育方法，維護學校的教師和學生的合法權益和人力資源檔案等方面的重要作用，對檔案管理建設投入不足，導致檔案管理信息化建設遲緩。

　　(二)教職工檔案管理意識差，主動上交檔案的積極性不夠。學校對檔案管理的宣傳不到位，導致教職員工對檔案認識不夠，認為檔案管理無足輕重，對這項工作沒有從思想上予以重視。另外，對學校檔案管理信息化建設認識程度不深，沒有明確信息化建設對學校檔案管理工作重要影響，出于對安全性和知識產權的保護，不愿把已形成的教學資料主動上交。也是阻礙學校檔案信息化建設的因素。

　　(三)數據庫系統不完善。部分學校的檔案管理雖然已開始采取信息化手段，也擁有自行研發的應用軟件，但是軟件大多只能實現編輯目錄、輸入人員基本資料等幾個簡單功能，至于統計數據、分析資料方面則無法利用計算機操作。檔案數據庫系統的建設尚有欠缺，檔案提取、查詢等功能還沒有實現信息化，仍需要人工管理。

　　(四)沒有建立網上服務平臺。以往在檔案服務方面，學校通常采取的是人工操作，不僅服務效率跟不上檔案使用者的需求，而且容易出現差錯，導致檔案服務質量下降。傳統人工方式的檔案服務已然無法適應快節奏的信息時代，使用者對檔案的更新速度、內容信息必然會提出更高的要求，學校的檔案服務如果依然采用人工操作手段，無法跟上學校信息化建設步伐，必將拖學校發展和建設的后腿。

　　二、實施信息化檔案管理的有效措施

　　(一)樹立檔案管理意識，推進信息化建設。增強檔案意識是做好學校檔案工作的前提，要強化學校檔案管理，不能僅僅要求檔案管理專員加強服務，而應當從全員入手，要求學校的各個崗位、各個部門都通力配合，樹立全員檔案意識，協助檔案管理專員做好檔案管理工作。負責檔案管理的工作人員應從思想上認識到信息化建設的價值，特別是對學校的整體建設及長遠發展所產生的影響，成立檔案管理部門并委派專人管理，學校應適當予以資金支持，購買信息化檔案建設所需的硬件設備，將檔案管理工作提到與教育教學同樣的高度上予以重視，將其納入到學校重大事件的規劃建設中，并專門制定出針對檔案管理的規章制度，為全面落實信息化檔案管理做好萬全準備。

　　(二)完善安全制度，提高安全防護措施。為確保檔案資料不外泄，提高檔案管理的安全性，學校應實行信息化檔案分級制，即根據教師、學生以及各部門的具體職責來設計與之相符的應用級別，只有達到該級別的人員與部門，才能提取該級別下的檔案資料，而且檔案的級別不同，所采取的數據管理方式以及管理制度也應有所區別。如此這般，才能很好地保護學校檔案以及在校人員的個人信息，才能彌補網絡信息化保密性不足的漏洞。

　　(三)加強人才建設，提升檔案管理人員素質。學校是人才培養基地，當今社會需要的是高質量綜合性人才。因此，學校除了做好基礎教育工作之外，還應積極開發、研究先進的科學技術，比如成立符合學校實際情況和人事檔案數據庫，把各種教育教學資源、科研成果、專利、實踐活動、培訓講座等全部納入數據庫中，便于師生更有針對性地查閱信息資料。當然，這也給檔案管理工作人員提出更高的要求，有必要的話，學校應聘用計算機領域的專業人才，建設一支責任心強、熱愛教育工作、基礎知識扎實的檔案管理隊伍，定期組織培訓，學習相關知識技能，保證檔案信息化建設的順利實施。

　　(四)加快建設網絡服務平臺，提高檔案利用率。網絡服務平臺必須站在檔案使用者的角度考慮，能夠提供通暢的交流環境，便于使用者及時反饋信息與建議。網絡平臺的傳播結構具有交互性與分散性特點，信息反饋通道更加便捷，能夠為使用者提供豐富的服務咨詢。學校檔案網站上可以開辟讀者留言、信箱、問答、互動等專欄，公開檔案管理平臺的E-mail，以便隨時接收到廣大師生的反饋信息。另外，還可以在網上成立“聊天室”，讓檔案使用者能夠實時地交流、共享資料信息，檔案管理員也可在“聊天室”里與大家實時互動，第一時間內了解檔案使用者的需求與想法，避免了“閉門造車”的尷尬境況，從而不斷完善檔案管理，為師生們提供豐富、高效、高品質的檔案服務。

　　三、結束語

　　無論是專業知識還是科技手段，學校只有走在時代的最前沿，才能向學生傳播先進的思想和理念，而檔案管理的全面信息化，正是緊跟時代浪潮的體現，不僅給廣大師生提供了方便，同時又提高了檔案管理的安全性與保密性，繼而讓檔案管理工作更好地為學校建設服務，為學校整體教育水平的提升創造了有利條件。

　　參考文獻：

　　[1]李莉.如何創新信息化時代的學校檔案管理工作[J].現代交際,2016,(2):123;122.

　　[2]劉向陽.對學校檔案信息化建設相關問題的探討[J].廣東科技,2013,22(3):8-9.

　　[3]成金萍.學校檔案的信息化建設[J].辦公室業務,2014,(1):251.

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