企業會計應用管理軟件步驟研討論文

企業會計應用管理軟件步驟研討論文

　　摘要：在會計理論學習和日常會計工作中，大多數會計人員一般重視在原始數據的基礎上進行加工，使之盡量符合《企業會計準則》規定，而較少關注或沒有能力組織深度挖掘這些原始數據的價值，這是企業會計高管和經營決策者在今后的經營管理中應高度重視和利用的管理軟件信息化工作。

　　關鍵詞：管理會計；信息化管理軟件

　　會計工作一般以財務會計為核心，圍繞《企業會計準則》這個綱展開，最終以財務報表或合并財務報表為會計工作的結論。然而，會計內容遠不止這些，還涉及企業戰略、內控、風險、績效等諸多管理實踐。筆者根據自己多年的工作經驗，闡述運用企業管理軟件過程及其要考慮的企業管理內容，以期為做好財務會計核算打好基礎。

　　一、應用管理軟件的必要性

　　首先是滿足財務會計核算的要求。財務會計需要組織數據，加工成符合《企業會計準則》的財務報表，而利用原始紙質單據加載信息進行人工加工等傳統方式，很難滿足現代企業的管理需求，故可利用管理軟件的強大計算功能。其次是共享信息的需求。各個部門可能都需要相同的數據信息，如倉庫的庫存數，采購部和財務部都需要，可通過軟件實現數據共享，提高工效。再次是內部控制的需要。如不同部門進行審批的業務，紙質審批流程極不方便也低效，特別是對跨國和跨地區公司更不現實。而利用軟件可以實現網上系統審批流轉。從次是績效管理的需要。傳統手工會計核算模式或利用電子表格模式，只能做到一般性的會計核算，很難滿足譬如象平衡記分卡這樣從財務、客戶、運營、學習等多維度的績效考核的所需數據信息。最后是產品品質管理的需要，比如食品行業，要追查產成品的生產質量，有必要追查某批產成品是使用了哪個供應商的某批次的原材料，必須追溯到該產品的生產訂單、生產領單、原材料采購訂單等。總之，應用信息化管理軟件，提高了工效、節省了勞動力，好處多多。

　　二、公司應用管理軟件的步驟

　　第一步，要做到知己，了解自身的基本情況。

　　一是要了解公司的戰略，主持信息化建設的人員，應當與公司董事會進行充分的溝通，了解公司的戰略，信息化管理軟件首先要服從公司的戰略需要，如董事會決定考慮下一年度進行行業縱項并購，并且將來會有集團內部銷售等業務，那信息化必須要考慮到集團是多組織核算及內部購銷業務合并這種要求；二是要充分了解公司組織架構和部門權限，不同公司組織架構及其部門權限都各有特點，比如，有的企業對賒銷及客戶信用有詳細的要求和控制，并且有獨立的信用部門和相應的審批規則，這就要求管理軟件要具備獨立的客戶信用賒銷功能模塊。三是要充分了解公司的經營特性，如，企業的物料采購需求是按銷售定單的需求進行采購，還是按照安全庫存量或計劃庫存量進行生產和采購，這就決定了軟件生成的采購需求訂單要不要考慮產成品庫的庫存產成品數量；再如，企業是按訂單進行裝配，還是按定單進行挑庫，即ATO模式還是PTO模式。四是要了解公司的財務核算情況，如傳統的財務核算，其主體是公司，即站在整個公司的角度出具相關報表，但有的企業還要核算到各職能部門的部門貢獻和部門利潤，這些都會影響到管理軟件的選定。五是要了解公司的繳效考核，公司的績效考核如果涉及多維度的考核，可能僅僅某一種軟件就不能完全實現這些原始數據的收集，如對客戶出差天數、拜訪次數、新客戶創建數量、新客戶成交率等進行考核和管理、搜集市場上有多少用到本公司的產品的客戶或潛在客戶，這不僅僅是ERP能解決了的，還需要CRM客戶關系管理軟件進行支持。當然，還有很多有關企業的其他方面的了解，包括人事、研發等等。正如不全面了解自己的尺碼，就不知購多大碼衣服。

　　第二步，要做到知彼，充分了解和調查市場上的管理軟件現狀。

　　首先，要了解市場上已成熟的管理軟件及其分類，以及這些軟件的共性和特性。否則，可能會“選錯醫院，看錯醫生”。企業應用的管理軟件功能種類有很多，有獨立專門的OA流程管理軟件、企業的資源管理ERP軟件、客戶關系CRM管理軟件等等，還有獨立部門化、模塊化的軟件，如倉庫管理軟件、會計總賬軟件、銷售管理軟件、采購管理軟件、人事軟件等。不僅如此，還要了解市場上這些軟件的功能定位，比如，大型集團的ERP軟件，一般用SAP、ORCALE等，這些軟件功能強大，要求企業的運用水平很高，購買和實施成本也很高，動輒幾千萬，甚至上億，年維護成本動輒上千萬。中型以上企業，國內有用友、金蝶等軟件，比較適合一般性控制要求和一般性核算要求。針對小型企業，滿足傳統財務會計核算及管理需要的，有諸如管家婆等小型通用的管理軟件，甚至有針對行業的細分通用型軟件。目前較好的客戶關系管理軟件有SALEFORCE的CRM，國內雨后春筍般的CRM軟件，諸如泛微等，目前不下上百種，國內市場尚處戰國時代，功能有限，但各有特色。所以各個企業在運用管理軟件前，首先要了解各自需求特性，然后去尋找市場上成熟的軟件，對于特殊的需求，能不能在此基礎上作稍許開發，但要謹慎全部委托開發，以降低使用風險。除此之外，還要了解目前管理軟件的前沿發展，云技術的運用已大大提高管理軟件的性能，對跨地區和跨國的更方便，也節省本地部署服務器的成本。同時，手機端APP的移動運用，提高了管理和辦公的方便性、高效性。云計算發展的速度很快，為企業管理軟件的升級提供了強大動力。

　　第三步，選定軟件前，同各軟件商進行多輪溝通，征詢可行性。

　　各部門應指定業務骨干，成立軟件項目小組，并指定項目總負責人。筆者曾多次主導公司的管理軟件的應用上馬，深切感受到與各軟件公司的互動溝通的重要性。溝通中，要預前設立專門格式的溝通備案表，特別是要設立需求明細項對應各軟件功能實現程度一覽表，按能實現、不能實現、部分實現、變通實現等實現程度進行登記，以相同格式多欄次，分部門和功能模塊進行登記。有道是磨刀不誤砍柴功，將各款軟件滿足本公司各項需求的程度，進行橫縱對比，篩選決策，對于共同滿足交集以外的部分，即可能滿足這個部門的需求，卻不能滿足那個部門的需求，此時，就要考慮軟件的二次開發的擴展性能，能否做適當開發。一般B/S結構的，是新理念下的架構，二次開發的性能遠高于C/S架構，這點可以咨詢專業人士。不能一味相信某個軟件公司所說。舉例說明，在中國的傳統軟件的銷售數據管理模式是根據銷售定單生成發貨通知單，再根據發貨通知單生成銷售出庫單，開具銷售發票核銷銷售出庫單，依據銷售發票生成應收單，根據銷售回籠款核銷應收單，根據應收單生成應收賬款。這種邏輯，會產生一種情況，就是暫時沒有開發票的售貨，暫時不生成應收單，但現實中，因暫時未開票的貨，很多是先收款，后開票的情況。這樣實際上就產生了應收款，也有銷售收入了，且也已收款，現在僅僅是沒有開發票，卻無法核銷，銷售回籠款仍只能掛在預收款狀態，如果這種情況量很大，這種模式則無法控制應收款。所以，目前市場上又出現了根據出庫單直接生成應收款，回款直接核銷出庫單，而跳開發票，將發票的開具和管理作為單獨的模塊處理。所以，必須了解自己的特點，同時又要了解軟件的實現功能，才能處理好信息化工作，做到與時俱進，因為軟件在升級更代。再如，有的企業人數眾多，分工細密，各崗位工作量大，就需要系統將工作單據通過流程模塊的功能推送到相關崗位的任務工作欄，否則，在系統內部查找自己的工作單據狀態將浪廢時間，不易操作。因此，要同軟件公司進行反復、多輪次的溝通，最終選定合適的軟件。

　　第四步，簽訂合同，監督配合實施。

　　選定軟件后，雙方訂立詳細的購買和實施合同，將模塊的功能、各模塊需要哪些系統內置以外的報表、時間進度安排、售后服務等都要在合同中寫明，這樣做可以防止以后軟件公司以合同沒有該項目而拒絕開發相關功能和報表或再加價等不利事項。在軟件實施階段，軟件公司在實施各個功能模塊的設置和搭建時，公司各部門相關業務骨干要隨時配合，主動溝通和監督在實施中發現的不符合公司實際的情況，因為在實施過程中，一定會存在之前沒有溝通到位的許多情況，而軟件實施公司人員是不了解這些情況，以免當成一般性的事項處理。軟件設置搭建過程，包括了流程的設置、控制點的設置、相關單據的定義、部門的設置、權責的分配等。雙方都要認真對待，否則，會影響整個項目的進度，甚至失敗，公司最高層須給予大力支持和協調。軟件搭建成功后就要執行測試，可做相關單據進行穿行測試，公司各業務部門人員，都要觀察測試結果，重要的是看系統組織架構、表單設計樣式、流程控制和報表結果等是否正確。測試成功后，在系統上錄入公司的基礎資料、物料檔案、物料屬性、客戶供應商檔案等規劃工作�，F實工作中，很多公司的基礎檔案不全，比如很多物料企業，如果本身的物料清單都沒有整清楚，產品BOM表沒有正確的文檔或不能完整提供的話，都會直接導致項目失敗。實施過程同時也是一次全面體檢的過程。另外，由于管理軟件的崗位功能，與線下人員工作崗位可能會有不同，線下有的崗位就不需要，線上也可能需新增崗位，不同人員和不同部門的權限和職責可能會重新分配。所以利用管理軟件，也是公司內部管理重新再造的過程。

　　第五步，上線前培訓。

　　軟件公司制定崗位操作手冊，所有涉及軟件運用的人員，都要進行全面的軟件操作培訓。第六步，執行初始化。初始的應收付期初余款、存貨結余等錄入系統，然后平衡正確后，開始運用。剛開始幾個月，最好是線下線上同時運行，通過線下來檢查線上運行的正確性。第七步，驗收和改進，初始幾個月如運行成功，數據正確，則可確認驗收。另外，要備案相關的弱點和需要改進的地方，要求軟件公司進行后續的服務。

　　三、結語

　　企業的財務核算與業務管理緊密相聯，是一個有機整體，只有公司的業務流、數據流、信息流、資金流等都清晰明確，最終公司的財務結果才能更加準確，財務結果向前追溯的軌跡才能更清楚，管理分析會更透徹，同時又進一步推動企業管理持續改進。財務會計必須掌握和了解企業全部的經營特點，同時也要了解管理軟件，不僅要善于加工數據，精于利用管理軟件來提高生產高質量原始數據，還要持續學習，在實際工作中成長為一位理論與實踐兼并的綜合型人才。

　　參考文獻

　　[1]郭新平.中國財務及企業管理軟件發展回顧與展望[J].商業會計，2001，（1）：14-16.

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