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      1. 基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作發(fā)展

        時(shí)間:2023-03-05 20:19:57 金融保險(xiǎn) 我要投稿
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        基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作發(fā)展

          導(dǎo)語:社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理不能只是局限于規(guī)范收集、整理、歸檔、保管等方面,而應(yīng)充分發(fā)揮檔案管理對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦起到促進(jìn)和監(jiān)督作用。

          我國的社會(huì)保險(xiǎn)制度改革從局部試點(diǎn)到全面推開,已經(jīng)走過了二十多年的歷程,各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)積累了大量的業(yè)務(wù)檔案材料,但由于沒有全國性的社會(huì)保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)定,各地業(yè)務(wù)檔案管理不盡統(tǒng)一。2009年7月,由人社部和國家檔案局共同起草的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》(第3號(hào)令)的頒布,標(biāo)志著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理從此走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。

          一、目前福工作開展?fàn)顩r

          2010年以來,全省各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)根據(jù)省社保局提出的“全面建設(shè)、整體推進(jìn)、分步實(shí)施”的思路,全面開展業(yè)務(wù)檔案管理工作。目前已基本實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化、信息化、專業(yè)化管理,社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)經(jīng)辦管理水平得到了全面的提高。以順昌縣為例,目前已全面完成2007年至2014年社保業(yè)務(wù)檔案共1019卷的歸整組卷入庫工作,并實(shí)現(xiàn)所有已入庫檔案數(shù)據(jù)同期導(dǎo)入全省檔案管理信息系統(tǒng)。

          二、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的問題

          推進(jìn)社保業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、信息化工作雖取得了一定的成效,但部分基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)依然還存在著檔案管理工作人員短缺、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、檔案收集整理及時(shí)性有待于提高、檔案利用率不高等問題。

          (一)基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)人少任務(wù)重,造成檔案管理工作人員短缺,導(dǎo)致檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化。以順昌縣為例:目前社保中心內(nèi)設(shè)的業(yè)務(wù)服務(wù)窗口面對(duì)的服務(wù)對(duì)象近7萬人,服務(wù)企業(yè)上千家,社保中心配備的工作人員僅有十余人,在任務(wù)如此繁重人手又少的情況下,根本無力安排專職檔案管理人員。目前絕大多數(shù)的基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)都存在只能設(shè)兼職檔案管理人員的現(xiàn)象,而檔案管理工作人員短缺勢(shì)必導(dǎo)致檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化。

          (二)基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。2009年12月福建省社保局下發(fā)《福建省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化達(dá)標(biāo)考評(píng)內(nèi)容》,對(duì)業(yè)務(wù)檔案設(shè)施建設(shè)做出了具體規(guī)定,其中最重要的當(dāng)屬檔案庫房建設(shè)項(xiàng)目。目前各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)均按規(guī)定設(shè)置檔案庫房、查閱室等業(yè)務(wù)檔案用房,但由于受各地辦公條件的限制,部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案庫房容量不足,與社保業(yè)務(wù)檔案量大且增速快形成了極大的反差,將難以滿足未來檔案管理的需要。

          (三)檔案收集整理及時(shí)性有待于提高。以順昌縣為例:2007年的社保業(yè)務(wù)檔案僅88卷,到2014年已增加到162卷;業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在辦理日常業(yè)務(wù)的同時(shí)還需抽空整理上年度業(yè)務(wù)檔案,往往顯得力不從心,且由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作起步晚,依然還存在歷年業(yè)務(wù)檔案無法歸檔整理的狀況,因此如何較好提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案歸檔及時(shí)性,是擺在我們面前一個(gè)急需解決的難題。

          (四)因基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理數(shù)字化程度較低,查詢利用社保業(yè)務(wù)檔案大多只能以手工為主,利用率不高。由于2013年開始啟用的全省檔案管理信息系統(tǒng)功能模塊較為簡(jiǎn)單,且目前只有小部分有條件的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)部分年度實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化,因此當(dāng)前查詢利用業(yè)務(wù)檔案依然只能以手工查詢?yōu)橹,仍處于翻閱紙質(zhì)檔案完成的狀態(tài),檔案數(shù)字化進(jìn)程的快慢將直接決定檔案利用率的高低。

          三、做好檔案管理工作的對(duì)策建議

          (一)各地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不僅應(yīng)配備專職檔案管理人員,而且要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理相關(guān)知識(shí)及檔案管理信息系統(tǒng)操作使用的培訓(xùn)。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案與業(yè)務(wù)經(jīng)辦管理是密不可分的,專職檔案管理人員需具備檔案管理專業(yè)及社會(huì)保險(xiǎn)專業(yè)兩方面知識(shí),要對(duì)整個(gè)社保業(yè)務(wù)流程了如指掌,只有不斷提升檔案管理人員的能力和水平,才能為實(shí)現(xiàn)檔案管理精細(xì)化提供人才保證。

          (二)因地制宜創(chuàng)造條件,不斷完善社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案設(shè)施和條件。各地應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),具體可參照建設(shè)部和國家發(fā)改委關(guān)于《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》努力創(chuàng)造條件建設(shè)專用檔案庫房,以確保檔案庫房能滿足中長(zhǎng)期需要。

          (三)業(yè)務(wù)檔案是參保人享受社保待遇的重要憑證,檔案及時(shí)歸檔是確保檔案安全和實(shí)時(shí)利用的重要前提。應(yīng)盡量避免檔案長(zhǎng)時(shí)間滯留在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員手中,當(dāng)年新增各業(yè)務(wù)部門檔案應(yīng)于當(dāng)月歸檔移交,做到“日清月結(jié)”。按照“誰經(jīng)辦、誰立卷、誰歸檔的原則,由經(jīng)辦人員在每項(xiàng)業(yè)務(wù)辦結(jié)時(shí)即時(shí)將形成的檔案原始資料進(jìn)行收集整理并編號(hào)立卷,并于月底移交檔案室。檔案管理人員對(duì)移交來的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行核對(duì),在確保每份檔案入庫完整準(zhǔn)確后掃描歸檔,同時(shí)實(shí)現(xiàn)次月提供查詢利用。

          (四)通過不斷加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)信息化建設(shè)和提升檔案數(shù)字化程度,有效提高檔案查詢利用率。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理不能只是局限于規(guī)范收集、整理、歸檔、保管等方面,而應(yīng)充分發(fā)揮檔案管理對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦起到促進(jìn)和監(jiān)督作用。社保業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)應(yīng)以信息化為依托,逐步實(shí)現(xiàn)社保電子檔案實(shí)時(shí)生成于業(yè)務(wù)經(jīng)辦時(shí),將業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合,不斷提高業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化程度,方便參保人員快速調(diào)閱所需檔案影像資料,提高檔案查詢利用率。

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