淺析新文書檔案保管期限對檔案安全的影響及對策

淺析新文書檔案保管期限對檔案安全的影響及對策

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新文書檔案保管期限表施行后對機關檔案室的影響首先,加重了機關單位檔案用房和裝具的壓力,增加了檔案管理費用。目前,大部分機關單位辦公條件都不太好,辦公用房比較擁擠,能夠按規定做到檔案庫房、辦公、查閱室三分開的單位很少。而新《規定》的施行,機關單位原來保管10年或20年就可以向綜合檔案館移交的文書檔案,必須在本單位保管30年,到期后經鑒定不能銷毀的檔案還必須繼續保存。有些單位領導不了解檔案工作,即使經鑒定檔案已經沒有保存價值了,也不敢銷毀。這就出現了檔案保管的有期而無限、鑒定而不銷毀的問題,使保管條件本來就脆弱的部份機關單位檔案室雪上加霜,保管檔案成為機關單位的沉重負擔。

反之,有的單位迫于庫存壓力,把保管期限未滿的檔案銷毀,勢必會給國家造成損失。從永久、長期、短期檔案劃分的比例來看,永久檔案的比例約占歸檔文件的10%至20%,長期檔案的比例約占30%至40%,短期檔案的比例約占50%至60%。按新方法劃分保管期限后,永久檔案比例有所提高,但大概也只占20%至30%左右,70%以上的檔案是30年和10年期保管。為保管這些檔案,各單位每年投入的設備購置經費是一個不小的數目!另外,檔案室的容量有限,即使有能力購置檔案柜,也沒有地方放置。有的單位檔案門類和數量較多,更顯得地方狹小。其次,歸檔文件保管期限劃分不準,直接威脅檔案的生命。在歸檔時,劃分文件保管期限是檔案工作的第一步,關系到機關文件檔案的存毀。檔案人員素質如何,將直接關系檔案的生命。

雖然新《規定》明確將機關單位制定檔案保管期限表由備案制改為審批制,但在具體操作時仍然不可避免出現理解上的偏差。一方面,新《規定》的條款仍然比較粗,適用于普遍問題,在理解上因各人知識層面和積累的經驗不同,存在個人認識上的偏差。另一方面,目前檔案行政管理部門尤其是市州縣級檔案部門,由于編制所限,沒有專門負責保管期限審批的部門或人員,一般由業務指導科負責。而該科室人手較少,職責較多,短期內無法深入每個單位具體了解其工作職能,對具體業務也不可能了解透徹,因此在審批時難以保證完全正確。再次,機關檔案人員流動性較大,整體素質不高,直接威脅檔案的生命。在文件歸檔時,機關檔案人員囿于認識水平、專業知識和實踐經驗的限制,很難準確判定檔案第二價值,從而可能使那些具有重要第二價值的文件被忽視,甚至造成有些珍貴檔案被銷毀,給國家和社會造成損失。第三、機關檔案室保管保護條件較差,危及檔案壽命。

從檔案技術保護上來說,影響檔案壽命的因素主要包括兩方面,一是檔案制成材料自身好壞的原因,另一方面是檔案保管的環境條件。檔案的制成材料是檔案員事先無法控制的,只能從改善檔案保護條件方面盡量延長檔案壽命。在檔案保護的環境條件中,溫濕度的控制是最重要的工作之一。將檔案庫房的溫濕度控制在標準范圍之內,可以有效地抑制其它破壞檔案制成材料的因素發揮作用。但事實上,連綜合檔案館都很難達到的目標,機關檔案室又如何實現得了呢!有的單位由于沒有專門的檔案室或者檔案室存貯空間不夠,把檔案柜分別放置于辦公室,這樣工作人員和檔案共處一室,溫度、濕度自然無法控制。檔案防蟲防霉藥片也因氣味難聞而不放,導致有害生物感染檔案。尤其是新型載體檔案對檔案保存環境要求很高,如照片檔案、錄音磁帶、錄像帶、光盤等,在高溫高濕和不清潔的環境中更容易損毀。加之,近年受全球氣候變暖的影響,氣溫普遍上升,對檔案庫房溫度的控制又是一大考驗。事實上,很多單位檔案室未采取任何有效保護檔案的防護措施。檔案在機關檔案室得不到有效保護,受到損壞,即使將來移交到檔案館,也不可能恢復其原有狀態。

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