審計(jì)信息化在鐵路運(yùn)輸企業(yè)的應(yīng)用的分析論文
信息化是將傳感、通信、計(jì)算機(jī)、控制等信息技術(shù)手段應(yīng)用于某一領(lǐng)域,全面改造業(yè)務(wù)流程、建立并完善新的生產(chǎn)方式、提高經(jīng)營管理能力和水平的轉(zhuǎn)變過程。而審計(jì)信息化是通過一個轉(zhuǎn)變過程,使審計(jì)工作以最大程度處于體現(xiàn)信息技術(shù)、運(yùn)用信息技術(shù)的狀態(tài)。審計(jì)信息化是有效應(yīng)對信息化環(huán)境給審計(jì)工作帶來挑戰(zhàn)的有力武器。
一、審計(jì)信息化在鐵路運(yùn)輸企業(yè)應(yīng)用現(xiàn)狀
隨著鐵路生產(chǎn)力布局調(diào)整、鐵路局直管站段等重大體制改革的實(shí)施,以及鐵路運(yùn)輸企業(yè)會計(jì)信息化應(yīng)用水平的高速發(fā)展,鐵路運(yùn)輸企業(yè)對內(nèi)部審計(jì)的信息化有著越來越高的要求,提高鐵路運(yùn)輸企業(yè)審計(jì)信息化水平是一件相當(dāng)迫切的工作。
1、現(xiàn)場審計(jì)實(shí)施系統(tǒng)的應(yīng)用
現(xiàn)場審計(jì)實(shí)施系統(tǒng)在鐵路運(yùn)輸企業(yè)的應(yīng)用是從本世紀(jì)初開始的。目前在全鐵路審計(jì)部門推廣使用的《鐵路運(yùn)輸企業(yè)審計(jì)信息系統(tǒng)》。鐵路審計(jì)部門在現(xiàn)場審計(jì)階段采用審計(jì)信息系統(tǒng)后,審計(jì)人員審計(jì)的手段和方式有了重大的變化,審計(jì)效率有了很大提高。目前審計(jì)信息系統(tǒng)是鐵路審計(jì)人員必備的工具,它為審計(jì)工作帶來了可喜的變化。信息化下審計(jì)方式的重大變化主要包括以下幾方面。
(1)審計(jì)前期賬簿準(zhǔn)備的變化。傳統(tǒng)的查賬方式,是從紙質(zhì)的報表和賬簿入手的。因此在到審計(jì)現(xiàn)場前,審計(jì)人員應(yīng)通知被審計(jì)單位要將被審計(jì)年度的賬頁提前打印,也包括不足一年的賬頁。而信息化條件下,被審計(jì)單位則無需提供紙質(zhì)賬頁。審計(jì)人員直接從會計(jì)部門取得電子賬套,導(dǎo)入審計(jì)信息系統(tǒng)中,即可進(jìn)行查賬。
(2)現(xiàn)場審計(jì)的變化。
一是數(shù)據(jù)篩查的快捷。數(shù)據(jù)篩查對于審計(jì)人員是一項(xiàng)重要的工作。在傳統(tǒng)審計(jì)時,數(shù)據(jù)篩查需要手工從大量的數(shù)據(jù)中篩查出要用到的數(shù)據(jù),過程相對繁瑣,工作量相當(dāng)大。在信息化條件下,審計(jì)信息系統(tǒng)本身就提供了數(shù)據(jù)篩查和分析的功能,比如:對科目發(fā)生額的分析,可以對某一科目的發(fā)生額進(jìn)行計(jì)算和分析,發(fā)生額、占總期間比重、平均金額的比率、平均單張金額等項(xiàng)目可自動列表,提供審計(jì)人員的分析結(jié)果,同時可以通過圖形顯示,而且這種分析幾乎是隨時分析隨時出結(jié)果的。另外也可以通過審計(jì)信息系統(tǒng),將數(shù)據(jù)導(dǎo)入excel表格當(dāng)中,利用表格對數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類等功能進(jìn)行分析。
二是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的便利。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)是審計(jì)人員的一項(xiàng)日常工作。在傳統(tǒng)審計(jì)方式下,審計(jì)人員要將需要被統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)手工填寫進(jìn)紙質(zhì)表格,然后通過計(jì)算器進(jìn)行累加。這項(xiàng)工作需要審計(jì)人員要有絕對的細(xì)心和耐心來保證統(tǒng)計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確。而在信息化條件下,一般是將需要被統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)輸入excel表格中,讓軟件自動累加,為保證結(jié)果準(zhǔn)確,只需要復(fù)查輸入是否正確。如果是利用審計(jì)信息系統(tǒng)的話,在查賬過程中,將需要累加的賬目選中,可自動生成excel表格,然后再讓軟件自動累加。這中間過程均為自動生成,基本保證結(jié)果的準(zhǔn)確。
三是數(shù)據(jù)的趨勢分析。在傳統(tǒng)審計(jì)方式下進(jìn)行數(shù)據(jù)的趨勢分析,需要將被分析的數(shù)據(jù)手工填寫進(jìn)紙質(zhì)表格,手工計(jì)算比率,根據(jù)計(jì)算結(jié)果通過表格或另外制作圖表來分析數(shù)據(jù)趨勢。而在信息化條件下,審計(jì)信息系統(tǒng)可以直接針對某一科目的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算,然后直接顯示該數(shù)據(jù)在一年內(nèi)各月趨勢分析圖。由于電腦處理數(shù)據(jù)的高速性,審計(jì)人員幾乎不用等待,就可以直觀的看到數(shù)據(jù)的趨勢。同時,由于審計(jì)信息系統(tǒng)可以導(dǎo)入某一個單位連續(xù)數(shù)年的財務(wù)數(shù)據(jù),趨勢分析不僅可以分析一年內(nèi)的趨勢,也可以擴(kuò)展到連續(xù)數(shù)年的分析,這在傳統(tǒng)審計(jì)方式下很難辦到的。
四是計(jì)算工具的使用。在傳統(tǒng)審計(jì)方式下,要檢查對某些賬務(wù)數(shù)據(jù)計(jì)算的準(zhǔn)確性,例如:折舊、存貨的差異等,一般采用兩種方式,一種是按照正常的計(jì)算方式重新計(jì)算,再與賬面上數(shù)字核對,另一種是通過檢查被審計(jì)單位計(jì)算步驟,確認(rèn)其計(jì)算的正確性。在信息化條件下,可以利用審計(jì)信息系統(tǒng)來檢查以上計(jì)算的準(zhǔn)確性。檢查時,審計(jì)人員只需要指定相關(guān)的參數(shù)后,系統(tǒng)可自動計(jì)算并顯示出相應(yīng)結(jié)果,結(jié)果準(zhǔn)確并一目了然。
五是法規(guī)文件查詢方式的變化。在未采用電子化文檔時,審計(jì)人員要隨身攜帶大量常用的法規(guī)文件。在對問題進(jìn)行定性時,還需要在大量文件中找到所需要的文件。在使用電子文檔后,特別是在應(yīng)用審計(jì)信息系統(tǒng)后,法規(guī)文件的查詢方式發(fā)生巨大變化。審計(jì)信息系統(tǒng)提供了審計(jì)法規(guī)庫的功能。審計(jì)人員可以將全部電子化的法規(guī)文件導(dǎo)入系統(tǒng)當(dāng)中,作為備用。在審計(jì)時,可隨時查看,也可利用分類或按照關(guān)鍵字搜索等方式直接找到所需要的法規(guī)文件。
2、審計(jì)管理方式在信息化環(huán)境下的轉(zhuǎn)變
(1)電子文檔的使用。在非信息化環(huán)境下,審計(jì)文書的撰寫是一項(xiàng)工作量極大的工作。由于審計(jì)底稿、審計(jì)報告等審計(jì)文書都要經(jīng)過初稿、復(fù)核等過程,在完全采用手工書寫的情況下,需要不斷的修改,并不斷書寫。在信息化環(huán)境下,在電腦上采用文字處理軟件進(jìn)行撰寫、修改,令審計(jì)文書的撰寫工作變得不再繁瑣,特別是在修改上完全改變了原來的工作方式,效率得到了極大提升。
(2)檔案存放的新途徑。在信息化環(huán)境下,審計(jì)檔案存放增加了一種新的方式,除了將紙質(zhì)的資料裝訂存檔外,還可以將審計(jì)底稿、審計(jì)報告等電子版的審計(jì)檔案存儲在電腦中。如果要調(diào)用審計(jì)檔案,審計(jì)人員可以隨時從電腦中調(diào)用電子檔案,而不必專門跑到檔案館去。
(3)網(wǎng)絡(luò)的使用。網(wǎng)絡(luò)改變的不僅是我們的生活,也改變了審計(jì)管理的方式。審計(jì)部門的管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)向?qū)徲?jì)人員下達(dá)審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)指導(dǎo)方案、上級文件等,審計(jì)人員也可以向管理人員上傳審計(jì)報告、工作總結(jié)等。審計(jì)人員之間以及審計(jì)人員和被審計(jì)單位之間也可以相互傳送審計(jì)文檔。由于審計(jì)人員審計(jì)地點(diǎn)的分散性,網(wǎng)絡(luò)的特性能幫助審計(jì)管理人員更好進(jìn)行審計(jì)管理工作,也幫助審計(jì)人員之間更好的交流。
(4)審計(jì)對外宣傳的新途徑。原來審計(jì)對外宣傳的途徑是非常少的,很多人都不太了解審計(jì)工作。在信息化條件下,通過設(shè)立審計(jì)部門網(wǎng)站來增加審計(jì)對外宣傳的力度,讓更多的干部職工了解鐵路內(nèi)部審計(jì)部門的工作職責(zé)、工作流程以及取得的成果,增加內(nèi)部審計(jì)的影響力。
二、審計(jì)信息化應(yīng)用存在的不足及解決辦法
1、審計(jì)信息化應(yīng)用存在的不足盡管審計(jì)信息化的應(yīng)用給審計(jì)工作方式帶來了重大轉(zhuǎn)變,但審計(jì)信息化的應(yīng)用仍存在不足,審計(jì)信息系統(tǒng)仍不完善,制約了其在新形勢下所發(fā)揮的作用。主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
(1)實(shí)際工作中對審計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用僅處于低層次。在實(shí)際的審計(jì)工作中,對于審計(jì)信息系統(tǒng),部分審計(jì)人員還把它僅僅看做是在電腦上看賬,主觀上不愿去使用審計(jì)信息系統(tǒng)提供的豐富功能�？陀^上,由于被審計(jì)單位有各自的特點(diǎn),系統(tǒng)部分功能不能全部適用;或者由于審計(jì)部門自身的特點(diǎn),系統(tǒng)部分功能只有個別審計(jì)部門能夠使用。
(2)審計(jì)與會計(jì)的信息系統(tǒng)未能實(shí)現(xiàn)完全數(shù)據(jù)共享。目前審計(jì)信息系統(tǒng)僅能處理從會計(jì)信息系統(tǒng)的賬務(wù)處理子系統(tǒng)和會計(jì)報表子系統(tǒng)中取得的數(shù)據(jù),沒有針對固定資產(chǎn)、材料、工資等子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的處理模塊,對于這些子系統(tǒng)的審計(jì)工作只能依靠其他替代手段。
(3)審計(jì)信息系統(tǒng)軟件的`培訓(xùn)不及時,審計(jì)人員難以全面掌握系統(tǒng)功能。自從推廣審計(jì)信息系統(tǒng)軟件開始,相關(guān)的培訓(xùn)未能及時跟上。隨著審計(jì)人員的新老交替,新加入審計(jì)隊(duì)伍的人員不斷增加。沒有培訓(xùn),也沒有相應(yīng)的指導(dǎo)書,僅靠自身摸索很難讓新審計(jì)人員全面掌握審計(jì)信息系統(tǒng)的豐富功能。(4)審計(jì)信息系統(tǒng)的后續(xù)更新處于停滯狀態(tài)。審計(jì)信息系統(tǒng)在會計(jì)信息系統(tǒng)版本更新后進(jìn)行過相應(yīng)更新,但其他的后續(xù)更新基本處于停滯狀態(tài)�？陀^上看,由于審計(jì)信息系統(tǒng)是由審計(jì)部門和信息部門聯(lián)合開發(fā),軟件開發(fā)完成以后,開發(fā)人員各自回到原崗位,進(jìn)行后續(xù)更新確實(shí)有困難。
(5)審計(jì)管理系統(tǒng)未能建立。對于審計(jì)信息化來說,審計(jì)管理的信息化也是一個重要的部分。目前全鐵路還沒有一個審計(jì)管理系統(tǒng),也沒有在審計(jì)信息系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)立相應(yīng)的審計(jì)管理模塊,對審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)電子檔案、審計(jì)人員等的管理沒有做到系統(tǒng)化。
2、審計(jì)信息化應(yīng)用存在不足的解決辦法
那么如何解決以上實(shí)際應(yīng)用中存在的問題呢?筆者認(rèn)為應(yīng)從以下兩方面入手。
(1)建立信息化的審計(jì)隊(duì)伍,加強(qiáng)審計(jì)信息化的后續(xù)教育,逐步實(shí)現(xiàn)審計(jì)信息系統(tǒng)的高層次應(yīng)用。審計(jì)信息化需要既精通審計(jì)業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才,要建立信息化的審計(jì)隊(duì)伍,要從源頭抓起。吸收人員進(jìn)入審計(jì)隊(duì)伍前,要將信息化素質(zhì)作為一個考量因素。同時,通過建立信息化知識技能的培訓(xùn)體系,加強(qiáng)信息化后續(xù)教育,并定期召開審計(jì)信息化建設(shè)研討交流,來提高信息化素質(zhì),樹立信息化思維方式,用信息化的新武器來武裝審計(jì)隊(duì)伍。在此基礎(chǔ)上,通過不斷嘗試和改進(jìn),達(dá)到對審計(jì)信息系統(tǒng)的熟練掌握,實(shí)現(xiàn)審計(jì)信息系統(tǒng)的高層次應(yīng)用。
(2)對審計(jì)信息系統(tǒng)定期進(jìn)行后續(xù)更新,彌補(bǔ)功能缺失,實(shí)現(xiàn)審計(jì)與會計(jì)的信息系統(tǒng)完全數(shù)據(jù)共享�？紤]到設(shè)立專職的審計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)人員不現(xiàn)實(shí),可考慮設(shè)立兼職的維護(hù)人員。維護(hù)人員要定期向全鐵路的內(nèi)部審計(jì)人員對審計(jì)信息系統(tǒng)征求意見,并根據(jù)意見進(jìn)行修改,在遇到會計(jì)信息系統(tǒng)出現(xiàn)較大變動時,應(yīng)同步更新。維護(hù)人員在對審計(jì)信息系統(tǒng)修改更新后,應(yīng)編寫相應(yīng)的使用手冊,方便審計(jì)人員隨時學(xué)習(xí)新增功能。維護(hù)人員還可以充當(dāng)顧問,讓審計(jì)人員在使用系統(tǒng)遇到問題時,可以進(jìn)行咨詢。
目前審計(jì)信息系統(tǒng)急需改變的,是讓審計(jì)與會計(jì)的信息系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)完全數(shù)據(jù)共享,讓審計(jì)信息系統(tǒng)不僅能從會計(jì)信息系統(tǒng)的賬務(wù)子系統(tǒng)和報表子系統(tǒng)取得數(shù)據(jù),還能從固定資產(chǎn)、材料、工資等子系統(tǒng)中取得相關(guān)數(shù)據(jù),更好地服務(wù)于審計(jì)。
三、在鐵路運(yùn)輸企業(yè)進(jìn)一步推進(jìn)審計(jì)信息化工作的建議
1、開展網(wǎng)絡(luò)審計(jì)試點(diǎn)由于會計(jì)信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)初步形成,今后網(wǎng)絡(luò)審計(jì)是審計(jì)的發(fā)展方向。通過在審計(jì)信息系統(tǒng)添加網(wǎng)絡(luò)審計(jì)功能的基礎(chǔ)上,審計(jì)人員應(yīng)逐步進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)審計(jì)的嘗試。網(wǎng)絡(luò)審計(jì)可以大大縮短現(xiàn)場審計(jì)時間,節(jié)約資源,降低成本,提高效率。網(wǎng)絡(luò)審計(jì)通過進(jìn)行試點(diǎn),逐步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行推廣。
2、進(jìn)一步發(fā)展審計(jì)管理工作的信息化今后審計(jì)管理工作的信息化要進(jìn)一步發(fā)展,逐步建立和完善審計(jì)管理系統(tǒng),審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)質(zhì)量控制、審計(jì)人員以及審計(jì)成果和審計(jì)案例等管理工作逐漸系統(tǒng)化。
3、建立健全信息化條件下的審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范審計(jì)信息化不斷開展的同時,信息化條件下審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范也有待細(xì)化和完善。為促進(jìn)審計(jì)信息化的發(fā)展,今后應(yīng)加快修訂和完善信息化條件下的相關(guān)審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,包括業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范,制定時可側(cè)重于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部控制評價、計(jì)算機(jī)審計(jì)過程、相關(guān)審計(jì)技術(shù)及審計(jì)證據(jù)收集、電子審計(jì)檔案保存使用等方面。
總之,只要堅(jiān)定的走信息化審計(jì)的道路,通過解決在推進(jìn)審計(jì)信息化工作進(jìn)程中的遇到問題,不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),審計(jì)信息化就一定能使鐵路內(nèi)部審計(jì)工作更好地為正確決策和有效監(jiān)督提供強(qiáng)有力的支持。
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