中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)開發(fā)過程的審計內(nèi)容論文
摘 要:文章結(jié)合浙江省溫州地區(qū)中小企業(yè)開發(fā)會計信息管理系統(tǒng)的實際情況,詳細闡述了會計信息管理系統(tǒng)開發(fā)過程三個階段(系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施)的審計內(nèi)容和方法。
關(guān)鍵詞:會計信息管理系統(tǒng) 審計 系統(tǒng)分析 系統(tǒng)設(shè)計 系統(tǒng)實施
近年來,會計電算化迅速發(fā)展。會計信息系統(tǒng)的開發(fā)已由單項處理向較完整的會計信息管理系統(tǒng)發(fā)展,由單機應(yīng)用向計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用發(fā)展,由單純的會計核算向管理會計應(yīng)用方向發(fā)展。不少地區(qū)和行業(yè),已把會計電算化定為會計工作升級的條件之一。此外,會計軟件市場的出現(xiàn),促進了會計核算軟件的商品化、通用化,有效地推動了我國會計電算化的進程。總體上,會計商品化軟件在企業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用,并已取得了較好的效果和經(jīng)濟效率。而眾多的中小企業(yè),如浙江省溫州地區(qū)中小企業(yè)達到16.7萬家,占全部企業(yè)總數(shù)的90%以上,占整個GDP的83%.但在使用商品化會計軟件上卻不如人意(除了財政部門規(guī)定的發(fā)票管理系統(tǒng)以外),發(fā)展速度遠遠低于全國的水平。其原因除了人為的主觀因素外,最主要的是商品軟件雖然功能較多,但不能適應(yīng)企業(yè)的具體環(huán)境(如企業(yè)的管理思想、管理方法、經(jīng)營的外部環(huán)境、企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模、產(chǎn)品類型等因素),整體應(yīng)用效果不很理想。筆者認為,中小企業(yè)根據(jù)自身特點,從企業(yè)的實際出發(fā),自我開發(fā)或委托有實力的專業(yè)軟件公司開發(fā)自己的會計信息管理系統(tǒng)軟件也是有效途徑之一。
本文結(jié)合筆者在溫州地區(qū)開發(fā)幾個會計信息管理系統(tǒng)過程中的情況,僅就系統(tǒng)開發(fā)過程中的審計內(nèi)容和方法作一介紹。
會計信息管理系統(tǒng)開發(fā)周期長、技術(shù)復(fù)雜、投資較大,如果開發(fā)的系統(tǒng)在技術(shù)、經(jīng)濟和管理上不可行,或新系統(tǒng)不符合系統(tǒng)目標,或在系統(tǒng)開發(fā)階段沒有建立必要的內(nèi)部控制,待系統(tǒng)運行后再進行修改,這不僅增加成本,而且影響系統(tǒng)的正常運行,有時甚至無法實現(xiàn)。因此在系統(tǒng)開發(fā)前和在開發(fā)過程中,都必須嚴格遵循一定的階段和步驟,且每一階段和步驟均有明確的成果,這些成果作為下一步工作的依據(jù),使整個開發(fā)工作有規(guī)律、有步驟的完成。系統(tǒng)開發(fā)審計就是對會計信息管理系統(tǒng)開發(fā)的整個過程進行的審計。按照系統(tǒng)開發(fā)的周期,系統(tǒng)開發(fā)分為系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計和系統(tǒng)實施三個階段,因此需分別對每一階段進行審計。
一、系統(tǒng)分析階段的審計
系統(tǒng)分析階段包括提出新系統(tǒng)目標、成立開發(fā)小組、可行性分析、現(xiàn)狀調(diào)查、需求分析和邏輯模型建立。其審計內(nèi)容和方法如下:
1.與系統(tǒng)分析人員一起確定系統(tǒng)的長期目標(2~4年)和近期目標(1~2年),以確保系統(tǒng)目標滿足單位內(nèi)外的管理對會計信息的需求,能完成所要承擔(dān)的會計工作,要符合單位財會人員的習(xí)慣,同時必須保證數(shù)據(jù)信息的可靠性并具有一定的效率;確定系統(tǒng)與外部環(huán)境的信息聯(lián)系和接口;確定系統(tǒng)的主要功能和結(jié)構(gòu);確定系統(tǒng)與企業(yè)其他系統(tǒng)(如CAD、CAM)的界面和信息聯(lián)系。
2.確保各有關(guān)部門派代表參加開發(fā)小組并確定其熟悉所屬部門的崗位責(zé)任和工作范圍;檢查項目負責(zé)人召開的重要會議,看是否均有各部門人員參加。
3.審核企業(yè)可以投入的資金、物力、人力及其來源。
4.與系統(tǒng)分析人員共同研究新系統(tǒng)在技術(shù)、經(jīng)濟、管理等方面的可行性。
5.復(fù)核系統(tǒng)分析人員取得的現(xiàn)系統(tǒng)的信息關(guān)聯(lián)狀況、會計工作流程和會計業(yè)務(wù)流程、信息載體和信息量等全部詳細資料;審核所建立的新系統(tǒng)的目標能否滿足其處理和控制上的要求。
6.向會計部門查詢,確定該部門就會計處理的立場,審核有關(guān)的成本與效益的計算。
7.與系統(tǒng)分析人員一起分析新系統(tǒng)的邏輯模型(重點是數(shù)據(jù)流程圖)是否滿足會計和財務(wù)制度流程的要求,是否充分體現(xiàn)了用戶的需求。
8.全面檢查系統(tǒng)分析階段的現(xiàn)狀分析報告、可行性報告、會計業(yè)務(wù)作業(yè)流程圖、輸入輸出和代碼調(diào)查表、系統(tǒng)分析說明書等文檔是否完整、正確。
二、系統(tǒng)設(shè)計階段的審計
系統(tǒng)設(shè)計是根據(jù)系統(tǒng)分析中提出的邏輯模型,考慮實際的設(shè)備、技術(shù)條件、經(jīng)濟條件及社會條件,確定新系統(tǒng)的實施方案即系統(tǒng)的物理模型。系統(tǒng)設(shè)計階段的主要活動有系統(tǒng)總體設(shè)計和系統(tǒng)詳細設(shè)計。系統(tǒng)總體設(shè)計包括功能模塊設(shè)計、文件與數(shù)據(jù)庫設(shè)計、計算機及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)配置方案設(shè)計。系統(tǒng)詳細設(shè)計包括代碼設(shè)計、輸入和輸出設(shè)計、用戶界面設(shè)計和處理過程設(shè)計。其審計內(nèi)容和方法如下:
1.查閱系統(tǒng)設(shè)計是否采用了模塊化、自頂向下逐步求精、各模塊之間聯(lián)系最少的結(jié)構(gòu)化設(shè)計方法,以確保系統(tǒng)“波動效應(yīng)”盡量小,可修改性和擴展性盡量好;以確保模塊的劃分滿足會計核算和內(nèi)部管理的需要,符合會計人員的習(xí)慣;以確保系統(tǒng)結(jié)構(gòu)控制圖符合系統(tǒng)的處理要求。
2.審核數(shù)據(jù)庫文件是否符合控制要求、用戶輸入數(shù)據(jù)和輸出信息要求。特別要注意文件和數(shù)據(jù)的安全保密控制和權(quán)限控制,以保證未授權(quán)人員不準接觸文件和數(shù)據(jù)。審核字段和記錄的設(shè)計,并進行一致性、準確性、合理性的綜合分析,盡量消除冗余和節(jié)約存貯空間。
3.審核計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)配置方案。以確保系統(tǒng)環(huán)境的合理配置,以較小的投資獲得較好的系統(tǒng)性能;硬件的配置要符合目的性、先進性、配套性、經(jīng)濟性;軟件配置要選擇合理的
操作系統(tǒng)、語言編譯系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng);網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的配置要符合標準化、主流化、實用性和技術(shù)性能指標好的原則,實現(xiàn)數(shù)據(jù)、程序與硬件等資源的共享。
4.抽查部分代碼,看其是否符合國際、國家、行業(yè)頒發(fā)的標準代碼設(shè)計。檢查代碼在邏輯上能否滿足用戶的需要,在結(jié)構(gòu)上能否與處理的方法相一致。檢查代碼是否符合惟一性、直觀性、可擴展性和合法性。確保一級會計科目的代碼應(yīng)符合財政部頒發(fā)的會計制度規(guī)定的科目編碼。
5.審核系統(tǒng)的'輸入輸出設(shè)計是否符合《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求,以保證輸入和輸出數(shù)據(jù)的合法性和正確性。特別要保證輸入數(shù)據(jù)的質(zhì)量和糾錯能力,竭力避免“垃圾進,垃圾出”的情況;并采取一定的控制措施,確�！罢_的輸入,正確的操作,正確的輸出”的原則。檢查輸出報表的設(shè)計是否滿足對外報送和對內(nèi)管理的要求。復(fù)核系統(tǒng)的輸入輸出設(shè)計是否包含一定的審計線索,以便能由系統(tǒng)的輸入順查到輸出,或者由輸出逆查到輸入。
6.審閱處理過程設(shè)計是否符合《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。以確保具有符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定的自動編制會計報表的功能和允許使用的多種核算方法;以確保有適當?shù)目刂拼胧?使所有經(jīng)過審核的業(yè)務(wù),均能完整的被處理;確保結(jié)賬功能的設(shè)計能自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部入賬,并保證賬證、賬賬相符;以確保機內(nèi)銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當?shù)氖止ぽo助自動進行銀行對賬,自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
7.審核新系統(tǒng)的實施方案,以確定整個系統(tǒng)設(shè)計的文檔(系統(tǒng)總體設(shè)計書、詳細設(shè)計報告、系統(tǒng)設(shè)計報告)是否齊全、正確。
三、系統(tǒng)實施階段的審計
系統(tǒng)實施階段是將新系統(tǒng)付諸實施的過程。它的主要活動是根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計所提供的控制結(jié)構(gòu)圖、文件與數(shù)據(jù)庫設(shè)計、系統(tǒng)配置方案及詳細設(shè)計資料,編制和調(diào)試程序,進行系統(tǒng)試運行、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換等工作,將技術(shù)設(shè)計轉(zhuǎn)化為物理實際系統(tǒng)。其審計內(nèi)容和方法如下:
1.與程序設(shè)計人員一起選擇合適的程序開發(fā)工具、合適的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和合理的算法;檢查是否采用了結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計方法;查閱程序中采用何種控制措施,確定各種必須的內(nèi)部控制是否都以納入所設(shè)計的程序中;檢查程序流程圖是否正確,檢查源程序的正確性、可讀性、可測試性和可維護性是否達到要求;檢查程序文檔是否完整和規(guī)范。
2.參與和監(jiān)督程序的分調(diào)試和總調(diào)試。調(diào)試時需精心組織測試數(shù)據(jù)模型,即有正常的、有效的各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),又有不完整的、無效的、不合理的、不合邏輯的數(shù)據(jù)。分調(diào)試時以查明該模塊是否按預(yù)定的要求接收并處理正常的業(yè)務(wù),并發(fā)現(xiàn)是否拒絕不正常的業(yè)務(wù)且按預(yù)定的要求給出錯誤的信息并給予記錄,以確保每一模塊內(nèi)部控制關(guān)系的正確和數(shù)據(jù)處理內(nèi)容正確;總調(diào)試時要測試各模塊接口之間的各種可能的使用形態(tài)及其組合情況,查出系統(tǒng)中屬于相互關(guān)系方面的錯誤和缺陷,以保證各控制信息關(guān)系的正確。
3.與有關(guān)人員一起參加系統(tǒng)的試運行,試運行應(yīng)采用并行運行方式,試運行的期限不低于三個月。檢查試運行記錄和試運行報告,核對新舊系統(tǒng)處理結(jié)果,看其是否達到預(yù)定的目標,有無發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題;查明實際的電算化會計信息管理系統(tǒng)與原來設(shè)計考慮的差異是否合理,系統(tǒng)能否正式投入運行;審核所選的系統(tǒng)轉(zhuǎn)換方式是否合理。
4.審核被審單位電算化會計信息管理系統(tǒng)的操作管理制度,查明系統(tǒng)的操作員、管理員、程序員的工作職責(zé)是否明確,有無相互兼任的情況。查明未經(jīng)授權(quán)批準、不掌握密碼的人能否接觸程序和數(shù)據(jù)并對其修改;實地觀察系統(tǒng)操作人員的操作情況,查明輸入數(shù)據(jù)是否經(jīng)審批,正確的數(shù)據(jù)能否被完整準確地輸入系統(tǒng),錯誤的數(shù)據(jù)能否被發(fā)現(xiàn)并經(jīng)過適當?shù)某绦蚋笾匦孪蛳到y(tǒng)提交;查明是否制定了嚴格的硬件、軟件管理制度,制定的制度是否符合內(nèi)部控制的原則并有效執(zhí)行;檢查系統(tǒng)修改的文檔資料,查明每次修改是否按規(guī)定的程序進行,已修改過的程序是否妥善保管;實地觀察系統(tǒng)的運行狀態(tài),檢查系統(tǒng)的運行是否正常;參與系統(tǒng)運行后的審核和評價。
5.詳細檢查系統(tǒng)實施階段的程序設(shè)計規(guī)格書、源程序清單、程序測試報告、系統(tǒng)測試報告、操作手冊等文檔是否完整準確。
四、結(jié)束語
會計信息管理系統(tǒng)開發(fā)的審計,是一種事前審計,它具有積極的意義。因此,審計人員、特別是單位內(nèi)部審計人員對會計信息管理系統(tǒng)的開發(fā)進行審計,這對于開發(fā)活動的恰當控制,系統(tǒng)開發(fā)方法的科學(xué)性、先進性和合理性,系統(tǒng)開發(fā)過程中產(chǎn)生的系統(tǒng)資料和憑證的規(guī)范性,系統(tǒng)運行以后數(shù)據(jù)處理的合法性、正確性、完整性和效率性,以及事后審計的可審性,都具有很大的作用。
參考文獻:
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