會計師事務所審計底稿的電子化

會計師事務所審計底稿的電子化

隨著機技術的廣泛，信息化程度的逐步進步，傳統的以“紙 筆 計算器”為工具的審計方式日益顯得低效和不，如何利用計算機技術對傳統的審計方式進行改造，是國內師事務所面臨的一項緊迫任務，本文結合底稿化的實踐談點體會，供同行們。

　　電子化底稿的上風

　　1.電子化底稿可方便審計職員共享資料，進步審計效率。審計工作是一種團隊工作，其效率依托于有效的信息共享。在傳統的紙質底稿工作方式下，審計小組成員各自按分工編制底稿，相互查閱很不方便。審計工作底稿實現電子化后，審計職員能方便地通過公司內部的局域網或審計小組現場的對等網實現信息共享，相互之間查閱審計底稿只需要點點鼠標即可輕松實現，而且審計職員之間互不，從而可以極大進步審計效率。另外，在傳統的“紙 筆 計算器”工作方式下，大量的計算工作利用計算器完成，審計職員為了確保計算結果的正確，往往要驗算二到三遍，浪費大量時間。在電子化底稿工作條件下，審計職員只需要進行初始的數據錄進，計算工作由計算機自動完成，計算結果正確，無須驗算，可節約時間，進步審計效率。

　　2.有利于事務所積累審計經驗，進步知識治理水平。底稿電子化后，審計職員在實際工作中積累的經驗可以很方便地及時轉化為指導以后審計工作的模板，并可及時更新審計程序，實現審計經驗的共享。一旦國家頒布新的會計準則和審計準則，事務所利用電子化底稿也能迅速作出反映，調整自己的審計程序。而在傳統的紙介質底稿的方式下，為了進步效率，事務所一般將審計程序印刷在紙上，在印刷時為節約本錢，印刷批量一般較大。一旦批量印刷完成，審計程序無法批量進行調整，只能在使用時由審計職員進行調整，而這往往需要事務所進行大量的宣傳和培訓才能做到。這樣，國家頒布新的會計準則和審計準則的新要求和事務所內部的審計經驗難以及時轉化成審計程序，不利于進步審計質量和降低審計風險。

　　3.有利于強化審計質量控制。在傳統的“紙 筆 計算器”的工作方式下，事務所內部的三級復核和質量檢查都是通過紙質文件流轉的方式實現的，控制力度不大。在電子底稿中，通過設置控制點，每個員工都有自己的用戶名和密碼，底稿的編制、復核、檢查都實現計算機自動簽名，可以方便而嚴格地控制業務流程，保證事務所的質量控制政策和程序的貫徹執行。由此可大大強化三級復核和質量檢查工作，進步復核和質量檢查水平。

　　4.電子化底稿擴大了審計底稿的素材范圍。有了電子底稿后，除了紙質底稿外，錄音材料、錄像材料、電子照片均能構成審計底稿，審計職員可以充分利用信息技術手段方便快捷搜集審計證據，從而降低審計風險。

　　5.減輕審計職員的攜帶負擔，方便審計工作底稿的保管、檢索和查閱。底稿電子化后，所有底稿皆可以儲存于筆記本電腦中，審計職員無需攜帶沉重的紙介質底稿。而且底稿完成后，回檔于服務器或刻錄成光盤，方便保管和以后的檢索、查閱。由于紙張消耗的大幅度降低，既可以大幅度減少事務所底稿的保管用度，也符合國家的環保政策。

　　化底稿實現的條件和途徑

　　實施底稿電子化不僅是底稿介質的變化，實際也是通過機技術對現有的審計方式進行的一場深刻的變革，需要審計職員進行審計理念上的變革。在這個過程中，事務所應不斷審計經驗，及時調整審計程序。

　　實現底稿的電子化，核心在于開發一套計算機軟件。開發計算機軟件有兩種方式：委托外單位開發和自行開發。軟件的開發一般利用已有的辦公軟件和數據庫軟件實施�？晒├�用的軟件有：OFFICE、SQSEVER、NOTES等。事務所應結合自己的規模，選擇恰當的數據庫軟件。規模較大的公司或擬規�；�的師事務所，建議自己招聘軟件人才自行開發，開發小組應由經驗豐富的審計職員和軟件職員組成。首先由審計職員提出各種需要，軟件職員在與審計職員充分溝通的基礎上編制電子底稿，并隨著會計和審計的發展不斷調整審計軟件，軟件應該開發成版而不是單機版。

　　在硬件方面，應保證每位審計職員都有一臺筆記本電腦，每個審計小組應具備一個集線器。審計職員在審計現場應通過集線器將所有審計職員的電腦組成一個小的網絡，以實現信息的共享。

　　順利實施底稿的電子化，還需要對員工進行大量的培訓。培訓主要應著眼于解決兩個：①轉變審計職員的思想觀念，使其接受并樂于使用電子底稿；②進步審計職員的計算機使用能力，使其能熟練使用計算機編制電子底稿。

　　由于底稿的電子化需要較大的軟硬件投資和較多的培訓工作，能否順利實施具有一定的風險，事務所可以先在一部分計算機水平較好，審計業務能力較強的審計職員中試點，試點成功后再全面推廣，這樣，試用成功的示范作用可以有效減少推廣過程中的阻力。

　　電子化底稿應留意的兩個題目

　　1.保密題目。審計底稿不僅涉及被審計單位的貿易秘密，也涉及事務所自身的貿易秘密。由于電子文件很輕易被復制，也輕易遭到黑客的攻擊，為了保護自身和客戶的貿易秘密，事務所應該為電子化底稿制定保密制度，從硬件和軟件兩個方面采取可行的措施，確�？蛻舻馁Q易秘密不被泄露。

　　2.底稿的安全保管題目。審計工作底稿是出具審計報告的依據，是判定審計責任的憑證。如何按、法規的要求保管好底稿是電子化底稿所要解決的一個關鍵題目。根據《獨立審計準則第6號—審計工作底稿》的要求，當期檔案自審計報告簽發之日起至少保存十年；永久性檔案應長期保存。為了達到準則的要求，事務所應及時將已編制完成的工作底稿刻錄成光盤，將光盤保管在條件較好的蘊躲室。

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