實現審計技術現代化-審計軟件綜述

實現審計技術現代化-審計軟件綜述

一、審計軟件　　的機審計始于上世紀 80 年代中期，與電算化開始的時間基本同步。發展初期，由于審計軟件的開發模型不像會計軟件哪樣清楚，審計軟件怎么搞，應該有什么功能，能為審計工作帶來什么，都是審計軟件要解決突破的。各種因素導致審計軟件滯后于財務軟件的普及，所以審計軟件的發展比會計軟件發展慢了很多，經過近十多年的努力和發展，現在已基本成型�！　“l展的第一階段（ 1988 － 1992 ），以手工審計為主，錄進數據進進計算機，通過審計軟件的計算產生一些輔助性的結果。固化的表格審計軟件最具代表性，表格中 A 格的與 B 格的內容存在設定好的勾稽關系，當審計職員輸進 A 格內容后， B 格內容的輸進錯誤將被鎖定，實際上現在用 EXECL 就可完成，但在當時，已經算很好的審計軟件了�！　“l展的第二階段（ 1993 － 1997 ），在 WINDOWS 平臺下開發了一些輔助性的審計軟件 ， 法規查詢，審計項目檔案治理， PSS 票證審計等審計軟件，這些審計軟件已經在某些審計方面可以為審計職員提供服務。法規查詢軟件利用數據庫技術可將審計職員需要的審計相關條目內容從上萬條記錄中取出。檔案治理軟件主要利用手段治理審計項目中的審計通知書、審計報告等， PSS 票證審計軟件利用統計對憑證進行抽樣，可比手工審計進步效率 10 倍以上�！　“l展的第三階段（ 1998 －今），開發了以審計作業為代表的一些審計軟件 ， 對審計作業全過程均可在軟件的治理下完成。審易軟件就是以審計作業為主的審計軟件，它的功能代表了審計軟件主要功能�！�　二、審計軟件的分類　　審計軟件可分為四種類型：第一種現場作業軟件、第二種法規軟件、第三種專用審計軟件、第四種是審計治理軟件。審計作業軟件是審計工作的主流，是審計工作的主要工具，審計作業軟件的發展是代表計算機審計軟件的發展水平�！　〉谝环N現場作業軟件，現場作業軟件是指審計職員在審計一線進行審計作業時的軟件，如審易軟件，它主要具有以下功能：第一，能處理會計電子數據。第二，能運用審計工具對會計電子數據進行審計，包括審計的查帳、查詢、圖表分析等。第三，應能在工作底稿制作平臺制作天生審計工作底稿，平臺內應可以有各種取數公式，像單格取數、列取數、行取數、報表取數等，并且有像 Excel 那樣的工具為審計職員提供平臺操縱服務，且可以保存、修改、刪除工作底稿�！　〉诙�種法規軟件，法規軟件主要是為審計職員提供一種咨詢服務，在浩瀚如海的各種財經法規中找出審計職員需要的法規條目及內容。它主要的功能：第一是常規查詢，有審計法規條目的查詢、發文單位的時間段的查詢。第二，要有一定的數據量，成熟的軟件應有上千萬字的法規內容，檢索速度要快。第三，應具有按內容查詢的功能，這也是法規軟件能否適用的主要標準，假如沒有按內容檢索的功能，這個法規的適用面將受到很大的限制，例如審計職員要查關于“小金庫”的相關規定，法規軟件應能快速地將涉及到“小金庫”規定的法規查找出來，將內容以篇的形式提供給審計職員。　　第三種專用審計軟件，專用審計軟件是指完成特殊的審計目的而專門設計的審計軟件，象基建審計軟件，基建審計軟件有很強的特殊性，主要是它的工作性質有兩點，第一點涉及到大量的基建圖紙，第二點要有基建定額庫來作參照，實際上基建審計軟件用市面上的定額核定軟件就能實現，所以我們把這類軟件回為專用審計軟件�！　〉谒姆N是審計治理軟件，審計治理軟件包含象審計統計、審計計劃、審計治理等方面。統計軟件是指將審計工作成果統計上報、匯總的軟件。審計計劃、審計治理都是可以在這方面專門工作的小軟件，實際上審計治理軟件可以以為是審計作業軟件的延伸，審計作業軟件完全可以把這些治理功能承擔起來，容納到審計作業軟件中，所以我們說審計軟件的代表作應是審計作業軟件。　　三、審計軟件的工作原理　　審計軟件的主要代表是由審計作業軟件，以下先容審計作業軟件的工作原理。審計作業軟件大體上分三大部分，第一部分是會計數據的處理，第二部分是審計的運用，第三部分是工作底稿的制作平臺。這三部分有機聯系在一起的，是一個整體，當然會計數據處理是基礎�！　。ㄒ唬�會計數據處理　　采集審計對象信息，可從電子介質導進或者手工錄進到審計軟件。審計軟件必須能從會計軟件提取會計電子數據，為了適應各種變化的會計數據，采集應采用模板式。　　為什么數據處理要采用模板方法呢？由于會計軟件五花八門，采用的數據庫及其結構各不相同，審計軟件要能將其會計軟件的數據采集進來，需要知道它的數據庫及相關結構才能將數據采集過來，對于一般的審計職員而言，進行這樣的操縱是很困難的，審計軟件以提供對應模板方式，針對五花八門的會計軟件做出有效的反應�！　±�如審計職員往審計時，在手工審計的條件下要打電話讓會計職員將被審計的會算帳簿及憑證拿到審計辦公桌上，而現在由于是會計軟件，審計職員如何將會計軟件數據導進至審計軟件，這是一個需要解決的題目。如何解決呢？在此我們提出模板的解決方案。通過多年的實踐，此方案是可以解決這個題目的，它的原理是首先應知道會計數據存放的位置及會計軟件所用的數據庫類型，假如是版，還應通過網絡連接進進會計軟件的服務端，第二步進行轉換，將會計數據轉換進審計軟件，轉換時應根據審計軟件的格式把相應的會計軟件的內容轉進審計軟件，在某些情況下字段的轉換是要帶一定條件的，例如：會計軟件中借方金額、貸方金額放在同一個字段里，用一個標識字段來標識這條記錄是借方金額還是貸方金額，假如是借方金額就要 D 來表示，貸方金額就用 C 表示，在轉換時要將條件是 D 的放進審計軟件的借字段，條件是 C 的放進貸方字段，才能進行轉換。　　對會計數據的利用是審計工作的主要內容。是審計軟件必須解決的題目。會計電算化的普及，原來紙制的大量會計數據已演變成電子會計數據。肉眼已不可視，計算機審計的開展面臨的首要題目是如何能有效的采集出會計電子數據，共享會計電子數據，假如審計職員對會計電子數據無法處理，繞過計算機進行審計只能是一種被別人拴著鼻子走的感覺。進而，審計的真實性受到懷疑。要解決這個題目，審計手段必須發生根本的變化，原來現場審計靠一張紙，一桿筆，一個計算器的方式，從技術上講已經過期�，F場審計必須利用計算機采集出會計電子數據，進而利用審計軟件對會計電子數據進行各種處理才能產生出效果，審計軟件也只有突破這個障礙才能使審計軟件真正的騰飛，為審計現場服務。為解決這個題目，以審易軟件為例，現將解決方案整理供大家�！　〔杉瘯�計電子數據面臨的三個主要題目是：　　1. 如何打開會計數據庫。國家對會計電子數據沒有制定同一標準，會計商品化軟件及自我開發的會計軟件，存放會計數據的主要途徑是利用各種數據庫基礎，不同的會計軟件，可能選用不同的數據庫來存放會計數據。如何打開這些數據庫是審計職員所面臨的題目，也是審計軟件應解決的題目�！　�2. 會計電子數據格式不同一。不同會計軟件，會計數據格式定義五花八門。一張紙制記帳憑證在會計電子數據庫中可能會被拆分成若干張表存放，在使用時，會計軟件會將拆分的若干張表合并成一張憑證，通過顯示器或打印機顯示出來，而審計職員想直接利用這些散放的數據難度極大，只能***利用會計軟件，但不能對這些經過會計軟件經過處理的數據進行認定�！　�3. 審計電子工具的利用受到制約。五花八門會計電子數據給審計模板制作帶來很大的難度，例如，審計職員想對 5 個被審單位（使用不同會計電子軟件的），金額大于 5 萬元的憑證進行抽樣檢查，由于會計電子數據格式不同一，每次現場審計，審計職員都需要指定會計電子數據庫中哪個是憑證庫，并且找出代表金額的字段才能執行這個操縱，故審計工具的利用受到制約，不能有效的進步審計效能。　　審易軟件是利用會計數據模板制作技術來解決的。模板化是計算機審計發展之路，模板是針對不同會計軟件建立的，一種會計軟件要建立一套審計會計數據模板，模板應包含下述各項內容：　　1 ． 模板中要有審計會計數據結構即審計會計電子數據庫中應有哪些數據庫。一般講應設置憑證庫，科目庫，年初數庫�！　�2 ． 對這些數據庫結構也要做設置，例如憑證庫中應有憑證日期，憑證號，憑證類型，借方金額，貸方金額等字段。別外，審計的多樣性決定審計數據庫應能動態增加數據庫及數據庫中的字段。例如，糧食審計，可能需要增加糧食儲備數據庫，這個數據庫可能需要進糧時間，進糧噸數，單價等字段�！　�3 ． 模板中審計數據庫各字段與會計數據庫相應建立對應關系，這種對應關系的建立應能在審計軟件中方面地進行編輯，操縱，使一般審計職員都能通過操縱來建立這種對應關系，所謂對應即審計憑證中的憑證號對應會計數據庫中的哪個數據庫，哪個字段，拆分的多數據庫應能通過多重對應，帶條件對應與之處理，并將對應結果存進審計模板中�！　�4 ． 數據庫驅動的選擇。會計數據庫存放在何處，存放在什么路徑下，數據庫是單機的還是網絡的，用什么數據庫的驅動程序才能打開數據庫，等等這些也應記進審計模板。這些完成后，審計數據模板與會計數據之間的對應關系就明白了�！　�5 ． 進行轉換，審計軟件在接受進行轉換指令后在模板庫中找到當前會計數據庫所需要的審計模板，解析審計模板的內容按照審計模板定義的數據庫驅動程序，會計數據庫存的路徑，文件名等加載會計數據庫。啟動轉換程序，按照審計模板中審計各數據庫與會計數據庫的對應關系，將會計數據庫的內容轉進至審計數據庫。轉換完成后，完成了審計數據模板的第一步操縱數據采集，這時會計數據庫的內容載進至審計數據庫�！　�6 ． 會計數據處理。對這些載進的會計數據要進行整理，天生審計計算庫，這些審計計算庫是按照審計算法對會計數據進行的加工，整理。這些加工整理是在模板的控制指令精確指導下進行操縱的，是可以自動運行的，不需審計職員干預，例如，對科目庫處理，模板涉及了幾個題目，這幾個題目是重新天生科目庫，定義科目長度，科目往分隔符，統長科目變級次科目，增加刪除科目，往除重復科目，科目內容含多級。模板中指明這些題目如何操縱�！　【C上所述，審計數據模板是記錄各種審計數據庫與會計數據庫的對應關系，存放各種指令參數，包含各種審計指令的綜合體。審計職員利用成熟的會計數據模板按一個啟動鈕就可完成從數據采集至各種數據處理的全過程�！　♂槍Ω鞣N會計軟件均能將會計數據轉換過來，轉換應是單向的，只能從會計軟件將數據接過來，不能將已轉換過來的會計數據再轉進會計軟件，對會計軟件信息沒有破壞作用，數據轉換過程要有可操縱性，一般的審計職員均能操縱，數據轉換接口應是模板式的，每一種會計軟件及每一個版本都是一個模板，模板是開放的，有一定計算性能力的審計職員可自編模板，模板是可導進導出的。此方案已成功地在審計軟件中采用，并為審計電算化服務。　　四、審計軟件中的審計工具　　審計軟件應含有很多審計的專門工具，其目的是使審計職員運用這些審計工具在現場快速有效地產生審計結果。它的原理是結合手工審計時審計職員的要求，利用審計軟件產生審計職員需要的審計結果�！　�1 ．查詢　　用戶從數據庫（憑證庫、科目庫、年初數、分類帳、明細帳等）查詢到自己所需的資料，通過單條件或多條件組合實現。如：需要從憑證里查詢現金大于 10000 的支出，點中憑證庫后，多條件組合為：科目編號象 101 and （且）貸方金額＞ 10000 ，查詢是一種很簡單而又很快捷的方式，將單一查詢條件或多條件組合好后，通過按一個鈕即可檢索出審計職員所要關注的內容，縮小查找范圍及很快找到審計重點，并且能將查詢結果存儲為工作底稿，且能打印輸出。　　2 ．查帳　　通過雙擊鼠標的方式，實現從所關注的某一科目的總帳翻閱到明細帳，然后又能從明細帳翻閱到其相關的憑證，其原理是將審計職員的手工翻帳、看帳改為審計軟件環境下的翻帳及看帳，操縱極其簡單，通過雙擊鼠標的方式即可實現三級跳躍式看帳，即總帳 —— 明細帳 —— 憑證�！　�3 ．圖形分析　　用趨勢圖（折線圖、柱狀圖、餅圖）的方式反映科目的各月發生額趨勢或各月期末余額趨勢，若是處理多年度的會計電子數據還應能反映該科目不同年度的累計發生額趨勢或余額趨勢。圖形分析工具的特點是用圖形的方式來反映數據的變化，速度快、直觀，能一眼就能看出所需要關注科目會計期間內的最高點和一些最低點，且能初步判定出哪些點是正常的，哪些點是異常的，這也是一個能快速把握審計重點的工具�！　�4 ．審計方法庫　　能將一些審計方法及經驗存儲到審計方法庫里，并且能隨時調用或批量調用得到審計結果，在當前的審計項目里可以調用，并且不同的審計項目也是可以調用的。審計方法庫是審計職員經驗的體現，所以又可以將審計方法庫稱為經驗庫或專家庫�！　∩鲜鑫覀冎v了四個例子，它的原理是在審計軟件中把審計職員的要求轉化成軟件的功能，使審計職員按一個鈕就能滿足職員某方面的審計要求。審易軟件已開發了數十個審計工具來解決審計職員的要求，從開發角度講，審易軟件采用了模型化的設計思路，收集、整理審計職員的審計要求，經過提煉、加工轉化為審易軟件工具部分的某個功能，提供給審計職員，在實踐中又進一步進步和完善這些工具�！�　五、審計工作底稿　　審計軟件如何做審計工作底稿，也是審計軟件要解決的。審易軟件采取了工作底稿模板化的思路來解決這個題目，下面將原理提供給大家作�！　」ぷ鞯赘迨菍徲嫻ぷ鞯挠涗�，工作底稿設計的好壞直接審計工作的質量。借助機技術，制作出實用有效的工作底稿，不僅可以進步審計工作質量，而且可使計算機審計真正的活起來。我們經過多年的努力，在此有所突破，現把我們實現的方案寫出供讀者參考�！　�審計工作底稿模板主要有三大要素。第一：外觀。決定工作底稿的行列，這張工作底稿有幾列，列標題是什么，每列代表的是什么，有多少行，每行的數據是什么，及行列的文字說明。（標注）第二：數據來源。指明數據從何而來，例如是從分類帳來，還是從憑證來。是取某個科目，還是某一類科目等等。第三：公式。公式分計算公式，取數公式。計算公式代表加減乘除合計等等。計算的公式。另一類是取數公式。指明需要取的行列所需填寫的數據從何而來。我們可以這樣定義，審計工作底稿模板是有外觀的，有各種公式的，但沒有數據的工作底稿�！　」ぷ鞯赘迥０寤�。即是將在審計實踐中運用成熟的工作底稿清空數據后供下次或他人審計之用。紙制模板在手工審計中早己使用多年，大型師事務所積累了大量審計工作模板，并演變成審計工作標準。隨著計算機的， EXCELL 在審計中的，使審計模板制作技術有了很大的發展。例如：北京注冊會計師協會在 2000 年推出了利用 EXCELL 制作電子模板，供使用。利用 EXCELL 大量實用的公式，審計職員制作工作底稿已經很方便�，F在審計職員面臨的主要題目是：如何從會計電子帳中取得工作底稿所要的數據。這時， EXCELL 顯得無能為力，審計職員只能通過大量繁鎖的粘貼或錄進裝進工作底稿所需要的數據。工作底稿只有在裝進數據以后才能啟動以前設置好的公式運算完成底稿的制作過程。針對此題目，我們在裝進數據這個環節，利用計算機的先進的技術能自動根據預先埋進的取數公式可以從會計數據庫中將數據自動填進至工作底稿，解決了審計職員每張工作底稿粘貼或錄進數據的工作。取數公式有四種：第一種：單格取數，第二種，報表取數。第三種：按列取數。第四種：分組取數。下面分別先容功能�！　∧０迦绾巫兂蓪徲嫻ぷ鞯赘�。審計工作模板分三個步聚，首先模板上有外觀，有預埋的公式，但沒有數據。第二，在啟動取數公式后，軟件會按照各種取數公式將工作底稿所需要的會計數據庫取進至工作底稿中。第三，利用預先在模板中埋進的各種計算公式對取進的數據進行各種計算，終極形成一張工作底稿�！　」ぷ鞯赘遄兂赡０澹�把成熟的工作底稿往除數據后只保存外觀，公式另存為一個 EXCELL 文件，這個文件就成了一個模板，這里要留意：要把有數據的行刪除。不留空行�！　∵x取某張模板變成工作底稿，能方便地從模板庫中選取要求的模板，傳進至工作底稿區內。并且能自動判定是增加一張新的工作底稿還是覆蓋以前有的工作底稿，為審計職員的操縱提供方便�！　�審計作業的治理功能，審計組長可通過審計軟件的治理功能指定組員可做的，組員可分別操縱，工作底稿可導進導出，審計完成后可進行回檔，進進項目檔案，項目檔案具有只讀性�！　�審計軟件版，能使審計小組協同工作，根據一定的權限查閱．制作．修改底稿，數據與底稿放在服務端�！　�六、應用審計軟件進步計算機審計技術水平　　21 世紀是信息化的社會，是人類上突飛猛進的年代，計算機技術的不斷進步，財會電算化的深進應用，使審計工作運用計算機審計技術顯得尤為緊迫，如何用好審計軟件，對實現審計手段化極具實踐意義，成為當前討論的審計技術的重要內容�！　�審計對象在發生著變化，由單一型向團體化發展，由單項治理向多項、綜合型 MIS 治理發展。如某大型工程項目，為充分發揮治理手段，進步效益，一次引進軟硬件資金多達十多億元，用于其治理系統。相形之下，審計手段的落后，已無法適應審計對象的變化。在治理現代化的今天，我們沿用繞過計算機審計，所有資料都要被審計單位打印出來，不僅造成現有設備的極大浪費，被審計單位在業務上也難以接受。會計數據處理過程的不可見性，稱為 " 黑匣子 " ，繞過 " 黑匣子 " 的審計方法，會帶來一種特殊的審計風險�！　�實現審計技術現代化，首先要利用審計程序，解決“黑匣子”題目。將原始憑證原封不動地搬過來，需用通用的轉換工具，將原始數據轉換為標準格式，變會計數據的不可見性為可見性，進行任意的查詢、，隨意進行綜合回納，追溯原始依據。我國審計界審計軟件研發都在探索數據獲取的技術，審計軟件中不乏成功者，其中有對我國多數軟件，以及美國、韓國等會計軟件進行過轉換數據，效果良好，說明其不是高不可攀�！　�實現審計技術現代化，審計行業應采用全過程一體化的審計軟件，該審計軟件是將已有審計技術方法，加以規范化，規范成不同的審計模塊和模板，并且將它程序化，運用時審計職員現場分析，現場決定審計方案。這樣的軟件一般包括項目治理、審計計劃、數據轉換、符合性測試、實質性測試、合并會計報表、審計工作底稿制作和治理、審計報告天生等，具備完成審計工作所應有的功能。　　1 、取得會計電子數據　　通過計算機審計的條件是取得被審計單位正確的會計電子數據，在通常情況下，數據的存放會因單機、網絡、多用戶等各種工作平臺的相異而有區別，應根據不同的網絡環境和工作平臺，采取不同方式來處理�！　�2 、數據轉換，將所取會計數據處理成標準格式　　在所取得的會計數據中分析出憑證庫、科目庫、年初數三方面的內容，包含這三方面內容的庫會混雜于多個數據庫當中或多個數據表中，有時數據會分 12 個月分別存放，總之應正確分析其內容構成，做好和標準數據格式的對應工作，就可正確將所取數據轉換成標準格式的會計數據，將所形成的總帳數據和被審計單位的總帳數據核對一致，為進一步的審計工作奠定數據基礎�！　�3 、符合性測試，進行符合性測試工作　　按照計劃安排，依照審計程序，對所審計對象進行符合性測試，主要通過填表或回答題目方式完成調查表，通過程序進行統計，分析出符合性測試結果。　　4 、實質性測試，在標準數據格式的基礎上進行數據查詢和審計查帳　　當然最好在已做好符合性測試的基礎上進行實質性測試。審計程序會自動形成各科目固定格式的審定表，審計職員要做的是進一步套用模板，形成諸如現金盤點、固定資產折舊、應付福利費等的計算表。至于特定形式的工作底稿，或原始憑證核查，需用審計工具中的查詢、抽樣等來完成�！　�5 、合并會計報表工具的運用　　系統審計軟件中會提供合并會計報表工具，一般合并分錄的形成仍需審計職員來完成，程序自動完成合并工作�！　�6 、審計完成，匯總審計成果　　將審計工作底稿中的有關內容匯總成審計報告草稿，匯總報表附注等。一整套從數據轉換到制作底稿系統的成熟審計軟件正確運用，會大大豐富審計技術，加強審計治理，降低審計風險，進步工作效率，擴展審計領域，凝聚審計經驗。系統審計軟件的出現和應用，標志著計算機審計技術進進了新的境界。當然，以上各點如獲取電子數據，完成數據轉換等，在應用中仍然會碰到一些實際題目，這些都有待于我們在實踐中不斷探索，不斷經驗，以用好審計軟件，促進審計技術現代化。

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