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淺談企業(yè)秘書的素質(zhì)與能力
摘要：現(xiàn)代社會(huì)的秘書，作為一種專業(yè)人才，是隨著商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)行社會(huì)服務(wù)的第三產(chǎn)業(yè)的興起，而日益顯示其重要信息服務(wù)的社會(huì)職能，為社會(huì)所大量需要的。在產(chǎn)業(yè)發(fā)達(dá)的西方國(guó)家中，秘書是一門很“俏”的職業(yè)。本文著重探討作為現(xiàn)代社會(huì)的一名合格的秘書應(yīng)該具備哪些素質(zhì)和能力。關(guān)鍵詞：秘書;素質(zhì);能力;專業(yè)
一、引言
隨著我國(guó)的改革開放向深度和廣度推進(jìn)，商品經(jīng)濟(jì)日益發(fā)達(dá)，信息服務(wù)的市場(chǎng)擴(kuò)大，對(duì)秘書的需求量也日益增大。可以猜測(cè)，到來(lái)世紀(jì)初，隨著產(chǎn)業(yè)化的現(xiàn)代結(jié)構(gòu)的天生以及我國(guó)經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，秘書工作將更受社會(huì)的重視。它已不僅僅是一種較高級(jí)的職業(yè)，而且會(huì)成為吸引千萬(wàn)勞動(dòng)雄師的一門新興行業(yè)。企業(yè)秘書必須是思想品德上的“馬列者”,工作上的“老黃�！�,文字能力上的“作家”,綜合素質(zhì)上的“智囊”,辦事上的“經(jīng)紀(jì)人” ,思想上的“戰(zhàn)略家”。
二、秘書的能力構(gòu)成
現(xiàn)代企業(yè)制度的建立 ,是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的必須 ,同時(shí)也對(duì)秘書工作提出更高的標(biāo)準(zhǔn) ,與傳統(tǒng)意義的 “秘書” 相比 ,現(xiàn)代企業(yè)要求秘書更是 “全才” ,必須具有科學(xué)的預(yù)見(jiàn)和廣博的知識(shí) ,集多能于一身 ,構(gòu)建自身的能力結(jié)構(gòu) ,同時(shí) ,還必須具有高尚的職業(yè)道德和良好的心理素質(zhì)。
1.具有較高的文化專業(yè)素質(zhì)
企業(yè)文秘職員應(yīng)具有廣博的基礎(chǔ)文化知識(shí)。（1）是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)文化知識(shí),如歷史、政治、思想史,社會(huì)發(fā)展史,哲學(xué)理論等。在世界經(jīng)濟(jì)日趨一體化的今天,企業(yè)要生存發(fā)展,必然要進(jìn)進(jìn)世界市場(chǎng)參于競(jìng)爭(zhēng),這就要求文秘職員不僅要了解本國(guó)文化,而且要了解國(guó)外業(yè)務(wù)伙伴所屬國(guó)家的歷史變遷和民族文化形成。例如日本企業(yè)倡導(dǎo)的是儒家理論,夸大職員、公司是一家。而美國(guó)企業(yè)則更多地倡導(dǎo)開拓、奮斗、競(jìng)爭(zhēng)精神,夸大創(chuàng)新和自我實(shí)現(xiàn)。了解本國(guó)文化,了解不同國(guó)家的歷史,正確把握不同國(guó)家的特點(diǎn),對(duì)于開展辦公室工作有很大幫助,在經(jīng)濟(jì)聯(lián)系日益國(guó)際化的今天,這一點(diǎn)更是突出;(2)是自然科學(xué)基礎(chǔ)文化知識(shí)。當(dāng)代社會(huì)的工作與生活離不開自然科學(xué)知識(shí),高科技含量的企業(yè)生產(chǎn),以自然科學(xué)知識(shí)為基礎(chǔ)。同時(shí),現(xiàn)代辦公設(shè)備日益復(fù)雜化、高技術(shù)化,沒(méi)有一定的自然科學(xué)知識(shí)很難學(xué)習(xí)了解其原理和性能�？傊�,文秘職員沒(méi)有一定的自然科學(xué)知識(shí),就很難學(xué)習(xí)把握辦公自動(dòng)化的新技術(shù),就不能為企業(yè)內(nèi)各部分提供高效率的服務(wù)。
2.具有較強(qiáng)的是表達(dá)能力
表達(dá)能力是文秘職員的重要能力之一。匯報(bào)工作、接待來(lái)客、協(xié)調(diào)溝通等都要通過(guò)表達(dá)。文秘職員應(yīng)當(dāng)正確、及時(shí)、簡(jiǎn)潔、規(guī)范地表達(dá)工作情況,正確把握何時(shí)該說(shuō)什么,何時(shí)該寫什么,說(shuō)該怎么說(shuō),寫該怎么寫,只有在這些題目上把握適度,才算是真正具備了較強(qiáng)的表達(dá)能力。表達(dá)能力靠什么?在口頭表達(dá)中,要靠駕馭語(yǔ)言的能力,靠豐富的詞匯量,靈敏的思維,清楚的語(yǔ)言以及語(yǔ)氣、手勢(shì)、表情、體態(tài)等。在書面表達(dá)中,要靠正確的詞匯使用、嚴(yán)謹(jǐn)縝密的思維、得當(dāng)?shù)奈恼麦w式、清新流暢的語(yǔ)言表達(dá)等。書面表達(dá)的要求就是正確、規(guī)范、簡(jiǎn)捷。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化水平的進(jìn)步,對(duì)辦公室職員的書面表達(dá)提出了更高的要求,文秘職員必須學(xué)會(huì)熟練地在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行文字處理。四是公關(guān)協(xié)調(diào)能力。通過(guò)文秘的公關(guān)協(xié)調(diào)工作使企業(yè)與企業(yè)之間,企業(yè)與公眾之間建立良好的合作關(guān)系,為本企業(yè)提供其他企業(yè)的信息,進(jìn)步企業(yè)應(yīng)變能力。協(xié)調(diào)就是協(xié)調(diào)本企業(yè)內(nèi)部上下級(jí)、各職能部分之間的***關(guān)系,并通過(guò)我們的工作構(gòu)建以“***”為核心的企業(yè)文化,追求人與人之間的***,人與自然和社會(huì)的***,營(yíng)造一個(gè)祥和、互助、奮發(fā)向上的企業(yè)氛圍。由此可見(jiàn),文秘職員的公關(guān)協(xié)調(diào)能力至少應(yīng)當(dāng)包括溝通能力、協(xié)調(diào)能力、組織能力、輔助決策能力和應(yīng)變能力。
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