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淺談如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作
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隨著我國會(huì)計(jì)電算化的推廣實(shí)施，會(huì)計(jì)電算化事業(yè)得到不斷發(fā)展。會(huì)計(jì)電算檔案的管理作為單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作之一，在實(shí)際工作中有一些環(huán)節(jié)需按新的變化做出調(diào)整。那么實(shí)施電算化后如何做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作呢？除了按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等規(guī)定外，應(yīng)該結(jié)合企、事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化工作的具體實(shí)踐，形成一套適應(yīng)本單位的會(huì)計(jì)檔案管理辦法及制度。
會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)，使傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵和外沿均發(fā)生了變化，對管理工作提出了更高的要求。只有掌握電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)才能管理好會(huì)計(jì)檔案；同時(shí)管理好電算檔案，才能充分發(fā)揮電算化信息系統(tǒng)在單位經(jīng)營管理中的作用。
一、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案主要是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。現(xiàn)在財(cái)務(wù)人員采用無紙化辦公形式，所有日常工作均在計(jì)算機(jī)上完成，會(huì)計(jì)信息的管理有以下一些顯著特點(diǎn)：
第一，電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。表現(xiàn)突出的是存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。它不僅保留了傳統(tǒng)意義上的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，而且還新增了存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
第二，電算化會(huì)計(jì)檔案的存貯和調(diào)用具有很高的技術(shù)要求。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。
第三，會(huì)計(jì)電算化檔案具有多形式的載體。不僅包含通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)資料信息載體紙張，更主要的是磁盤、光盤、存儲(chǔ)芯片。
第四，會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，因此對會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
第五，電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。隨著單位使用的會(huì)計(jì)軟件的升級(jí)，新軟件對原會(huì)計(jì)檔案的兼容應(yīng)于考慮，即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)地管理。
二、如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的輸出、管理與保存、利用等方面的工作。
第一，做好電算化會(huì)計(jì)檔案的輸出。所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的輸出是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)（如一個(gè)會(huì)計(jì)年度），把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打印拷貝存儲(chǔ)到存儲(chǔ)介質(zhì)上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。平時(shí)采用計(jì)算機(jī)打印輸出會(huì)計(jì)憑證、銀行日記賬和現(xiàn)金日記賬，并把打印的活頁賬裝訂成冊�？傎~及一般賬簿可按年打印。年末應(yīng)把完整的賬套數(shù)據(jù)備份出來，存入光盤或磁盤。另外還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)；財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào)；財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
第二，做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用雙備份法進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且在每份備份上注明形成檔案的時(shí)間與數(shù)據(jù)文件容量、版本型號(hào)，并貼上寫保護(hù)字樣，存放在兩個(gè)不同的建筑物。并選擇遠(yuǎn)離磁場、防火、防潮、防塵的場所等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，如每半年復(fù)制一次，且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無法挽救的損失。
此外，還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生用現(xiàn)在的高版本軟件不能查閱調(diào)閱原會(huì)計(jì)檔案或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此，建議在系統(tǒng)管理員配合下，會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的原備份賬套外還應(yīng)保存其升級(jí)后的會(huì)計(jì)賬套，二者的一致性是非常必要的。
第三，做好電算化會(huì)計(jì)檔案的利用。在長期開展會(huì)計(jì)電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí)，我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況：一是所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致，此時(shí)只需將所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的賬套恢復(fù)功能進(jìn)行調(diào)閱即可；二是所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致，此時(shí)可以在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。也可對原版本會(huì)計(jì)賬套進(jìn)行升級(jí)，但這會(huì)受軟件功能設(shè)計(jì)的限制，不能保證完全成功。
三、電算化會(huì)計(jì)檔案的整理與再利用
電算化會(huì)計(jì)檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析，并進(jìn)行科學(xué)預(yù)測，從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)，另外還可以得出本單位、本部門、甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢，使決策者在遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。
電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，需要單位內(nèi)各分支、各相關(guān)人員相互協(xié)調(diào)共同完成。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，我們還應(yīng)對檔案管理的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如通過用戶識(shí)別控制操作日志管理、存取、權(quán)限限制等方式加強(qiáng)安全保密措施，同時(shí)做好計(jì)算機(jī)病毒的防范、建立好檔案專人管理接觸制度等。
綜上所述，只要分別做好會(huì)計(jì)電算化檔案的輸出、管理與保存、利用等環(huán)節(jié)的工作，會(huì)計(jì)電算化檔案一定會(huì)在單位的經(jīng)營管理中將發(fā)揮出更大作用，取得更明顯的效果。
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