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淺談如何做好電算化會計檔案管理工作
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隨著我國會計電算化的推廣實施，會計電算化事業(yè)得到不斷發(fā)展。會計電算檔案的管理作為單位會計基礎工作之一，在實際工作中有一些環(huán)節(jié)需按新的變化做出調(diào)整。那么實施電算化后如何做好會計檔案的管理工作呢？除了按照《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》等規(guī)定外，應該結(jié)合企、事業(yè)單位會計電算化工作的具體實踐，形成一套適應本單位的會計檔案管理辦法及制度。
會計電算化的出現(xiàn)，使傳統(tǒng)會計檔案的內(nèi)涵和外沿均發(fā)生了變化，對管理工作提出了更高的要求。只有掌握電算化會計檔案的特點才能管理好會計檔案；同時管理好電算檔案，才能充分發(fā)揮電算化信息系統(tǒng)在單位經(jīng)營管理中的作用。
一、會計電算化會計檔案的特點
眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案主要是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。現(xiàn)在財務人員采用無紙化辦公形式，所有日常工作均在計算機上完成，會計信息的管理有以下一些顯著特點：
第一，電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。表現(xiàn)突出的是存儲的范圍和領域擴大了。它不僅保留了傳統(tǒng)意義上的紙介質(zhì)會計檔案，而且還新增了存儲在磁性介質(zhì)或光存儲介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)。
第二，電算化會計檔案的存貯和調(diào)用具有很高的技術要求。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。
第三，會計電算化檔案具有多形式的載體。不僅包含通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的會計資料信息載體紙張，更主要的是磁盤、光盤、存儲芯片。
第四，會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，因此對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
第五，電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。隨著單位使用的會計軟件的升級，新軟件對原會計檔案的兼容應于考慮，即會計電算化檔案更需要科學地管理。
二、如何做好電算化會計檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的輸出、管理與保存、利用等方面的工作。
第一，做好電算化會計檔案的輸出。所謂電算化會計檔案的輸出是指在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)打印拷貝存儲到存儲介質(zhì)上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。平時采用計算機打印輸出會計憑證、銀行日記賬和現(xiàn)金日記賬，并把打印的活頁賬裝訂成冊。總賬及一般賬簿可按年打印。年末應把完整的賬套數(shù)據(jù)備份出來，存入光盤或磁盤。另外還應收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統(tǒng)；財務軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
第二，做好電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應采用雙備份法進行數(shù)據(jù)的備份，并且在每份備份上注明形成檔案的時間與數(shù)據(jù)文件容量、版本型號，并貼上寫保護字樣，存放在兩個不同的建筑物。并選擇遠離磁場、防火、防潮、防塵的場所等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，如每半年復制一次，且最好復制雙份存放在不同的地點，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生用現(xiàn)在的高版本軟件不能查閱調(diào)閱原會計檔案或者產(chǎn)生某些預料外的錯誤。因此，建議在系統(tǒng)管理員配合下，會計電算化檔案除保存各版本的原備份賬套外還應保存其升級后的會計賬套，二者的一致性是非常必要的。
第三，做好電算化會計檔案的利用。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況：一是所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的賬套恢復功能進行調(diào)閱即可；二是所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，此時可以在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統(tǒng)，然后再進行調(diào)閱。也可對原版本會計賬套進行升級，但這會受軟件功能設計的限制，不能保證完全成功。
三、電算化會計檔案的整理與再利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析，并進行科學預測，從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)，另外還可以得出本單位、本部門、甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢，使決策者在遵循市場經(jīng)濟規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實現(xiàn)會計電算化會計檔案的再利用。
電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，需要單位內(nèi)各分支、各相關人員相互協(xié)調(diào)共同完成。實行會計電算化之后，我們還應對檔案管理的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如通過用戶識別控制操作日志管理、存取、權(quán)限限制等方式加強安全保密措施，同時做好計算機病毒的防范、建立好檔案專人管理接觸制度等。
綜上所述，只要分別做好會計電算化檔案的輸出、管理與保存、利用等環(huán)節(jié)的工作，會計電算化檔案一定會在單位的經(jīng)營管理中將發(fā)揮出更大作用，取得更明顯的效果。
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