淺論電算化會計系統中核心部分的業務處理方法

淺論電算化會計系統中核心部分的業務處理方法

論文關鍵詞：填制憑證；登記帳簿；編制報表　　論文摘要：“填制憑證”、“登記帳簿”、“編制報表”仍然是電算化會計系統業務處理的核心。電算化會計仍然是以形成“憑證”、“帳簿”、“報表”;等會計檔案資料為主要任務形式。
　　
　　
　　 1 電算化會計系統中的“填制憑證”及“登記帳簿”的處理方法
　　
　　在電算化會計系統中，會計憑證包括原始憑證和記帳憑證，對這兩類憑證的處理方法，在各個會計核算軟件中有所不同。
　　記帳憑證是根據審核無誤的原始憑證登記的，有的會計核算軟件是要求財會職員手工填制好記帳憑證，再由操縱職員輸進電子計算機；有的會計核算軟件是要求財會職員根據原始憑證，直接在計算機屏幕上填制記帳憑證；有的會計軟件是要求財會職員直接將原始憑證輸進電子計算機，由計算機根據輸進的原始憑證數據自動編制記帳憑證。前兩種方法比較接近，區別只在一個是輸進已經手工寫好的記帳憑證，一個是邊輸進邊做記帳憑證，但都是把所有的記帳憑證輸進電子計算機。而最后一種方法與前兩種有很大的差別，是由計算機來做記帳憑證。
　　登記會算帳簿一般分兩個步驟進行，首先是由計算機根據會計憑證自動登記機內帳簿，其次是把機內會算帳簿打印輸出。
　　
　　2 電算化會計系統中的“填制憑證”及“登記帳簿”的特點
　　
　　2．1 憑證中各數據項根據類型、范圍和勾稽關系進行有效控制。如會計分錄中的會計科目必須在設置的會計科目表中已經存在，并且是最底層的明細科目；根據當前科目的屬性確定是否具有某些項目，如往來單位、結算單據號碼等；借貸方金額必須相等才能保存；事先確定的借方或貸方必有或必無科目、非法對應科目等；編號可以自動連續；日期可以限制順序等。
　　2．2 鍵盤操縱較之手工處理的“筆誤”更輕易發生“誤操縱”，因而“;憑證填制”在操縱功能上分為“填制”、“修改”、“刪除”等步驟，以進行正確性控制。
　　2．3 填好的憑證同樣需要“審核”，電算化系統的審核可在程序中再次檢驗憑證的正確性。
　　2．4 “登記帳簿”之前可以“匯總”，而不是必須匯總；電算化系統可根據需要隨時對任意范圍的憑證進行匯總，匯總速度較快且正確；計算機不會因疏漏出現總帳與明細帳登記結果不一致的情況，當然在記帳之前則不必進行“試算平衡”。
　　2．5 “登記帳簿”只是憑證數據的確認過程，而不是抄寫或復制過程。這一簡單的過程明確了“工作底稿”與正式會計檔案之間的界限，具有非常重要的意義。
　　
　　3 電算化會計 “填制憑證”內容的輸進方法
　　
　　3．1 業務摘要輸進
　　憑證輸進中有很多常用會計詞匯，而不少會計軟件提供了用戶級的詞匯庫，可將常用詞匯預先存儲起來，并配以自定義的代碼，輸進憑證時調用自定義詞匯，可進步輸進速度。如金蝶軟件提供兩種快速復制摘要的功能，在下一行中按“……”可復制上一條摘要，按“//”可復制第一條摘要。同時，系統還設計了摘要庫，在錄進憑證過程中，當光標定位于摘要欄時，按F7或單擊「獲取」按鈕，即可調出憑證摘要庫。選擇所需的摘要即可，在這個窗口中，您還可以新增、刪除或引進摘要。
　　3.2 科目代碼輸進
　　很多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會計職員記不正確的科目多為明細科目，其所屬總賬科目或上級科目一般較明確，輸進此類科目時，只輸進到其上級科目的代碼，由于系統只能接受最明細的科目，此時將打開科目代碼表，并指向剛輸進的上級科目，所要查找的明細科目應就在四周，省往多余的翻頁查找操縱。會計科目獲取按F7或用鼠標單擊窗口中的「獲取」按鈕，可調出會計科目代碼。
　　3.3業務金額輸進
　　在輸進完多貸或多借的分錄后，輸進一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸進，省往人工計算合計的麻煩，像用友(安易)等大多數商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。如金蝶軟件對已錄進的金額轉換方向，按“空格”鍵即可；若要輸進負金額，在錄進數字后再輸進“-”號即可；金額借貸自動平衡---“CTR F7”；憑證保存---F8。
　　3.4會計分錄編制
　　會計分錄盡可能細。在編制記賬憑證時，應盡可能地具體，甚至可以每張原始憑證編制一條分錄，摘要也應具體說明。沖減收進或用度以紅字或負數反映。在輸進收進和用度類科目的記賬憑證時，假如發生額的方向與該類科目余額方向相反，如沖減收進或用度，應將金額以紅字或負數方式輸進到與該類科目的余額相同的方向，收進類為貸方，用度類為借方�！　�會計分錄是記帳的直接依據，根據會計分錄登記帳簿時，會計實務要求做到帳證相符。傳統的手工會計方式下某些會計分錄是經過人們大腦的分析，采用相反的顏色登記到帳戶相反的方向中往的。會計上，期間用度類帳戶一般是借方分析多欄式明細帳，平時發生的各項業務登記到借方，只有到結轉用度帳戶時，才從貸方轉出，出現貸方發生額。例如：“壞帳預備”是按照“應收帳款”期末借方余額的一定比例提取的，若“壞帳預備”期末貸方余額大于按照“應收帳款”期末借方余額的一定比例提取時，就要將其差額沖減“治理用度”，傳統手工會計分錄如下：
　　借：壞帳預備×××
　　貸：治理用度×××
　　會計職員根據這個會計分錄登記“治理用度”明細帳時，由于“治理用度”是借方分析式多欄帳且平時不出現貸方發生額，會計職員必須經過大腦分析，用紅字（分錄本身是藍字）登記到“治理用度”相應明細帳戶的借方，從而造成帳證方向不一致。而在電算化會計中，計算機記帳不可能象人腦那樣分析，它會盡不猶豫地登記到“治理用度”相應明細帳戶的貸方，從而造成手工與機器登記的治理用度借貸方發生額不等（借方手工大，貸方手工為零），影響會計報表編制的正確性（計算機自動編表一般是用“治理用度”帳戶的借方發生額編表，而不用借貸方發生額差額，即凈發生額編表）。究其原因，是傳統會計不規范處理所致。會計職員應適應這種變化，將會計分錄變換成如下分錄，就不會出現上述題目。
　　借：治理用度×××（紅字）
　　貸：壞帳預備×××（紅字）
　　實務中，還有一種編制會計分錄的做法也需要加以規范。例如：某采購員出差借款4000元，采購回來報銷，差旅費及補助等共支出3200元。假設借款時已作其他應收款處理，該采購員所花的用度記進“治理用度”。傳統會計實務通常編制一張收款憑證作如下會計分錄：
　　借：現金800
　　貸：其他應收款-××4000
　　這治理用度－3200
　　這樣在計算機帳務系統中，若定義的憑證類型是收、付、轉形式，以收款憑證錄進該憑證，又會產生上述同樣的題目，正確的做法是編制兩張記帳憑證：一張收款憑證（800）和一張轉帳憑證（3200），會計分錄如下：
　　借：現金800
　　貸：其他應收款800
　　借：治理用度3200
　　貸：其他應收款3200
　　3.5 改錯更正
　　發生錯賬，假如是當月的未登記賬憑證，可直接修改，假如是已登賬甚至以前月份的記賬憑證，可沖銷錯誤憑證，然后重新填制正確的記賬憑證。有不少會計核算軟件還提供反記賬、反結賬的功能，反結賬功能可將會計期間推前，然后將未結賬的記賬憑證用反記賬功能返回到未記賬狀態，再加以修改。
　　
　　4 編制會計報表
　　
　　編制會計報表工作，在通用會計軟件中都是由計算機自動進行的，一般都有一個可由用戶自定義報表的報表天生功能模塊，它可以定義報表的格式和數據來源等內容，這樣無論報表如何變化也都可以適應�！兑幏丁芬幎ǎ骸皶�計報表之間、會計報表各項目之間，凡有對應關系的數字，應該相互一致。本期會計報表與上期會計報表之間有關的數字應當相互銜接”，多數會計報表軟件都具備按照這一規定自動進行核對的功能。
　　編制會計報表，是會計工作中的重要組成部分，也是階段性地完成會計核算任務的標識性工作。在電算化會計系統中，更給這一傳統工作任務賦予了新的活力。
　　在會計核算軟件中，編制會計報表分為兩個步驟。第一步是設計階段，有兩方面的設計任務，一是“會計報表格式設計”;，二是“數據來源定義”；第二步是使用階段，在一定會計期間，即可自動天生當期會計報表的結果。設計完成的會計報表可以長期使用。天生會計報表的過程快速正確，可以進行正確性檢驗和審核。會計報表之間隨時可以橫向或縱向的匯總或比較分析。
　　由于會計報表軟件帶來的方便性，較之傳統會計方法，可以編制更多、更具體的會計報表，為治理提供更及時、更有用的會計信息。

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