對電算化會計中會計方法的思考

對電算化會計中會計方法的思考

信息新技術促使人們改變原先的思維方式，重新考慮新的。美國前會計學會會長井尻雄士教授在80年代初提出了“三式簿記”新概念，美國的阿妮塔�；籼m德等教授提出基于事件驅動法的事項會計，主張打破原有復式記賬原理，變原有的貨幣反映為多維反映，他們的都是建立在信息新技術的基礎之上的。雖然信息新技術的日新月異，使會計學者從不同的角度重構未來的會計格局，但這種重構必須是會計性與信息新技術科學性的相互融合與完美結合，忽視其中的任何一方，都會使會計的受到。基于這一認識，這里對電算會計中的若干會計方法加以探討。　　一、電算會計中借貸記賬法是否不適用　　在借貸記賬法中，“借”既可以表示增，也可以表示減，而“貸”既可以表示減，也可以表示增，盧卡。帕喬利提出的復式借貸簿記方法之所以幾百年來一直為人們所推崇，正是因為其“有借必有貸，借貸必相等”的錙銖必較、涇渭分明的科學原理�！　”M管我國會計實務也曾一段時間對增減記賬法和收付記賬法情有獨鐘，但最終仍達成共識，采用了國際上通用的借貸記賬法�！　”举|上說，在借貸記賬法中，借和貸只是代表一種符號，而其實質則是“有借必有貸，借貸必相等”。換句話說，不管是在手工會計中，還是在電算會計中，衡量記賬憑證是否采用借貸記賬法，主要看其是否體現“有借必有貸，借貸必相等”的基本原則。在電算會計中，盡管記賬憑證庫文件的數據結構有“借貸金額”型、“借貸方向”型和“借貸科目”型等幾種，但萬變不離其宗，其基本實質都是通過記賬憑證編號維系著憑證的借貸記賬法�！　∮腥艘詴�計軟件常以正、負號分別替代借、貸符號為由，企圖說服人們相信這一記賬法已經難以勝任新形勢。應當注意的是，即使借、貸符號在數據庫中不采用“借”和“貸”加以表示，也并不表明借貸記賬法就可放棄。不可否認，在將借貸記賬憑證的發生額登錄到總賬之后，對于登賬后所結計的期末余額往往以正數表示借方余額，而以負數表示貸方余額，甚至在借貸庫文件中只設一個金額字段，在該字段中分別以正負號表示借貸方。但所有這些標記都沒能改變“有借必有貸，借貸必相等”的規則，其實質仍然是借貸記賬法。這里的正、負號與增減記賬法的增減符號的屬性風馬牛不相及�！　�從長遠來看，隨著原始憑證的逐步化，記賬憑證的自動生成勢在必行，屆時，何種記賬方法使自動生成更可行，當然要根據其科學性而定。智能軟件的設計憑借的是科學的方法和嚴密的思維與推斷，而經過了數百年磨練的借貸記賬法，無疑是未來智能專家設計會計軟件的最佳選擇。當然，一味否定增減記賬法的科學性也是錯誤的�！　≡跈C之中，當采用增減記賬法填制記賬憑證之后，我們完全可以編寫一段簡短的程序將其轉換為借貸記賬法下的相應記賬憑證。其轉換的主要依據是各該科目的記賬符號與所屬科目類別。以從銀行提取現金為例，在增減記賬法下，增記“現金”，減記“銀行存款”。現金和銀行存款都是資產類科目，對資產類科目，其增加就轉換為“借”，其減少就轉換為“貸”。依此，也可將借貸記賬法下的憑證轉換為增減法下的憑證�！　∈聦嵣�，過多地去研究借貸記賬法與增減記賬法如何在計算機中運行是不明智的�！　∫驗檫@兩種方法僅是用于數據的輸入而并非是用于信息輸出，換句話說，記賬方法與信息用戶的需求無關，信息用戶所需要的會計信息主要是以會計科目為標識的發生額或余額（至少當前是如此）。　　二、“反結賬、反記賬、取消審核”的可行性　　至今，尚有不少會計核算軟件設置“取消審核”、“反記賬”、“反結賬”的功能。在實際工作中，這些設置的確給會計人員的會計處理帶來許多方便，盡管許多學者對此提出異議，但不少實務工作者卻對其依依不舍。有的學者甚至認為，在計算機特定的工作環境中，反記賬的作用不可替代。其理由是，在實際工作中存在大量錯誤的記賬憑證，如果不施行反記賬的做法，則將導致賬簿中存在大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用�！　∷�謂電算化會計中“反記賬”，事實上也就是將一批原先已經登錄到賬簿上的發生額從各該賬戶再予以扣減，使各該賬簿恢復至該批憑證登賬之前賬簿的發生額和余額狀態。毋庸置疑，沒有人會贊同手工會計下采用“反記賬”。對手工的賬簿記錄，為了保證其有案可稽，當其發生錯誤時，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄寫。同時，對兩種出錯情況的更正應當分別加以嚴格處理：一是登記賬簿時所發生的錯誤，“應當將錯誤的文字或者數字劃紅線注銷，但必須使原有字跡仍可辨認”；二是由于記賬憑證錯誤而導致賬簿記錄發生錯誤的，則“應當按更正的記賬憑證登記賬簿”。在實際工作中，由于記賬憑證出錯而導致賬簿記錄發生差錯時而發生。一般采用兩種方式進行相應的修改：一是紅字沖銷法，二是補充更正法。這些詳細而又具體的規定所強調的一點，那就是對出錯之處必需留有修改的痕跡�！　≡陔娝銜�計之中，記賬錯誤和記賬憑證填制錯誤仍然在所難免。但由于計算機特定的工作環境，迫使我們不得不改變手工會計原有的更正作法。雖然紅線注銷法在電算會計中難以操作，但對出錯的電子數據，卻不能不留下修改的痕跡。解決的辦法只有一個，保留錯誤電子數據，另作更改的記賬憑證，并據以登錄賬簿，換言之，要將正與誤兩張憑證同存于會計檔案之中，同時，其所登錄的正與誤兩處賬簿記錄并存于同一賬簿之中�！稌�計核算軟件基本功能規范》第十八條也作出與上相同的規定：“發現已經輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字沖銷法或者補充憑證法進行更正；記賬憑證輸入時，紅字可用‘－’號或者其他標記表示”。　　由上可見，不管是手工，還是電算化會計，對出錯的修改均強調留有痕跡�！　∈聦嵣�，在電算化會計中，由于數據的修改在技術上可不留痕跡，因而更需要對留有痕跡予以強調�！　》唇Y賬的錯誤做法也是顯而易見的。當期末已經結賬并編制會計報表之后，如果將其“反結賬”，則意味可以對該給賬月繼續輸入憑證數據，無論這些新憑證是否已經記賬，都存在賬表不一致的錯誤，而當根據其登賬后的賬簿重新編制報表，擺在人們面前的兩張報表是絕不相同的。如果某一會計期反復操作結賬與反結賬，并生成相應會計報表，會計信息的生成不啻是在搞數字游戲！　　進而言之，將“取消審核”、“反記賬”與“反結賬”同時使用，其后果更不堪設想：結賬后可以再增減當月業務，賬簿錯誤可以在原錯誤之處不留痕跡加以修改，而業已記賬和編制報表的記賬憑證在取消審核后又可對該記賬憑證的電子數據不留痕跡地修改，承認這種逆操作的合法性，又置會計的證、賬、表勾稽關系于何地？　　它只會給制假者提供機會，而對電算化內部會計控制百害而無一利。這種只顧及方便操作者而不考慮會計信息可靠性的做法，還需要會計工作規范嗎？商品化會計核算軟件首先要評審，正說明會計軟件必須遵守包括證、賬、表等操作在內的工作規范之重要�！　”举|上說，上述所有的逆操作，其最終目的都是為了對記賬憑證庫文件上的電子數據作不留痕跡的修改。事實上，發現證、賬錯誤而采用紅字（“－”號）更正法或補充更正法填制記賬憑證，再據以登記賬簿、會計報表，并不會給會計人員帶來太多麻煩。無論是結賬前作為當月憑證的更改，還是結賬后作為下月的憑證的更改，對會計人員來說都是舉手之勞，何況證、賬的錯誤畢竟不會太多，因而不至于導致賬簿中存在大量無用的冗余信息，對會計信息的使用。　　三、產品成本是否改弦易轍　　在成本核算過程中，由于各企業生產組織特點和生產工藝流程的不同，致使至今難有通用的成本核算軟件面市。隨著經濟全球化進程的加快，電子商務活動的普遍展開，成本核算受外部環境影響與日俱增。首當其沖的是，定制式的生產方式及由此而形成的“適時生產控制”（JIT）等生產理念和生產模式。在定制式生產情況下，按批量計算的分批法似可適用，然而，由于成本計算方法的選擇除了要考慮生產組織特點之外，還應當視企業的生產工藝流程而定，即使未來企業生產快捷，但其各自的生產工藝流程的差異卻永遠存在。無論是單步驟連續式生產。還是多步驟連續式生產，抑或是多步驟裝配式生產，都必須在這分批法前提之下再根據各自的生產工藝流程以及管理要求確定各車間、部門的成本計算方法�？磥恚瑐鹘y成本計算方法諸如逐步結轉分步法、平行結轉分步法等仍有其存在的必要，只是面對日新月異的外部環境，考慮如何將新酒裝入舊瓶而已。　　成本信息細化也許是未來的趨勢。未來市場的競價、壓價的競爭使企業不得不從內部挖掘潛力。以產品為主線，集成了產品設計／制造／控制層的“計算機集成制造系統（CIMS）的問世，使產品的管理決策、設計開發、加工制造等過程和經營控制等過程通過計算機地聯結為一個整體，把管理和技術的信息直接用來控制機器進行加工，最大程度地實現了縱向集成，進而極大地提高企業在市場中的競爭力。而在這一背景下，以作業成本管理（ABCM）與”成本企畫“（TC／CD）為代表的兩大成本管理方法崛起并表現出卓越的成效，并以此為基礎，”作業量基準成本計算“（ABC）和”目標成本計算“崛起而成為成本計算的生力軍，傳統的成本計算方法無論從其形式還是都面臨著挑戰。例如，采用分批法雖然按產品生產周期計算產品成本計算最終產品，但借助于計算機的海量存儲的優勢，將周期再分割成若干時間段（甚至以天為單位）進行明細計算、匯總與報告，無疑更能適應成本管理的需要。同時，以最終產品為計算對象也顯得粗糙與不適時宜，代之而起的則可能是細分至工序、半成品、在產品的成本計算，如此，生產費用在完工產品和在產品之間分配也必然要賦予新的內容。　　EXCEL表處理軟件在會計中的使用似乎給了我們許多的啟迪。財務會計報表上的各項信息，盡可以通過公式定義的方式對其取數來源詳加規定，繼而運行報表生成模塊，瞬間編制出所需的報表。從本質上說，輔助生產費用分配、制造費用分配以及成本計算單等賬表數據都是一系列關系型二維數據，均可以使用EXCEL軟件定義、計算并生成用戶所需的成本信息。隨著表處理軟件功能的日益增強，各種產品成本的計算可望實現真正意義上的“頻道點播”�！　⊥瑫r，由于數據倉庫、數據挖掘以及聯機處理（OLAP）等技術的采用，成本信息的電子化與實時化呼之欲出，成本計算方法可望日趨準確、科學，成本分析與管理也必將為決策者提供可靠的信息支持。

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