計算機技術(shù)在檔案管理中的運用淺析
計算機技術(shù)在檔案管理的收集、存儲、檢索及保護方面的應(yīng)用，使得檔案管理更加的方便快捷，下面是小編搜集整理的一篇探究計算機技術(shù)在檔案管理運用的論文范文，歡迎閱讀查看。
【摘 要】現(xiàn)代社會，對于計算機技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，計算機技術(shù)在檔案管理中的作用也日漸明顯。本文主要闡述了計算機技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用，對計算機技術(shù)在檔案管理工作中的主要作用展開分析。
【關(guān)鍵詞】計算機技術(shù);檔案管理;作用
在檔案管理工作中應(yīng)用計算機技術(shù)可以大大提高檔案管理者的工作效率，使得檔案管理向著現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化的方向發(fā)展。計算機技術(shù)在檔案管理中的合理運用，具有非常重要的意義，能夠推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
一、計算機技術(shù)在檔案管理工作中的具體應(yīng)用
(一)建庫工作
建立檔案數(shù)據(jù)庫就是將各種信息錄入數(shù)據(jù)庫中，形成一個龐大的系統(tǒng)，尤其是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理中，主要服務(wù)對象是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)各辦，村居、學(xué)校等，其檔案數(shù)量大，內(nèi)容雜，如果單一的管理起來并不方便，尤其是在查找的時候，很難迅速的找到。如果建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫進行檔案的管理就會相對比較方便。建立數(shù)據(jù)庫是一項周期很長的工程，需要不斷的完善與改進，這樣才能適應(yīng)信息的不斷變化。
(二)檔案歸檔管理
檔案的歸檔管理是收集待歸檔的收發(fā)文件、科研項目成果、計劃總結(jié)方案等文件。在機關(guān)事業(yè)單位，主要以日常工作形成的往來文件為主要的待歸檔文件;在農(nóng)村，主要以土地管理、戶籍管理、計生服務(wù)、股份分配等工作形成的文件為重點的待歸檔文件;在學(xué)校，主要是以教師研究項目成果、學(xué)生獲獎作品為特色的待歸檔文件�？傮w來說，檔案歸檔的及時性要求越來越高，計算機技術(shù)在檔案歸檔管理中將扮演著越來越重要的角色。
(三)檔案整編
檔案已經(jīng)迎來信息化時代，未來很可能會走上無紙化時代。計算機技術(shù)在檔案整編過程中為檔案管理人員提供了很大的便利。在計算機系統(tǒng)中，將檔案分類，由檔案管理人員設(shè)置一定的操作權(quán)限，將檔案進行保存管理，一般該系統(tǒng)不容許其他人隨便進入，以防檔案信息泄露。計算機技術(shù)在檔案整編中為檔案管理人員提供了一個很好的操作平臺，檔案管理人員對檔案的整編工作只需要通過計算機進行整理操作，無需進行紛繁的紙質(zhì)化的檔案整理，減少了工作量。
(四)檔案查閱管理
計算機為檔案查詢提供了很多的方式，比如模糊查詢、條件查詢、關(guān)鍵詞查詢等。對于各種信息都能夠根據(jù)所輸入的內(nèi)容進行快速的檢索，使得檔案管理人員能夠迅速找到要調(diào)用的資料，方便快捷。通過計算機技術(shù)查詢出來的檔案信息，可以清楚的觀看到檔案的案卷以及之前被借閱的情況。
二、計算機技術(shù)在檔案管理工作中的主要作用
(一)應(yīng)用計算機技術(shù)可以保管大量的信息
現(xiàn)代社會，檔案的數(shù)量越來越多，而計算機技術(shù)的應(yīng)用，使得各種信息都能夠錄入系統(tǒng)，大大減少了紙質(zhì)檔案所帶來的空間以及存儲成本問題的出現(xiàn)，僅僅使用一張光盤或一個硬盤就能存儲大量的信息。鄉(xiāng)鎮(zhèn)在進行檔案管理時，需要將各種業(yè)務(wù)文檔、人事信息等統(tǒng)一的管理起來，如果都以紙質(zhì)的形式存檔，那么鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門的存儲空間難以滿足發(fā)展要求，到時候需要調(diào)閱檔案時也是件非常麻煩的事情。如此多的檔案信息，采用計算機技術(shù)進行管理，不僅節(jié)約了存儲空間，還使得檔案管理在信息技術(shù)如此發(fā)達的今天，能夠沉穩(wěn)應(yīng)對形式嚴峻的信息化社會。
(二)應(yīng)用計算機技術(shù)可以實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化
計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使得檔案信息逐漸趨于數(shù)字化。原有的紙質(zhì)化檔案不僅不易保管，容易破損，并且在存儲搬運的過程中也會浪費一定的勞力物力，然而將紙質(zhì)的檔案錄入或掃描到計算機當中，使得各種信息都能夠存儲到計算機當中，在進行管理時會更加的方便，并且進行借閱時也不會出現(xiàn)磨損的情況，這樣也減少了檔案信息的丟失。數(shù)字化的檔案信息在解決民生方面也具有重要的作用。如在農(nóng)村地區(qū)，農(nóng)民領(lǐng)取低保時，只需要帶著身份證就可以從計算機中找到個人的信息，查找迅速方便。對于個人的婚姻證明，也可以輕松從網(wǎng)上調(diào)取，人們不需要專門跑到檔案管理部門去取紙質(zhì)的檔案，而是以電子版的形式出現(xiàn)，這樣不僅可以使得資料能夠重復(fù)利用，也提高了檔案信息的傳播速度。
(三)應(yīng)用計算機技術(shù)可以達到深化檢索的目的
計算機具有強大的信息處理功能，無論是輸入還是存儲信息都比手工寫到紙上要快速的多，同時計算機還具有一定的邏輯推理的判斷能力，例如在進行檔案的檢索時，只需輸入相關(guān)的內(nèi)容就會出現(xiàn)大量的類似的信息，讓檔案管理人員能夠快速的找到想要尋找的信息。若是由檔案管理人員進行手工查找，在檔案數(shù)量越來越多的情況下，手工檢索的效率越來越低，有時候，工作人員找很久都找不到需要的檔案資料，這是非常浪費時間的。利用計算機進行深化檢索，查全率與查準率為百分之百。例如領(lǐng)導(dǎo)要視察農(nóng)村地區(qū)的'征地情況，只需將該地區(qū)的名稱輸入檢索就可以很快找到相應(yīng)的信息，并且能夠清楚的觀看各村各隊的征地情況。
(四)應(yīng)用計算機技術(shù)有利于檔案統(tǒng)計工作和目錄中心建設(shè)
計算機技術(shù)在檔案管理的收集、存儲、檢索及保護方面的應(yīng)用，使得檔案管理更加的方便快捷。在檔案的收集統(tǒng)計工作中，將檔案按數(shù)量及結(jié)構(gòu)進行有效的分類之后，按照不同的分類方式進行統(tǒng)計管理，能夠清晰的將未歸檔的檔案找出來，然后及時的由工作人員進行督促收集檔案。為了更好的進行分類管理，需要給檔案進行編寫目錄�？梢岳孟鄳�(yīng)的計算機軟件，實現(xiàn)自動生成目錄功能，也可將較為零碎的信息進行分類歸整，使得檔案信息更加的有條理。尤其在構(gòu)建社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作方面，應(yīng)用計算機技術(shù)管理檔案，可以大大減少檔案管理人員的工作量，并且為群眾查檔用檔提供快速便利，為新農(nóng)村的建設(shè)增添了一抹風(fēng)采。
結(jié)束語：
應(yīng)用計算機技術(shù)在檔案管理中進行應(yīng)用，可以實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，達到深化檢索的目的，大大提高檢索的效率，并且有利于檔案統(tǒng)計工作和目錄中心的建設(shè)。計算機技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著巨大的作用，尤其是給鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理帶來了諸多的便利。為更好的利用計算機技術(shù)在檔案管理上的優(yōu)勢，應(yīng)加大對計算機技術(shù)的推廣，不斷推動檔案管理向著現(xiàn)代化的方向前進。
參考文獻：
[1] 徐雪華.淺議檔案管理工作中存在的問題及對策[J].青春歲月.2011，11(06)：203-204
[2] 張秀英. 提高檔案人員的素質(zhì)推進檔案信息化建設(shè)[J]. 內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟. 2011，12(22)：29-30
[3] 崔靜. 淺談計算機技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用[J]. 信息系統(tǒng)工程. 2012，12(08)：104-105
【計算機技術(shù)在檔案管理中的運用淺析】相關(guān)文章：
5.淺析計算機技術(shù)在消防系統(tǒng)中的應(yīng)用