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Word軟件的幾個使用技巧
Word軟件是我們在日常辦公和教育教學中最常用的office辦公軟件之一,在使用過程中,經常遇到各種問題,有些小問題不大,但是如果解決不了的話,使用起來會很不方便,筆者將自己遇到的一些問題加以總結,希望能對使用者有所幫助。
一、去除文檔中的“↓”標記。
因為工作關系,我們經常需要從網上下載一些資料,當這些資料保存在WORD文檔中后,有時在段落后會有“↓”的標記,這些標記是一種人工換行符,也叫手動換行符,類似于回車鍵的換行符,這往往會影響到以后排版的效果,要是一個一個的刪除的話太過繁瑣,那么怎樣才能很快地消除它,通過實踐我總結了兩種方法:第一種方法就是在打開word粘貼時,可以選擇:編輯-選擇式粘貼-無格式文本。
但是這種方法只能粘貼無格式的文本,如果資料中包含表格或圖片就無法保存,那么對已經保存到WORD當中內容怎樣刪除這些標記呢?可以采取以下步驟來實現:
(1)首先選中要查找替換的文本內容。
(2)執行“編輯”——替換——單擊“特殊字符”按鈕——打開“特殊字符”列表。
(3)從“特殊字符”列表中選擇“人工換行符”,在查找內容中會出現“^l”標志。
(4)在替換內容框中單擊鼠標后,什么內容也不輸入,單擊——全部替換,即可刪除“↓”標記。
(5)如果想換成普通的段落標記,則在替換內容框中選擇特殊字符——段落標記——全部替換即可。
二、刪除空行
對于文章中的空行,手工刪除也是一件很麻煩的事情,其實想一下空行的特點,也就是多個“段落標記”連在一起,那么我們用Word 2000的替換功能就可實現刪除文章中的空行。打開“”菜單中的“替換”對話框,把光標定位在“查找內容”輸入框中,按下“高級”按鈕,選擇“特殊字符”中的“段落標記”兩次,在輸入框中會顯示為“^p^p”,在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標記”,即“^p”,然后按下“全部替換”按鍵,可刪除單行的空行,對于多行空行,可進行重復替換,直到刪除全部的空行為止
三、在WORD文字排版時,設置段落縮進時,使用“厘米”作為度量單位有時不直觀,在WORD中可以設置“字符”作為度量單位。那么如何修改設置呢,我們可以采取以下具體的操作步驟:
(1)在打開的WORD軟件中,執行“工具”——“選項”命令,在彈出的“選項”對話框中,選擇“常規”選項卡。
(2)選中“使用字符作為單位”復選框,單擊“確定”即可。
這樣再打開文檔進行設置時,度量單位就是字符了。
四、關于頁眉頁腳
1、怎樣使WORD文檔只有第一頁沒有頁眉,頁腳?
(1)選擇文件—頁面設置-在“版式”選項卡中設置頁眉和頁腳,選中“首頁不同”。
(2)選擇視圖—頁眉頁腳—將鼠標放在頁眉頁腳處,刪除頁眉和頁腳的文字,應用范圍選擇“段落”。
(3)單擊確定之后,首頁就不再顯示頁眉頁腳了,此方法同樣可以用于首頁和其余頁設置不同的頁眉頁腳。
2、如何刪除頁眉線?
默認情況下,添加文檔的頁眉頁腳之后,在頁眉底部會出現一根單線,稱為頁眉線,如果想修改或移除頁眉線可以采用以下步驟:
(1)視圖—頁眉頁腳命令,出現頁眉區。
(2)打開格式—邊框和底紋對話框,選擇“邊框”選項卡。
(3)在“邊框”選項卡中,選擇“無”選項,除去頁眉線,也可以從“線型”“寬度”列表中選擇其它設置來修改頁眉線。
(4)在“應用范圍”下拉列表中選擇“段落”。
(5)單擊確定按鈕,單擊“頁眉頁腳”工具欄中的“關閉”按鈕,返回文檔即可。
五、關于雙面打印文檔的設置
有的文檔,如書籍、講義等需要執行雙面打印。可以進行如下設置:
(1)打開要雙面打印的文檔。
(2)單擊“文件”—“頁面設置”,選中“對稱頁邊距”復選框,調整左右的頁邊距,以便當雙面打印文檔時,對開頁的內外惻頁邊距寬度相等。
(3)打開“打印”對話框,在“打印”下拉列表中選中“奇數頁”選項,單擊“確定按鈕,先打印奇數頁。
(4)打印完后,將紙重新放入進紙口,打開打印對話框,選擇“偶數頁選項,單擊“確定”,再打印偶數頁。
以上方法適用于大量文字打印時,以節省時間。如果只是少量文字的話,只要在“頁面設置”對話框中,設置好“對稱頁邊距,再在“打印”對話框中選擇“人工雙面打印”復選框,打印時再逐頁放回進紙口即可。但是如果沒有設置好的話,會使雙面打印的效果不理想。
六、其他幾個常用的設置
1、快速將WORD中有關內容進行大小寫的轉換,比如一句全大寫的轉為全小寫的 。首先選中要更改的內容,執行格式—更改大小寫—小寫。
2、用word寫東西時字距老是變動,有時候自動隔得很開,有時候進入下一行的時侯,上一行的字距又自動變大了,這是為什么?怎么糾正? 是因為自動對齊的功能,格式—段落—對齊方式可以選。還有允許斷字的功能如果選上,就不會出現你說的情況了。
3、在使用WORD的樣式之后,如標題1、標題2之類的,在這些樣式前面總會出現一個黑黑的方塊,雖然打印的時候看不到,但看著總是不舒服,有沒有辦法讓它不要顯示呢? “視圖”—“顯示段落標志”,把前面的勾去掉。
4、Word里面如何不顯示回車換行符? 把視圖—顯示段落標記的勾去掉或執行工具—選項—視圖—段落標記。
5、當Word為文檔自動加上編號時,您只要按下Ctrl+Z鍵撤銷操作,此時自動編號會消失,而且再次鍵入數字時,該功能就會被禁止了。
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