細化和加強業(yè)務(wù)推廣費的管理研究
推廣費指產(chǎn)品和服務(wù)推廣宣傳而產(chǎn)生的費用。把自己的產(chǎn)品、服務(wù)、技術(shù)、文化、事跡等等通過傳統(tǒng)的四大媒體(報刊、廣播、電視、網(wǎng)絡(luò))廣告讓更多的人和組織機構(gòu)等了解、接受，從而達到宣傳、普及的目的。下文對細化和加強業(yè)務(wù)推廣費的管理進行了研究。
摘 要：本文主要講述廣東南方電信規(guī)劃咨詢設(shè)計院有限公司惠州分公司針對當(dāng)前社會環(huán)境的影響和上級對業(yè)務(wù)推廣費的管控要求，結(jié)合自身業(yè)務(wù)推廣費開支和管理的實際情況，分析這類費用管控存在的主要問題，提出一些相應(yīng)的改進措施和實施方案以及這些措施和方案的創(chuàng)新新穎之處，并加大措施及方案的執(zhí)行力度來持續(xù)完善和改進惠分這類費用的內(nèi)控機制。指出重點解決了哪些問題，并對這項措施的實行所產(chǎn)生的效益效果進行了分析，指出今后努力的方向。目標(biāo)是確保這類費用可控可管，能順利完成總公司2014年下達的管控指標(biāo)。
關(guān)鍵詞 ：加強 業(yè)務(wù)推廣費 管理
黨的“十八大”召開后，根據(jù)中央“八項規(guī)定”、“六項禁令”精神嚴格管控接待類及禮品類費用。近幾年，廣東南方電信規(guī)劃咨詢設(shè)計院有限公司惠州分公司業(yè)務(wù)量逐年上升，已涉及10個地市、18個區(qū)域。由于公司持續(xù)發(fā)展、市場拓展、客戶維系、內(nèi)部管理等的需要，這類成本費用呈逐年上升趨勢。此項成本費用的增長也普遍高于總體成本費用的增長速度。2014年省公司要求各專業(yè)公司業(yè)務(wù)招待費要下降40%。從目前的經(jīng)營管理狀況看，盡管惠分一直以來對這項費用也有采取相應(yīng)的管控措施，但針對目前嚴峻的形勢，成本下降壓力仍較大，施行成本管控進一步精細化勢在必行。
一、業(yè)務(wù)推廣費管理現(xiàn)狀
業(yè)務(wù)推廣費是指與分公司生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的業(yè)務(wù)招待、業(yè)務(wù)應(yīng)酬及業(yè)務(wù)禮品等費用。財務(wù)核算口徑包含：業(yè)務(wù)招待費、業(yè)務(wù)宣傳費。
業(yè)務(wù)推廣費的管理構(gòu)架及職責(zé)：
預(yù)算管理中心：負責(zé)業(yè)務(wù)費的歸集、核算、信息發(fā)布及預(yù)算指標(biāo)的分解、調(diào)整、控制。
市場經(jīng)營部：負責(zé)市場線條業(yè)務(wù)費的預(yù)算編制、預(yù)算申請、預(yù)算控制、總體統(tǒng)籌。
生產(chǎn)部門：負責(zé)生產(chǎn)線條業(yè)務(wù)費的預(yù)算編制、預(yù)算申請、預(yù)算控制、總體統(tǒng)籌及配合市場線條業(yè)務(wù)費的預(yù)算執(zhí)行。
綜合部：負責(zé)綜合行政線條業(yè)務(wù)費的預(yù)算編制、預(yù)算申請、預(yù)算控制、總體統(tǒng)籌。
其他職能部門：負責(zé)本部門業(yè)務(wù)費的預(yù)算申請、預(yù)算控制。
二、問題呈現(xiàn)
(一)業(yè)務(wù)招待費管控缺陷
1、開支只是隨既成習(xí)慣，缺乏一些指引性的或分類的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
2、日常接待沒有簽訂、篩選一些協(xié)議餐館，少利用一些可降價空間。
3、有些內(nèi)部會議費沒有提供會議資料，納入了業(yè)務(wù)招待費開支。
4、缺乏一套內(nèi)部、外部招待工作的指引或手冊。(內(nèi)部資料：不公開、非正式文件)
5、沒有分解下達部門預(yù)算目標(biāo)，沒有針對性的管控考核機制。
(二)業(yè)務(wù)宣傳費管控缺陷
1、物資采購管理辦法執(zhí)行不到位。特別是供應(yīng)商入圍缺乏正規(guī)的評審程序，供應(yīng)商評審、考核管理有待加強，采購評審小組相關(guān)工作有待完善，采購人員職責(zé)不清，詢價、核價、采購、倉管職責(zé)存在交叉，不相容職務(wù)未實行嚴格崗位分離。
2、存在同一機構(gòu)辦理采購業(yè)務(wù)全過程的缺陷。供應(yīng)商入圍、合同談判、采購、領(lǐng)用、保管出現(xiàn)集中在一個部門的現(xiàn)象，不符合《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定。
3、單項采購金額1萬元以下，但出現(xiàn)同一時段多張發(fā)票連號的現(xiàn)象，原因可能是供應(yīng)商不愿簽合同、可能是為了減化手續(xù)分拆金額規(guī)避合同評審等等，存在審計風(fēng)險。
4、業(yè)務(wù)推廣費總數(shù)超出額度，而其中的業(yè)務(wù)宣傳費用額度沒有用足。原因之一是結(jié)算發(fā)票未能達到列支業(yè)務(wù)宣傳費條件。業(yè)務(wù)宣傳費科目不能精準(zhǔn)反映公司實際業(yè)務(wù)宣傳支出。
5、沒有分解下達部門預(yù)算目標(biāo)，沒有針對性的管控考核機制。
三、管控思路
(一)業(yè)務(wù)招待費管控思路
1、申請：嚴格把控事前申請流程。
2、標(biāo)準(zhǔn)：建立開支標(biāo)準(zhǔn)、接待手冊。
3、考核：下達各部門預(yù)算指標(biāo)并制定相應(yīng)的考核細則。
(二)業(yè)務(wù)宣傳費管控思路
1、申請：嚴格把控事前申請流程。
2、采購：執(zhí)行采購環(huán)節(jié)相分離原則。
3、考核：下達各部門預(yù)算指標(biāo)并制定相應(yīng)的考核細則。
四、改進措施
(一)業(yè)務(wù)招待費改進措施
1、實行事前申請
2014年起采用《業(yè)務(wù)餐費申請確認表》(分職能部門和生產(chǎn)部門)，嚴格事前申請。
2、明確接待內(nèi)容及相關(guān)原則。接待內(nèi)容包括：住宿，宴請，禮品。編制預(yù)算計劃應(yīng)本著“節(jié)儉、合理、必須”的預(yù)算原則，按照全年生產(chǎn)經(jīng)營情況，明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。宴請接待應(yīng)本著“經(jīng)濟、實惠、節(jié)約”的使用原則安排，并優(yōu)先安排在定點飯店接待，餐飲用酒原則上自帶。在業(yè)務(wù)接待中贈送的禮品，應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)法律法規(guī)要求，以宣傳企業(yè)、展示企業(yè)文化為主要內(nèi)容。不得贈送現(xiàn)金、有價證券、支付憑證和商業(yè)預(yù)付卡，以及貴重金屬和其他貴重物品。業(yè)務(wù)接待不得安排接待對象到高檔的娛樂、休閑、健身、保健等經(jīng)營場所活動。減少非必要用餐和非工作用餐，嚴格控制無客戶陪同勘察用餐，全員達成高度共識，部門負責(zé)人應(yīng)負責(zé)把好關(guān)。
3、制定接待指引手冊
綜合部梳理出一批日常接待的餐館、酒店參照指引或手冊，以提供餐館、酒店的各類信息，包括地點、電話、聯(lián)系人、主要特色菜式、其他服務(wù)項目等，在這當(dāng)中，可以選擇一些簽為協(xié)議方(協(xié)議接待點須給予低于市場價的優(yōu)惠，同意按月度結(jié)算)，按不同來訪人員區(qū)分不同檔次。
對日常的餐費也可以提前按照內(nèi)定的人均參照標(biāo)準(zhǔn)(可以進行市場調(diào)研后討論確定出一個可行的人均標(biāo)準(zhǔn))訂制幾套套餐供選擇，適當(dāng)根據(jù)市場環(huán)境、物價影響等因素適時進行調(diào)整。這樣可以將成本對比、成本管控、詢價工作前置、減少浪費，由于簽訂協(xié)議也可以享受降點優(yōu)惠，可以節(jié)約每次點菜時間，可以簽單月結(jié)，延后付款。
對各外駐點、區(qū)域的日常接待、會議會審的餐館、酒店也統(tǒng)一梳理，提供一套指引手冊。對外駐點可以區(qū)分一類地區(qū)、二類地區(qū)、三類地區(qū)等來考慮訂制套餐的人均參照標(biāo)準(zhǔn)(可以進行市場調(diào)研后討論確定出一個可行的人均標(biāo)準(zhǔn)，也可以適當(dāng)根據(jù)市場環(huán)境、物價影響等因素適時進行調(diào)整)。
6、前置、細化業(yè)務(wù)接待工作準(zhǔn)備
制定惠分接待工作總體流程、各項工作分工明確(包括收集客人信息發(fā)送溫馨提示、預(yù)訂酒店、訂餐、布置接待場地、用車安排、迎接歡送規(guī)定、禮品發(fā)放、交流資料、發(fā)言稿準(zhǔn)備等)。
7、確定人均參照用餐標(biāo)準(zhǔn)
業(yè)務(wù)接待時，需按人數(shù)及人頭用餐標(biāo)準(zhǔn)點餐，原則上不得超人均參照標(biāo)準(zhǔn)用餐。超人均標(biāo)準(zhǔn)用餐時，需向相關(guān)主管申請，說明理由，超額幅度一般不得超過20%。會議會審不得以虛增加人數(shù)方式加大用餐額度。一經(jīng)查實，將追究部門負責(zé)人及相關(guān)人員經(jīng)濟責(zé)任。
(二)業(yè)務(wù)宣傳費改進措施
1、嚴格事前申請流程
2014年起啟用《公司業(yè)務(wù)宣傳品申請確認表》，嚴格執(zhí)行事前申請流程。市場部及其他部門臨時采購必須以《公司業(yè)務(wù)宣傳品申請確認表》進行采購前申請。綜合部的批量采購一般通過訂立合同并走OA流程進行事前申請。
2、回歸采購職責(zé)
為減輕市場營銷人員(含生產(chǎn)部門、區(qū)域協(xié)助營銷人員)的工作壓力，減少多頭采購產(chǎn)生各項成本。同時，也為了規(guī)范采購管理，將市場營銷類采購職責(zé)按文件規(guī)定歸回采購部門綜合部。市場經(jīng)營部作為采購需求部門負責(zé)提出采購需求，協(xié)助采購部門做好詢價、資料收集等基礎(chǔ)工作。市場經(jīng)營部年底或年初統(tǒng)籌組織好市場營銷類采購所有供應(yīng)商的評審(至少三家供應(yīng)商)。評審會議形成采購評審意見，參加人員：綜合部經(jīng)理、市場經(jīng)營部經(jīng)理、預(yù)算管理中心經(jīng)理、相關(guān)部門工作人員及一名生產(chǎn)部門代表。并將初評意見提交公司決策委員會，公司決策委員會最終確定年度供應(yīng)商入圍名單。
3、理順采購流程
綜合部接到采購需求，由詢價員與入圍的供應(yīng)商進行洽談、確定當(dāng)期采購價格，采購數(shù)量，負責(zé)走合同評審流程，簽訂合同。采購員按合同辦理采購、申請付款，并將采購的物資與倉管員辦理驗收、交接。倉管員辦理入庫手續(xù)。入庫單隨報銷發(fā)票交預(yù)算管理中心一份。詢價員、采購員、倉管員三者必須分離，由不同的人擔(dān)任。
4、集中采購
對每年都有需求的市場營銷用品、應(yīng)當(dāng)多利用集中采購、批量采購，避免多頭采購或分散采購，以提高采購效率，降低采購成本。
5、完善庫存管理及賬務(wù)處理
倉管員按物品類別分別登記庫銷存賬。入庫時，倉管員接到采購員的入庫申請，與采購員共同檢查并清算入庫物品的類別，數(shù)量，同時倉管員登記庫銷存賬，采購員與倉管員簽名確認。出庫時，倉管員接到領(lǐng)用人的領(lǐng)用申請(領(lǐng)用出庫單)，與領(lǐng)用人共同檢查并清算出庫物品的類別，數(shù)量，同時倉管員登記庫銷存賬，倉管員與領(lǐng)用人簽名確認。對庫存物品執(zhí)行月度或季度盤查機制，由預(yù)算管理中心、綜合部相關(guān)人員、風(fēng)險管理員組成盤查小組，定期對庫存領(lǐng)用、登記、保管等工作進行內(nèi)部審查，并形成反饋制度，及時將整改意見、時間要求反饋責(zé)任部門。
倉管員按物品類別分別登記庫銷存賬，采購需求部門按需交倉管員領(lǐng)用出庫單，每次的領(lǐng)用出庫單一式三份，倉管員一份，領(lǐng)用人一份，財務(wù)一份。領(lǐng)用人按領(lǐng)用出庫單填寫報賬審批單，預(yù)算管理中心依據(jù)領(lǐng)用出庫單核銷原存貨或預(yù)付賬款，分期計入相應(yīng)成本，不再直接一次性計入成本，以便更真實反映成本客商、成本部門信息。
6、發(fā)票管理
加強采購發(fā)票的審核：對連號超過單項采購金額的，必須補相關(guān)合同評審手續(xù)。加強發(fā)票的規(guī)范管理，杜絕虛假的`發(fā)票報賬，減少稅務(wù)和審計風(fēng)險，按規(guī)定加強5000元以上發(fā)票查詢。
(三)下達費用指標(biāo)
綜合考慮影響費用的各因素，根據(jù)業(yè)務(wù)量，歷史數(shù)據(jù)，屬地管理，區(qū)域數(shù)量、上級每年管控要求、當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗和業(yè)主習(xí)慣、區(qū)域因素(廣東分一、二、三類地區(qū))等把指標(biāo)分解到責(zé)任部門。通過預(yù)算管理進行實際與預(yù)算差異對比分析，及時反饋、調(diào)整，兌現(xiàn)考評獎懲機制。
五、 創(chuàng)新及新穎之處
(一)全面管控
重點關(guān)注事前申請，事前申請是后續(xù)報賬最主要的依據(jù)之一，形成良好的事前申請習(xí)慣，對后續(xù)該費用管理提供了基礎(chǔ)，同時對業(yè)務(wù)推廣費形成事前——事中——事后整個過程進行多方位的監(jiān)督控制，加強了內(nèi)部牽制機制的改進，實現(xiàn)更有效的管理和控制。
(二)精細管理
開支標(biāo)準(zhǔn)、接待手冊、服務(wù)指南的建立、報帳要求的加強，有利于降低成本、提高效率和節(jié)省時間并進一步規(guī)避風(fēng)險，實行精細化管理。
(三)預(yù)算考核
指標(biāo)下達到主要責(zé)任部門，各責(zé)任部門在預(yù)算指標(biāo)范圍內(nèi)控制使用。各責(zé)任部門在惠分業(yè)務(wù)費管理細則的基礎(chǔ)上制定各自的業(yè)務(wù)費管控細則，層層管控，年終對管控效果進行考核和后評估。
六、解決問題及預(yù)期效果
(一)業(yè)務(wù)招待費管控重點解決問題及預(yù)期效果
1、建立了開支標(biāo)準(zhǔn)和接待手冊，有了餐館、酒店的指引手冊，工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提高，工作不依賴人，臨時接替招待工作人員的工作也節(jié)省了詢問接待信息的時間，解決了此類費用經(jīng)辦人員盲目，無序的開支。
2、宣貫力度加大，全員節(jié)支增效的意識得到提高。員工能更加清楚地界定業(yè)務(wù)費開支的范圍和額度的事前把控，非必要、非工作餐的餐費開支將會減少。
3、將管控措施與國家財經(jīng)政策及相關(guān)規(guī)定緊密結(jié)合，降低這類費用的審計和法律風(fēng)險，更符合國家目前加強管控力度的形勢。
4、隨著這些標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的既成習(xí)慣，對全年預(yù)算數(shù)據(jù)的測算也將更切實、更有把握。
5、隨著公司節(jié)支增效方案的推進，2013年的業(yè)務(wù)招待費得到明顯的控制，比上年同期下降了22%。2014年繼續(xù)完善并推行節(jié)支增效措施及內(nèi)審改進措施，計劃 要比2013年下降37.13%，力爭完成下降40%的目標(biāo)。
(二)業(yè)務(wù)宣傳費管控重點解決問題及預(yù)期效果
1、細化了供應(yīng)商評審工作，可以貨比三家，詢價、議價、優(yōu)惠條款等信息更加公開、透明。不相容職務(wù)如定價、采購、付款、保管、領(lǐng)用實行了崗位分離，采購相關(guān)部門、人員的職責(zé)更加清晰、分明，優(yōu)化了內(nèi)部采購流程，內(nèi)部牽制制度得到加強，降低了采購成本。
2、財務(wù)核算信息更加精細化，能按使用對象如實反映部門、區(qū)域的成本費用。
3、隨著公司節(jié)支增效方案的推進，2013年的業(yè)務(wù)宣傳費下降近12.64%。
2014年繼續(xù)完善并推行節(jié)支增效措施及內(nèi)審改進措施，合理開支該費用，將年度開支控制在下達預(yù)算內(nèi)。
參考文獻
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