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多校區(qū)學校學生學籍管理分析
[論文關鍵詞]高等學校；多校區(qū)；學籍
[論文摘要]本文從學校學籍管理工作的范圍及其重要性入手，結合所在學校多校區(qū)學籍管理現狀，就做好多校區(qū)學籍管理工作及相關問題進行了探討。
目前，我國許多學校存在多校區(qū)的運行模式。面對多校區(qū)運行模式，如何做好學籍管理工作，是擺在所有學籍管理人員面前的一個值得思考的問題。本文結合我校的實際，對多校區(qū)學籍管理問題作如下探討。
一、學校學籍管理的現狀及單一校區(qū)學籍管理優(yōu)勢
學籍管理模式根據辦學規(guī)模的不同，大致可分為院校直接管理和校院兩級管理兩種基本模式。院校直接管理模式是指學籍管理只設院校一級管理部門，不再設下一級管理部門，這種模式在學生人數少、學歷層次單一的院校比較普遍。校院級管理是指學籍管理設兩級管理部門，通過業(yè)務隸屬共同做好學籍管理工作。目前，我國院校學籍管理多采用校院兩級管理的模式。隨著規(guī)模的擴大，對學校人才培養(yǎng)目標的要求也由精英時代的統一模式向個性化轉變，學籍管理單純依賴傳統意義上的手工管理很難保證管理的效度。上世紀90年代初，各學校紛紛將管理手段引人到日常管理中。近幾年，隨著學校管理手段信息化程度的不斷提高，使學籍集中管理成為可能，并逐漸成為必需。
單一校區(qū)的學籍管理的優(yōu)勢主要表現在是專人管理，為學籍管理數據的準確性提供了基礎。具體表現如下:
第一，便于發(fā)現問題。單一校區(qū)的學籍管理集中在學籍管理部門的專職學籍管理人員。作為學籍管理人員，都會定期提取學籍信息進行審核。面對數萬條學籍信息，靠逐條查找是不可能發(fā)現問題的，只有通過不同口徑下的查詢、不同條件下的才可能發(fā)現問題。、匕如，某次提取學籍數據時發(fā)現和記錄數據不符，某次做氛計時兩種條件下兩次統計結果不一致等等。
第二，便于解決問題。學籍管理人員的常規(guī)工作就是做好日常的學籍異動及相關數據統計，即學生的休、復、轉、退、升降級等工作。學籍管理人員時時都在面對不同學業(yè)情況的學生，并與數字打交道，將工作做好、保證數據準確，是學籍管理工作的重點，這一點在教務管理軟件應用還不是完善階段尤為重要。學籍管理人員每天都應從系統上通過提取、匯總、統計等多種方式清點人數，審查學籍信息。如同工人師傅干久了同一項工作就生出經驗、掌握技術一樣。專人管理技術的優(yōu)勢就體現在問題出現了，能很快找出原因，在下次做同樣操作時管理人員就會格外注意，盡量避免再次出現同樣的錯誤。在我校綜合教務系統調試階段，就出現過丟失記錄的現象。由于是專人管理，每次出現問題我們都能很快發(fā)現，并利用備用庫核對、追加，及時補救，沒有給其他部門的工作帶來影響。
第三，凸現學籍管理的統一性。學籍管理工作是一項系統工作，是一項集政策與服務于一身的工作，它是由很多個獨立且又統一的工作環(huán)節(jié)構成。在單一校區(qū)，學籍管理人員同處一室又各有分工，這一模式高效率地實現了學籍管理工作的全部職責，它一方面避免了工作中相互推誘等不良現象，另一方面又在統一科室中實現相同的管理目標。在某種意義上，同一校區(qū)的就像一個小家庭，他們同居一室，各有分工，完成共同的工作中的不同細節(jié)，小家庭要做好同一件事很容易實現。
二、多校區(qū)的出現及引發(fā)的學籍管理問題
我國大學多校區(qū)產生的起因是的大發(fā)展，是我國高等教育綜合化和大眾化的必然趨勢和結果。目前我國高等學校多校區(qū)主要由院校合并及興建新校區(qū)而形成，許多院校進行著一校多區(qū)的辦學實踐，這對原有的學校管理模式提出了新課題，以往單一校區(qū)的管理模式能否在一校多區(qū)的現狀下順利運行并力求實現高質量和高效率，是擺在眾多高校領導和管理工作者面前的一個巫待解決的問題，就本文涉及的學籍管理而言，不可避免地會引發(fā)出一些問題。
上面我們已經提到，多校區(qū)的產生主要有兩種原因，一是院校合并，二是興建新校區(qū)。多校區(qū)的出現勢必導致學校的分散。多校區(qū)引發(fā)的學籍管理問題首先是管理分散與政策執(zhí)行尺度統一。對于因院校合并形成多校區(qū)的高校，這一問題尤為突出。首先，原來兩個甚至于多個獨立院校合并成一所大學，一經合并，在同一培養(yǎng)層次上，應該執(zhí)行同一學籍管理規(guī)定，并掌握相同的執(zhí)行尺度，但由于原有多校情況不同，做到這一點需要一個過程;其次，學籍管理直接面對學生、教師及家長，在高校大力開展教學改革，提倡多層次培養(yǎng)人才的今天，學籍管理的服務職能更加突出，時時刻刻地體現在日常工作中。學籍管理人員應當奉行“以人為本”的服務理念，做到“管理育人、服務育人”。再次，一所大學的各類證明證書統一管理、各類數據統一上報，這是管理中必須堅持的原則。分散管理使這些本來操作簡單的具體工作復雜化了，網絡版的教務管理軟件在多校區(qū)如何實現數據的唯一性、準確性?如何實現了數據共享?學校中更多部門關注并依賴該系統提供的數據做具體工作，解決實際問題，這是我們管理者引進軟件時期望達到的目的之一。如果數據是不準確的，那高校就沒法實現引進這樣一套系統提高管理水平的初衷。
由上可見，多校區(qū)的出現，對高校原有運行模式和管理是一種考驗。
三、做好多校區(qū)學籍管理工作的幾點建議
基于以上分析，筆者認為，要做好多校區(qū)學籍管理工作，必須著力做好以下幾個方面工作。
第一，加強業(yè)務培訓，實現政策執(zhí)行尺度的統一。實現政策執(zhí)行尺度一致，需要管理人員對相關政策有準確理解和掌握，只有諳熟有關政策，才能做好政策的執(zhí)行人。因此，加強學籍管理人員的業(yè)務培訓越發(fā)重要。各高校都按照部《普通高等學校學生管理規(guī)定》制定了一套符合本校實際情況的學籍管理實施細則。通過培訓，使管理人員了解相關法規(guī)，掌握本校相關管理文件，熟悉本職業(yè)務，逐漸成長為一名好的政策執(zhí)行人。對于那些因院校合并產生的多校區(qū)學校，加強對來自不同校區(qū)的學籍管理人員的業(yè)務培訓更為迫切。
第二，強化“以人為本”的管理理念。學籍管理中的“以人為本”多體現在為學生服務上。由于校區(qū)問題，有些工作的周期勢必加長，在某種意義上，削弱了服務。針對這一問題，一方面要進一步規(guī)范學籍管理工作流程，盡可能簡化辦事程序;另一方面要充分利用網絡克服地域問題，提高管理的時效;此外，學籍管理人員要在布置具體工作時，充分考慮到多校區(qū)問題，提前做好預案，充分在各項工作體現“以人為本”的管理理念。
第三，明確分下，責任到人。在同一校區(qū)時，學籍管理人員在同一科室辦公，工作一般按類劃分，同一件工作的出處保持唯一。多校區(qū)的出現，我們不得不考慮到距離問題，有些工作可以簡單地用“條塊”管理劃分，學籍管理卻無法實現簡單的“條塊”管理。如果必須用“條塊”管理來劃分的話，必須是“條塊結合，時而以條為主，時而以塊為主”。
日常學籍處理和一般證明管理“以塊為主，以條為輔”，兩個校區(qū)同時做，并對本校區(qū)負責。日常學籍處理各自分別做，一般的證明如在學證明、退學證明、退檔證明等同時開具，用編號加以區(qū)分。由于學籍處理對應的是同一個學籍庫，因此，除了要求管理人員做事仔細認真、做好日常記錄外，還需要在業(yè)務的隸屬關系上作明確規(guī)定，即多校區(qū)的學籍管理人員之間并不是相互獨立的關系，而是相互聯系的整體，在業(yè)務工作上，校本部學籍管理部門可以對分校區(qū)學籍管理人員直接下達指令，各校區(qū)領導應給予支持。
學生信息人庫、學籍信息上報、證書印制、新生注冊、畢業(yè)生學歷注冊、一些長效性證明及證書的管理工作“以條為主，以塊為輔”。學生信息人庫、學籍信息上報、證書印制、新生電子注冊、畢業(yè)生學歷注冊等工作均需專人來做，但是這些工作的準備工作及數據信息的審核等則需各校區(qū)學籍管理人員共同來做。對于長效性證明及證書的管理，涉及相關法律法規(guī)的嚴肅性和編號問題，這類證明、證書在不同的校區(qū)單獨編號顯然不妥，必須有統一的出口。為解決好這類問題，還需要我們在管理中完善辦事周期，用規(guī)范的辦事流程來提高工作效率。
第四，定期溝通，加強交流。學籍管理工作是一項嚴肅的工作，不允許由于地域的原因各行其是。對于多校區(qū)學籍管理工作而言，定期的溝通顯得尤為重要。在教務管理系統中，多校區(qū)會使數據庫無形的分割，形式上是各校區(qū)分工負責管理，但是學籍庫、成績庫是無法也不可能按照地域、學院分割開的，學籍管理必須堅持統一管理。所以，學籍管理人員的定期溝通很重要。定期溝通，不僅可以避免不經意出現的問題，將問題解決在萌芽狀態(tài)，還可以提高學籍管理的效能，實現學籍信息及時準確，為其他教學管理工作提供更為有效的數據依據。
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