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淺談辦公室文件的歸檔管理
【摘要】進(jìn)行辦公室的文件歸檔管理是一項(xiàng)非常重要的工作，它可以使相關(guān)的部門更好的使用文件以及檔案，從而能夠使得各項(xiàng)工作的進(jìn)行更加的順利方便。文章對(duì)如何進(jìn)行辦公室文件進(jìn)行歸檔以及文件歸檔的一些流程進(jìn)行分析研究，從而提出一些建議，希望能夠?qū)ξ募䴕w檔工作做出一些貢獻(xiàn)，使得這個(gè)體制更為完善。
【關(guān)鍵司】辦公室;文件;管理;歸檔;研究
一、文件管理工作的內(nèi)容
通常來(lái)說(shuō)，對(duì)于辦公室文件的歸檔是指各個(gè)部門的辦公室的工作人員對(duì)于本機(jī)關(guān)的有保存價(jià)值的文件，進(jìn)行整理以及歸檔處理。所以說(shuō)，能夠正確的理解并且把握新時(shí)代的文件歸檔工作，對(duì)于建立比較完善的文件歸檔管理工作的管理機(jī)制具有非常重要的作用。
(一)制定文件管理制度
進(jìn)行文件管理工作，通常會(huì)有這兩點(diǎn)，即文件管理人員以及辦公室的領(lǐng)導(dǎo)。文件管理人員主要負(fù)責(zé)進(jìn)行文件材料的分類整理，使得文件井井有條。而辦公室的領(lǐng)導(dǎo)是能夠從大局上對(duì)部門的文件進(jìn)行處理，比如說(shuō)對(duì)于管理的制度等方而。
(二)運(yùn)行文件的管理
文件運(yùn)行是使得文件材料能夠發(fā)揮其作用的重要的途徑。進(jìn)行文件運(yùn)行有很多種形式方法，并且這些形式還是具有一定的階段性的。所以說(shuō)，對(duì)于不同階段的文件材料使用不同的管理，這樣可以使得文件歸檔工作更加的完美，并且對(duì)于文件的價(jià)值的實(shí)現(xiàn)有極其重要的作用。
(三)暫存文件的管理
文件運(yùn)行不是一直進(jìn)行下去的，而是有一定的時(shí)限性的，當(dāng)文件實(shí)現(xiàn)了自身的作用后，就基本上進(jìn)入了一種暫存的狀態(tài)。暫存階段的文件是已經(jīng)實(shí)現(xiàn)自身的作用或者運(yùn)行告一段落的文件，但這并不是說(shuō)不會(huì)再使用它了，有的正好是相反的，有的文件反而有更高的使用頻率。為了使得暫存的文件能夠非常方便的被查找使用，所以一定要對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)放置。
(四)銷毀文件的管理
當(dāng)文件材料進(jìn)行辦結(jié)之后，要對(duì)其進(jìn)行分類。根據(jù)文件以后的價(jià)值，分為有保存價(jià)值的和沒有保存價(jià)值的這兩種。對(duì)于這兩種類型的文件，有保存價(jià)值的繼續(xù)保存，但是沒有價(jià)值的就不用繼續(xù)保存了，而是應(yīng)該被銷毀。
二、文件的日常管理辦法
想要使得文件平時(shí)的查找還有使用非常方便，就一定要做科學(xué)、規(guī)范的對(duì)文件進(jìn)行管理。
(一)跟蹤管理法
為了在工作的時(shí)候，能夠方便快捷的找到文件，要做到能夠熟練清楚的知道所有文件的動(dòng)向。所以說(shuō)一定要對(duì)文件進(jìn)行登記。在進(jìn)行登記的時(shí)候，可以使得專門的賬簿，也可以采用實(shí)記實(shí)銷的辦法。這種方法是對(duì)文件在使用的過(guò)程所有的落腳點(diǎn)的及時(shí)記錄。這樣可以為工作人員帶來(lái)很大的便利，能夠更加準(zhǔn)確的找到需要的文件。
文件跟蹤單是使用的卡片的形式，并且把同一類型的文件還有跟蹤單放在一起，當(dāng)文件被銷毀的時(shí)候，跟蹤單也同時(shí)被銷毀。
(二)定位管理法
把已經(jīng)被查閱的文件在被送回之后要根據(jù)以前已經(jīng)定好的位置放置起來(lái)，這就是定位管理。通常采用的辦法有：根據(jù)文件的大小制定合適厚度的盛放文件的盒子，并且在盒子上而進(jìn)行分類標(biāo)記上名稱，對(duì)于柜子中文件的使用期進(jìn)行分類，比如說(shuō)上半年和下半年等，然后再把柜子進(jìn)行分層，之后按照文件盒子上的名稱排次序，把相應(yīng)的文件盒放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩?/p>
(三)卡片管理法
為了能夠更加方便的進(jìn)行查找，對(duì)于文件的管理可以使用編制卡片的方法。即文件卡片，通過(guò)卡片的方式把文件的內(nèi)容與成分進(jìn)行展示。這也是目前的一種非常常見的文件查找的方法。
(四)制度管理法
建立健全文件的管理制度，比如說(shuō)進(jìn)行借閱，傳遞還有歸檔等方而的制度要不斷的完善，這樣能夠使得文件丟失等問(wèn)題避免出現(xiàn)。通常對(duì)于文件的管理制度有這些內(nèi)容：
1.建立文件借閱簿。通過(guò)對(duì)于已經(jīng)借出的文件文件進(jìn)行分類，然后準(zhǔn)確的在借閱簿上進(jìn)行登記，這樣能夠準(zhǔn)確的及時(shí)的知曉文件的去向。
2.借閱文件要注意以下幾點(diǎn)：
(1)仔細(xì)。所有人在借閱文件或者是資料的時(shí)候，統(tǒng)一在借閱簿上進(jìn)行記錄，辦理簽字手續(xù)。
(2)嚴(yán)謹(jǐn)。對(duì)于借閱的期限要進(jìn)行控制，還有就是“密級(jí)”文件不是任何人都能夠借閱的，可以向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行請(qǐng)示，領(lǐng)導(dǎo)同意才能夠借出，并且在進(jìn)行手續(xù)辦理的時(shí)候，一些必要的注意事項(xiàng)一定要注意說(shuō)清楚。
(3)清查。對(duì)于保存的文件一定要及時(shí)的進(jìn)行整理，可以每周或者每月進(jìn)行清查核對(duì)，如果出現(xiàn)問(wèn)題就要要立刻上報(bào)，使得問(wèn)題被及時(shí)的解決。
三、文件的存放
進(jìn)行文件存放，就是對(duì)不同的文件的保存還有放置。進(jìn)行文件的存放時(shí)，放置的房間應(yīng)該選擇一些合適的設(shè)備，這些設(shè)備要堅(jiān)固，適合文件的存放。地點(diǎn)的挑選上，通常是單獨(dú)選擇一室，門窗都要安全，所以說(shuō)最好要安裝上防護(hù)欄桿，房門最好有鐵皮。放置文件的工具有文件夾還有檔案盒。現(xiàn)在很多的辦公室都不約而同的安置了鐵皮柜等進(jìn)行文件的安放，千萬(wàn)不能夠散放，一定要用合適的裝具，并且還有最重要的一點(diǎn)就是，在文件都存放好了之后，一定要做好標(biāo)記，不然非常不易查找。
四、文件管理工作流程
(1)將欲立卷文件材料全部擺開
進(jìn)行文件材料立卷是文件歸檔處理的第一步，簡(jiǎn)單說(shuō)就是把部門去年的文件材料等需要保存立卷的部分，擺放在在一個(gè)大的工作案上。有一點(diǎn)要十分的注意，那就是一定要全而，不能夠出現(xiàn)遺漏文件的情況，不然整理出來(lái)的檔案是不齊全的，在事后還需要再次的補(bǔ)充，會(huì)非常的麻煩。當(dāng)擺放好了之后，需要對(duì)這些文件材料進(jìn)行核對(duì)，即與去年的立卷哦類目等相互比較，看是否一致，有沒有缺少的部分，如果有就要及時(shí)的找出來(lái)，補(bǔ)充完整。
(2)調(diào)整文件材料類別
在對(duì)文件進(jìn)行了立卷分類之后，還要進(jìn)一步的處理，畢竟一年的文件內(nèi)容不可能在進(jìn)行了一年的運(yùn)轉(zhuǎn)之后還是與年初進(jìn)行預(yù)測(cè)的完全相同，所以說(shuō)，在對(duì)文件進(jìn)行一次調(diào)整是非常有用的。
(3)對(duì)應(yīng)立卷文件材料進(jìn)行組卷
這一環(huán)節(jié)可以說(shuō)是非常關(guān)鍵，同時(shí)這個(gè)環(huán)節(jié)也是非常的復(fù)雜。因?yàn)樵谶M(jìn)行這個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)候，不僅需要對(duì)文件材料的不相同的地方進(jìn)行考慮，還要注意到文件本身的原有價(jià)值。所以說(shuō)在進(jìn)行組卷工作的時(shí)候，一定要非常的認(rèn)真仔細(xì)，組卷的結(jié)果怎么樣，會(huì)直接關(guān)系到案卷的質(zhì)量的。
(4)修補(bǔ)文件材料和拆除金屬物
在進(jìn)行裝訂的時(shí)候，如果裝訂線的外而還有字跡的話，要進(jìn)行一下處理，比如說(shuō)進(jìn)行加邊或者修補(bǔ)等等，總之，不能夠放任不管;還有就是有一些表格，因?yàn)楸容^大，所以要合理的進(jìn)行折疊，使得文件整齊，從而延長(zhǎng)它的使用時(shí)間。還有就是文件上原有的訂書釘?shù)冉饘俚臇|西要清理干凈，因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)的話會(huì)對(duì)文件進(jìn)行腐蝕，使得文件的壽命縮短。還有一種就是不整潔，非常皺的文件，應(yīng)該展開并且弄平整，然后在放置。
五、結(jié)束語(yǔ)
對(duì)于辦公室的文件進(jìn)行歸檔工作，是非常重要的一項(xiàng)工作，也是有關(guān)部門對(duì)文檔進(jìn)行使用查閱的保障，能夠很好的進(jìn)行文件的歸檔工作，可以使得工作更加順利方便的開展下去，有非常重要的意義。所以說(shuō)，我們一定要認(rèn)識(shí)到文件歸檔工作的重要的意義，并且努力的做好這項(xiàng)工作，使得各項(xiàng)工作能夠順利的進(jìn)行，更好的被開展。
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