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醫(yī)院檔案開發(fā)利用常見問題處理方式的探討
摘要：醫(yī)院檔案在開發(fā)利用過程中，會遇到諸多問題，如何解決這些問題，使醫(yī)院檔案最大限度的發(fā)揮其價值，是醫(yī)院檔案工作者值得探尋的問題。本文就醫(yī)院檔案在開發(fā)利用中的常見幾個問題和解決途徑進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞：檔案;開發(fā)利用;問題;解決途徑
檔案開發(fā)利用工作，是檔案工作者將室存靜態(tài)檔案信息，通過多種渠道與方式，開發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化和共享，最大限度的滿足社會需要的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。在對各類檔案的開發(fā)利用實(shí)際工作中，我們經(jīng)常會遇到諸多問題，如何解決遇到的問題，最大限度的發(fā)揮檔案的利用價值，維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)的健康存在，值得檔案管理者進(jìn)行探討。
1 醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作中的常見幾個問題
1.1查閱檢索方式落后，影響檔案的開發(fā)利用 目前許多醫(yī)院檔案以"卷"和"件"形式并存，由于以"卷"為單位的檔案形成時間較早，且這部分檔案基本以紙質(zhì)檔案形式存在，檔案科在查閱此類檔案時需要通過全宗分類，按照年度分類、組織機(jī)構(gòu)分類等方法按卷進(jìn)行查閱，這種查閱方法速度相對較慢，不利于檔案查詢。此外，近年來隨著工作節(jié)奏的加快，電子檔案的的需求量不斷加大，如何提高檔案借查閱速度，變被動工作為主動工作，將"死"檔案變成活資料，是醫(yī)院檔案工作面臨的巨大挑戰(zhàn)。
1.2檔案開發(fā)利用形式單一，影響利用效果 檔案由于其具有一定的保密性，許多醫(yī)院檔案管理者便將"把住檔案科的門，鎖緊檔案柜的鎖"當(dāng)成自己工作的本分，對開放、傳遞檔案信息顧慮重重，這就很容易使檔案管理工作處于被動狀態(tài)。如何開發(fā)多種渠道，做到既能挖掘到檔案的精髓，又能更好的為我所用，推動檔案開發(fā)利用工作向縱深發(fā)展，是檔案開發(fā)利用工作面臨的一個問題。
1.3相關(guān)人員歸檔意識薄弱，影響檔案的開發(fā)利用 綜合檔案科是醫(yī)院檔案的管理部門，各類檔案源于各個行政科室，而兼職檔案員的素養(yǎng)結(jié)構(gòu)及對檔案管理工作的重視程度，直接影響著檔案質(zhì)量。目前許多醫(yī)院兼職檔案員對歸檔工作存在以下兩種錯誤態(tài)度，①懶于歸檔，即對待歸檔工作重視程度不夠，工作作風(fēng)浮躁，對每年度需要?dú)w檔的材料懶得整理，抱著歸檔材料越少越好的不負(fù)責(zé)任心理;②誤讀歸檔，有的兼職檔案員把檔案科當(dāng)成了"倉庫"，把自己用不上，放在眼前"礙事"的各類材料不經(jīng)認(rèn)真選擇統(tǒng)統(tǒng)歸檔，這樣不但增加了檔案科工作量，造成檔案材料的重復(fù)收集，且無謂的占用檔案庫房，造成資源浪費(fèi)。因此，如何提高兼職檔案員的歸檔素養(yǎng)是我們必須面對的一項(xiàng)共工作。
2 解決檔案開發(fā)利用中問題的途徑
2.1充分利用檔案管理系統(tǒng)軟件，推進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)化管理 近年來，我院高度重視檔案管理工作，加大檔案工作資金投入，在安裝配置檔案管理軟件及檔案庫房自動溫控系統(tǒng)同時，還為檔案科配備電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)等設(shè)備，使檔案信息資源共享成為可能。同時醫(yī)院檔案科積極推進(jìn)檔案的電子錄入進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種檔案保管形式的有機(jī)結(jié)合。今后還將進(jìn)一步探索開展檔案信息院內(nèi)網(wǎng)上瀏覽服務(wù)，集各種信息資源為一體，將檔案信息按密級分類，設(shè)置瀏覽權(quán)限，利用院內(nèi)OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。
2.2充分發(fā)揮電子文件優(yōu)勢，促進(jìn)檔案開發(fā)利用向縱深發(fā)展 檔案科作為收藏保管檔案信息的部門，它既可以開發(fā)利用檔案原件，也可以對原件進(jìn)行加工、轉(zhuǎn)化而得到二次或三次文獻(xiàn)信息，而電子文件就是將數(shù)字化信息利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能，這就使電子文件的應(yīng)用越來越廣泛。醫(yī)院醫(yī)療執(zhí)業(yè)許可證、法人證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、母嬰保健證作為經(jīng)常使用的證書類檔案，由于其應(yīng)用范圍廣，利用的科室多、人員多，經(jīng)常會遇到所需證書載體不同、交叉使用的情況。對此，我們在工作中探索采用復(fù)印、掃描結(jié)合的管理方法，在做好保密措施的同時嚴(yán)格控制各類證書適用范圍，以保證其正常用途。譬如對需使用證書復(fù)印件的科室或個人在認(rèn)真填寫檔案借閱申請單上的相關(guān)信息后，由檔案科在復(fù)印件上注明用途并加蓋醫(yī)院公章;對需上傳網(wǎng)絡(luò)的電子版證書，由檔案科首先進(jìn)行掃描，然后在掃描件上添加水印，注明用途，既保證了信息的安全又最大限度的方便了使用。此外，數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼錄音機(jī)等電子設(shè)備的使用，為檔案開發(fā)利用工作提供了更廣闊的空間。
2.3加大宣傳力度，強(qiáng)化檔案意識 醫(yī)院檔案科應(yīng)加強(qiáng)檔案知識的宣傳，普遍提升醫(yī)院各級人員的檔案意識�？梢酝ㄟ^院報、院周會等形式宣傳檔案館藏內(nèi)容，采取舉辦檔案展覽、印發(fā)編研材料、組織檔案知識問答等方式，廣泛向醫(yī)務(wù)人員、行政管理人員宣傳醫(yī)院發(fā)展歷史，增強(qiáng)對館藏珍貴檔案的了解，達(dá)到強(qiáng)化歸檔意識的目的。同時將檔案管理納入職能部門年終考核工作，多措并舉、踏踏實(shí)實(shí)地做好檔案的開發(fā)利用工作。
總之，檔案作為重要的信息資源，只有科學(xué)管理，合理開發(fā)利用才能最大限度的發(fā)揮其作用，體現(xiàn)其價值。
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